Sähköinen hankinta on prosessi, jossa tavaroita, palveluita tai töitä ostetaan tieto- ja viestintäteknologian, erityisesti Internetin, avulla. Perinteisten paperipohjaisten menettelyjen sijaan sähköisessä hankinnassa käytetään erikoistuneita sähköisiä alustoja tai järjestelmiä, joiden avulla asiakkaat voivat lähettää tarjouspyynnöt (tarjouspyynnöt, tarjoukset) ja vastaanottaa ehdotuksia mahdollisilta toimittajilta.

Sähköiset hankinnat tarjoavat useita etuja, kuten lisääntyneen hankintaprosessin avoimuuden, lyhentyneen käsittelyajan, pienemmät hallinnolliset kustannukset, paremman pääsyn mahdollisiin toimittajiin ja lisääntyneeseen kilpailuun, mikä voi viime kädessä johtaa hintojen laskuun ja ostettujen tavaroiden ja palvelujen laadun paranemiseen. .

Miten sähköinen hankinta toimii?

Sähköinen hankinta on prosessi, jossa vaihdetaan sähköisesti toimittajasopimuksia, ostotilauksia ja laskuja toimistotarvikkeiden tai muiden tavaroiden tai palvelujen ostosta. He käyttävät elektronista tiedonvaihtoa (EDI) optimoida yrityshankintaprosessi ja toteuttaa se nopeampi, tehokkaampi ja taloudellisempi. Sähköisen hankinnan avulla yritykset voivat nopeasti ja helposti tilata tavarantoimittajiltaan ja hallita hankintaprosesseja verkossa.

Yritystasolla virkamies tai erityinen osasto asettaa erityiset säännöt ja käytännöt yrityksen tarvitsemien tavaroiden ja palveluiden ostamiselle. Tavoitteena on vastata yrityksen tarpeisiin alimmalla mahdollisella hinnalla tai parhaalla hinnalla tarpeessa. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi ostohenkilöstö luo suhteita tavarantoimittajiin, laatii ohjeita, neuvottelee sopimuksia ja asettaa rajoituksia sallituille ostotyypeille.

Sähköinen hankinta toimii seuraavan yleisperiaatteen mukaisesti:

  1. Hakemuksen valmistelu ja sijoittaminen:
    • Asiakas määrittelee vaatimuksensa ostettaville tavaroille, palveluille tai työlle.
    • Asiakas sijoittaa sähköiselle alustalle sovelluksen, josta käy ilmi hankinnan tiedot, kuten tavaran/palvelun kuvaukset, volyymit, toimitusajat, vaaditut laatuominaisuudet jne.
  2. Toimittajan osallistuminen:
    • Sähköiselle alustalle rekisteröityneet toimittajat saavat ilmoituksia profiiliaan vastaavista uusista ostoksista.
    • Toimittajat tarkistavat hakemuksen ja jättävät ehdotuksensa sähköisen järjestelmän kautta. Tarjoukset voivat sisältää hinnan, toimitusajan, maksuehdot ja muita yksityiskohtia.
  3. Ehdotusten arviointi ja valinta:
    • Asiakas arvioi saamansa ehdotukset ottaen huomioon vahvistetut kriteerit, kuten hinta, laatu, määräajat ja muut.
    • Joskus asiakkaan ja tavarantoimittajien välillä käydään neuvotteluja ehtojen selventämiseksi.
  4. Päätöksen tekeminen ja sopimuksen tekeminen:
    • Arvioituaan ehdotukset asiakas valitsee parhaan vaihtoehdon ja tekee sopimuksen valitun toimittajan kanssa.
  5. Sopimuksen toteuttaminen:
    • Sopimuksen tekemisen jälkeen siinä määrätyt ehdot täyttyvät. Tämä sisältää tavaroiden toimituksen tai palvelujen toimittamisen sovittujen määräaikojen ja vaatimusten mukaisesti.
  6. Valvonta ja arviointi:

Tämä koko menettely suoritetaan erikoistuneen sähköisen alustan kautta, joka varmistaa koko sähköisen hankintaprosessin turvallisuuden, läpinäkyvyyden ja tehokkuuden.

Sähköinen hankintaohjelmisto.

Saatavilla on monia sähköisen hankinnan ohjelmistoratkaisuja, joista jokaisella on omat ainutlaatuiset ominaisuudet ja ominaisuudet.

