İyi Bir Kolaylaştırıcı Olmak İçin Gereken Kolaylaştırma Becerileri

Kolaylaştırma becerileri, grup üyelerinin fikir birliğine varmasına ve sorunları etkili bir şekilde çözmesine yardımcı olmak için grup dinamiklerini yönetme sürecidir. Bu beceriler, ister proje yöneticisi, eğitmen, öğretmen, koç veya danışman olsun, insan gruplarıyla çalışan herkes için yararlı olabilir.

Yakın zamanda yapılan bir araştırmaya göre her hafta yaklaşık altı ila yirmi saat toplantılarda geçiriliyor. Ancak önemli bir kısmı iş gücüBu çalışmaya katılanlar bu tür toplantıların genel olarak verimsiz olduğunu savundu. Kolaylaştırma becerileri, liderlerin/yöneticilerin, tüm üyelerin sahiplenmeye, katılım sunmaya ve yeteneklerini kullanmaya teşvik edildiği bir şekilde insanları üzerinde anlaşılan hedeflere doğru yönlendirmelerine olanak tanıdığı için burada devreye girmektedir. Bu nedenle, kolaylaştırma becerileri doğru kullanıldığında, sahipler iş Verimsiz toplantılarda zamanlarını, paralarını ve diğer kaynaklarını israf etmeyeceklerdir.

Bu yazıda kolaylaştırma becerileri dünyasına değineceğiz ve bunların ne olduğunu ve toplantılarınızı ilham verici, sonuç odaklı ve üretken kılmak için bu becerileri nasıl kullanabileceğinizi anlayacağız. O halde hemen başlayalım-

Basitleştirme becerilerinin tanımı. Kolaylaştırma becerileri

Hepimizin bildiği gibi araçlar, belirli bir görevin herkesin yararına olacak şekilde yerine getirilmesini sağlayan araçlardır. Kolaylaştırma, ilgili faaliyetleri gerçekleştirmek için gerekli kaynakların sağlanmasıdır. İster kişisel ister profesyonel yaşamınızda iletişim ve etkileşim hayati rol oynar. İş dünyasında bu etkileşimlerin şekli, formatı ve amacı, kişinin kişisel alanındakilerden çok farklıdır. Kolaylaştırma becerileri

Burada tartışmaların, sürece dahil olan tüm tarafların kabul edebileceği, daha istikrarlı ve önceden belirlenmiş bir şekilde yürütülmesi gerekiyor. Bu, cesaretlendirme, açıkça konuşma ve fikrinizi dile getirme fırsatları gibi bazı kaynaklar gerektirir. bakış açısı, sağlıklı bir bilgi alışverişi yapın ve tartışmayı sürdürün. Latince'de rahatlama, bir işi kolaylaştırmak anlamına gelir.

Bu nedenle kolaylaştırma becerilerinin, grup tartışmalarını daha iyi ve daha kolay hale getirmek için bireyin ihtiyaç duyduğu beceriler olduğu doğrudur. Bunlar becerileri yönetim becerileri, karar verme yeteneği ve problem çözme yeteneğini içerir. Bir tartışmanın başarısı ya da başarısızlığı büyük ölçüde kolaylaştırıcının becerilerinin doğru kullanımına bağlıdır.

Hangi kolaylaştırma becerileri?

İnsanın davranış kalıpları hakkında konuşan Aristoteles bir keresinde şöyle demişti:

Farklı görüş ve yeteneklere sahip insanlar var. Hiçbir insanın birbirine benzemediği unutulmamalıdır. Herkesin farklı ifade etme yolları ve farklı anlama düzeyleri vardır. İletişim, iki ideolojiyi veya iki düşünceyi tek bir çatı altında birleştiren bir sayfadır. Desteklenmesi son derece önemli iyi Sorunsuz iletişimi sağlamak için insanlar arasındaki ilişkiler. Bu, düşüncelerin, fikirlerin ve stratejilerin serbest akışına izin verir. Ancak belirli bir grup içinde sorunsuz iletişim sağlamak aynı zamanda çok büyük bir beceri gerektirir. Kolaylaştırıcı becerileri kritik öneme sahiptir tüm bu koşullar altında.

