Οι ηλεκτρονικές προμήθειες είναι η διαδικασία αγοράς αγαθών, υπηρεσιών ή έργων με χρήση τεχνολογιών πληροφοριών και επικοινωνιών, ιδίως του Διαδικτύου. Αντί των παραδοσιακών διαδικασιών που βασίζονται σε έντυπα, οι ηλεκτρονικές προμήθειες χρησιμοποιεί εξειδικευμένες ηλεκτρονικές πλατφόρμες ή συστήματα που επιτρέπουν στους πελάτες να δημοσιεύουν αιτήματα για προτάσεις (αιτήματα για προσφορές, προσφορές) και να λαμβάνουν προτάσεις από πιθανούς προμηθευτές.

Οι ηλεκτρονικές δημόσιες συμβάσεις παρέχουν ορισμένα οφέλη, όπως αυξημένη διαφάνεια στη διαδικασία προμήθειας, μειωμένο χρόνο διεκπεραίωσης, μειωμένο διοικητικό κόστος, αυξημένη πρόσβαση σε πιθανούς προμηθευτές και αυξημένο ανταγωνισμό, που μπορεί τελικά να οδηγήσει σε χαμηλότερες τιμές και βελτιωμένη ποιότητα των αγοραζόμενων αγαθών και υπηρεσιών .

Πώς λειτουργούν οι ηλεκτρονικές προμήθειες;

Οι ηλεκτρονικές προμήθειες είναι η διαδικασία ηλεκτρονικής ανταλλαγής συμβολαίων προμηθευτών, εντολών αγοράς και τιμολογίων για την αγορά ειδών γραφείου ή οποιωνδήποτε άλλων αγαθών ή υπηρεσιών. Χρησιμοποιούν ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (EDI) για τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας προμήθειας των επιχειρήσεων και την πραγματοποίησή της πιο γρήγορα, πιο αποτελεσματικά και οικονομικά. Οι ηλεκτρονικές προμήθειες επιτρέπουν στις εταιρείες να παραγγέλνουν γρήγορα και εύκολα από τους προμηθευτές τους και να διαχειρίζονται διαδικτυακές διαδικασίες προμηθειών.

Σε επίπεδο επιχείρησης, ένα επίσημο ή ειδικό τμήμα ορίζει συγκεκριμένους κανόνες και πολιτικές για την αγορά αγαθών και υπηρεσιών που χρειάζεται η επιχείρηση. Στόχος είναι η κάλυψη των αναγκών της εταιρείας στη χαμηλότερη δυνατή τιμή ή στην καλύτερη τιμή τη στιγμή της ανάγκης. Για να επιτευχθεί αυτός ο στόχος, το αγοραστικό προσωπικό δημιουργεί σχέσεις με προμηθευτές, καθορίζει κατευθυντήριες γραμμές, διαπραγματεύεται συμβόλαια και θέτει όρια στους τύπους αγορών που επιτρέπονται.

Η ηλεκτρονική προμήθεια λειτουργεί σύμφωνα με την ακόλουθη γενική αρχή:

