Бюджетирование снизу вверх – определение, преимущества и недостатки

Бюджетирование снизу вверх (Bottom-Up Budgeting) — это методология разработки бюджета, при которой детализированные планы и оценки создаются на нижних уровнях организации, после чего эти детали агрегируются и утверждаются на более высоких уровнях управления. Этот процесс позволяет более точно учесть потребности и реальные возможности различных подразделений и сотрудников в организации.

Основные черты бюджетирования снизу вверх:

• Участие всех уровней. Все уровни организации, начиная от нижних уровней и заканчивая высшим руководством, участвуют в процессе разработки бюджета. Это включает в себя менеджеров и сотрудников на операционном уровне.
• Детализация планов. Подразделения разрабатывают свои собственные детальные бюджеты, учитывая свои специфические задачи, ресурсы и потребности.
• Отчетность и обоснование. Подразделения предоставляют отчеты и обоснования своих бюджетных запросов, что позволяет руководству более глубоко понять мотивацию и ожидания каждого подразделения.
• Агрегация и утверждение. Данные от подразделений агрегируются и рассматриваются на более высоких уровнях управления. Затем бюджет утверждается, и общий план становится основой для финансового планирования и контроля.

Преимущества бюджетирования снизу вверх включают более точную оценку ресурсов, участие сотрудников в процессе принятия решений и улучшенную ответственность за результаты на всех уровнях организации. Однако этот метод также может требовать больше времени и ресурсов для сбора, агрегации и анализа информации.

Что такое бюджетирование снизу вверх?

Бюджетирование снизу вверх определяется как процесс составления бюджета, который начинается с бюджета отдела нижнего уровня и движется вверх к самому верхнему уровню организации, чтобы составить окончательный бюджет всей компании.

При восходящем подходе общий бюджет определяется на основе прогнозов затрат, расходов, заработной платы сотрудников или заработной платы сотрудников, административных расходов и т. Д. Каждого отдела на следующий финансовый период. В общем, бюджетирование снизу вверх подразумевает, что бюджет организации осуществляется снизу вверх.

Процесс начинается снизу, а затем постепенно продвигается

вверх по организационным уровням. Хотя бюджеты для конкретного отдела составляются и представляются руководителями отделов, они будут реализованы только после одобрения высшего руководства. Поскольку этот подход учитывает потребности сотрудников и политику компании, компания может расти дальше.

Все отделы должны работать вместе в этом методе. Таким образом, важно обеспечить бесперебойную работу восходящего подхода. Ключевым моментом является понимание видения и миссии организации всеми сотрудниками.

Процесс корпоративного бюджетирования снизу вверх.

Метод снизу вверх гарантирует выделение достаточного количества денег каждому отделу.

Нижнее руководство каждого отдела составляет свой собственный бюджет в соответствии с запланированными проектами , сметной стоимостью отдельных компонентов, закупками оборудования, канцелярских принадлежностей и бюджетом предыдущего года.
При составлении бюджета снизу вверх сотрудники могут сосредоточиться на том, что для них важно. Это также помогает отделам планировать свои проекты на следующий финансовый год.

1. Определите различные подразделения компании. Бюджетирование.

Подход «снизу вверх» начинается с нижних уровней иерархии компании. Первым шагом является разделение компании на отделы. Идентификация каждого отдела упрощает получение сметы бюджета по отделам.

Сотрудники каждого отдела могут составить список проектов на предстоящий год. После этого руководитель отдела может легко составить контрольный список затрат для каждого проекта. Отделения также могут включать свои административные расходы в контрольный список.

Иногда бюджет отдела может быть огромным, составляя значительную часть бюджета компании. Этот отдел можно разделить на подразделения для беспрепятственного процесса оценки.

2. Поощряйте каждое ведомство составить список расходов.

Имея подготовленный список проектов и смету затрат, руководители отделов могут составить прогноз затрат. Все затраты отдела суммируются и представляются в виде сметы затрат отдела.

