Elektronisk upphandling är processen att köpa varor, tjänster eller verk med hjälp av informations- och kommunikationsteknik, särskilt Internet. Istället för traditionella pappersbaserade rutiner använder e-upphandling specialiserade elektroniska plattformar eller system som gör det möjligt för kunder att lägga upp förfrågningar om förslag (förfrågningar om offert, anbud) och ta emot förslag från potentiella leverantörer.

E-upphandling ger en rad fördelar, såsom ökad transparens i upphandlingsprocessen, minskad handläggningstid, minskade administrativa kostnader, ökad tillgång till potentiella leverantörer och ökad konkurrens, vilket i slutändan kan leda till lägre priser och förbättrad kvalitet på köpta varor och tjänster .

Hur fungerar e-upphandling?

E-upphandling är processen för att elektroniskt utbyta leverantörskontrakt, inköpsorder och fakturor för inköp av kontorsmaterial eller andra varor eller tjänster. De använder elektroniskt datautbyte (EDI) att optimera affärsupphandlingsprocessen och få den att hända snabbare, mer effektiv och ekonomisk. E-upphandling gör att företag snabbt och enkelt kan beställa från sina leverantörer och hantera upphandlingsprocesser online.

På företagsnivå fastställer en tjänsteman eller specialavdelning specifika regler och policyer för inköp av varor och tjänster som verksamheten behöver. Målet är att möta företagets behov till lägsta möjliga pris eller till bästa pris vid behov. För att uppnå detta mål etablerar inköpspersonal relationer med leverantörer, upprättar riktlinjer, förhandlar kontrakt och sätter gränser för vilka typer av inköp som är tillåtna.

E-upphandling fungerar enligt följande allmänna princip:

  1. Förberedelse och placering av en ansökan:
    • Kunden bestämmer sina krav på varor, tjänster eller arbete som ska köpas.
    • Kunden lägger en applikation på den elektroniska plattformen som anger upphandlingsdetaljer, såsom beskrivning av varor/tjänster, volymer, leveranstider, erforderliga kvalitetsegenskaper etc.
  2. Leverantörs medverkan:
    • Leverantörer registrerade på den elektroniska plattformen får aviseringar om nya köp som matchar deras profil.
    • Leverantörer granskar ansökan och lämnar in sina förslag via det elektroniska systemet. Erbjudanden kan innehålla pris, leveranstid, betalningsvillkor och andra detaljer.
  3. Utvärdering och urval av förslag:
    • Kunden utvärderar inkomna förslag med beaktande av fastställda kriterier, såsom pris, kvalitet, deadlines och annat.
    • Ibland sker en process av förhandlingar mellan kund och leverantörer för att klargöra villkoren.
  4. Att fatta beslut och ingå avtal:
    • Efter att ha utvärderat förslagen väljer kunden det bästa alternativet och ingår ett avtal med den valda leverantören.
  5. Utförande av kontraktet:
    • Efter ingåendet av avtalet är villkoren i det uppfyllda. Detta inkluderar leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster i enlighet med överenskomna tidsfrister och krav.
  6. Övervakning och utvärdering:

Hela denna procedur genomförs genom en specialiserad elektronisk plattform, som säkerställer säkerhet, transparens och effektivitet i hela e-upphandlingsprocessen.

Programvara för elektronisk upphandling.

Det finns många mjukvarulösningar för e-upphandling tillgängliga, var och en erbjuder sina egna unika funktioner och möjligheter.

Elektronisk upphandling. Här är några av dem:

  1. SAP Ariba: Det är en av de ledande plattformarna för management leveranskedja och e-upphandling. SAP Ariba tillhandahåller Verktyg för att lägga beställningar, hantera kontrakt, interagera med leverantörer och övervaka orderuppfyllelsen.
  2. Oracle Procurement Cloud: Det är en molnbaserad programvara utformad för att automatisera upphandlingsprocesser inklusive förfrågningar om förslag, anbud, leverantörs- och kontraktshantering.
  3. Coupa: Coupa erbjuder en utgiftshanterings- och upphandlingsplattform som inkluderar automatisering av inköpsprocesser, utgiftsanalys, leverantörshantering och andra verktyg.
  4. BravoSolution: Detta är en lösning designad för leverantörshantering och e-tendering. BravoSolution tillåter kunder att lägga upp förfrågningar om förslag, genomföra auktioner och hantera kontrakt.
  5. JAGGAER: JAGGAER erbjuder en plattform för supply chain management och e-upphandling, inklusive verktyg för leverantörshantering, inköpskataloger, analys och övervakning av kontraktsprestanda.

Dessa mjukvaruprodukter tillhandahåller en mängd olika funktioner, allt från grundläggande e-upphandlingsprocesser till mer komplexa system för hantering av försörjningskedjan. Valet av programvara beror på organisationens specifika behov och budget.

Elektronisk upphandling. Värdekedja.

Värdekedjan för e-upphandling omfattar ett antal steg och processer som var och en bidrar till ökad effektivitet och värdetillskott för organisationen.

