La contractació electrònica és el procés d'adquisició de béns, serveis o obres mitjançant les tecnologies de la informació i la comunicació, en particular Internet. En lloc dels tràmits tradicionals en paper, la contractació electrònica utilitza plataformes o sistemes electrònics especialitzats que permeten als clients publicar sol·licituds de propostes (sol·licituds de pressupost, licitacions) i rebre propostes de possibles proveïdors.

La contractació electrònica ofereix una sèrie d'avantatges, com ara una major transparència en el procés de contractació, reducció del temps de processament, reducció de costos administratius, major accés a possibles proveïdors i augment de la competència, que en última instància pot conduir a preus més baixos i a una millora de la qualitat dels béns i serveis adquirits. .

Com funciona la contractació electrònica?

La contractació electrònica és el procés d'intercanvi electrònic de contractes de proveïdors, ordres de compra i factures per a la compra de material d'oficina o qualsevol altre bé o servei. Utilitzen l'intercanvi electrònic de dades (EDI) per optimitzar el procés de contractació empresarial i fer-ho realitat més ràpid, eficient i econòmic. La compra electrònica permet a les empreses fer comandes als seus proveïdors de manera ràpida i senzilla i gestionar els processos de compra en línia.

A nivell empresarial, un departament oficial o especial estableix regles i polítiques específiques per a la compra de béns i serveis necessaris per l'empresa. L'objectiu és cobrir les necessitats de l'empresa al preu més baix possible o al millor preu en el moment de la necessitat. Per aconseguir aquest objectiu, el personal de compres estableix relacions amb proveïdors, estableix pautes, negocia contractes i estableix límits als tipus de compres permeses.

La contractació electrònica funciona segons el principi general següent:

  1. Preparació i col·locació de la sol·licitud:
    • El client determina les seves necessitats de béns, serveis o treballs a comprar.
    • El client col·loca una aplicació a la plataforma electrònica, indicant detalls de contractació, com ara descripció de béns/serveis, volums, terminis de lliurament, característiques de qualitat requerides, etc.
  2. Participació del proveïdor:
    • Els proveïdors registrats a la plataforma electrònica reben notificacions de noves compres que coincideixen amb el seu perfil.
    • Els proveïdors revisen la sol·licitud i presenten les seves propostes a través del sistema electrònic. Les ofertes poden incloure preu, termini de lliurament, condicions de pagament i altres detalls.
  3. Avaluació i selecció de propostes:
    • El client valora les propostes rebudes tenint en compte criteris establerts, com ara el preu, la qualitat, els terminis i altres.
    • De vegades hi ha un procés de negociacions entre el client i els proveïdors per aclarir els termes.
  4. Prendre una decisió i celebrar un contracte:
    • Després de valorar les propostes, el client selecciona la millor opció i celebra un contracte amb el proveïdor seleccionat.
  5. Execució del contracte:
    • Després de la celebració del contracte, es compleixen les condicions estipulades en el mateix. Això inclou el lliurament de béns o la prestació de serveis d'acord amb els terminis i requisits acordats.
  6. Seguiment i avaluació:

Tot aquest tràmit es realitza mitjançant una plataforma electrònica especialitzada, que garanteix la seguretat, la transparència i l'eficiència de tot el procés de contractació electrònica.

Programari electrònic de contractació.

Hi ha moltes solucions de programari de contractació electrònica disponibles, cadascuna amb les seves pròpies característiques i capacitats úniques.

Contractació electrònica. Aquests són alguns d'ells:

  1. SAP Ariba: És una de les plataformes líders per gestió cadena de subministrament i contractació electrònica. SAP Ariba ofereix eines per fer comandes, gestionar contractes, interactuar amb proveïdors i supervisar el compliment de comandes.
  2. Oracle Procurement Cloud: És un programari basat en núvol dissenyat per automatitzar els processos d'adquisició que inclouen sol·licituds de propostes, licitacions, gestió de proveïdors i contractes.
  3. Coupa: Coupa ofereix una plataforma de gestió i adquisició de despeses que inclou l'automatització del procés d'adquisició, l'anàlisi de despeses, la gestió de proveïdors i altres eines.
  4. BravoSolution: Aquesta és una solució dissenyada per a la gestió de proveïdors i la licitació electrònica. BravoSolution permet als clients publicar sol·licituds de propostes, fer subhastes i gestionar contractes.
  5. JAGGAER: JAGGAER ofereix una plataforma per a la gestió de la cadena de subministrament i la compra electrònica, que inclou eines per a la gestió de proveïdors, catàlegs de compres, anàlisi i seguiment de l'execució dels contractes.

Aquests productes de programari ofereixen una varietat de funcions, que van des dels processos bàsics de compra electrònica fins a sistemes de gestió de la cadena de subministrament més complexos. L'elecció del programari depèn de les necessitats específiques i del pressupost de l'organització.

Contractació electrònica. Cadena de valor.

La cadena de valor de contractació electrònica inclou una sèrie d'etapes i processos, cadascun dels quals contribueix a augmentar eficiència i valor afegit per a l'organització.