Финансовый отдел возлагает на руководителей отделов ответственность за включение возможных и необходимых расходов. Таким образом, бюджетная смета является точной, а бюджетные расходы – скрупулезными.

3. Сложите расходы по каждому отделу. Бюджетирование.

Общий бюджет компании получается путем сложения бюджетных смет всех отделов. Руководителям отделов дается возможность составить бюджет своего отдела.

Общий бюджет не является окончательной оценкой компании. Перед окончательным составлением бюджета компании высшее руководство анализирует все прогнозы отделов.

4. Изучите бюджеты каждого отдела.

Хотя необходимо выполнять требования каждого отдела, высшее руководство также должно учитывать ежегодные бюджетные ассигнования. Смета бюджета должна соответствовать целям и задачам компании.

Высшее руководство рассматривает бюджетную смету каждого отдела. В нем рассматриваются вопросы очень низких или завышенных бюджетных смет департаментов. Любые неудовлетворительные оценки обсуждаются с руководителями соответствующих отделов для внесения необходимых изменений.

5. Завершите подготовку бюджетной сметы. Бюджетирование.

Как только высшее руководство удовлетворяется сметой бюджета, оно рекомендует ее финансовому отделу. Прибыли и убытки компании анализируются на долгосрочную перспективу.

Финансовый отдел утверждает бюджетную смету и устанавливает общий бюджет компании. Затем он распределяет средства между различными отделами.

Процесс составления бюджета сверху вниз против процесса составления бюджета снизу вверх

Выбирая, использовать ли метод составления бюджета сверху вниз или снизу вверх, компании должны понимать различия между ними и то, как они сочетаются друг с другом. Это элементы более крупного процесса планирования, известного как планирование сверху вниз и снизу вверх.

Выбор метода составления бюджета на основе теоретических результатов является обычным делом, но он может не дать оптимальных результатов при использовании на практике. Бюджетирование снизу вверх иногда называют более продвинутой версией бюджетирования сверху вниз. Это не так, и это две разные дисциплины составления бюджета.

Департаменты должны составлять бюджеты в рамках позиции высшего руководства в нисходящем бюджете. Департаменты составляют свои бюджетные сметы и отправляют их высшему руководству по восходящему бюджету.

Подход к бюджетированию сверху вниз обычно быстрее. Тем не менее, это может привести к тому, что отделы будут изо всех сил стараться оставаться в пределах своих бюджетных сумм, потому что руководство может не знать обо всех связанных расходах. Нисходящее бюджетирование также имеет меньше преимуществ, связанных с моральным духом.

Эти два основных способа являются наиболее широко используемыми методами составления бюджета. С одной стороны, нисходящий бюджет экономит время, но ставит под угрозу полное понимание требований каждого отдела. В результате некоторые отделы могут оказаться неспособными эффективно функционировать в пределах, установленных высшим руководством.

С другой стороны, восходящий бюджет побуждает сотрудников брать на себя ответственность за процесс и использовать их опыт в отделах, которыми они управляют. Однако результаты работы отделов не всегда могут соответствовать общим целям организации.

Преимущества восходящего бюджетирования.

1. Точность.

Бюджетирование снизу вверх обычно имеет то преимущество, что оно достаточно точное, поскольку каждый отдел организации осведомлен о своих расходах и ресурсах.

Суммирование бюджетных оценок от каждого отдела может привести к точным бюджетам компании в целом.

2. Мотивация. Бюджетирование.

Сотрудники, отвечающие за составление бюджетов, обычно работают усерднее, чем другие, для достижения целей компании.

Поскольку на них возлагается финансовая ответственность, они обретают чувство собственности.

Это повышает мораль и надежность сотрудников. В конце концов, они надолго остаются в компании.

3. Ведомственные потребности.

