Elektronisk anskaffelse er prosessen med å kjøpe varer, tjenester eller verk ved hjelp av informasjons- og kommunikasjonsteknologier, spesielt Internett. I stedet for tradisjonelle papirbaserte prosedyrer, bruker e-innkjøp spesialiserte elektroniske plattformer eller systemer som lar kunder legge inn forespørsler om forslag (tilbudsforespørsel, anbud) og motta forslag fra potensielle leverandører.

E-innkjøp gir en rekke fordeler, som økt åpenhet i anskaffelsesprosessen, redusert saksbehandlingstid, reduserte administrative kostnader, økt tilgang på potensielle leverandører og økt konkurranse, som i ytterste konsekvens kan føre til lavere priser og bedre kvalitet på innkjøpte varer og tjenester. .

Hvordan fungerer e-innkjøp?

E-innkjøp er prosessen med elektronisk utveksling av leverandørkontrakter, innkjøpsordrer og fakturaer for kjøp av kontorrekvisita eller andre varer eller tjenester. De bruker elektronisk datautveksling (EDI) å optimalisere forretningsinnkjøpsprosessen og få den til å skje raskere, mer effektiv og økonomisk. E-innkjøp lar bedrifter raskt og enkelt bestille fra sine leverandører og administrere innkjøpsprosesser online.

På bedriftsnivå fastsetter en offisiell eller spesiell avdeling spesifikke regler og retningslinjer for kjøp av varer og tjenester virksomheten trenger. Målet er å møte bedriftens behov til lavest mulig pris eller til best mulig pris på behovstidspunktet. For å nå dette målet etablerer innkjøpspersonalet relasjoner med leverandører, etablerer retningslinjer, forhandler kontrakter og setter grenser for hvilke typer kjøp som er tillatt.

E-innkjøp fungerer etter følgende generelle prinsipp:

  1. Utarbeidelse og innlevering av søknad:
    • Kunden bestemmer sine krav til varer, tjenester eller arbeid som skal kjøpes.
    • Kunden legger inn en applikasjon på den elektroniske plattformen, som indikerer innkjøpsdetaljer, som beskrivelse av varer/tjenester, volumer, leveringstider, nødvendige kvalitetsegenskaper, etc.
  2. Leverandørdeltakelse:
    • Leverandører registrert på den elektroniske plattformen mottar meldinger om nye kjøp som samsvarer med deres profil.
    • Leverandører gjennomgår søknaden og sender inn sine forslag gjennom det elektroniske systemet. Tilbud kan inkludere pris, leveringstid, betalingsbetingelser og andre detaljer.
  3. Evaluering og valg av forslag:
    • Kunden vurderer innkomne forslag under hensyntagen til etablerte kriterier, som pris, kvalitet, tidsfrister og annet.
    • Noen ganger er det en prosess med forhandlinger mellom kunde og leverandører for å avklare vilkårene.
  4. Ta en beslutning og inngå en kontrakt:
    • Etter å ha vurdert forslagene velger kunden det beste alternativet og inngår en kontrakt med den valgte leverandøren.
  5. Gjennomføring av kontrakten:
    • Etter inngåelsen av kontrakten er vilkårene fastsatt i den oppfylt. Dette inkluderer levering av varer eller levering av tjenester i henhold til avtalte frister og krav.
  6. Overvåking og evaluering:

Hele denne prosedyren utføres gjennom en spesialisert elektronisk plattform, som sikrer sikkerhet, åpenhet og effektivitet i hele e-anskaffelsesprosessen.

Programvare for elektronisk innkjøp.

Det er mange programvareløsninger for e-innkjøp tilgjengelig, som hver tilbyr sine egne unike funksjoner og muligheter.

