Электронные закупки

Электронные закупки – это процесс проведения закупок товаров, услуг или работ с использованием информационно-коммуникационных технологий, в частности, интернета. Вместо традиционных бумажных процедур, при электронных закупках используются специализированные электронные платформы или системы, которые позволяют заказчикам размещать запросы на предложения (запросы котировок, тендеры) и получать предложения от потенциальных поставщиков.

Электронные закупки предоставляют ряд преимуществ, таких как увеличение прозрачности процесса закупок, сокращение времени на проведение процедур, снижение административных издержек, расширение доступа к потенциальным поставщикам и увеличение конкуренции, что в итоге может привести к снижению цен и улучшению качества закупаемых товаров и услуг.

Как работают электронные закупки?

Электронные закупки — это процесс электронного обмена контрактами с поставщиками, заказами на поставку и счетами на покупку канцелярских товаров или любых других товаров или услуг. Они используют электронный обмен данными (EDI) для оптимизации процесса бизнес-закупок и делают его более быстрым, эффективным и экономичным. Электронные закупки позволяют компаниям быстро и легко делать заказы у своих поставщиков и управлять процессами закупок в режиме онлайн.

На уровне предприятия должностное лицо или специальный отдел устанавливает конкретные правила и политику закупок товаров и услуг, необходимых для бизнеса. Цель состоит в том, чтобы удовлетворить потребности компании по минимально возможным ценам или по лучшей цене в момент необходимости. Для достижения этой цели сотрудники отдела закупок устанавливают отношения с поставщиками, устанавливают руководящие принципы, заключают контракты и устанавливают лимиты на разрешенные типы закупок.

Электронные закупки работают по следующему общему принципу:

Идентификация потребностей. Организация определяет, какие товары, услуги или материалы ей нужны для ведения бизнеса. Это первый этап процесса закупок, который может быть автоматизирован с помощью электронных систем.
Поиск поставщиков. Через платформы e-procurement организация может найти и связаться с потенциальными поставщиками, которые предлагают необходимые товары или услуги. Важной функцией является доступ к онлайн-каталогам, которые упрощают выбор.
Запрос котировок (RFQ) или предложений (RFP). Через систему электронных закупок можно отправить запросы котировок или предложений поставщикам для получения информации о ценах, условиях и сроках поставки.
Оценка предложений. Система позволяет автоматически сравнивать поступившие предложения по различным критериям, таким как цена, качество, репутация поставщика и условия доставки. Это упрощает процесс выбора наилучшего предложения.
Оформление заказа. После выбора поставщика система автоматически генерирует заказ на поставку (Purchase Order, PO), который отправляется поставщику. Заказ может содержать все необходимые детали, такие как спецификации, количество и сроки поставки.
Подтверждение и обработка заказа. Поставщик подтверждает заказ через платформу e-procurement, а организация может отслеживать его выполнение, в том числе статусы поставки и оплаты.
Получение товаров или услуг. После поставки система фиксирует факт получения товаров или оказания услуг, а также автоматически сопоставляет его с заказом и счетом (matching process). Это помогает избежать ошибок в оплате и доставке.
Оплата и завершение сделки. После подтверждения получения товара или услуги производится автоматическая оплата поставщику через интегрированную систему расчетов.

Программное обеспечение для электронных закупок.

Существует множество программных решений для проведения электронных закупок, каждое из которых предлагает свои уникальные функции и возможности.

Электронные закупки . Вот несколько из них:

SAP Ariba. Это одна из ведущих платформ для управления цепочкой поставок и электронных закупок. SAP Ariba предоставляет инструменты для размещения заявок, управления контрактами, взаимодействия с поставщиками и мониторинга выполнения заказов.

Oracle Procurement Cloud. Это облачное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов закупок, включая запросы на предложения, тендеры, управление поставщиками и контрактами.

Coupa. Coupa предлагает платформу для управления расходами и закупок, которая включает в себя функции автоматизации процессов закупок, аналитики расходов, управления поставщиками и другие инструменты.

BravoSolution. Это решение, предназначенное для управления поставщиками и проведения электронных торгов. BravoSolution позволяет заказчикам размещать запросы на предложения, проводить аукционы и управлять контрактами.

JAGGAER. JAGGAER предлагает платформу для управления цепочкой поставок и электронных закупок, включая инструменты для управления поставщиками, закупочных каталогов, аналитики и мониторинга исполнения контрактов.

Эти программные продукты обеспечивают различные функции, начиная от базовых процессов электронных закупок до более сложных систем управления цепочкой поставок. Выбор программного обеспечения зависит от конкретных потребностей и бюджета организации.

Электронные закупки . Цепочка создания стоимости.

Цепочка создания стоимости в электронных закупках включает в себя ряд этапов и процессов, каждый из которых вносит свой вклад в увеличение эффективности и добавление ценности для организации.