Nedan är den allmänna värdekedjan inom e-upphandling:

  1. Automatisering av upphandlingsprocesser: Elektroniska upphandlingsplattformar kan automatisera många processer, som att lägga anbud på varor och tjänster, behandla förslag från leverantörer, utvärdera och välja ut de bästa förslagen. Detta minskar tiden kostar och ökar effektiviteten hela upphandlingsprocessen.
  2. Ökad tillgänglighet för leverantörer: Elektroniska plattformar ger möjlighet att snabbt och enkelt ansluta till ett brett utbud av potentiella leverantörer. Detta gör att kunden kan få fler alternativ för erbjudanden och välja det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet.
  3. Ökad transparens: E-upphandling ger transparens i processen, från inlämnande av ett anbud till ingående av ett kontrakt. Kunder och leverantörer har tillgång till all nödvändig information om upphandlingsprocessen, vilket hjälper till att minska risker och förhindra korruption.
  4. Förbättrad datahantering: E-upphandlingsplattformar samlar in och analyserar stora mängder data från upphandlingsprocesser, vilket ger kunderna värdefulla insikter om kostnader, leverantörsprestanda, marknadstrender med mera. Detta hjälper till att optimera inköpsstrategier och fatta mer välgrundade beslut.
  5. Minska kostnaderna och öka effektiviteten: Som ett resultat av automatisering och optimering av upphandlingsprocesser minskar administrativa kostnader, fel och förseningar minskar, vilket i slutändan leder till en minskning av organisationens totala upphandlingskostnader och en ökad effektivitet.

Syftet med varje steg i denna kedja är att tillföra värde och förbättra effektiviteten i hela den elektroniska processen upphandling, vilket i slutändan har en gynnsam effekt på organisationens framgång och konkurrenskraft.

Vilka är fördelarna med e-upphandling?

E-upphandling ger en rad fördelar för organisationer, kunder och leverantörer. Plattformarna ger transparens och kontroll över upphandlingsprocessen, från att lägga en ansökan till genomförandet av kontraktet. Kunder kan enkelt spåra varje steg i processen och säkerställa efterlevnad av alla etablerade policyer och procedurer.

E-upphandling gör att du kan utföra procedurer snabbare och mer effektivt, eftersom alla steg, från att lägga in en ansökan till att välja leverantör, genomförs online. Detta minskar tidsfördröjningar och gör att du kan reagera snabbare på förändringar på marknaden. Automatisering av upphandlingsprocesser på elektroniska plattformar hjälper till att minska administrativa kostnader förknippade med manuell dokumentation, förslagshantering och andra rutinuppgifter.

Elektroniska plattformar samlar in och lagrar stora mängder data om inköp och leverantörsprestanda, vilket underlättar analys och välgrundat beslutsfattande. Detta hjälper till att optimera inköpsstrategier och identifiera möjligheter att minska kostnaderna. Användningen av elektroniska plattformar underlättar efterlevnaden av lagstiftning och standarder inom området offentlig upphandling och upphandling i den privata sektorn, eftersom alla steg i processen är dokumenterade och föremål för verifiering.

Elektronisk upphandling. Problem.

Även om e-upphandling har många fördelar kan den också möta vissa utmaningar.

Några av de vanligaste problemen inkluderar:

  1. Otillräckliga personalkvalifikationer: Användningen av elektroniska plattformar kräver en viss nivå av datorvana och tekniska färdigheter bland anställda. Brist på personalutbildning kan leda till fel i upphandlingsprocessen eller bromsa införandet av elektroniska system.
  2. Datasäkerhet: Elektroniska plattformar kan bli föremål för cyberattacker eller datastöld. Otillräckliga säkerhetsåtgärder kan leda till läckage av konfidentiell information eller systemkompromiss, vilket utgör ett hot mot både kunder och leverantörer.
  3. Begränsad tillgång till internet: I vissa regioner kan internetåtkomsten vara begränsad eller inte alls tillgänglig. Detta skapar problem för deltagare som inte fritt kan använda elektroniska upphandlingsplattformar.
  4. Marknadsmonopolisering: I vissa fall kan elektroniska upphandlingsplattformar skapa en monopolställning på marknaden genom att begränsa valet av leverantörer och inköpsvillkor. Detta kan leda till begränsad konkurrens och otillräckligt utbud av erbjudanden.
  5. Teknikernas heterogenitet: Olika organisationer kan använda olika plattformar och tekniker för e-upphandling. Teknikernas heterogenitet kan hindra interoperabilitet och interoperabilitet mellan system, vilket gör samarbete och informationsdelning mellan processdeltagare svårt.
  6. Brist på förtroende för systemet: Vissa deltagare kan vara misstroende mot e-upphandlingssystem på grund av möjligheten manipulation eller bristande efterlevnad av regler och standarder.

FAQ. Elektronisk upphandling.

  1. Vad är e-upphandling?

    • Elektronisk upphandling är processen att köpa varor, tjänster eller verk med hjälp av informations- och kommunikationsteknik, särskilt Internet.

  2. Hur fungerar e-upphandling?

    • E-upphandling innebär att lägga anbud på elektroniska plattformar, ta emot anbud från leverantörer, utvärdera anbud, välja leverantörer och förhandla kontrakt, allt sker online.

  3. Vilka är fördelarna med e-upphandling?

    • Fördelarna är bland annat ökad transparens och konkurrens, minskad upphandlingstid, minskade administrativa kostnader, ökad tillgänglighet för leverantörer och förbättrad datahantering.

  4. Vilka mjukvarulösningar används för e-upphandling?

    • Det finns många mjukvarulösningar som SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER och andra utformade för att automatisera e-upphandlingsprocesser.

  5. Vilka problem kan uppstå med e-upphandling?

    • Utmaningar kan omfatta otillräckliga personalkvalifikationer, datasäkerhetsproblem, begränsad tillgång till internet, marknadsmonopolisering, heterogenitet inom tekniken och bristande förtroende för systemet.

  6. Vilka åtgärder kan vidtas för att framgångsrikt genomföra e-upphandling?

    • Detta inkluderar utbildning av personal, implementering av moderna och säkra mjukvarulösningar, utveckling av lämpliga policyer och rutiner samt regelbunden övervakning och analys av upphandlingsprocesser.

ABC