Подотчетность — это принцип, согласно которому лицо, получившее определенные средства или ответственность, обязано предоставить отчет об использовании этих средств или об исполнении порученной обязанности. Этот принцип широко применяется в сфере управления, бухгалтерии, государственного управления и других областях.

Ключевые аспекты подотчетности включают:

  1. Ответственность за Средства или Задачи. Лицо, которому поручены средства, обязано использовать их с учетом установленных целей и правил.
  2. Предоставление Отчетов. Тот, кто подотчетен, должен предоставлять отчеты о расходовании средств или об исполнении порученных обязанностей. Эти отчеты обычно включают в себя детали расходов, достигнутые результаты и другую связанную информацию.
  3. Прозрачность и Честность. Отчеты должны быть прозрачными и честными, чтобы предоставить ясное представление об использовании средств или выполнении задач.
  4. Правила и Нормы. Подотчетность обычно регулируется определенными правилами и нормами, которые могут варьироваться в зависимости от сферы деятельности и контекста.

Примеры использования принципа подотчетности:

  • Бухгалтерия. Сотрудники, ответственные за использование бюджета компании, должны предоставлять отчеты о расходах и финансовых результатах.
  • Государственное управление. Государственные чиновники, работающие с бюджетными средствами, должны предоставлять отчеты об использовании этих средств, чтобы обеспечить прозрачность и ответственность.
  • Проектное управление. Члены проектной команды могут быть подотчетными по отношению к руководителю проекта, предоставляя ему регулярные отчеты о ходе выполнения задач.

Принцип подотчетности способствует эффективному и честному управлению ресурсами и задачами, обеспечивает контроль за использованием средств и помогает добиваться целей организации или проекта.

 

Понимание. Подотчетность.

Подотчетность обычно приравнивается к виновности, ответственности и ответственности за действия в отношении этики и управления. Само слово «подотчетность» происходит от латинского слова « сопровождать» , что означает «отчитываться». Это латинское слово, в свою очередь, произошло от слова putare , что означает рассчитывать. Подотчетность невозможна без использования стандартных методов бухгалтерского учета. Идея отчетности и ведения документации восходит к более древним цивилизациям, таким как Израиль, Вавилон, Греция, Древний Египет и Рим.

Без подотчетности успешные команды не могут процветать и расти, поскольку результаты работы и подотчетность идут рука об руку. Подотчетность рассматривается как важнейший компонент профессионализма и связана с другими аспектами, такими как мораль, законность и этика.

Методы повышения культуры подотчетности.

«Создание культуры подотчетности означает признание того, что где бы вы ни находились в организационной структуре , вы побуждаете других требовать от вас подотчетности».

Существуют различные проверенные стратегии и методы, которые обычно используются для создания и улучшения культуры подотчетности на рабочем месте, и они следующие:

1. Установление недвусмысленных ожиданий. Подотчетность.

Специфика – ключ к успеху. Например, менеджер, инструктирующий своих подчиненных выполнить данную задачу в соответствии с высочайшими стандартами и в кратчайшие сроки, является двусмысленным и неизбежно вызывает путаницу и нарушает работу. Специфика здесь предполагает, что менеджер сообщает своим подчиненным крайний срок для данной задачи и четко определяет стандарты, которым должно соответствовать качество данной задачи . Это потому, что термины «самые высокие стандарты» и «как можно скорее» субъективны и могут означать разных людей.

2. Создание и поддержание доверия и безопасности.

Под безопасностью понимается психологическая безопасность персонала на рабочем месте. Такая безопасность имеет решающее значение для общения. Страх в коллективе или коллегах является признаком того, что эти люди могут чувствовать неуважение или пренебрежение своими целями и идеями.

Взаимное уважение и сочувствие являются ключом к созданию психологической безопасности, которая может вызвать чувство доверия. Менеджерам необходимо как можно раньше выявлять и диагностировать любые чувства недоверия или страха, а затем выражать уважение и сочувствие, чтобы создать более здоровую рабочую среду . Совершенно необходимо найти точки соприкосновения и улучшить ситуацию для всех людей, занятых на рабочем месте.

3. Самостоятельная ответственность. Подотчетность.

Эта стратегия необходима для улучшения подотчетности на рабочем месте. Любое физическое лицо в рабочей силе, независимо от положения или статуса, может принести пользу от начала самостоятельной ответственности. Эту концепцию самоотчетности в психологии личности обычно называют «внутренним локусом контроля» .