Elektronisk anskaffelse. Her er noen av dem:

  1. SAP Ariba: Det er en av de ledende plattformene for ledelse forsyningskjede og e-innkjøp. SAP Ariba tilbyr Verktøy for å legge inn bestillinger, administrere kontrakter, samhandle med leverandører og overvåke ordreoppfyllelse.
  2. Oracle Procurement Cloud: Det er en skybasert programvare designet for å automatisere anskaffelsesprosesser inkludert forespørsler om forslag, anbud, leverandør- og kontraktshåndtering.
  3. Coupa: Coupa tilbyr en kostnadsstyrings- og innkjøpsplattform som inkluderer automatisering av anskaffelsesprosesser, kostnadsanalyse, leverandøradministrasjon og andre verktøy.
  4. BravoSolution: Dette er en løsning designet for leverandørstyring og e-anbud. BravoSolution lar kunder legge inn forespørsler om forslag, gjennomføre auksjoner og administrere kontrakter.
  5. JAGGAER: JAGGAER tilbyr en plattform for forsyningskjedestyring og e-innkjøp, inkludert verktøy for leverandørstyring, innkjøpskataloger, analyser og overvåking av kontraktytelse.

Disse programvareproduktene tilbyr en rekke funksjoner, alt fra grunnleggende e-innkjøpsprosesser til mer komplekse forsyningskjedestyringssystemer. Valget av programvare avhenger av organisasjonens spesifikke behov og budsjett.

Elektronisk anskaffelse. Verdikjede.

Verdikjeden for e-innkjøp omfatter en rekke stadier og prosesser, som hver bidrar til økt effektivitet og verdiøkning for organisasjonen.

Nedenfor er den generelle verdikjeden innen e-innkjøp:

  1. Automatisering av anskaffelsesprosesser: Elektroniske innkjøpsplattformer kan automatisere mange prosesser, som å legge inn bud på varer og tjenester, behandle forslag fra leverandører, vurdere og velge de beste forslagene. Dette reduserer tiden koster og øker effektiviteten hele anskaffelsesprosessen.
  2. Økt tilgjengelighet for leverandører: Elektroniske plattformer gir muligheten til raskt og enkelt å koble seg til et bredt spekter av potensielle leverandører. Dette gjør at kunden kan få flere tilbud og velge det beste forholdet mellom pris og kvalitet.
  3. Økt åpenhet: E-anskaffelse gir åpenhet i prosessen, fra innlevering av tilbud til inngåelse av kontrakt. Kunder og leverandører har tilgang til all nødvendig informasjon om anskaffelsesprosessen, noe som bidrar til å redusere risiko og forhindre korrupsjon.
  4. Forbedret datahåndtering: E-innkjøpsplattformer samler inn og analyserer store mengder data fra anskaffelsesprosesser, og gir kundene verdifull innsikt i kostnader, leverandørytelse, markedstrender og mer. Dette bidrar til å optimalisere kjøpsstrategier og ta mer informerte beslutninger.
  5. Reduser kostnader og øk effektiviteten: Som følge av automatisering og optimalisering av anskaffelsesprosesser reduseres administrative kostnader, feil og forsinkelser reduseres, noe som til syvende og sist fører til en reduksjon i organisasjonens samlede anskaffelseskostnader og en økning i effektiviteten.

Hensikten med hvert trinn i denne kjeden er å tilføre verdi og forbedre effektiviteten til hele den elektroniske prosessen innkjøp, som til syvende og sist har en gunstig effekt på suksessen og konkurranseevnen til organisasjonen.

Hva er fordelene med e-innkjøp?

E-innkjøp gir en rekke fordeler for organisasjoner, kunder og leverandører. Plattformene gir åpenhet og kontroll over anskaffelsesprosessen, fra innsetting av søknad til gjennomføring av kontrakten. Kunder kan enkelt spore hvert trinn i prosessen og sikre overholdelse av alle etablerte retningslinjer og prosedyrer.

E-innkjøp lar deg utføre prosedyrer raskere og mer effektivt, siden alle stadier, fra innsending av søknad til valg av leverandør, gjennomføres online. Dette reduserer tidsforsinkelser og lar deg reagere raskere på endringer i markedet. Automatisering av anskaffelsesprosesser på elektroniske plattformer bidrar til å redusere administrative kostnader knyttet til manuell dokumentasjon, forslagsbehandling og andre rutineoppgaver.