  1. Προετοιμασία και τοποθέτηση αίτησης:
    • Ο πελάτης καθορίζει τις απαιτήσεις του για αγαθά, υπηρεσίες ή εργασία που πρόκειται να αγοραστεί.
    • Ο πελάτης τοποθετεί μια εφαρμογή στην ηλεκτρονική πλατφόρμα, υποδεικνύοντας λεπτομέρειες προμήθειας, όπως περιγραφή αγαθών/υπηρεσιών, όγκους, χρόνους παράδοσης, απαιτούμενα ποιοτικά χαρακτηριστικά κ.λπ.
  2. Συμμετοχή προμηθευτή:
    • Οι προμηθευτές που είναι εγγεγραμμένοι στην ηλεκτρονική πλατφόρμα λαμβάνουν ειδοποιήσεις για νέες αγορές που ταιριάζουν με το προφίλ τους.
    • Οι προμηθευτές εξετάζουν την αίτηση και υποβάλλουν τις προτάσεις τους μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος. Οι προσφορές μπορεί να περιλαμβάνουν τιμή, χρόνο παράδοσης, όρους πληρωμής και άλλες λεπτομέρειες.
  3. Αξιολόγηση και επιλογή προτάσεων:
    • Ο πελάτης αξιολογεί τις προτάσεις που λαμβάνει λαμβάνοντας υπόψη καθιερωμένα κριτήρια, όπως τιμή, ποιότητα, προθεσμίες και άλλα.
    • Μερικές φορές υπάρχει μια διαδικασία διαπραγματεύσεων μεταξύ του πελάτη και των προμηθευτών για την αποσαφήνιση των όρων.
  4. Λήψη απόφασης και σύναψη σύμβασης:
    • Μετά την αξιολόγηση των προτάσεων, ο πελάτης επιλέγει την καλύτερη επιλογή και συνάπτει σύμβαση με τον επιλεγμένο προμηθευτή.
  5. Εκτέλεση της σύμβασης:
    • Μετά τη σύναψη της σύμβασης πληρούνται οι προϋποθέσεις που προβλέπονται σε αυτήν. Αυτό περιλαμβάνει την παράδοση αγαθών ή την παροχή υπηρεσιών σύμφωνα με συμφωνημένες προθεσμίες και απαιτήσεις.
  6. Ελεγχος και αξιολόγηση:

Όλη αυτή η διαδικασία πραγματοποιείται μέσω μιας εξειδικευμένης ηλεκτρονικής πλατφόρμας, η οποία διασφαλίζει την ασφάλεια, τη διαφάνεια και την αποτελεσματικότητα της όλης διαδικασίας ηλεκτρονικών προμηθειών.

Λογισμικό ηλεκτρονικών προμηθειών.

Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες λύσεις λογισμικού ηλεκτρονικών προμηθειών, καθεμία από τις οποίες προσφέρει τις δικές της μοναδικές δυνατότητες και δυνατότητες.

Ηλεκτρονικές προμήθειες. Εδώ είναι μερικά από αυτά:

  1. SAP Ariba: Είναι μια από τις κορυφαίες πλατφόρμες για Διαχείριση εφοδιαστική αλυσίδα και ηλεκτρονικές προμήθειες. Η SAP Ariba παρέχει Εργαλεία για την τοποθέτηση παραγγελιών, τη διαχείριση συμβάσεων, την αλληλεπίδραση με τους προμηθευτές και την παρακολούθηση της εκπλήρωσης των παραγγελιών.
  2. Oracle Procurement Cloud: Είναι ένα λογισμικό που βασίζεται σε σύννεφο σχεδιασμένο για να αυτοματοποιεί τις διαδικασίες προμηθειών, συμπεριλαμβανομένων αιτημάτων για προτάσεις, διαγωνισμούς, διαχείριση προμηθευτών και συμβάσεων.
  3. Coupa: Η Coupa προσφέρει μια πλατφόρμα διαχείρισης δαπανών και προμηθειών που περιλαμβάνει αυτοματοποίηση διαδικασίας προμηθειών, αναλυτικά στοιχεία δαπανών, διαχείριση προμηθευτών και άλλα εργαλεία.
  4. BravoSolution: Αυτή είναι μια λύση σχεδιασμένη για διαχείριση προμηθευτών και ηλεκτρονική υποβολή προσφορών. Το BravoSolution επιτρέπει στους πελάτες να δημοσιεύουν αιτήματα για προτάσεις, να διεξάγουν δημοπρασίες και να διαχειρίζονται συμβόλαια.
  5. ΤΖΑΓΚΑΕΡ: Η JAGGAER προσφέρει μια πλατφόρμα για τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας και τις ηλεκτρονικές προμήθειες, συμπεριλαμβανομένων εργαλείων για διαχείριση προμηθευτών, καταλόγους αγορών, αναλυτικά στοιχεία και παρακολούθηση της απόδοσης των συμβολαίων.

