Управление закупками — это процесс, связанный с планированием, организацией и контролем деятельности по закупке необходимых товаров, материалов, услуг или ресурсов для обеспечения эффективной работы организации. Этот процесс включает в себя выбор поставщиков, переговоры об условиях закупок, заключение контрактов, управление поставками и контроль за качеством закупаемых товаров.

Весь процесс также определяет, как эффективно управлять отношениями с различными поставщиками, гарантируя получение услуг высокого уровня. Это один из критических моментов в управлении закупками. Основная суть всего процесса заключается в том, что вы получаете то, за что заплатили.

Работа процесса управления закупками.

Процесс управления закупками включает несколько последовательных этапов, каждый из которых имеет важное значение для обеспечения эффективного снабжения компании необходимыми товарами и услугами.

Управление закупками . Определение потребностей.

Начальный этап процесса, на котором компания определяет, какие товары, материалы или услуги ей нужны. Эти потребности могут быть связаны с производством, операционной деятельностью, проектами или поддержанием инфраструктуры.

Действия. Анализ текущих запасов, определение минимального уровня запасов, оценка сроков выполнения работ или производственных процессов, которые требуют ресурсов.

Выбор стратегии закупок.

Выбор подходящей стратегии для осуществления закупок. Это может зависеть от объёма и частоты закупок, ценовой политики, сезонных колебаний, а также от критичности товаров или услуг для деятельности компании.

Стратегии. Закупка у одного поставщика, тендерные закупки, долгосрочные контракты и т.д.

Управление закупками . Поиск и выбор поставщиков.

Поиск потенциальных поставщиков, которые могут удовлетворить потребности компании. Важными критериями выбора являются качество товаров, надёжность поставщика, цена, сроки доставки и репутация.

Действия: Запрос коммерческих предложений (тендер), оценка поставщиков по заранее установленным критериям, проведение переговоров.

Заключение договора.

После выбора поставщика, проводится переговоры для достижения оптимальных условий сотрудничества, включая цены, сроки поставок, условия оплаты и другие ключевые параметры.

Действия. Составление и подписание договора или контракта на поставку товаров или услуг. Важно предусмотреть в договоре все условия, связанные с качеством, возвратами, санкциями за нарушение сроков поставки и т.д.

Управление закупками . Организация и управление поставками.

После подписания договора организуется процесс доставки товаров или оказания услуг. Важно следить за тем, чтобы поставки были выполнены в сроки, оговоренные в договоре, и в соответствии с качественными требованиями.

Действия. Контроль сроков поставок, координация с логистикой, отслеживание статуса заказов, поддержка связи с поставщиками для решения возникающих вопросов.

Контроль качества и приёмка.

После получения товаров или услуг проводится проверка на соответствие качеству и количеству, указанным в договоре. Важно убедиться, что все товары или услуги соответствуют установленным стандартам.

Действия: Оценка качества продукции, возврат дефектных товаров или предъявление претензий поставщику, проверка документов (накладные, сертификаты).

Управление закупками . Управление запасами и хранение.

Полученные товары должны быть учтены и распределены по складам или переданы в производство. Эффективное управление запасами помогает избежать как дефицита, так и избытка материалов.

Действия. Ведение складского учета, автоматизация складских операций, анализ и оптимизация уровня запасов.

Оплата поставок

После успешного завершения поставок и приемки продукции, происходит обработка счетов и оплата услуг поставщиков в соответствии с условиями договора.

Действия. Проверка счетов, согласование условий оплаты с финансовым отделом, оплата поставщикам.

Управление закупками . Оценка работы поставщиков.

Оценка поставщиков проводится для понимания, насколько их работа соответствует ожиданиям компании. Основные критерии: соблюдение сроков, качество продукции, реакция на запросы компании, гибкость и готовность к сотрудничеству.

Действия. Формирование рейтингов поставщиков, анализ их эффективности, пересмотр договорных условий при необходимости.

Анализ и оптимизация процесса

Завершающим этапом является анализ всей системы управления закупками для выявления слабых мест и возможных улучшений. Цель — оптимизация затрат, повышение качества и улучшение сроков поставок.

Действия: Анализ затрат, реорганизация процесса закупок при необходимости, внедрение новых технологий для автоматизации закупочных процессов.

Преимущества эффективного управления закупками:

  • Снижение затрат: правильный выбор поставщиков и оптимизация закупок позволяет сократить расходы на приобретение материалов и услуг.
  • Улучшение качества продукции: контроль качества поставляемых товаров обеспечивает высокие стандарты производства.
  • Своевременные поставки: гарантированный контроль сроков поставок позволяет избегать сбоев в работе предприятия.
  • Гибкость и адаптация: возможность быстро реагировать на изменения на рынке или внутри компании.

АЗБУКА

Часто задаваемые вопросы. Управление закупками .

Что такое управление закупками?

Управление закупками — это процесс планирования, координации и контроля закупок товаров и услуг, необходимых для функционирования организации. Оно включает выбор поставщиков, заключение договоров, контроль поставок и оценку качества.