Высшее руководство может не иметь детального представления о каждой программе и не может решить, куда распределить ресурсы. Подход снизу вверх помогает согласоваться с потребностями отдела для достижения своих целей.

Поскольку сотрудники каждого отдела готовят бюджетные сметы, требования в отчете сметы четко прописаны.

4. Прозрачность. Бюджетирование.

Затраты и ресурсы отдела представлены максимально наглядно. К оценке бюджета привлекаются сотрудники каждого отдела.

Распределение средств и расходы, производимые отделом, известны каждому сотруднику отдела. Прозрачность помогает завоевать доверие сотрудников к компании.

Недостатки восходящего бюджета

1. Отсутствие координации.

Отсутствует координация между департаментами, когда они составляют свои бюджеты, не думая о других департаментах. Это также может привести к дублированию бюджетных оценок.

2. Отклонение от цели организации. Бюджетирование.

Бюджет, созданный сотрудником с наименьшим опытом, может отклоняться от цели организации. И состояния компании не принесет.

3. Превышение бюджета.

Существует высокая вероятность того, что если один отдел превысит бюджет. Добавление дополнительных средств может повлиять на другой отдел. Каждому отделу должны быть предоставлены равные возможности для роста в компании.

4. Длительный срок.

Интеграция всех наборов меньших бюджетов для формирования единого бюджета для всей компании обычно занимает больше времени. Тщательный анализ и реализация бюджетной сметы – процесс трудоемкий.

Советы по реализации для метода снизу вверх. Бюджетирование.

Ниже приведены некоторые предложения по внедрению восходящего бюджета в вашем бизнесе. Воспользуйтесь этими советами, прежде чем выбирать бюджетную смету, полученную этим методом. Это может оказаться замечательной стратегией для вашей организации.

1. Имейте четкие цели.

Определение целей помогает установить ограничения для любого процесса. То же самое и с бюджетированием снизу вверх. В целевых расходах и расходы по каждому менеджеру отдела должны быть разумными. Хотя эта стратегия ориентирована исключительно на потребности отдела, вы также должны учитывать финансовые ограничения компании.

2. Поддерживайте структурную организацию.

Функции и требования различаются для разных отделов компании. Соответствующая бюджетная смета составляется с учетом особенностей конкретного отдела.

Точно так же факторы, которые следует учитывать при оценке бюджета одного отдела, не должны пересекаться с любым другим отделом. Это приведет к дублированию бюджета или упущению каких-либо важных деталей.

3. Обратите внимание на детали. Бюджетирование.

Руководители отделов несут ответственность за тщательное рассмотрение всех средств и расходов отдела. Их работа – вести список бюджета с прогнозируемыми расходами на финансовый год.

Хотя это требует много времени, это эффективный способ не упустить из виду расходы, понесенные отделом. Это повышает ответственность и мораль сотрудников.

Заключение!

Успех бизнеса зависит от долгосрочного видения и миссии бизнеса. Составление сметы бюджета не гарантирует роста бизнеса. Бюджетная смета должна согласовываться и работать вместе с целями компании.

Несмотря на то, что восходящий подход удовлетворяет потребности сотрудников, он также должен приносить прибыль организации. Поскольку завышение бюджета может произойти легко, внимательно изучите список бюджета каждого отдела.

Сотрудники должны соблюдать крайний срок составления бюджета. Напомните сотрудникам, что они должны основывать свои оценки на своих догадках и не добавлять лишних долларов на заполнение. Убедитесь, что ресурсы распределяются разумно и таким образом, чтобы у каждого было то, что им нужно для достижения ваших общих бизнес-планов и целей.

Часто задаваемые вопросы. Бюджетирование снизу вверх .

1. Что такое бюджетирование снизу вверх?

Бюджетирование снизу вверх — это процесс составления бюджета, при котором инициатива идет от сотрудников и отделов нижних уровней организации вверх к руководству. Этот метод позволяет учитывать мнение и потребности тех, кто непосредственно вовлечен в выполнение задач, что может повысить точность и реалистичность бюджета.