Αυτά τα προϊόντα λογισμικού παρέχουν μια ποικιλία λειτουργιών, που κυμαίνονται από βασικές διαδικασίες ηλεκτρονικών προμηθειών έως πιο σύνθετα συστήματα διαχείρισης της αλυσίδας εφοδιασμού. Η επιλογή του λογισμικού εξαρτάται από τις συγκεκριμένες ανάγκες και τον προϋπολογισμό του οργανισμού.

Ηλεκτρονικές προμήθειες. Αλυσίδα αξίας.

Η αλυσίδα αξίας των ηλεκτρονικών προμηθειών περιλαμβάνει μια σειρά από στάδια και διαδικασίες, καθένα από τα οποία συμβάλλει στην αύξηση αποδοτικότητα και προστιθέμενη αξία για την οργάνωση.

Ακολουθεί η γενική αλυσίδα αξίας στις ηλεκτρονικές προμήθειες:

  1. Αυτοματοποίηση διαδικασιών προμηθειών: Οι ηλεκτρονικές πλατφόρμες προμηθειών μπορούν να αυτοματοποιήσουν πολλές διαδικασίες, όπως την υποβολή προσφορών για αγαθά και υπηρεσίες, την επεξεργασία προτάσεων από προμηθευτές, την αξιολόγηση και την επιλογή των καλύτερων προτάσεων. Αυτό μειώνει τον χρόνο κόστος και αυξάνει την αποτελεσματικότητα όλη τη διαδικασία προμήθειας.
  2. Αυξημένη προσβασιμότητα στους προμηθευτές: Οι ηλεκτρονικές πλατφόρμες παρέχουν τη δυνατότητα γρήγορης και εύκολης σύνδεσης με ένα ευρύ φάσμα πιθανών προμηθευτών. Αυτό επιτρέπει στον πελάτη να έχει περισσότερες επιλογές για προσφορές και να επιλέξει την καλύτερη αναλογία τιμής-ποιότητας.
  3. Αυξημένη διαφάνεια: Η ηλεκτρονική προμήθεια παρέχει διαφάνεια στη διαδικασία, από την υποβολή προσφοράς έως τη σύναψη σύμβασης. Οι πελάτες και οι προμηθευτές έχουν πρόσβαση σε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία προμήθειας, η οποία συμβάλλει στη μείωση των κινδύνων και στην πρόληψη της διαφθοράς.
  4. Βελτιωμένη διαχείριση δεδομένων: Οι πλατφόρμες ηλεκτρονικών προμηθειών συλλέγουν και αναλύουν μεγάλο όγκο δεδομένων από διαδικασίες προμηθειών, παρέχοντας στους πελάτες πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με το κόστος, την απόδοση των προμηθευτών, τις τάσεις της αγοράς και πολλά άλλα. Αυτό βοηθά στη βελτιστοποίηση των στρατηγικών αγορών και στη λήψη πιο ενημερωμένων αποφάσεων.
  5. Μειώστε το κόστος και αυξήστε την αποτελεσματικότητα: Ως αποτέλεσμα της αυτοματοποίησης και βελτιστοποίησης των διαδικασιών προμηθειών, μειώνονται τα διοικητικά κόστη, μειώνονται τα λάθη και οι καθυστερήσεις, γεγονός που οδηγεί τελικά σε μείωση του συνολικού κόστους προμηθειών του οργανισμού και αύξηση της αποτελεσματικότητάς του.

Ο σκοπός κάθε σταδίου αυτής της αλυσίδας είναι να προσθέσει αξία και βελτίωση της αποτελεσματικότητας ολόκληρης της ηλεκτρονικής διαδικασίας προμήθεια, η οποία τελικά έχει ευεργετική επίδραση στην επιτυχία και την ανταγωνιστικότητα του οργανισμού.