İş toplantılarında kolaylaştırıcılar sorumludur.

• Ortak ve net hedefler
• Bu hedeflere ulaşmak için doğru ve açıkça tanımlanmış bir süreç
• Katılımcıların toplantıya hazırlıklı gelmeleri veya konuya ilgi duymaları gerektiği anlayışıyla kanallık yapmak.
• Katılımcılar arasında bu duygunun yayılması görüşlerine ve kararlarına değer veriliyor

Şimdi bu tür becerilerin doğru tanımına bakalım

Zihinsel harita. Oluşturmak için 10 Araç

Kolaylaştırıcılar neden önemlidir?

Yukarıda da belirtildiği gibi kolaylaştırma, kaynakların sağlanmasıdır. İş dünyasında anlamlı tartışmalar yaşanıyor. Kolaylaştırma becerileri

Bu tartışmaların boşa çıkması halinde şirket büyük zarara uğrayacaktır. Dolayısıyla bu tartışmaları düzenleyecek ve denetleyecek birinin olması gerekiyor. Bu görevi yerine getiren kişiye kolaylaştırıcı denir. Kolaylaştırıcı tartışmanın amacını açıkça anlamalıdır. İlgili taraflar arasındaki buzları kırmak, tartışmayı başlatmak ve konuyu tam olarak doğru yola sokmaktan sorumludur. Bunu başarabilen herkes büyük bir yardımcı olabilir.

Toplantı öncesi ve sırasında Kolaylaştırıcı hazırlığı

Kolaylaştırıcı, grup sürecini yöneten, grubun hedeflerine ulaşması için koşullar yaratan ve katılımcıların fikir birliğine varmasına ve sorunları etkili bir şekilde çözmesine yardımcı olan kişidir. Kolaylaştırıcı tam zamanlı bir profesyonel olabilir veya süreci yönlendirmek için kolaylaştırıcı olarak hareket eden bir grup üyesinin oynadığı rolü içerebilir.

Toplantı, eğitim, konferans, seminer vb. çeşitli etkinlik ve toplantılara ev sahipliği yapabilir. Kolaylaştırıcı çözümü sunmaz ancak grup üyelerinin birlikte çözüm bulmasına yardımcı olan bir süreci yönetir.

Kolaylaştırıcının ana görevi, grup üyeleri arasında herkesin fikrini ifade edebileceği ve grubun ortak hedeflere ulaşmak için çalışabileceği açık ve verimli iletişim için koşullar yaratmaktır. Kolaylaştırıcı, grubun fikir birliğine varmasına ve sorunları çözmesine yardımcı olmak için grup tartışması, beyin fırtınası, küçük grup çalışması, oyunlar vb. gibi çeşitli yöntem ve teknikleri kullanabilir.

Kolaylaştırıcının yapması gereken

Ancak tartışmaya başlamadan önce kolaylaştırıcının aşağıda belirtildiği gibi bazı hazırlıklar yapması gerekir.

