Forretningsskrivning er effektiv forretningskommunikation, det er vigtigt for enhver medarbejder at have gode forretningsskrivefærdigheder.

Hver medarbejder skal fra tid til anden sende e-mails, udvikle forretningsforslag og skrive forretningsrapporter. Derfor er gode forretningsmæssige skrivefærdigheder afgørende sammen med gode kommunikationsevner.

Skriftlige kommunikationsevner kan også gøre en stor forskel, når du søger job. For nogle kan dette være det sidste skridt i at validere deres arbejde.

Forretnings skrivefærdigheder

Uanset om du opretter et forretningsdokument eller skriver en simpel note, gode færdigheder forretningsbreve kan nå langt. Det er mere end bare god sætningsstruktur, professionel tone og ordentlig grammatik.

Nedenfor er nogle vigtige forretningsskrivefærdigheder, som du bør arbejde med.

1. Simpelt sprog

Den første regel for at blive en stor forretningsskribent er at lære at altid bruge et simpelt sprog. God skrivning indeholder normalt ikke et væld af komplicerede ord.

At skabe letlæseligt indhold handler om at gøre det let at forstå.

For at gøre dette kan du bruge almindeligt kendte korte ord. Hvis der ikke er et kortere ord for et komplekst ord, skal du bruge en kort sætning til at beskrive det.

Derudover kan du fokusere på at undgå adjektiver og forsøge at bruge den aktive stemme.

Effektiv skrivning er, når du nemt kan kommunikere og udtrykke dit budskab hurtigt og effektivt. synspunkt.

Derfor bør du også forsøge at undgå skjulte verber. Med andre ord vil det automatisk løse dette problem at gøre din e-mail mere personlig.

For eksempel, i stedet for at sige: "Vi vil gerne give en hånd med", kan du sige: "Vi vil gerne hjælpe dig."

Sidstnævnte er ikke kun kortere og mere direkte, men ser også venligere ud.

At bruge et så direkte og klart sprog er mere effektivt, hurtigt og effektivt. Om din læser er anderledes medarbejder eller klient, er det altid bedre at forenkle teksten for dit publikum.

2. Evnen til at skelne mening fra fakta

Forretningsskribenter skal tage ekstra forholdsregler under skriveprocessen, fordi de fleste forretningsskrivninger udelukker personlige meninger.

Selvom du ikke skriver nogen akademiske artikler her, skal du stadig sikre dig, at fakta er klare.

I mellemtiden bør forretningsdokumenter være fri for personlige meninger. Den eneste rimelige tilføjelse til den personlige mening er, når du kommer med anbefalinger.

I alle andre tilfælde er det bedre ikke at tilføje meninger. Men i nogle sjældne tilfælde kan det være nødvendigt at sige din mening.

I sådanne tilfælde bør du kende forskel på at udtrykke en objektiv mening og en personlig mening.

Under alle omstændigheder skal erhvervsskribenter være i stand til at skelne meninger fra fakta.

Det er ekstremt vigtigt at fastholde dette for at undgå misforståelser. Uanset om dine læsere er interne eller eksterne interessenter, så sørg for, at din skrivning er fri for tvetydighed.

Desuden, hvis du udtrykker dit synspunkt om noget, skal du sørge for at gøre det klart, at dette er din mening.

3. Forretningsbrev. Korthed og korthed

Uanset din skrivestil, skal du lære at være kortfattet. Ethvert forretningsbrev skal være kort og præcist.

At bruge kortfattet sprog handler dybest set om at fjerne alle unødvendige ord og sætninger, der ikke tjener et direkte formål.

For eksempel når man skriver e-mail du kan skrive: "Jeg sender denne e-mail for at fortælle dig, at du skal indsende dit arbejde senest på mandag."

Den første del af denne sætning behøver ikke at være her, da det er tydeligt, at du sender en e-mail.

I stedet skal du skrive: "Du skal aflevere dit arbejde senest mandag."

Dette er dog et ekstremt simpelt eksempel. Kortfattethed og korthed er af stor betydning, når du skriver dokumenter såsom forretningsrapporter.