Sähköiset hankinnat. Tässä on muutamia niistä:

  1. SAP Ariba: Se on yksi johtavista alustoista Johto toimitusketju ja sähköiset hankinnat. SAP Ariba tarjoaa Työkalut tilausten tekemiseen, sopimusten hallintaan, vuorovaikutukseen toimittajien kanssa ja tilausten toteutumisen seurantaan.
  2. Oracle Procurement Cloud: Se on pilvipohjainen ohjelmisto, joka on suunniteltu automatisoimaan hankintaprosesseja, mukaan lukien ehdotuspyynnöt, tarjouspyynnöt, toimittajien ja sopimusten hallinta.
  3. coupe: Coupa tarjoaa kulujen hallinta- ja hankintaalustan, joka sisältää hankintaprosessien automatisoinnin, kulutusanalytiikan, toimittajien hallinnan ja muita työkaluja.
  4. BravoSolution: Tämä on toimittajien hallintaan ja sähköiseen tarjouskilpailuun suunniteltu ratkaisu. BravoSolutionin avulla asiakkaat voivat lähettää ehdotuspyyntöjä, järjestää huutokauppoja ja hallita sopimuksia.
  5. JAGGAER: JAGGAER tarjoaa alustan toimitusketjun hallintaan ja sähköisiin hankintoihin, mukaan lukien työkalut toimittajien hallintaan, ostoluetteloiden, analytiikan ja sopimusten suorituskyvyn seurantaan.

Nämä ohjelmistotuotteet tarjoavat erilaisia ​​toimintoja sähköisistä perushankintaprosesseista monimutkaisempiin toimitusketjun hallintajärjestelmiin. Ohjelmiston valinta riippuu organisaation erityistarpeista ja budjetista.

Sähköiset hankinnat. Arvoketjun.

Sähköisen hankinnan arvoketju sisältää useita vaiheita ja prosesseja, joista jokainen lisää osaltaan tehokkuutta ja lisäarvoa organisaatiota varten.

Alla on sähköisten hankintojen yleinen arvoketju:

  1. Hankintaprosessien automatisointi: Sähköiset hankintajärjestelmät voivat automatisoida monia prosesseja, kuten tavaroiden ja palveluiden tarjousten tekemisen, tavarantoimittajien ehdotusten käsittelyn, parhaiden ehdotusten arvioinnin ja valinnan. Tämä vähentää aikaa kustannuksia ja lisää tehokkuutta koko hankintaprosessin.
  2. Parempi saavutettavuus toimittajien kanssa: Elektroniset alustat tarjoavat mahdollisuuden muodostaa nopeasti ja helposti yhteyden monenlaisiin mahdollisiin toimittajiin. Näin asiakas voi saada enemmän vaihtoehtoja tarjouksiin ja valita parhaan hinta-laatusuhteen.
  3. Lisääntynyt läpinäkyvyys: Sähköiset hankinnat tuovat läpinäkyvyyttä prosessiin tarjouksen jättämisestä sopimuksen tekemiseen. Asiakkailla ja toimittajilla on käytettävissään kaikki tarvittavat tiedot hankintaprosessista, mikä auttaa vähentämään riskejä ja ehkäisemään korruptiota.
  4. Parannettu tiedonhallinta: Sähköiset hankinnat keräävät ja analysoivat suuria määriä tietoa hankintaprosesseista ja tarjoavat asiakkaille arvokasta tietoa kustannuksista, toimittajien suorituskyvystä, markkinatrendeistä ja muusta. Tämä auttaa optimoimaan ostostrategioita ja tekemään tietoisempia päätöksiä.
  5. Vähennä kustannuksia ja lisää tehokkuutta: Hankintaprosessien automatisoinnin ja optimoinnin ansiosta hallinnolliset kustannukset vähenevät, virheet ja viiveet vähenevät, mikä johtaa viime kädessä organisaation kokonaishankintakustannusten pienenemiseen ja tehokkuuden lisääntymiseen.

Tämän ketjun jokaisen vaiheen tarkoituksena on tuoda lisäarvoa ja parantaa koko sähköisen prosessin tehokkuutta hankintaan, millä on viime kädessä myönteinen vaikutus organisaation menestykseen ja kilpailukykyyn.

Mitä hyötyä sähköisestä hankinnasta on?

Sähköinen hankinta tarjoaa useita etuja organisaatioille, asiakkaille ja tavarantoimittajille. Alustat tarjoavat läpinäkyvyyttä ja hallintaa hankintaprosessissa hakemuksen jättämisestä sopimuksen toteuttamiseen. Asiakkaat voivat helposti seurata prosessin jokaista vaihetta ja varmistaa kaikkien vahvistettujen käytäntöjen ja menettelyjen noudattamisen.

Sähköisen hankinnan avulla voit suorittaa menettelyt nopeammin ja tehokkaammin, koska kaikki vaiheet hakemuksen jättämisestä toimittajan valintaan suoritetaan verkossa. Tämä vähentää viiveitä ja mahdollistaa nopeamman reagoinnin markkinoiden muutoksiin. Hankintaprosessien automatisointi sähköisillä alustoilla auttaa vähentämään manuaaliseen dokumentointiin, ehdotusten käsittelyyn ja muihin rutiinitehtäviin liittyviä hallintokuluja.