2. В чем преимущества бюджетирования снизу вверх?

• Точность. Сотрудники, непосредственно вовлеченные в работу, могут предоставить более точные оценки затрат и потребностей.
• Участие и мотивация. Вовлечение сотрудников в процесс бюджетирования повышает их мотивацию и ответственность за достижение финансовых целей.
• Реалистичность. Бюджеты, созданные таким образом, лучше отражают реальные потребности и возможности подразделений.
• Информированность. Руководство получает более детальную информацию о потребностях и проблемах на местах.

3. Какие недостатки имеет бюджетирование снизу вверх?

• Временные затраты. Процесс может занять больше времени из-за необходимости согласования и консолидации данных с различных уровней.
• Конфликты интересов. Сотрудники могут завышать свои потребности или занижать доходы, чтобы получить больше ресурсов.
• Координация. Требуется хорошая координация и коммуникация между уровнями организации.

4. Какой процесс бюджетирования снизу вверх?

1. Сбор данных. Каждое подразделение или отдел собирает данные о своих потребностях, расходах и доходах.
2. Подготовка предварительных бюджетов. Отделы готовят свои предварительные бюджеты на основе собранных данных.
3. Консолидация. Предварительные бюджеты от всех подразделений передаются в финансовый отдел для консолидации.
4. Анализ и корректировка. Финансовый отдел и руководство анализируют предложенные бюджеты, вносят необходимые корректировки и согласования.
5. Утверждение. Окончательный бюджет утверждается руководством и доводится до всех подразделений.

5. Какие инструменты и методы используются для бюджетирования снизу вверх?

• Электронные таблицы. Excel и аналогичные программы для сбора и анализа данных.
• Программное обеспечение для управления бюджетом. Специальные программы для автоматизации процесса.
• Совещания и обсуждения. Регулярные встречи для обсуждения предложений и внесения корректировок.
• Исторические данные. Использование данных предыдущих периодов для прогнозирования будущих затрат и доходов.

6. Как избежать недостатков при бюджетировании снизу вверх?

• Четкие инструкции. Предоставьте сотрудникам четкие инструкции и критерии для составления бюджетов.
• Обучение. Обучите сотрудников методам бюджетирования и финансового анализа.
• Проверка и контроль. Введите систему проверки и контроля для выявления завышенных или заниженных оценок.
• Коммуникация. Обеспечьте хорошую коммуникацию между уровнями организации для координации процесса.

7. Какие компании используют бюджетирование снизу вверх?

Многие компании разных отраслей, особенно те, которые ценят участие сотрудников в управлении и принятии решений, используют бюджетирование снизу вверх. Этот метод часто применяется в компаниях с децентрализованной структурой и высокой степенью автономии подразделений.

8. Какую роль играет руководство в бюджетировании снизу вверх?

Руководство играет ключевую роль в координации и контроле процесса. Оно должно обеспечивать соблюдение общих целей и стратегий компании, анализировать и корректировать предложенные бюджеты, а также утверждать окончательный вариант бюджета.

9. Каковы ключевые факторы успеха бюджетирования снизу вверх?

• Участие сотрудников. Вовлечение сотрудников на всех уровнях организации.
• Коммуникация. Эффективная коммуникация между подразделениями и уровнями управления.
• Поддержка руководства. Активная поддержка и участие руководства в процессе.
• Прозрачность. Четкие и прозрачные критерии и процедуры составления бюджета.
• Анализ и контроль. Постоянный анализ и контроль выполнения бюджета.

10. В каких ситуациях лучше использовать бюджетирование снизу вверх?

• Сложные организации. В компаниях с множеством подразделений и сложной структурой.
• Инновационные компании. В компаниях, где ценится участие сотрудников в принятии решений.
• Децентрализованные структуры.  В компаниях с высокой степенью автономии подразделений.