Организация проекта - определение, типы и диаграмма

Организация проекта — это процесс планирования, координации и управления ресурсами с целью достижения определенных целей в рамках определенного времени и бюджета. Проект представляет собой временное предприятие, имеющее уникальный результат или продукт, отличающийся от рутины повседневных операций организации.

В организации проекта есть три области ответственности и компетенции.

Руководство проектом — на него возложена управленческая сторона проекта
Команда проекта — команде проекта назначен аспект реализации проекта
Правление проекта — это орган, принимающий решения, которому доверяют успех проекта, и который принимает важные решения, такие как, должен ли проект быть отменен или продолжен.

Организационная структура проекта зависит от нескольких факторов, таких как тип и стиль организации, иерархия и рабочий процесс.

Вот некоторые из наиболее распространенных типов организации проекта:

1. Функциональная организация. Организация проекта

Это одна из самых распространенных организационных структур. Компания разделена на несколько отделов, и люди с похожими навыками и ноу-хау сгруппированы. Менеджер проекта и другие ресурсы работают в одном подразделении, например, отдел маркетинга, продаж, бухгалтерского учета и т. Д.

Преимущества функциональной структуры следующие:

Это лучше всего подходит как для небольших проектов, так и для небольших команд, потому что функция может получить полный контроль и контроль над членами команды и другими ресурсами.
Членов легко мотивировать, так как их мало
Получить доступ к экспертам легко, поскольку они находятся в одной и той же функциональной области.
Легко собрать всех, кто связан с проектом, и обсудить соответствующую проблему.
Сотрудники готовы работать в таких проектах, поскольку это дает им необходимую возможность двигаться вперед
Поскольку команда небольшая,есть возможность ограничить средства коммуникации проекта.

Недостатки функциональной структуры следующие:

Нелегко получить доступ к людям за пределами вашего функционального подразделения
Сотрудники верны своему руководителю команды вместо работы над проектом
Трудно сохранять стратегическую направленность

2. Проектный.

Здесь руководитель проекта несет полную ответственность за каждый проект. В его распоряжении полная занятость с целой командой и контроль бюджета для ее успешного завершения. Он подчиняется совету проекта и спонсору проекта. Организация проекта

Преимущества проектной организационной структуры заключаются в следующем:

Полный контроль над командой
Сильное чувство идентичности в команде, что приводит к доминирующей командной культуре
Минимальный конфликт, так как каждый участник работает для достижения целей и задач проекта
Планирование работы легко
Легкая доступность ресурсов
Улучшает техническое лидерство, а также навыки управления проектами

Недостатки проектной организационной структуры заключаются в следующем:

Это дорогое обязательство
Сотрудникам трудно вернуться, если они уволены с работы
В некоторых случаях закрытие проекта означает потерю работы

3. Матрица. Организовать проект

Матричная организационная структура проекта создается путем интеграции как проектной, так и функциональной организации. Существует две структуры: горизонтальная и вертикальная, поэтому сотрудник может работать как над проектом, так и в функциональной группе.

Матрица организации бывает трех типов

Сильная матрица — менеджер проекта имеет штатную команду и имеет полное руководство и контроль над командой и проектом
Слабая матрица — это ближе к функциональной структуре, и у менеджера проекта меньше возможностей. У него есть команда с частичной занятостью и контроль бюджета
Сбалансированная матрица — руководитель проекта имеет средний уровень полномочий и команду с частичной занятостью. Он и функциональный менеджер управляют бюджетом

Преимущества матричной организации следующие:

Ресурсы используются эффективно
Ресурсы можно легко перемещать между различными проектами
Отдельные люди, а также члены команды, отзывчивы по своей природе

Недостатки матричной организации заключаются в следующем:

В большинстве случаев вы найдете конфликт между проектами из-за ресурсов
Людям доверяют конфликтующие и разные приоритеты, и это может вызвать путаницу

Некоторые другие типы организации проекта следующие:

Простая или органическая организация — это самая простая структура организации проекта, которая включает в себя бизнес-объекты с одним владельцем, а также фрилансеры. Роль руководителя проекта обычно выполняет владелец или специалист, которому поручено управление рабочим процессом. Организация проекта
Многоотраслевая организация. В организационной структуре такого типа существует множество функциональных подразделений, которые не зависят друг от друга. Подразделения включают людей с разными навыками и ноу-хау, которые объединены общей темой, и это может быть географическое положение или аналогичный проект. Все подразделения имеют свои ресурсы для автономной работы.
Виртуальная организация — В виртуальной организационной структуре организация поддерживает свой основной бизнес и пытается передать другие процессы на внешний подряд. Центральная организация связана с различными внешними организациями для успешного ведения бизнеса. Руководитель проекта в таких организациях обладает полномочиями от среднего до низкого уровня и имеет смешанные полномочия по контролю за бюджетом.

Как составить схему организации проекта?

Организационная схема проекта помогает определить роли и обязанности, выполняемые командой, а также необходимость обучения, способы распределения ресурсов и способы вовлечения заинтересованных сторон. Необходимые шаги следующие:

1. Определить персонал. Организация проекта

Первым этапом процесса является выявление людей, связанных с масштабом проекта и способных оказать сильное влияние на проект. Как правило, это ключевые сотрудники, которые влияют на маркетологов, руководителей отделов, продавцов, вспомогательный персонал, консультантов и даже ИТ-персонал.

2. Создайте команду высшего руководства

Второй шаг — создание жизнеспособной команды, которая будет отвечать за проект и следить за его успешностью. В состав команды войдут клиент или спонсоры проекта, а в некоторых случаях эксперты, которые предложат свои рекомендации и помощь на протяжении всего проекта.

3. Назначьте координаторов проекта. Организация проекта

Третий этап включает назначение координаторов проекта, которые будут руководителем среднего и низкого звена. В их обязанности будет входить выполнение обязанностей на этом уровне и координация задач команды. В организации проекта может быть множество координаторов проекта, но в большинстве случаев вы найдете по крайней мере три для обработки коммуникаций, технических аспектов и аспектов планирования.

4. Отметьте заинтересованные стороны

Определите ключевые заинтересованные стороны и постарайтесь привлечь их к разработке проекта.

5. Определите требования к обучению. Организация проекта

В некоторых случаях команда может эффективно справиться с задачей. В отличие от других, им не хватает инструментов, навыков, знаний, чтобы справиться с тонкостями проекта. Определите требования к обучению и предложите его членам, которые в нем нуждаются. Координатор проекта отвечает за управление целевой группой и обеспечение необходимого обучения сотрудника.

6. Создайте организационную схему проекта

Последний этап — разработка организационной схемы проекта. Просмотрите шаги, которые вы уже предприняли, и подумайте о том, как люди в проекте будут координировать и сотрудничать, чтобы создать идеальную диаграмму.

Посмотрите внимательно, чтобы вы могли определить их взаимосвязь и обязанности, которые должны быть назначены. Перечислите лиц, принимающих решения, которые будут играть выдающуюся роль, и запишите их роль, ответственность и назначение рядом, чтобы получить четкую картину. Определите соединяющие роли и определите канал связи и отчетности, если вы решили создать полезную организационную схему проекта

Спецификация материалов (BOM) – определение, пример, типы и преимущества