1. Tartışmaya katılacak ve önemli yorumlarda bulunacak çeşitli paydaşlar ve diğer ekip üyeleri vardır. Kolaylaştırıcı bu üyelerle buluşmalı ve bu noktaları anlamalı ve keşfetmelidir. Kolaylaştırma becerileri
2. Tartışma açıkça planlanmalıdır. Tartışmayı planlamanın net bir planı olmalıdır. Tüm detaylara sahip olmalı ve düzenlenecek seminer veya toplantıda ele alınacak tek bir noktayı kaçırmamalıdır.
3. Keyifli ve verimli bir toplantı düzenlemenin bir sonraki önemli unsuru toplantının yapılacağı yerdir. Bu nedenle önce doğru lokasyonu ayırtıp ardından da seansınıza uygun altyapıyı oluşturmak gerekiyor.
4. Bazı toplantılar yalnızca sözlü tartışmalarla yapılır. Bu, muazzam buz kırma becerileri gerektirir. Toplantı için gerekli olan çalışma sayfaları ve PowerPoint sunumları gibi ek şeyler varsa gerekli teknolojinin mevcut olması gerekir.
5. Toplantının tüm gün veya daha uzun sürmesi gerekiyorsa içecek ve yiyecek ayarlamaları yapılmalıdır.
6. Tartışma veya toplantı başladıktan sonra kolaylaştırıcı konuyu doğru yöne taşıma sorumluluğunu üstlenmelidir. Katılımcılar için doğru enerjiyi ve doğru alanı sağlamalıdır.
7. Tartışma yararlı ve verimli olmalıdır. Profesyonel bir toplantıda gereksiz konuşmalardan kaçınmak arabulucunun sorumluluğundadır. Sağlıklı bir fikir ve bilgi alışverişi olmalıdır.
8. Toplantı sona erdiğinde, kolaylaştırıcı tartışmanın tüm ayrıntılarını özetleyecek bir kapanış konuşmasıyla hazır olmalıdır. Ayrıca toplantıda alınan kararların veya sonuçların derhal uygulanmasını sağlamalıdır. Bu, toplantının somut bir başarıya ulaşmasına yardımcı olacaktır.

İyi Bir Kolaylaştırıcı Olmak İçin Gereken Kolaylaştırma Becerileri

Kolaylaştırıcının omuzlarında önemli bir sorumluluk vardır. Bu nedenle gerekli bazı becerilerle donatılması gerekir. Bu beceriler aşağıdaki gibidir.

1. Katılımcıları tanıyın. Kolaylaştırma becerileri

Gerçekleştirilmesi gereken herhangi bir tartışma veya toplantıda, arabulucunun hiyerarşisini ve rolünü bilmesi gereken bazı önemli katılımcılar bulunur. Bazen bu sürece dahil olan tarafların birbirini tanımadığı da olur. Burada kolaylaştırıcının görevi aralarında rahatlık ve samimiyeti sağlamaktır. Bunu yapmak için sunum yapan kişinin katılımcıların kim olduğunu bilmesi gerekir. Bunları tanımlamak ve birbirlerine tanıtmak için gerekli tüm bilgilere sahip olmalıdır.

2. Açık yönergeler belirleyin

Her toplantı belirli bir programı takip eder. Dikkatli ve doğru bir şekilde takip edilmelidir. Bu toplantının daha verimli geçmesini sağlayacaktır. Ayrıca bazı tartışmalarda müzakere ve anlaşmalara ilişkin kurallar da vardır. Hatta sunum yapan kişi tarafından tüm katılımcılara iletilmelidir. Bunun yanı sıra kibar ve saygılı davranışlara ilişkin yönergeler de bulunmalıdır. Tartışma nasıl giderse gitsin hiçbir katılımcı bu sınırları aşmamalıdır. Bu, herhangi bir toplantının temel görgü kurallarından biridir.

3. Kapsayıcı bir ortam yaratın. Kolaylaştırma becerileri

Herhangi bir toplantıda herkesin eşit söz hakkına sahip olması gerekir. Tartışmaya katılmak ve başka bir nokta önermek için hakların adil bir şekilde dağıtılması gerekir. Bunu başarmak için kapsayıcı bir ortamın olması gerekir. Bu, herkesin cesur ve korkusuz hissettiren şeyleri açıkça konuşmasına ve savunmasına yardımcı olacaktır. Ayrıca katılımcılar arasında rahatlık ve güvenden de bahsediliyor. Bu, toplantıda herhangi bir noktaya dikkat çekmekten kaynaklanan herhangi bir utangaçlık veya tuhaflık hissini ortadan kaldırır.