Какие основные этапы управления закупками?

Основные этапы управления закупками:

  • Определение потребностей.
  • Поиск и выбор поставщиков.
  • Заключение договоров.
  • Организация поставок.
  • Контроль качества и приёмка товаров.
  • Управление запасами.
  • Оплата поставок.
  • Оценка эффективности поставщиков.

Каковы цели управления закупками?

Основные цели управления закупками:

  • Обеспечение организации необходимыми ресурсами.
  • Снижение затрат на приобретение товаров и услуг.
  • Обеспечение высокого качества поставляемых товаров.
  • Своевременное получение материалов для бесперебойной работы.
  • Управление взаимоотношениями с поставщиками для достижения долгосрочного сотрудничества.

Управление закупками . Как выбрать поставщика ?

При выборе поставщика следует учитывать следующие факторы:

  • Цена и условия оплаты.
  • Качество товаров или услуг.
  • Надежность и репутация поставщика.
  • Сроки поставки.
  • Гибкость поставщика в случае изменений в заказе.
  • Готовность к долгосрочному сотрудничеству.

Что такое тендер в процессе закупок?

Тендер — это процесс, при котором компания объявляет конкурс на закупку определённых товаров или услуг, а поставщики подают свои предложения. Компания выбирает наиболее подходящее предложение на основе цены, качества и других критериев.

Управление закупками . Как проводится оценка работы поставщика?

Оценка поставщиков проводится по ряду критериев, включая:

  • Соблюдение сроков поставок.
  • Качество поставляемых товаров или услуг.
  • Уровень сервиса и готовность к решению проблем.
  • Гибкость при изменениях в заказе.
  • Конкурентоспособность по цене.

Что такое управление запасами в процессе закупок?

Управление запасами включает в себя контроль за наличием необходимого количества материалов на складе. Цель — избегать дефицита (когда материалов не хватает) или избытка (когда материалов слишком много, что может привести к дополнительным затратам на хранение).

Управление закупками . Как автоматизировать  ?

Автоматизация закупок может быть достигнута с помощью использования специализированных программ и систем управления (например, ERP-систем), которые помогают:

  • Отслеживать заказы и поставки.
  • Управлять запасами.
  • Вести учет поставщиков и договоров.
  • Генерировать отчеты о закупках и затратах.

Как избежать задержек в поставках?

Для предотвращения задержек важно:

  • Выбирать надежных поставщиков.
  • Установить чёткие сроки в договорах.
  • Постоянно отслеживать статус поставок.
  • Использовать резервные поставщики в случае непредвиденных ситуаций.
  • Вести постоянную коммуникацию с поставщиками.

Управление закупками . Какие документы необходимы в процессе закупок?

Основные документы, используемые в процессе закупок:

  • Запросы предложений.
  • Коммерческие предложения от поставщиков.
  • Договоры и контракты на поставку.
  • Накладные на доставку.
  • Счета и акты выполненных работ или оказанных услуг.

Как управлять рисками в закупках?

Управление рисками включает:

  • Оценку потенциальных рисков, таких как задержки, повышение цен или сбои в поставках.
  • Разработку планов действий для минимизации рисков (например, работа с несколькими поставщиками, создание резервных запасов).
  • Регулярный мониторинг рынка и поставщиков.

Как снизить затраты на закупки?

Для снижения затрат можно:

  • Проводить тендеры и сравнивать предложения различных поставщиков.
  • Пересматривать существующие контракты на предмет улучшения условий.
  • Вести переговоры о скидках за оптовые закупки.
  • Использовать автоматизированные системы для более эффективного планирования закупок и управления запасами.

Чем отличается закупка у одного поставщика от многоисточниковых закупок?

Закупка у одного поставщика означает, что компания выбирает одного постоянного поставщика для определённых товаров или услуг. Это может снизить административные затраты и улучшить условия сотрудничества, но увеличивает риск зависимости от одного поставщика. Многоисточниковые закупки включают работу с несколькими поставщиками, что позволяет снизить риски, но может увеличить административные сложности.

Книги по управлению закупками.

📘 Средний уровень.

  • “Управление цепями поставок. Стратегия, планирование и практика” — Суннил Чопра, Питер Мидоуз . Не только о закупках, но и об их роли в логистике и бизнес-стратегии.
  • “Закупки. Практическое руководство” — М. Нейман . Много практики и кейсов. Подходит для тех, кто уже работает с закупками.

📘 Продвинутый уровень.

  • “The Procurement and Supply Manager’s Desk Reference” — Fred Sollish, John Semanik. Англоязычная книга, охватывающая стратегическое планирование, SRM, контрактный менеджмент и др.
  • “Category Management in Purchasing” — Jonathan O’Brien. Для тех, кто хочет внедрить категорийное управление закупками.
  • “Purchasing and Supply Chain Management” — Robert M. Monczka et al. Подходит для MBA и специалистов, стремящихся к международному уровню закупок.