Деловое письмо – это эффективное деловое общение, каждому сотруднику важно иметь хорошие навыки делового письма.

Каждому сотруднику необходимо время от времени отправлять электронные письма, разрабатывать бизнес-предложения и писать бизнес-отчеты. Поэтому хорошие навыки делового письма имеют решающее значение наряду с хорошими коммуникативными навыками.

Навыки письменного общения также могут иметь большое значение при подаче заявления на работу. Для некоторых это может быть последним этапом подтверждения своей работы.

Навыки делового письма

Создаете ли вы деловой документ или пишете простую заметку, хорошие навыки делового письма могут иметь большое значение. Это больше, чем просто хорошая структура предложения, профессиональный тон и соблюдение грамматических правил.

Ниже приведены некоторые важные навыки делового письма, над которыми вам следует поработать.

1. Простой язык

Первое правило того, как стать великим бизнес-писателем, — научиться всегда использовать простой язык. Хорошее письмо обычно не включает в себя массу сложных слов.

Создание удобного для чтения контента — это обеспечение его легкости для понимания.

Для этого вы можете использовать общеизвестные короткие слова. В случае, если для сложного слова нет более короткого слова, используйте для его описания короткую фразу.

Кроме того, вы можете сосредоточиться на том, чтобы избегать прилагательных и стараться использовать активный залог.

Эффективное письмо — это когда вы можете легко общаться и быстро и эффективно излагать свою точку зрения.

Поэтому вам также следует стараться избегать скрытых глаголов. Другими словами, если сделать ваше письмо более персонализированным, эта проблема автоматически решится.

Например, вместо того, чтобы говорить: «Мы хотели бы протянуть руку помощи», вы можете сказать: «Мы хотели бы помочь вам».

Последний не только короче и более прямой, но и выглядит более дружелюбным.

Использование такого прямого и понятного языка более эффективно, быстро и действенно. Независимо от того, является ли ваш читатель другим сотрудником или клиентом, всегда лучше упростить текст для вашей аудитории.

2. Способность отличать мнение от фактов

Деловые писатели должны принимать дополнительные меры предосторожности в процессе написания, поскольку большинство деловых писем исключает личное мнение.

Хотя вы не пишете здесь никаких академических работ, вам все равно необходимо убедиться, что факты ясны.

Между тем деловые документы должны быть свободны от личных мнений. Единственное разумное дополнение личного мнения — это когда вы даете рекомендации.

Во всех остальных случаях мнения лучше не добавлять. Однако в некоторых редких случаях вам может потребоваться высказать свое мнение.

В таких случаях вы должны знать разницу между выражением объективного мнения и личным мнением.

В любом случае бизнес-писатели должны уметь отличать мнения от фактов.

Крайне важно поддерживать это во избежание недоразумений. Независимо от того, являются ли ваши читатели внутренними или внешними заинтересованными сторонами, следите за тем, чтобы в вашем письме не было двусмысленности.

Более того, если вы высказываете свою точку зрения на что-то, обязательно четко дайте понять, что это ваше мнение.

3. Деловое письмо . Лаконичность и краткость

Несмотря на ваш стиль письма, вам нужно научиться быть кратким. Любое деловое письмо должно быть кратким и по существу.

Использование краткого языка в основном заключается в удалении любых ненужных слов и фраз, которые не служат прямой цели.

Например, при написании электронного письма вы можете написать: «Я отправляю это письмо, чтобы сообщить вам, что вам нужно отправить свою работу к понедельнику».

Первая часть этого предложения не обязательно должна быть здесь, поскольку очевидно, что вы отправляете электронное письмо.

Вместо этого вам следует написать: «Вам необходимо сдать работу до понедельника».

Однако это чрезвычайно простой пример. Лаконичность и краткость имеют большое значение при написании таких документов, как бизнес-отчеты.

Это потому, что у большинства ваших читателей не будет времени просматривать несколько страниц или абзацев.

