Электронные закупки

Электронные закупки — это процесс проведения закупок товаров, услуг или работ с использованием информационно-коммуникационных технологий, в частности, интернета. Вместо традиционных бумажных процедур, при электронных закупках используются специализированные электронные платформы или системы, которые позволяют заказчикам размещать запросы на предложения (запросы котировок, тендеры) и получать предложения от потенциальных поставщиков.

Электронные закупки предоставляют ряд преимуществ, таких как увеличение прозрачности процесса закупок, сокращение времени на проведение процедур, снижение административных издержек, расширение доступа к потенциальным поставщикам и увеличение конкуренции, что в итоге может привести к снижению цен и улучшению качества закупаемых товаров и услуг.

Как работают электронные закупки?

Электронные закупки — это процесс электронного обмена контрактами с поставщиками, заказами на поставку и счетами на покупку канцелярских товаров или любых других товаров или услуг. Они используют электронный обмен данными (EDI) для оптимизации процесса бизнес-закупок и делают его более быстрым, эффективным и экономичным. Электронные закупки позволяют компаниям быстро и легко делать заказы у своих поставщиков и управлять процессами закупок в режиме онлайн.

На уровне предприятия должностное лицо или специальный отдел устанавливает конкретные правила и политику закупок товаров и услуг, необходимых для бизнеса. Цель состоит в том, чтобы удовлетворить потребности компании по минимально возможным ценам или по лучшей цене в момент необходимости. Для достижения этой цели сотрудники отдела закупок устанавливают отношения с поставщиками, устанавливают руководящие принципы, заключают контракты и устанавливают лимиты на разрешенные типы закупок.

Электронные закупки работают по следующему общему принципу:

Подготовка и размещение заявки:
- Заказчик определяет свои требования к товарам, услугам или работам, которые необходимо закупить.
- Заказчик размещает заявку на электронной платформе, указывая детали закупки, такие как описание товаров/услуг, объемы, сроки поставки, требуемые качественные характеристики и т.д.
Участие поставщиков:
- Поставщики, зарегистрированные на электронной платформе, получают уведомления о новых закупках, соответствующих их профилю.
- Поставщики рассматривают заявку и предоставляют свои предложения через электронную систему. Предложения могут включать цену, сроки поставки, условия оплаты и другие детали.
Оценка и выбор предложений:
- Заказчик оценивает полученные предложения с учетом установленных критериев, таких как цена, качество, сроки выполнения и другие.
- Иногда происходит процесс переговоров между заказчиком и поставщиками для уточнения условий.
Принятие решения и заключение контракта:
- После оценки предложений заказчик выбирает наилучший вариант и заключает контракт с выбранным поставщиком.
Исполнение контракта:
- После заключения контракта происходит исполнение условий, оговоренных в нем. Это включает поставку товаров или оказание услуг в соответствии с согласованными сроками и требованиями.
Мониторинг и оценка:
- В процессе выполнения контракта заказчик осуществляет контроль за его исполнением, а также может проводить оценку эффективности и качества предоставленных товаров или услуг.

Вся эта процедура осуществляется через специализированную электронную платформу, которая обеспечивает безопасность, прозрачность и эффективность всего процесса электронных закупок.

Программное обеспечение для электронных закупок.

Существует множество программных решений для проведения электронных закупок, каждое из которых предлагает свои уникальные функции и возможности.

Электронные закупки . Вот несколько из них:

SAP Ariba: Это одна из ведущих платформ для управления цепочкой поставок и электронных закупок. SAP Ariba предоставляет инструменты для размещения заявок, управления контрактами, взаимодействия с поставщиками и мониторинга выполнения заказов.
Oracle Procurement Cloud: Это облачное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов закупок, включая запросы на предложения, тендеры, управление поставщиками и контрактами.
Coupa: Coupa предлагает платформу для управления расходами и закупок, которая включает в себя функции автоматизации процессов закупок, аналитики расходов, управления поставщиками и другие инструменты.
BravoSolution: Это решение, предназначенное для управления поставщиками и проведения электронных торгов. BravoSolution позволяет заказчикам размещать запросы на предложения, проводить аукционы и управлять контрактами.
JAGGAER: JAGGAER предлагает платформу для управления цепочкой поставок и электронных закупок, включая инструменты для управления поставщиками, закупочных каталогов, аналитики и мониторинга исполнения контрактов.

Эти программные продукты обеспечивают различные функции, начиная от базовых процессов электронных закупок до более сложных систем управления цепочкой поставок. Выбор программного обеспечения зависит от конкретных потребностей и бюджета организации.

Электронные закупки . Цепочка создания стоимости.

Цепочка создания стоимости в электронных закупках включает в себя ряд этапов и процессов, каждый из которых вносит свой вклад в увеличение эффективности и добавление ценности для организации.