Dette skyldes, at de fleste af dine læsere ikke vil have tid til at skimme gennem flere sider eller afsnit.

En god tommelfingerregel er at gøre informationen let tilgængelig.

Derudover er her et par ting, du kan gøre:

  • Fokuser altid på fakta og information.
  • Hold dig til emnet
  • Brug tre ord eller færre i hvert afsnit, medmindre du forklarer noget.
  • Brug korte ord og hold det samme ordvalg hele vejen igennem
  • Undgå unødvendige adverbier og adjektiver
  • Undgå al tvetydighed og stræb altid efter klarhed.

Hold dine sætninger korte og prøv at introducere de vigtigste oplysninger i begyndelsen eller i første afsnit.

Hvis der er en akavet sætning, så del den op i flere og gem de relevante dele.

4. Forretningsbrev. Fasthold målet

Det er afgørende at sikre, at enhver form for forretningskommunikation tjener et klart formål.

Du bør fokusere på at sikre, at dit forretningsbrev klart definerer formålet. Det er også bedst at opretholde et enkelt formål for hvert dokument.

Hvis du for eksempel sender en meddelelse til medarbejderne i hele virksomheden, skal du sørge for at gøre dette klart fra begyndelsen.

De fleste mennesker kommer måske ikke igennem al deres forretningskommunikation, især hvis de virker formelle og gentagne.

Derfor kan du undgå dette ved at sørge for, at alle dokumenter kommunikerer formålet med det samme.

Det er derfor, de fleste artikler begynder med en forklaring på, hvad der vil blive diskuteret.

Endnu vigtigere bør du ikke afvige fra dette mål, mens du arbejder på dokumentet. Brug andre dokumenter, hvis der er noget at tale om.

Dit budskab bør kun omhandle én hovedidé ad gangen. Så undgå rodet tænkning og praktiser beskeder til en enkelt formål.

5. Ved, hvem dit publikum er

Selvom dette kan virke indlysende, er det stadig en vigtig færdighed, især hvis din virksomhedsskrivning er mere ekstern end intern.

Selvom du skal forstå formålet med dit brev, er det også vigtigt at vide, hvem din læser er.

Dette hjælper med at målrette målet til en bestemt person eller målgruppe. Dette er det samme, uanset om du skriver en e-mail til nogen eller sender en besked til masserne.

Desuden betyder det at kende dit publikum også at forstå, hvordan deres sind fungerer.

Hvis du for eksempel skriver en e-mail til arbejdskolleger, bør du holde den kort og uformel.

Ligeledes, hvis du sender en e-mail til en klient, skal du være formel, klar og enkel.

Derfor er det altid bedre at kende dit publikum i erhvervslivet, fordi det vil hjælpe dig med at imødekomme deres behov.

Dit publikum kan aktivt påvirke følgende ting:

  • det sprog du bruger; hvert ord kan være forskelligt, når man overvejer forskellige målgrupper.
  • Hvilke værktøjer bruger du og i hvilken kapacitet.
  • Effektiviteten af ​​det du skriver over tid.
  • Din omgangstone er et sted mellem professionel og helt afslappet.
  • Hvad er de vigtige punkter, du vil nævne?

Derudover kan det også påvirke længden af ​​dit brev. Hvis du for eksempel skriver en forretningsrapport til den øverste ledelse, vil du du bør skrive hovedpunkterne ned på første side i form af korte afsnit.

6. Forretningsbrev. Formatering

Hurtig måde forbedre dine færdigheder virksomhedsskrivning - udvikle formateringsfærdigheder. Der er mange almindelige fejl under formatering, der kan føre til sammensætningsproblemer.

Dine formateringsbestræbelser bør altid sikre maksimal effektivitet. Begynd ikke at skrive, før du har en klar idé om, hvordan dokumentet skal formateres.

Ideen er at give læserne mulighed for hurtigt at se ethvert dokument uden besvær.

Men det betyder ikke, at du skal tilføje for mange formateringselementer; det kan distrahere dine læsere.

Dette gælder alle former for skrivning, uanset om du skriver rapporter, e-mails eller laver en præsentation.