4. Aktif dinleme

Hepimiz konuşmanın, bir toplantının veya bir tartışmanın parçası olmanın hayati bir aktivite olduğunu düşünüyoruz. Ancak dinlemek bile aynı derecede önemlidir. Yalnızca iyi dinlemeyi bilenler gerçekten iyi konuşabilirler. Böylece aktif bir dinleyici olmanın önemini vurguluyor. Katılımcı her zaman söylediklerinin tam konsantrasyonla dinlendiğini hissetmelidir. Kolaylaştırıcı herkesin tüm noktaları dikkatle dinlemesini sağlamalıdır. Ek olarak, gelecekte başvurmak üzere söylenenler hakkında notlar alabilir.

5. Zaman yönetimi. Kolaylaştırma becerileri

İş dünyasında ve profesyonel alanda zamanın para olduğu, her dakikanın ve her saniyenin önemli olduğu çok iyi söylenir. Bu nedenle mevcut zamanın en uygun ve en iyi şekilde kullanılması gerekir. Tüm konuların katılımcılar tarafından yeterli ayrıntıda ele alınmasına ve tartışılmasına dikkat edilmelidir. Ayrıca ekibin belirli bir nokta üzerinde çok uzun süre durup zaman kaybına yol açması durumunda kolaylaştırıcı kibar bir şekilde çalışmayı yarıda kesmeli ve tartışmaya devam etmelidir. Ayrıca toplantı takviminin mümkün olduğunca dikkatli takip edilmesi gerekmektedir. Kaçınılmaz zaman kayıplarını telafi etmek için planın bir miktar tampon süre ile hazırlanması gerekir.

6. Tüm eylem öğelerinin bir özetinin tutulması. Kolaylaştırma becerileri

Toplantılar sırasında sorun bildirimleriyle ilgili belirli eylemler sıklıkla keşfedilir. Mükemmel kolaylaştırma becerilerine sahip bir kolaylaştırıcı, bu etkinlik öğelerinin farkında olmalı, ayrıca bunların tüm katılımcılar tarafından görülebilmesini de sağlamalıdır. Ayrıca eylem öğesinin ne yapılması gerektiğini, bunu kimin yapması gerektiğini ve ne zaman tamamlanması gerektiğini belirttiğinden emin olmanız gerekir. Ek olarak, herkesin maddelerin önemi, hedefleri ve zamanlaması konusunda aynı fikirde olmasını sağlamak için tartışmanın sonuna doğru eylem maddelerini özetlemelisiniz.

7. Kalan gol

Objektif olmak, bir kolaylaştırıcının içermesi gereken temel kolaylaştırıcı becerilerinden biridir. Kolaylaştırıcı tamamen objektif olarak görülmeli ve toplantı için kimsenin "kampında" görülmemelidir. Kolaylaştırıcı tek taraflı görüldüğünde, diğer katılımcıların (özellikle de karşı taraftakilerin) güveni hızla kaybolur. Güveninizi kaybettiğiniz anda onu yeniden kazanmak zordur. Bu nedenle önyargılarınızı açığa çıkarmak yerine objektif kalmak, odaklanılması gereken en önemli kolaylaştırma becerilerinden biridir.

8. Dersler veya vaazlar yoluyla değil, sorular aracılığıyla bulun. Kolaylaştırma becerileri

Kolaylaştırıcıların bu konudaki zekalarını ortaya koyarak daha fazla vaaz vermemeleri önemlidir. Bunun yerine, içgörülerinizi diğer üyelerin tipik, soruna dayalı bir çözüme ulaşmalarına yardımcı olmak için kullanmak, sahip olmanız gereken en önemli kolaylaştırma becerilerinden biridir. Kolaylaştırıcılar bunu, problem tanımıyla ilgili ve yeni gerçekleri ortaya çıkarmak için tasarlanmış sorular aracılığıyla sorular sorarak yapmalıdır. Toplantı katılımcıların sorununu çözmeye yönelik olmalıdır ve soru sormak bunu yapmanın en iyi yollarından biridir.

9. Yöneticiyi/yöneticiyi toplantıyı/tartışmayı ele geçirmekten uzak tutun

Kolaylaştırıcı olarak, liderlerin veya yöneticilerin, duygularını ileterek ve toplantının ilerleyişini kendi planlarına göre ayarlayarak toplantıyı kaçırmamalarını sağlamalısınız. Toplantı her üyeye eşit fırsat sunmalı ve kolaylaştırıcılar bunu sağlayacak kolaylaştırma becerilerine sahip olmalıdır.