Хорошее правило — сделать информацию легкодоступной.

Кроме того, вот несколько вещей, которые вы можете сделать:

  • Всегда сосредотачивайтесь на фактах и ​​информации.
  • Придерживайтесь темы
  • Используйте три слова или меньше в каждом пункте, если только вы что-то не объясняете.
  • Используйте короткие слова и сохраняйте одинаковый выбор слов на протяжении всего
  • Избегайте ненужных наречий и прилагательных
  • Избегайте всякой двусмысленности и всегда стремитесь к ясности.

Делайте предложения короткими и старайтесь ввести наиболее важную информацию в начале или в первом абзаце.

Если есть неуклюжее предложение, разбейте его на несколько и сохраните соответствующие части.

4. Деловое письмо . Поддерживайте цель

Крайне важно убедиться, что каждая форма делового общения служит четкой цели.

Вы должны сосредоточиться на том, чтобы ваше деловое письмо четко определяло его цель. Также лучше всего поддерживать единственную цель для каждого документа.

Например, если вы рассылаете общекорпоративное объявление для сотрудников, убедитесь, что вы ясно дали это понять с самого начала.

Большинство людей могут не пройти через все деловые коммуникации, особенно если они кажутся шаблонными и повторяющимися.

Следовательно, вы можете избежать этого, убедившись, что все документы сразу сообщают о цели.

Именно поэтому большинство статей начинаются с объяснения того, о чем пойдет речь.

Что еще более важно, вы не должны отклоняться от этой цели во время работы над документом. Используйте другие документы, если есть о чем поговорить.

Ваше сообщение должно касаться только одной основной идеи за раз. Поэтому избегайте загроможденного мышления и практикуйте обмен одноцелевыми сообщениями.

5. Знайте, кто ваша аудитория

Хотя это может показаться очевидным, это все же важный навык, особенно если ваше деловое письмо носит скорее внешний, чем внутренний характер.

Хотя вы должны понимать цель вашего письма, также важно знать, кто ваш читатель.

Это помогает ориентировать цель на конкретного человека или аудиторию. Это один и тот же случай, пишете ли вы кому-то электронное письмо или рассылаете сообщение массам.

Более того, знание своей аудитории также означает понимание того, как работает ее разум.

Например, если вы пишете электронное письмо коллегам по работе, вам следует сделать его коротким и неформальным.

Точно так же, если вы отправляете электронное письмо клиенту, вы должны быть формальным, ясным и простым.

Поэтому всегда лучше знать свою аудиторию в деловом мире, потому что это поможет вам удовлетворить ее потребности.

Ваша аудитория может активно влиять на следующие вещи:

  • язык, который вы используете; каждое слово может отличаться при рассмотрении разных аудиторий.
  • Какие инструменты вы используете и в каком качестве.
  • Эффективность того, что вы пишете, с течением времени.
  • Ваш тон разговора — между профессиональным и совершенно непринужденным.
  • Какие важные моменты вы хотите упомянуть.

Кроме того, это также может повлиять на длину вашего письма. Например, если вы пишете бизнес-отчет для высшего руководства, вам следует записать основные моменты на первой странице в виде коротких абзацев.

6. Деловое письмо . Форматирование

Быстрый способ улучшить свои навыки делового письма — развить навыки форматирования. Во время форматирования совершается множество распространенных ошибок, которые могут привести к проблемам с компаундированием.

Ваши усилия по форматированию должны всегда обеспечивать максимальную эффективность. Не начинайте писать, пока не получите четкого представления о том, как следует форматировать документ.

Идея состоит в том, чтобы позволить читателям быстро просмотреть любой документ без каких-либо проблем.

Но это не значит, что вам следует добавлять слишком много элементов форматирования; это может отвлечь ваших читателей.

Это применимо ко всем формам письма, независимо от того, пишете ли вы отчеты, электронные письма или создаете презентацию.