Her er et par ting, der falder ind under formatering:

  • Brug fed, kursiv og understregning.
  • Fremhæv specifikke tekstelementer.
  • Brug forskellige farver til de forskellige ord, du vil farvelægge.
  • Brug af afsnit og nummerering.
  • Brug af overskrifter og underoverskrifter.
  • Vedligeholder sætningsstruktur og tekstjustering.

Formateringen skal forblive den samme på tværs af alle dokumenter. Hvis du f.eks. skriver en rapport, skal den samme formatering anvendes på brødteksten og ofte stillede spørgsmål (hvis relevant).

7. Forretningsbrev. Korrekturlæsning, redigering og revision

Bedste værktøj grammatikkontrol - det er dig. Denne færdighed er nyttig i alle typer skrivning.

Dette er den bedste måde at blive en bedre forfatter på, fordi du aktivt forbedrer dig selv og dit forfatterskab.

Korrekturlæsning involverer at kontrollere, om din skrivning følger stilretningslinjer, format og andre irritationsmomenter.

Derudover tjekker den fakta, links og nøjagtigheden af ​​dit indhold. Derudover er dette også en fantastisk måde at luge unødvendig passiv stemme fra.

Du kan derefter foretage meningsfulde ændringer af dit indhold. Ellers nytter det ikke noget at redigere det selv.

En god praksis er at vende tilbage til at skrive hver anden dag. Dette vil dog kun virke, hvis du arbejder på et forslag eller en rapport.

Redigering indebærer at vedligeholde det der er skrevet eller at opdatere det efter det er færdigt. Det kan for eksempel være nødvendigt at revidere en rapport, efter du har vist den til din leder.

Under disse trin skal du prøve at tjekke for tastefejl, syntaks og grammatiske fejl. Fokuser på dokumentets overordnede læsbarhed og flow.

Derudover bør du også købe et stavekontrolværktøj. Dette kan gøre korrektur- og redigeringsprocessen nemmere, men prøv først at finpudse dine færdigheder i stedet for at stole på værktøjer.

8. Forretningsbrev. Attitude og synspunkt

At kende dit publikum er én ting, men det er også vigtigt at forstå, hvordan din skrivning kan påvirke dem.

Der er forskellige niveauer af betydning i dit forfatterskab. Du bør være opmærksom på dem alle og den indflydelse, de kan have.

Nedenfor er nogle ting, der påvirker holdningen og perspektivet i din skrivning:

  • Generel sætningsstruktur; for eksempel giver lange sætninger indtryk af, at læseren er vidende.
  • Ordvalg gennem hele dit forfatterskab.
  • Alle udtryk, hvis nogen, som du bruger, inklusive metaforer og eksempler.
  • Synspunkter du deler, uanset om det er meninger eller anbefalinger.

Det er god praksis altid at overveje læserens synspunkt, ikke dit eget.

Gode ​​ideer dukker normalt op, når du tænker fra dit publikums perspektiv. Det samme gælder for opslag på sociale medier; de virker kun, hvis de giver genklang hos dit publikum.

Så den bedste vej frem er at tænke fra deres perspektiv og justere din skrivning i overensstemmelse hermed.

Det gør det også mere sandsynligt, at din læser vil være enig med dig og gøre, hvad du vil have, de skal gøre.

Dette gør det vigtigt værktøj til brug i din organisation, især hvis du er på ledelsesniveau.

Opsummere

De ovennævnte færdigheder afhænger hovedsageligt af din konsekvente forretningsskrivningspraksis. Jo mere du øver dig, jo mere vil du automatisk forbedre hver færdighed.

Du bør også gøre en indsats for at læse for at blive et bedre menneske. Se, hvad andre gør anderledes i deres virksomhedsskrivning, og lær af det.

Du bør også altid opdatere din viden om aktuelle ting. Uanset om det er sprog- eller formatopdateringer, så hold dig opdateret.

Prøv endelig at finde ud af dine styrker og svagheder i forretningsskrivning og målret din indsats i overensstemmelse hermed.

Monolog. Hvordan skriver man en monolog?

Hvad laver en manuskriptforfatter?

Skrivetempo: hurtigt eller langsomt, eksempler og tips til genrer

ABC