10. Konuşmanın sorumluluğunu üstlenin. Kolaylaştırma becerileri

Kolaylaştırıcılar, toplantının yolunda gitmesini sağlamak için konuşmanın sorumluluğunu üstlenerek toplantının ilerlemesini sağlamalıdır. Toplantı tartışmalarının ivme kaybettiği anda, kolaylaştırıcılar tartışmayı tekrar sorun açıklamasına kaydırmalıdır. Hatta bazen birinin üzerini çizmeniz gerekebilir; ancak bu sizin sorumluluğunuzdur ve bunu kontrolünüzü kaybetmeden yapmalısınız. Kontrol, tüm katılımcılara saygı duymanıza olanak tanır; bu nedenle konuşma yönetimi, kolaylaştırıcılar için güçlü kolaylaştırma becerilerinden biri olarak kabul edilir.

Nasıl karizmatik olunur? 

Kolaylaştırıcı tarafından kolaylaştırma becerilerini optimize etmek için kullanılacak teknikler

Bir toplantıyı veya tartışmayı yönetirken kolaylaştırıcının yukarıda sıralanan becerilerden bazılarına sahip olması gerekir. Buna ek olarak, başarılı bir toplantı için ihtiyaç duyulduğunda işine yarayacak bu araç setine de hazırlıklı olmalıdır.

1. Buz kırma tekniği: İyi bir başlangıcın savaşın yarısı olduğu söylenir. Bu, iş toplantılarında veya tartışmalarda bile geçerlidir. İlgili tarafların birbirlerini çok iyi tanımayabileceği zamanlar olabilir. Burada kolaylaştırıcının bu buz kırma tekniklerini kullanması gerekir.
2. Strateji Teknikleri: Her toplantının başarısı için takip edilmesi gereken belirli bir stratejisi vardır. Toplantının seyrini ve gündemini belirlerler. Kolaylaştırma becerileri
3. Yaratıcı teknik. Çoğu zaman iş toplantıları çok sıradan veya monoton olabilir. Biz insanların bu durumlarda bir kıvılcıma ihtiyacı var. Kolaylaştırıcı yaratıcılığını kullanarak renk katacak eğlenceler üretebilir ve bazı sorunlara yaratıcı çözümler sunabilir.
4. Sorun çözme yöntemleri: Sorunlar ve çatışmalar her yerde mümkündür. Bunlar herhangi bir yaşam yolculuğunun ayrılmaz bir parçasıdır ve profesyonel toplantılar ve tartışmalar da istisna değildir. Kolaylaştırıcı bu tür durumlarla başa çıkabilmek için bazı problem çözme ve çatışma çözme tekniklerinden haberdar olmalıdır.
5. Karar verme yöntemleri. Her toplantı bir karar almak veya bir stratejiyi sonuçlandırmak için yapılır. Kolaylaştırıcı, tartışmayı sınırlı bir süre içinde en az çatışmayla kesin kararlara yönlendirecek tekniklere sahip olmalıdır.

Kolaylaştırma becerileri üzerine son düşünceler!

Sadeleştirme, iş toplantıları veya tartışmalar düzenlenirken önemli bir kavramdır. Bu nedenle, kolaylaştırıcı olmak, yararlı, huzurlu ve başarılı bir toplantıyı kolaylaştırmanıza yardımcı olacak belirli bir dizi beceri ve bir dizi araç gerektirir. Yöneticiler veya kolaylaştırıcılar gerekli kolaylaştırma becerilerine sahip oldukları sürece şirketler toplantılarının sonuçlarını optimize edebilir ve bu da sonuçta ortak bir hedefe ulaşmak için kuruluşun genel performansını optimize edebilir.

АЗБУКА

İçerik Pazarlama İşletmem İçin Doğru Seçim mi?