Електронните обществени поръчки са процесът на закупуване на стоки, услуги или работи с помощта на информационни и комуникационни технологии, по-специално Интернет. Вместо традиционните процедури на хартиен носител, електронните обществени поръчки използват специализирани електронни платформи или системи, които позволяват на клиентите да публикуват заявки за предложения (заявки за оферти, търгове) и да получават предложения от потенциални доставчици.

Електронните обществени поръчки осигуряват редица предимства, като повишена прозрачност в процеса на обществени поръчки, намалено време за обработка, намалени административни разходи, увеличен достъп до потенциални доставчици и повишена конкуренция, което в крайна сметка може да доведе до по-ниски цени и подобрено качество на закупените стоки и услуги .

Как функционират електронните обществени поръчки?

Електронните обществени поръчки са процес на електронен обмен на договори с доставчици, поръчки за покупка и фактури за закупуване на офис консумативи или всякакви други стоки или услуги. Те използват електронен обмен на данни (EDI) за оптимизиране на процеса на възлагане на бизнес поръчки и осъществяването му по-бързо, по-ефективно и икономично. Електронните обществени поръчки позволяват на компаниите бързо и лесно да поръчват от своите доставчици и да управляват процесите на обществени поръчки онлайн.

На ниво предприятие длъжностно лице или специален отдел определя конкретни правила и политики за закупуване на стоки и услуги, необходими на бизнеса. Целта е да се задоволят нуждите на компанията на възможно най-ниска цена или на най-добрата цена в момента на нуждата. За постигане на тази цел персоналът по закупуване установява взаимоотношения с доставчици, установява насоки, договаря договори и определя ограничения за видовете разрешени покупки.

Електронните обществени поръчки работят съгласно следния общ принцип:

  1. Подготовка и подаване на заявка:
    • Клиентът определя своите изисквания към закупуваните стоки, услуги или работа.
    • Клиентът подава заявка в електронната платформа, като посочва подробности за поръчката, като описание на стоки/услуги, обеми, срокове за доставка, изисквани качествени характеристики и др.
  2. Участие на доставчика:
    • Регистрираните в електронната платформа доставчици получават известия за нови покупки, отговарящи на техния профил.
    • Доставчиците разглеждат заявлението и подават своите предложения чрез електронната система. Офертите могат да включват цена, време за доставка, условия на плащане и други подробности.
  3. Оценка и подбор на предложенията:
    • Клиентът оценява получените предложения по установени критерии като цена, качество, срокове и други.
    • Понякога има процес на преговори между клиента и доставчиците за уточняване на условията.
  4. Вземане на решение и сключване на договор:
    • След оценка на предложенията клиентът избира най-добрия вариант и сключва договор с избрания доставчик.
  5. Изпълнение на договора:
    • След сключването на договора условията, предвидени в него, са изпълнени. Това включва доставка на стоки или предоставяне на услуги в съответствие с договорените срокове и изисквания.
  6. Наблюдение и оценка:

Цялата тази процедура се осъществява чрез специализирана електронна платформа, която гарантира сигурност, прозрачност и ефективност на целия процес на електронни обществени поръчки.

Софтуер за електронни обществени поръчки.

Има много налични софтуерни решения за електронни обществени поръчки, всяко от които предлага свои собствени уникални функции и възможности.

Електронни обществени поръчки. Ето няколко от тях:

  1. SAP Ariba: Това е една от водещите платформи за управление верига за доставки и електронни обществени поръчки. SAP Ariba предоставя Инструменти за подаване на поръчки, управление на договори, взаимодействие с доставчици и наблюдение на изпълнението на поръчките.
  2. Oracle Procurement Cloud: Това е облачен софтуер, предназначен да автоматизира процесите на възлагане на обществени поръчки, включително заявки за предложения, търгове, доставчици и управление на договори.
  3. Coupa: Coupa предлага платформа за управление на разходите и обществени поръчки, която включва автоматизация на процеса на обществени поръчки, анализ на разходите, управление на доставчици и други инструменти.
  4. BravoSolution: Това е решение, предназначено за управление на доставчици и електронни търгове. BravoSolution позволява на клиентите да публикуват заявки за предложения, да провеждат търгове и да управляват договори.
  5. JAGGAER: JAGGAER предлага платформа за управление на веригата за доставки и електронни обществени поръчки, включително инструменти за управление на доставчици, каталози за покупки, анализи и мониторинг на изпълнението на договорите.

Тези софтуерни продукти осигуряват разнообразие от функции, вариращи от основни процеси на електронни обществени поръчки до по-сложни системи за управление на веригата за доставки. Изборът на софтуер зависи от конкретните нужди и бюджет на организацията.

Електронни обществени поръчки. Верига на стойността.

Веригата на стойността на електронните обществени поръчки включва редица етапи и процеси, всеки от които допринася за увеличаване ефективност и добавена стойност за организацията.