Вот несколько вещей, которые подпадают под форматирование:

  • Использование жирного шрифта, курсива и подчеркивания.
  • Выделение определенных текстовых элементов.
  • Используя разные цвета для разных слов, которые вы хотите раскрасить.
  • Использование пунктов и нумерации.
  • Использование заголовков и подзаголовков.
  • Сохранение структуры предложения и выравнивания текста.

Форматирование должно оставаться одинаковым во всех документах. Например, если вы пишете отчет, то же форматирование должно применяться к основной части и часто задаваемым вопросам (если применимо).

7. Деловое письмо . Корректура, редактирование и доработка

Лучший инструмент проверки грамматики — это вы сами. Этот навык пригодится во всех видах письма.

Это лучший способ стать лучшим писателем, потому что вы активно совершенствуете себя и свое письмо.

Корректура включает в себя проверку того, соответствует ли ваш текст руководству по стилю, формату и другим неприятностям.

Кроме того, он проверяет факты, ссылки и точность вашего контента. Кроме того, это также отличный способ отсеять ненужный пассивный залог.

После этого вы сможете вносить значимые изменения в свой контент. В противном случае нет смысла редактировать его самостоятельно.

Хорошая практика — вернуться к письму через день. Однако это сработает только в том случае, если вы работаете над предложением или отчетом.

Редактирование подразумевает поддержание написанного или его обновление после того, как оно будет готово. Например, вам может потребоваться пересмотреть отчет после того, как вы покажете его своему руководителю.

Во время этих действий постарайтесь проверить наличие опечаток, синтаксических и грамматических ошибок. Сосредоточьтесь на общей читабельности и потоке документа.

Кроме того, вам также следует приобрести инструмент проверки орфографии. Это может облегчить процесс корректуры и редактирования, но сначала постарайтесь отточить свои навыки, а не полагаться на инструменты.

8. Деловое письмо.  Отношение и точка зрения

Знать свою аудиторию – это одно, но также важно понимать, как ваше письмо может на нее повлиять.

В вашем письме есть разные уровни смысла. Вы должны знать обо всех них и о том, какое влияние они могут оказать.

Ниже приведены некоторые вещи, которые влияют на отношение и перспективу вашего письма:

  • Общая структура предложения; например, длинные предложения создают впечатление, что читатель хорошо разбирается.
  • Выбор слов на протяжении всего вашего письма.
  • Все выражения, если таковые имеются, которые вы используете, включая метафоры и примеры.
  • Точки зрения, которые вы разделяете, будь то мнения или рекомендации.

Хорошей практикой является всегда учитывать точку зрения читателя, а не свою.

Отличные идеи обычно приходят в голову, когда вы думаете с точки зрения вашей аудитории. То же самое относится и к публикациям в социальных сетях; они работают только в том случае, если ваша аудитория находит у них отклик.

Поэтому лучший путь вперед — подумать с их точки зрения и соответствующим образом скорректировать свое письмо.

Это также повышает вероятность того, что читатель согласится с вами и сделает то, что вы от него хотите.

Это делает его важным инструментом для использования в вашей организации, особенно если вы находитесь на управленческом уровне.

Подведем итоги

Вышеупомянутые навыки в основном зависят от вашей постоянной практики делового письма. Чем больше вы практикуетесь, тем больше вы автоматически совершенствуете каждый навык.

Кроме того, вам следует приложить усилия к чтению, чтобы стать лучше. Посмотрите, что другие делают по-другому в своих деловых письмах, и учитесь на этом.

Кроме того, вам всегда следует обновлять свои знания по актуальным вещам. Будь то обновление языка или форматов, будьте в курсе событий.

Наконец, постарайтесь выяснить свои сильные и слабые стороны в деловой переписке и соответствующим образом направить свои усилия.

Монолог . Как написать монолог?

Чем занимается сценарист?

Темп письма: быстрый или медленный, примеры и советы по жанрам

Азбука