Ниже представлена общая цепочка создания стоимости в электронных закупках:

Автоматизация процессов закупок. Электронные платформы для закупок позволяют автоматизировать множество процессов, таких как размещение заявок на товары и услуги, обработка предложений от поставщиков, оценка и выбор лучших предложений. Это сокращает временные затраты и повышает эффективность всего процесса закупок.
Увеличение доступности к поставщикам. Электронные платформы предоставляют возможность быстро и легко связаться с широким кругом потенциальных поставщиков. Это позволяет заказчику получить больше вариантов предложений и выбрать наилучший по соотношению цена-качество.
Повышение прозрачности. Электронные закупки обеспечивают прозрачность процесса, начиная от размещения заявки и до заключения контракта. Заказчики и поставщики имеют доступ к всей необходимой информации о процессе закупок, что способствует уменьшению рисков и предотвращению коррупции.
Улучшение управления данными. Платформы для электронных закупок собирают и анализируют большое количество данных о процессах закупок, предоставляя заказчикам ценные инсайты о расходах, производительности поставщиков, трендах на рынке и т.д. Это помогает оптимизировать закупочные стратегии и принимать более обоснованные решения.
Сокращение затрат и повышение эффективности. В результате автоматизации и оптимизации процессов закупок сокращаются административные издержки, уменьшается количество ошибок и задержек, что в итоге приводит к снижению общих затрат организации на закупки и повышению ее эффективности.

Цель каждого этапа этой цепочки – добавить стоимость и улучшить результативность всего процесса электронных закупок, что в конечном итоге благоприятно сказывается на успехе и конкурентоспособности организации.

В чем преимущества электронных закупок?

Электронные закупки предоставляют ряд преимуществ для организаций, заказчиков и поставщиков. Платформы обеспечивают прозрачность и контроль над процессом закупок, начиная от размещения заявки и до исполнения контракта. Заказчики могут легко отслеживать каждый этап процесса и обеспечивать соблюдение всех установленных правил и процедур.

Электронные закупки позволяют проводить процедуры быстрее и эффективнее, поскольку все этапы, начиная от размещения заявки и до выбора поставщика, выполняются онлайн. Это уменьшает временные задержки и позволяет быстрее реагировать на изменения на рынке. Автоматизация процессов закупок на электронных платформах помогает сократить административные издержки, связанные с ручным ведением документации, обработкой предложений и другими рутинными задачами.

Электронные платформы собирают и хранят большое количество данных о закупках и производительности поставщиков, что облегчает анализ и принятие обоснованных решений. Это помогает оптимизировать закупочные стратегии и выявлять возможности для сокращения расходов. Использование электронных платформ облегчает соблюдение законодательства и стандартов в области госзакупок и закупок в частном секторе, так как все этапы процесса документируются и подлежат проверке.

Электронные закупки. Проблемы.

Хотя электронные закупки имеют множество преимуществ, они также могут сталкиваться с некоторыми проблемами.

Некоторые из наиболее распространенных проблем включают в себя:

Недостаточная квалификация персонала. Использование электронных платформ требует определенного уровня компьютерной грамотности и технических навыков у сотрудников. Недостаток подготовки персонала может привести к ошибкам в процессе закупок или замедлить внедрение электронных систем.
Безопасность данных. Электронные платформы могут стать объектом кибератак или хищений данных. Недостаточные меры безопасности могут привести к утечке конфиденциальной информации или взлому системы, что представляет угрозу как для заказчиков, так и для поставщиков.
Ограниченный доступ к интернету. В ряде регионов доступ к интернету может быть ограничен или недоступен вовсе. Это создает проблемы для участников, которые не могут свободно использовать электронные платформы для закупок.
Монополизация рынка. В некоторых случаях электронные платформы для закупок могут создавать монопольное положение на рынке, ограничивая выбор поставщиков и условий закупок. Это может привести к ограничению конкуренции и недостаточному разнообразию предложений.
Неоднородность технологий. Различные организации могут использовать различные платформы и технологии для электронных закупок. Неоднородность технологий может затруднить совместимость и взаимодействие между системами, что усложняет сотрудничество и обмен информацией между участниками процесса.
Недостаточное доверие к системе. Некоторые участники могут испытывать недоверие к электронным системам закупок из-за возможности манипуляций или несоответствия правилам и стандартам.

Часто задаваемые вопросы. Электронные закупки.

Что такое электронные закупки?

Электронные закупки – это процесс проведения закупок товаров, услуг или работ с использованием информационно-коммуникационных технологий, в частности, интернета.

Как работают электронные закупки?

Электронные закупки включают в себя размещение заявок на электронных платформах, получение предложений от поставщиков, оценку предложений, выбор поставщиков и заключение контрактов, все это происходит онлайн.

Какие преимущества имеют электронные закупки?

Преимущества включают в себя увеличение прозрачности и конкуренции, сокращение времени на закупки, снижение административных издержек, увеличение доступности к поставщикам и улучшение управления данными.

Какие программные решения используются для электронных закупок?

Существует множество программных решений, таких как SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER и другие, предназначенных для автоматизации процессов электронных закупок.

Какие проблемы могут возникнуть при электронных закупках?

Проблемы могут включать в себя недостаточную квалификацию персонала, проблемы с безопасностью данных, ограниченный доступ к интернету, монополизацию рынка, неоднородность технологий и недостаточное доверие к системе.

Какие шаги можно предпринять для успешной реализации электронных закупок?

Это включает в себя обучение персонала, внедрение современных и безопасных программных решений, разработку соответствующих политик и процедур, а также регулярный мониторинг и анализ процессов закупок.

Азбука