По-долу е общата верига на стойността в електронните обществени поръчки:

  1. Автоматизация на процесите на снабдяване: Електронните платформи за обществени поръчки могат да автоматизират много процеси, като пускане на оферти за стоки и услуги, обработка на предложения от доставчици, оценка и избор на най-добрите предложения. Това намалява времето разходи и повишава ефективността целия процес на възлагане на обществени поръчки.
  2. Повишена достъпност до доставчиците: Електронните платформи предоставят възможност за бързо и лесно свързване с широк кръг от потенциални доставчици. Това позволява на клиента да получи повече възможности за оферти и да избере най-доброто съотношение цена-качество.
  3. Повишена прозрачност: Електронните обществени поръчки осигуряват прозрачност в процеса от подаването на оферта до сключването на договор. Клиентите и доставчиците имат достъп до цялата необходима информация за процеса на възлагане на обществени поръчки, което помага за намаляване на рисковете и предотвратяване на корупция.
  4. Подобрено управление на данни: Платформите за електронни обществени поръчки събират и анализират големи количества данни от процесите на обществени поръчки, предоставяйки на клиентите ценна информация за разходите, представянето на доставчиците, пазарните тенденции и др. Това помага за оптимизиране на стратегиите за закупуване и вземане на по-информирани решения.
  5. Намалете разходите и увеличете ефективността: В резултат на автоматизацията и оптимизацията на процесите на снабдяване се намаляват административните разходи, намаляват грешките и забавянията, което в крайна сметка води до намаляване на общите разходи за снабдяване на организацията и повишаване на нейната ефективност.

Целта на всеки етап от тази верига е да добави стойност и подобряване на ефективността на целия електронен процес обществени поръчки, което в крайна сметка има благоприятен ефект върху успеха и конкурентоспособността на организацията.

Какви са ползите от електронните обществени поръчки?

Електронните обществени поръчки предоставят редица предимства за организации, клиенти и доставчици. Платформите осигуряват прозрачност и контрол върху процеса на възлагане на обществени поръчки от подаване на заявка до изпълнение на договора. Клиентите могат лесно да проследят всяка стъпка от процеса и да гарантират спазването на всички установени политики и процедури.

Електронните обществени поръчки ви позволяват да провеждате процедурите по-бързо и по-ефективно, тъй като всички етапи от подаване на заявление до избор на доставчик се извършват онлайн. Това намалява забавянията във времето и ви позволява да реагирате по-бързо на промените на пазара. Автоматизирането на процесите на възлагане на обществени поръчки на електронни платформи помага за намаляване на административните разходи, свързани с ръчна документация, обработка на предложения и други рутинни задачи.

Електронните платформи събират и съхраняват големи количества данни за изпълнението на доставките и доставчиците, улеснявайки анализа и вземането на информирани решения. Това помага за оптимизиране на стратегиите за закупуване и идентифициране на възможности за намаляване на разходите. Използването на електронни платформи улеснява спазването на законодателството и стандартите в областта на обществените поръчки и обществените поръчки в частния сектор, тъй като всички етапи на процеса са документирани и подлежат на проверка.

Електронни обществени поръчки. проблеми.

Въпреки че електронните обществени поръчки имат много предимства, те могат да се сблъскат и с някои предизвикателства.

Някои от най-често срещаните проблеми включват:

  1. Недостатъчна квалификация на персонала: Използването на електронни платформи изисква определено ниво на компютърна грамотност и технически умения на служителите. Липсата на обучение на персонала може да доведе до грешки в процеса на възлагане на обществени поръчки или да забавят приемането на електронен системи
  2. Сигурност на данните: Електронните платформи могат да бъдат обект на кибератаки или кражба на данни. Недостатъчните мерки за сигурност могат да доведат до изтичане на поверителна информация или компрометиране на системата, което представлява заплаха както за клиентите, така и за доставчиците.
  3. Ограничен достъп до интернет: В някои региони достъпът до интернет може да е ограничен или изобщо да не е достъпен. Това създава проблеми за участниците, които не могат да използват свободно електронни платформи за обществени поръчки.
  4. Монополизиране на пазара: В някои случаи електронните платформи за обществени поръчки могат да създадат монополна позиция на пазара, като ограничат избора на доставчици и условията за закупуване. Това може да доведе до ограничена конкуренция и недостатъчно разнообразие от предложения.
  5. Разнородност на технологиите: Различните организации могат да използват различни платформи и технологии за електронни обществени поръчки. Хетерогенността на технологиите може да попречи на оперативната съвместимост и оперативната съвместимост между системите, което затруднява сътрудничеството и споделянето на информация между участниците в процеса.
  6. Липса на доверие в системата: Някои участници може да не се доверяват на системите за електронни обществени поръчки поради възможността манипулация или неспазване на правила и стандарти.

ЧЗВ. Електронни обществени поръчки.

  1. Какво представляват електронните обществени поръчки?

    • Електронните обществени поръчки са процесът на закупуване на стоки, услуги или работи с помощта на информационни и комуникационни технологии, по-специално Интернет.

  2. Как функционират електронните обществени поръчки?

    • Електронните обществени поръчки включват пускане на оферти на електронни платформи, получаване на оферти от доставчици, оценка на оферти, избор на доставчици и договаряне на договори, всичко това се извършва онлайн.

  3. Какви са ползите от електронните обществени поръчки?

    • Ползите включват повишена прозрачност и конкуренция, намалено време за доставка, намалени административни разходи, увеличен достъп до доставчиците и подобрено управление на данни.

  4. Какви софтуерни решения се използват за електронни обществени поръчки?

    • Има много софтуерни решения като SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER и други, предназначени за автоматизиране на процесите на електронни обществени поръчки.

  5. Какви проблеми могат да възникнат при електронните обществени поръчки?

    • Предизвикателствата могат да включват недостатъчна квалификация на персонала, проблеми със сигурността на данните, ограничен достъп до интернет, монополизиране на пазара, технологична хетерогенност и липса на доверие в системата.

  6. Какви стъпки могат да бъдат предприети за успешното прилагане на електронни обществени поръчки?

    • Това включва обучение на персонала, внедряване на модерни и сигурни софтуерни решения, разработване на подходящи политики и процедури, както и редовно наблюдение и анализ на процесите на обществени поръчки.

ABC