Человек с внутренним локусом контроля, вероятно, будет полагать, что все, что происходит с ним и вокруг него, в той или иной степени зависит от его действий, ошибок и решений. И наоборот, человек с внешним локусом контроля будет чувствовать и обвинять внешние силы, такие как удача и внешние факторы, в событиях, которые с ним происходят.

Что такое загадка подотчетности?

Созданная Генри Эвансом головоломка подотчетности используется для поддержки подотчетных действий и диалога в рабочей среде. Эта головоломка состоит из четырех частей, а именно:

1. Определенная дата и время и один владелец для каждой задачи. Подотчетность.

Первые две части головоломки довольно просто понять. Во-первых, Генри Эванс заявляет, что менеджер или генеральный директор должны четко указать задачу, касающуюся даты и времени. Во-вторых, каждая задача должна быть назначена единообразно каждому человеку, и задача должна быть назначена только человеку, а не команде.

2. Устранение пробелов. Подотчетность.

Менеджеры и лица, занимающие руководящие должности, могут и должны использовать различные инструменты и стратегии, чтобы гарантировать, что ожидания, установленные для задачи, достижимы, ориентированы на результат, этичны , отслеживаются и фиксируются.

3. Открытая подотчетность всех сторон.

Руководители, а также сотрудники подчиненных должны нести ответственность перед своими подчиненными и коллегами соответственно, поскольку двустороннее общение и прозрачность способствуют развитию чувства доверия, честности и лояльности в рабочей среде.

4. Разделение ответственности. Подотчетность.

Для развития культуры подотчетности важно, чтобы как минимум два человека знали о конкретном обязательстве. Итак, если лидер несет ответственность за выполнение определенных обязательств, было бы разумно сделать вашу команду своими партнерами по подотчетности. Когда другие участники также узнают о ваших обязательствах, это автоматически улучшит как индивидуальные, так и организационные показатели.

Подотчетность Итоги!

В заключение следует отметить, что внедрение культуры подотчетности в организации играет решающую роль в проведении эффективных обсуждений производительности и достижении лучших результатов.

Лидеры или менеджеры должны привлекать людей к ответственности конструктивным, поддерживающим и уполномочивающим образом, не создавая стресса и страха. И для обеспечения этого – они должны правильно донести цель поставленных задач и ясно изложить ожидания.

 

Часто задаваемые вопросы. Подотчетность.

Что такое подотчетность?

Подотчетность – это система учета и контроля расходов, при которой сотрудник получает аванс или деньги на определенные расходы и обязуется предоставить отчет о расходах с подтверждающими документами.

Какие виды расходов могут подлежать подотчетности?

Подотчетными могут быть различные расходы, такие как командировочные расходы (перелеты, проживание, питание), расходы на офисные материалы, предоставление авансов и др.

Какие документы обычно требуются для подотчетности?

Документы включают в себя квитанции, счета, билеты и другие подтверждающие документы, демонстрирующие факт и стоимость совершенных расходов.

Как процесс подотчетности влияет на бизнес?

Процесс подотчетности помогает предотвратить необоснованные расходы, обеспечивает прозрачность финансов и позволяет бизнесу эффективно управлять своими ресурсами.

Какие преимущества предоставляет система подотчетности для компании?

Преимущества включают в себя более эффективный контроль расходов, минимизацию риска мошенничества, повышение прозрачности финансов и возможность улучшить бюджетное планирование.

Какие могут быть недостатки системы подотчетности?

Недостатки включают возможные задержки в получении отчетов, сложности в управлении большим объемом документации, а также неудобства для сотрудников, связанные с подготовкой отчетов.

Какие технологические средства могут помочь в управлении подотчетностью?

Существует множество программ и приложений для управления подотчетностью, включая корпоративные системы учета расходов, мобильные приложения для сбора квитанций и другие инструменты автоматизации.

Как подотчетность регулируется законодательно?

Законы и нормативы о подотчетности могут различаться в зависимости от страны и региона. Однако, обычно они устанавливают требования к предоставлению отчетов и подтверждающих документов.

Как предотвратить мошенничество в системе подотчетности?

Для предотвращения мошенничества в системе подотчетности компании могут использовать строгие контрольные процедуры, аудиторские проверки и технологические средства.

Какие лучшие практики в управлении подотчетностью?

Лучшие практики включают в себя ясные политики и процедуры подотчетности, обучение сотрудников, использование автоматизированных систем и регулярный аудит процессов.