Elektroniske plattformer samler inn og lagrer store mengder data om innkjøp og leverandørytelse, noe som letter analyser og informert beslutningstaking. Dette bidrar til å optimalisere innkjøpsstrategier og identifisere muligheter for å redusere kostnadene. Bruk av elektroniske plattformer legger til rette for etterlevelse av lovverk og standarder innen offentlige anskaffelser og anskaffelser i privat sektor, siden alle stadier i prosessen er dokumentert og gjenstand for verifikasjon.

Elektronisk anskaffelse. Problemer.

Selv om e-innkjøp har mange fordeler, kan det også møte noen utfordringer.

Noen av de vanligste problemene inkluderer:

  1. Utilstrekkelige personellkvalifikasjoner: Bruk av elektroniske plattformer krever et visst nivå av datakunnskaper og tekniske ferdigheter blant ansatte. Mangel på opplæring av personalet kan føre til feil i anskaffelsesprosessen eller bremse innføringen av elektronisk systemer
  2. Datasikkerhet: Elektroniske plattformer kan bli utsatt for cyberangrep eller datatyveri. Utilstrekkelige sikkerhetstiltak kan føre til lekkasje av konfidensiell informasjon eller systemkompromittering, noe som utgjør en trussel for både kunder og leverandører.
  3. Begrenset internettilgang: I enkelte regioner kan Internett-tilgang være begrenset eller ikke tilgjengelig i det hele tatt. Dette skaper problemer for deltakere som ikke fritt kan bruke elektroniske innkjøpsplattformer.
  4. Markedsmonopolisering: I noen tilfeller kan elektroniske innkjøpsplattformer skape en monopolposisjon i markedet ved å begrense valg av leverandører og innkjøpsbetingelser. Dette kan føre til begrenset konkurranse og utilstrekkelig variasjon av tilbud.
  5. Heterogenitet av teknologier: Ulike organisasjoner kan bruke ulike plattformer og teknologier for e-innkjøp. Heterogenitet av teknologier kan hindre interoperabilitet og interoperabilitet mellom systemer, noe som gjør samarbeid og informasjonsdeling mellom prosessdeltakere vanskelig.
  6. Mangel på tillit til systemet: Noen deltakere kan være mistroende til e-innkjøpssystemer på grunn av muligheten manipulasjon eller manglende overholdelse av regler og standarder.

FAQ. Elektronisk anskaffelse.

  1. Hva er e-innkjøp?

    • Elektronisk anskaffelse er prosessen med å kjøpe varer, tjenester eller verk ved hjelp av informasjons- og kommunikasjonsteknologier, spesielt Internett.

  2. Hvordan fungerer e-innkjøp?

    • E-innkjøp innebærer å legge inn bud på elektroniske plattformer, motta bud fra leverandører, vurdere bud, velge leverandører og forhandle kontrakter, alt gjort online.

  3. Hva er fordelene med e-innkjøp?

    • Fordelene inkluderer økt åpenhet og konkurranse, redusert anskaffelsestid, reduserte administrative kostnader, økt tilgjengelighet for leverandører og forbedret datahåndtering.

  4. Hvilke programvareløsninger brukes for e-innkjøp?

    • Det finnes mange programvareløsninger som SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER og andre designet for å automatisere e-innkjøpsprosesser.

  5. Hvilke problemer kan oppstå med e-innkjøp?

    • Utfordringer kan omfatte utilstrekkelig personalkvalifikasjoner, datasikkerhetsproblemer, begrenset internettilgang, markedsmonopolisering, teknologisk heterogenitet og mangel på tillit til systemet.

  6. Hvilke skritt kan tas for å lykkes med å implementere e-innkjøp?

    • Dette inkluderer opplæring av personalet, implementering av moderne og sikre programvareløsninger, utvikling av hensiktsmessige retningslinjer og prosedyrer, samt regelmessig overvåking og analyse av anskaffelsesprosesser.

ABC