A continuació es mostra la cadena de valor general de la contractació electrònica:

  1. Automatització dels processos de contractació: Les plataformes electròniques de contractació poden automatitzar molts processos, com ara fer ofertes de béns i serveis, processar propostes de proveïdors, avaluar i seleccionar les millors propostes. Això redueix el temps costos i augmenta l'eficiència tot el procés de contractació.
  2. Augment de l'accessibilitat als proveïdors: Les plataformes electròniques ofereixen la possibilitat de connectar-se ràpidament i fàcilment amb una àmplia gamma de proveïdors potencials. Això permet al client obtenir més opcions d'ofertes i triar la millor relació qualitat-preu.
  3. Augment de la transparència: La contractació electrònica proporciona transparència en el procés, des de la presentació d'una oferta fins a la conclusió d'un contracte. Els clients i proveïdors tenen accés a tota la informació necessària sobre el procés de contractació, la qual cosa ajuda a reduir els riscos i prevenir la corrupció.
  4. Gestió de dades millorada: Les plataformes de contractació electrònica recullen i analitzen grans quantitats de dades dels processos d'adquisició, proporcionant als clients informació valuosa sobre els costos, el rendiment dels proveïdors, les tendències del mercat i molt més. Això ajuda a optimitzar les estratègies de compra i prendre decisions més informades.
  5. Reduir costos i augmentar l'eficiència: Com a resultat de l'automatització i l'optimització dels processos d'adquisició, es redueixen els costos administratius, es redueixen els errors i els retards, la qual cosa comporta, en definitiva, una reducció dels costos globals de compra de l'organització i un augment de la seva eficiència.

La finalitat de cada etapa d'aquesta cadena és aportar valor i millorar l'eficiència de tot el procés electrònic contractació, que en última instància té un efecte beneficiós sobre l'èxit i la competitivitat de l'organització.

Quins són els avantatges de la contractació electrònica?

La contractació electrònica ofereix una sèrie d'avantatges per a organitzacions, clients i proveïdors. Les plataformes proporcionen transparència i control sobre el procés de contractació, des de la presentació d'una sol·licitud fins a l'execució del contracte. Els clients poden seguir fàcilment cada pas del procés i assegurar el compliment de totes les polítiques i procediments establerts.

La contractació electrònica permet realitzar tràmits de manera més ràpida i eficient, ja que totes les fases, des de la presentació de la sol·licitud fins a la selecció d'un proveïdor, es realitzen en línia. Això redueix els retards i us permet respondre més ràpidament als canvis del mercat. L'automatització dels processos de contractació en plataformes electròniques ajuda a reduir els costos administratius associats a la documentació manual, el processament de propostes i altres tasques rutinàries.

Les plataformes electròniques recullen i emmagatzemen grans quantitats de dades sobre compres i rendiment dels proveïdors, facilitant l'anàlisi i la presa de decisions informades. Això ajuda a optimitzar les estratègies de compra i identificar oportunitats per reduir costos. L'ús de plataformes electròniques facilita el compliment de la legislació i les normes en matèria de contractació pública i contractació al sector privat, ja que totes les fases del procés estan documentades i sotmeses a verificació.

Contractació electrònica. Problemes.

Tot i que la contractació electrònica té molts avantatges, també pot afrontar alguns reptes.

Alguns dels problemes més comuns inclouen:

  1. Capacitació insuficient del personal: L'ús de plataformes electròniques requereix un cert nivell d'alfabetització informàtica i habilitats tècniques entre els empleats. La manca de formació del personal pot provocar errors en el procés de contractació o alentir l'adopció de l'electrònica sistemes
  2. Seguretat de dades: Les plataformes electròniques poden estar objecte d'atacs cibernètics o robatori de dades. Les mesures de seguretat insuficients poden provocar una fuga d'informació confidencial o un compromís del sistema, cosa que suposa una amenaça tant per als clients com per als proveïdors.
  3. Accés limitat a Internet: En algunes regions, l'accés a Internet pot ser limitat o no estar disponible en absolut. Això crea problemes per als participants que no poden utilitzar lliurement les plataformes de contractació electrònica.
  4. monopolització del mercat: En alguns casos, les plataformes de compra electrònica poden crear una posició de monopoli al mercat limitant l'elecció de proveïdors i les condicions de compra. Això pot provocar una competència limitada i una varietat insuficient d'ofertes.
  5. Heterogeneïtat de tecnologies: diferents organitzacions poden utilitzar diferents plataformes i tecnologies per a la contractació electrònica. L'heterogeneïtat de les tecnologies pot dificultar la interoperabilitat i la interoperabilitat entre sistemes, dificultant la col·laboració i l'intercanvi d'informació entre els participants del procés.
  6. Falta de confiança en el sistema: Alguns participants poden desconfiar dels sistemes de contractació electrònica a causa de la possibilitat manipulació o incompliment de normes i estàndards.

Preguntes freqüents. Contractació electrònica.

  1. Què és la contractació electrònica?

    • La contractació electrònica és el procés d'adquisició de béns, serveis o obres mitjançant les tecnologies de la informació i la comunicació, en particular Internet.

  2. Com funciona la contractació electrònica?

    • La contractació electrònica consisteix a presentar ofertes en plataformes electròniques, rebre ofertes de proveïdors, avaluar ofertes, seleccionar proveïdors i negociar contractes, tot això en línia.

  3. Quins són els avantatges de la contractació electrònica?

    • Els avantatges inclouen una major transparència i competència, reducció del temps d'adquisició, reducció de costos administratius, major accessibilitat als proveïdors i millora de la gestió de les dades.

  4. Quines solucions de programari s'utilitzen per a la contractació electrònica?

    • Hi ha moltes solucions de programari com SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER i altres dissenyades per automatitzar els processos de compra electrònica.

  5. Quins problemes poden sorgir amb la contractació electrònica?

    • Els reptes poden incloure una qualificació insuficient del personal, problemes de seguretat de dades, accés limitat a Internet, monopolització del mercat, heterogeneïtat tecnològica i falta de confiança en el sistema.

  6. Quins passos es poden prendre per implementar amb èxit la contractació electrònica?

    • Això inclou la formació del personal, la implementació de solucions de programari modernes i segures, el desenvolupament de polítiques i procediments adequats, així com el seguiment i l'anàlisi periòdics dels processos de contractació.

ABC