Ниже представлена общая цепочка создания стоимости в электронных закупках:

Автоматизация процессов закупок: Электронные платформы для закупок позволяют автоматизировать множество процессов, таких как размещение заявок на товары и услуги, обработка предложений от поставщиков, оценка и выбор лучших предложений. Это сокращает временные затраты и повышает эффективность всего процесса закупок.
Увеличение доступности к поставщикам: Электронные платформы предоставляют возможность быстро и легко связаться с широким кругом потенциальных поставщиков. Это позволяет заказчику получить больше вариантов предложений и выбрать наилучший по соотношению цена-качество.
Повышение прозрачности: Электронные закупки обеспечивают прозрачность процесса, начиная от размещения заявки и до заключения контракта. Заказчики и поставщики имеют доступ к всей необходимой информации о процессе закупок, что способствует уменьшению рисков и предотвращению коррупции.
Улучшение управления данными: Платформы для электронных закупок собирают и анализируют большое количество данных о процессах закупок, предоставляя заказчикам ценные инсайты о расходах, производительности поставщиков, трендах на рынке и т.д. Это помогает оптимизировать закупочные стратегии и принимать более обоснованные решения.
Сокращение затрат и повышение эффективности: В результате автоматизации и оптимизации процессов закупок сокращаются административные издержки, уменьшается количество ошибок и задержек, что в итоге приводит к снижению общих затрат организации на закупки и повышению ее эффективности.

Цель каждого этапа этой цепочки — добавить стоимость и улучшить результативность всего процесса электронных закупок, что в конечном итоге благоприятно сказывается на успехе и конкурентоспособности организации.

В чем преимущества электронных закупок?

Электронные закупки предоставляют ряд преимуществ для организаций, заказчиков и поставщиков. Платформы обеспечивают прозрачность и контроль над процессом закупок, начиная от размещения заявки и до исполнения контракта. Заказчики могут легко отслеживать каждый этап процесса и обеспечивать соблюдение всех установленных правил и процедур.

Электронные закупки позволяют проводить процедуры быстрее и эффективнее, поскольку все этапы, начиная от размещения заявки и до выбора поставщика, выполняются онлайн. Это уменьшает временные задержки и позволяет быстрее реагировать на изменения на рынке. Автоматизация процессов закупок на электронных платформах помогает сократить административные издержки, связанные с ручным ведением документации, обработкой предложений и другими рутинными задачами.

Электронные платформы собирают и хранят большое количество данных о закупках и производительности поставщиков, что облегчает анализ и принятие обоснованных решений. Это помогает оптимизировать закупочные стратегии и выявлять возможности для сокращения расходов. Использование электронных платформ облегчает соблюдение законодательства и стандартов в области госзакупок и закупок в частном секторе, так как все этапы процесса документируются и подлежат проверке.

Электронные закупки. Проблемы.

Хотя электронные закупки имеют множество преимуществ, они также могут сталкиваться с некоторыми проблемами.

Некоторые из наиболее распространенных проблем включают в себя:

Недостаточная квалификация персонала: Использование электронных платформ требует определенного уровня компьютерной грамотности и технических навыков у сотрудников. Недостаток подготовки персонала может привести к ошибкам в процессе закупок или замедлить внедрение электронных систем.
Безопасность данных: Электронные платформы могут стать объектом кибератак или хищений данных. Недостаточные меры безопасности могут привести к утечке конфиденциальной информации или взлому системы, что представляет угрозу как для заказчиков, так и для поставщиков.
Ограниченный доступ к интернету: В ряде регионов доступ к интернету может быть ограничен или недоступен вовсе. Это создает проблемы для участников, которые не могут свободно использовать электронные платформы для закупок.
Монополизация рынка: В некоторых случаях электронные платформы для закупок могут создавать монопольное положение на рынке, ограничивая выбор поставщиков и условий закупок. Это может привести к ограничению конкуренции и недостаточному разнообразию предложений.
Неоднородность технологий: Различные организации могут использовать различные платформы и технологии для электронных закупок. Неоднородность технологий может затруднить совместимость и взаимодействие между системами, что усложняет сотрудничество и обмен информацией между участниками процесса.
Недостаточное доверие к системе: Некоторые участники могут испытывать недоверие к электронным системам закупок из-за возможности манипуляций или несоответствия правилам и стандартам.

Часто задаваемые вопросы. Электронные закупки.

Что такое электронные закупки?
- Электронные закупки — это процесс проведения закупок товаров, услуг или работ с использованием информационно-коммуникационных технологий, в частности, интернета.
Как работают электронные закупки?
- Электронные закупки включают в себя размещение заявок на электронных платформах, получение предложений от поставщиков, оценку предложений, выбор поставщиков и заключение контрактов, все это происходит онлайн.
Какие преимущества имеют электронные закупки?
- Преимущества включают в себя увеличение прозрачности и конкуренции, сокращение времени на закупки, снижение административных издержек, увеличение доступности к поставщикам и улучшение управления данными.
Какие программные решения используются для электронных закупок?
- Существует множество программных решений, таких как SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER и другие, предназначенных для автоматизации процессов электронных закупок.
Какие проблемы могут возникнуть при электронных закупках?
- Проблемы могут включать в себя недостаточную квалификацию персонала, проблемы с безопасностью данных, ограниченный доступ к интернету, монополизацию рынка, неоднородность технологий и недостаточное доверие к системе.
Какие шаги можно предпринять для успешной реализации электронных закупок?
- Это включает в себя обучение персонала, внедрение современных и безопасных программных решений, разработку соответствующих политик и процедур, а также регулярный мониторинг и анализ процессов закупок.