Sähköiset alustat keräävät ja tallentavat suuria määriä tietoa hankinnoista ja toimittajien suorituskyvystä, mikä helpottaa analysointia ja tietoon perustuvaa päätöksentekoa. Tämä auttaa optimoimaan ostostrategioita ja tunnistamaan mahdollisuuksia vähentää kustannuksia. Sähköisten alustojen käyttö helpottaa lainsäädännön ja standardien noudattamista julkisten hankintojen ja yksityisen sektorin hankintojen alalla, koska prosessin kaikki vaiheet dokumentoidaan ja tarkistetaan.

Sähköiset hankinnat. Ongelmia.

Vaikka sähköisillä hankinnoilla on monia etuja, se voi myös kohdata joitain haasteita.

Jotkut yleisimmistä ongelmista ovat:

  1. Henkilökunnan riittämätön pätevyys: Sähköisten alustojen käyttö edellyttää työntekijöiltä tietyn tason tietokonelukutaitoa ja teknisiä taitoja. Henkilökunnan koulutuksen puute voi johtaa virheitä hankintaprosessissa tai hidastaa sähköisen käyttöönoton järjestelmät.
  2. Tietoturva: Sähköiset alustat voivat joutua kyberhyökkäyksiin tai tietovarkauksiin. Riittämättömät turvatoimenpiteet voivat johtaa luottamuksellisten tietojen vuotamiseen tai järjestelmän vaarantumiseen, mikä on uhka sekä asiakkaille että toimittajille.
  3. Rajoitettu internetyhteys: Joillakin alueilla Internet-yhteys saattaa olla rajoitettu tai ei ole käytettävissä ollenkaan. Tämä aiheuttaa ongelmia osallistujille, jotka eivät voi käyttää vapaasti sähköisiä hankintaalustoja.
  4. Markkinoiden monopolisointi: Joissakin tapauksissa sähköiset hankintajärjestelmät voivat luoda monopoliaseman markkinoilla rajoittamalla tavarantoimittajien valintaa ja ostoehtoja. Tämä voi johtaa rajoitettuun kilpailuun ja riittämättömään valikoimaan.
  5. Teknologioiden heterogeenisyys: Eri organisaatiot voivat käyttää erilaisia ​​alustoja ja tekniikoita sähköisiin hankintoihin. Teknologioiden heterogeenisyys voi haitata järjestelmien yhteentoimivuutta ja yhteentoimivuutta, mikä vaikeuttaa prosessin osallistujien välistä yhteistyötä ja tiedon jakamista.
  6. Luottamuksen puute järjestelmää kohtaan: Jotkut osallistujat saattavat olla epäluuloisia sähköisiin hankintajärjestelmiin mahdollisuudesta johtuen manipulointi tai sääntöjen ja standardien noudattamatta jättäminen.

FAQ. Sähköiset hankinnat.

  1. Mikä on sähköinen hankinta?

    • Sähköisellä hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden, palvelujen tai töiden hankintaa tieto- ja viestintäteknologian, erityisesti Internetin, avulla.

  2. Miten sähköinen hankinta toimii?

    • Sähköiseen hankintaan kuuluu tarjousten tekeminen sähköisillä alustoilla, tarjousten vastaanottaminen toimittajilta, tarjousten arviointi, toimittajien valinta ja sopimusten neuvotteleminen, kaikki tapahtuu verkossa.

  3. Mitä hyötyä sähköisestä hankinnasta on?

    • Hyötyjä ovat lisääntynyt läpinäkyvyys ja kilpailu, lyhentynyt hankinta-aika, pienemmät hallinnolliset kustannukset, lisääntynyt saavutettavuus toimittajien kanssa ja parempi tiedonhallinta.

  4. Mitä ohjelmistoratkaisuja sähköisissä hankinnoissa käytetään?

    • On olemassa monia ohjelmistoratkaisuja, kuten SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER ja muut, jotka on suunniteltu automatisoimaan sähköisiä hankintaprosesseja.

  5. Mitä ongelmia sähköisessä hankinnassa voi ilmetä?

    • Haasteita voivat olla henkilöstön riittämätön pätevyys, tietoturvaongelmat, rajoitettu Internet-yhteys, markkinoiden monopolisoituminen, teknologian heterogeenisuus ja luottamuksen puute järjestelmää kohtaan.

  6. Mihin toimiin voidaan ryhtyä sähköisen hankinnan onnistumiseksi?

    • Tähän sisältyy henkilöstön koulutus, nykyaikaisten ja turvallisten ohjelmistoratkaisujen käyttöönotto, asianmukaisten politiikkojen ja menettelytapojen kehittäminen sekä hankintaprosessien säännöllinen seuranta ja analysointi.

ABC