Ποια είναι τα οφέλη των ηλεκτρονικών προμηθειών;

Οι ηλεκτρονικές προμήθειες παρέχουν μια σειρά από οφέλη για οργανισμούς, πελάτες και προμηθευτές. Οι πλατφόρμες παρέχουν διαφάνεια και έλεγχο στη διαδικασία προμήθειας, από την υποβολή αίτησης έως την εκτέλεση της σύμβασης. Οι πελάτες μπορούν εύκολα να παρακολουθούν κάθε βήμα της διαδικασίας και να διασφαλίζουν τη συμμόρφωση με όλες τις καθιερωμένες πολιτικές και διαδικασίες.

Οι ηλεκτρονικές προμήθειες σάς επιτρέπουν να πραγματοποιείτε τις διαδικασίες πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά, αφού όλα τα στάδια, από την υποβολή αίτησης έως την επιλογή προμηθευτή, ολοκληρώνονται ηλεκτρονικά. Αυτό μειώνει τις χρονικές καθυστερήσεις και σας επιτρέπει να ανταποκρίνεστε πιο γρήγορα στις αλλαγές στην αγορά. Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών προμηθειών σε ηλεκτρονικές πλατφόρμες συμβάλλει στη μείωση του διοικητικού κόστους που σχετίζεται με τη μη αυτόματη τεκμηρίωση, την επεξεργασία προτάσεων και άλλες συνήθεις εργασίες.

Οι ηλεκτρονικές πλατφόρμες συλλέγουν και αποθηκεύουν μεγάλο όγκο δεδομένων σχετικά με τις προμήθειες και τις επιδόσεις των προμηθευτών, διευκολύνοντας την ανάλυση και τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων. Αυτό βοηθά στη βελτιστοποίηση των στρατηγικών αγορών και στον εντοπισμό ευκαιριών για τη μείωση του κόστους. Η χρήση ηλεκτρονικών πλατφορμών διευκολύνει τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία και τα πρότυπα στον τομέα των δημοσίων συμβάσεων και προμηθειών στον ιδιωτικό τομέα, καθώς όλα τα στάδια της διαδικασίας είναι τεκμηριωμένα και υπόκεινται σε επαλήθευση.

Ηλεκτρονικές προμήθειες. Προβλήματα.

Αν και οι ηλεκτρονικές προμήθειες έχουν πολλά οφέλη, μπορεί επίσης να αντιμετωπίσουν ορισμένες προκλήσεις.

Μερικά από τα πιο κοινά προβλήματα περιλαμβάνουν:

  1. Ανεπαρκή προσόντα προσωπικού: Η χρήση ηλεκτρονικών πλατφορμών απαιτεί ένα ορισμένο επίπεδο παιδείας υπολογιστών και τεχνικών δεξιοτήτων μεταξύ των εργαζομένων. Η έλλειψη εκπαίδευσης του προσωπικού μπορεί να οδηγήσει σε λάθη στη διαδικασία προμήθειας ή επιβράδυνση της υιοθέτησης των ηλεκτρονικών συστήματα.
  2. Ασφάλεια δεδομένων: Οι ηλεκτρονικές πλατφόρμες ενδέχεται να υπόκεινται σε κυβερνοεπιθέσεις ή κλοπή δεδομένων. Τα ανεπαρκή μέτρα ασφαλείας μπορεί να οδηγήσουν σε διαρροή εμπιστευτικών πληροφοριών ή σε παραβίαση του συστήματος, θέτοντας απειλή τόσο για τους πελάτες όσο και για τους προμηθευτές.
  3. Περιορισμένη πρόσβαση στο Διαδίκτυο: Σε ορισμένες περιοχές, η πρόσβαση στο Διαδίκτυο μπορεί να είναι περιορισμένη ή να μην είναι καθόλου διαθέσιμη. Αυτό δημιουργεί προβλήματα στους συμμετέχοντες που δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν ελεύθερα τις ηλεκτρονικές πλατφόρμες προμηθειών.
  4. Μονοπώληση της αγοράς: Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι ηλεκτρονικές πλατφόρμες προμηθειών μπορούν να δημιουργήσουν μονοπωλιακή θέση στην αγορά περιορίζοντας την επιλογή προμηθευτών και τις συνθήκες αγοράς. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε περιορισμένο ανταγωνισμό και ανεπαρκή ποικιλία προσφορών.
  5. Ετερογένεια τεχνολογιών: Διαφορετικοί οργανισμοί ενδέχεται να χρησιμοποιούν διαφορετικές πλατφόρμες και τεχνολογίες για ηλεκτρονικές προμήθειες. Η ετερογένεια των τεχνολογιών μπορεί να εμποδίσει τη διαλειτουργικότητα και τη διαλειτουργικότητα μεταξύ των συστημάτων, καθιστώντας δύσκολη τη συνεργασία και την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των συμμετεχόντων στη διαδικασία.
  6. Έλλειψη εμπιστοσύνης στο σύστημα: Ορισμένοι συμμετέχοντες ενδέχεται να έχουν δυσπιστία στα συστήματα ηλεκτρονικών προμηθειών λόγω της πιθανότητας χειρισμός ή μη συμμόρφωση με κανόνες και πρότυπα.

FAQ. Ηλεκτρονικές προμήθειες.

  1. Τι είναι οι ηλεκτρονικές προμήθειες;

    • Οι ηλεκτρονικές προμήθειες είναι η διαδικασία αγοράς αγαθών, υπηρεσιών ή έργων με χρήση τεχνολογιών πληροφοριών και επικοινωνιών, ιδίως του Διαδικτύου.

  2. Πώς λειτουργούν οι ηλεκτρονικές προμήθειες;

    • Οι ηλεκτρονικές προμήθειες περιλαμβάνουν την υποβολή προσφορών σε ηλεκτρονικές πλατφόρμες, τη λήψη προσφορών από προμηθευτές, την αξιολόγηση των προσφορών, την επιλογή προμηθευτών και τη διαπραγμάτευση συμβάσεων, όλα γίνονται ηλεκτρονικά.

  3. Ποια είναι τα οφέλη των ηλεκτρονικών προμηθειών;

    • Τα οφέλη περιλαμβάνουν αυξημένη διαφάνεια και ανταγωνισμό, μειωμένο χρόνο προμήθειας, μειωμένο διοικητικό κόστος, αυξημένη προσβασιμότητα στους προμηθευτές και βελτιωμένη διαχείριση δεδομένων.

  4. Ποιες λύσεις λογισμικού χρησιμοποιούνται για τις ηλεκτρονικές προμήθειες;

    • Υπάρχουν πολλές λύσεις λογισμικού όπως SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER και άλλες σχεδιασμένες να αυτοματοποιούν τις διαδικασίες ηλεκτρονικών προμηθειών.

  5. Ποια προβλήματα μπορεί να προκύψουν με τις ηλεκτρονικές προμήθειες;

    • Οι προκλήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν ανεπαρκή προσόντα προσωπικού, ζητήματα ασφάλειας δεδομένων, περιορισμένη πρόσβαση στο Διαδίκτυο, μονοπώληση της αγοράς, τεχνολογική ετερογένεια και έλλειψη εμπιστοσύνης στο σύστημα.

  6. Ποια βήματα μπορούν να ληφθούν για την επιτυχή εφαρμογή των ηλεκτρονικών προμηθειών;

    • Αυτό περιλαμβάνει εκπαίδευση του προσωπικού, εφαρμογή σύγχρονων και ασφαλών λύσεων λογισμικού, ανάπτυξη κατάλληλων πολιτικών και διαδικασιών, καθώς και τακτική παρακολούθηση και ανάλυση των διαδικασιών προμηθειών.

αλφάβητο