A telefonos etikett az egyik leggyakoribb kérdés az emberek fejében. A telefonáló személy így folytat beszélgetést és így viselkedik a vonal másik végén lévő személlyel. Ez magában foglalja az üdvözlés módját, a beszélgetés befejezésének módját, a szavait, a hangnemét, a hangmagasságát, az apró árnyalatokat és még a hallási készségeit is.

A telefon az egyik befektetett eszközök kommunikációban, és fontos helyet foglal el a szakmai légkörben. Gyakran ez az első kapcsolatfelvételi pont, és már a tranzakció kezdetétől pozitív benyomást kelt.

Fontos szerepet játszik abban, hogy pozitív benyomást keltsen az üzleti és a mindennapi kommunikációban.

Íme 22 telefonos etikett tipp:

  1. Üdvözlettel:

    • Kezdje a beszélgetést udvarias és világos üdvözlettel.

  2. Mosolyogj beszéd közben:

    • Még ha nem is látnak, mosolyt lehet hallani a hangjában, és pozitívabb benyomást kelt.

  3. Telefon etikett. Válaszadáskor kérjük, használja a nevét:

    • Hívás fogadásakor mondja ki a nevét, hogy a másik személy tudja, kivel beszél.

  4. A felhívás céljának pontosítása:

    • A félreértések elkerülése érdekében röviden és érthetően magyarázza el a felhívás célját.

  5. Kerülje a rágást vagy az ivást beszéd közben:

    • Ez negatív benyomást kelthet, és megnehezítheti a megértést.

  6. Telefon etikett. Ne beszélj hangosan:

    • Tartsa mérsékelt hangnemhogy ne zavarjon másokat.

  7. Használjon professzionális hangot:

    • Beszéljen világosan és szakszerűen, és kerülje a durva vagy illetlen beszédet.

  8. Telefon etikett. Ne szakítsa félbe beszélgetőpartnerét:

    • Hagyd, hogy a másik befejezze a gondolatát, mielőtt elkezdené a tiédet.

  9. Legyen óvatos a háttérrel:

    • Hívás előtt győződjön meg arról, hogy környezete csendes, és kerülje a zajos helyeket.

  10. Maradjon vonalban a hívás végéig:

    • Ne tegye le a telefont, amíg a másik személy be nem fejezi a hívást.

  11. Telefon etikett. Használjon rövid és világos kifejezéseket:

    • Így könnyebben érthető, és hatékonyabb lesz a beszéd.

  12. Ne használja a hangszórót nyilvános helyeken:

    • A környezeti hangok zajt kelthetnek, ami zavarja a kommunikációt.

  13. Ne végezzen többfeladatot:

    • Figyeljen a beszélgetésre, és kerülje a más feladatok egyidejű elvégzését.

  14. Telefon etikett. Konferenciahívások során kövesse az öltözködési szabályokat:

    • Ha videokonferencián vesz részt, válasszon megfelelő öltözéket.

  15. Ne hagyja tartásban a hangos zenét:

    • Ha tartásban kell hagynia a zenét vagy a hangot, válasszon nyugodt és nem irritáló dalokat.

  16. Maradjon semleges a politikát és a vallást illetően:

    • Kerülje a vitát vitatott a konfliktusok elkerülése érdekében.

  17. Telefon etikett. Ne használjon ellipszist:

    • Kerülje a hosszú szüneteket, és helyettesítse azokat konkrét válaszokkal.

  18. Készüljön fel a hívásokra:

    • A hívás fogadása előtt győződjön meg arról, hogy készen áll a beszélgetésre, és oda tud rá figyelni.

  19. Helyezze telefonját Csendes módba a megfelelő pillanatokban:

    • Ha találkozik, vagy olyan helyen tartózkodik, ahol a telefont ki kell kapcsolni, használja a megfelelő módot.

  20. Telefon etikett. Legyen udvarias a beszélgetés befejezésekor:

    • Mielőtt leteszi a telefont, köszönjön el, és köszönje meg a beszélgetést.

  21. Ne használd túl a szöveges üzeneteket:

    • Adott esetben használjon szöveges üzeneteket, és kerülje a hosszú információk ilyen módon történő küldését.

  22. Telefon etikett. Ügyeljen az időzítésre:

    • Hívjon a másik személy számára megfelelő időpontban, és ne hívjon túl korán vagy későn, kivéve, ha előzetesen megegyezett.

Az etikett fontossága.

Fontos szerepet játszik az üzleti és társadalmi szférában, mivel meghatározza a kommunikáció minőségét, és befolyásolja azt, hogy másokban milyen benyomást kelt. Íme néhány pont, amelyek rávilágítanak a telefonos etikett fontosságára:

Professzionalizmus: A telefonos etikett elősegíti a professzionális imázst. Az udvarias és korrekt telefonos kommunikáció az Ön üzleti kultúráját és partnerei iránti tiszteletét mutatja.

Pozitív első benyomás készítése: A telefonos beszélgetés első percei alkothatják az első benyomást Önről. A helyes telefonos etikett segít pozitív benyomást kelteni, és megadja az alaphangot a későbbi kommunikációhoz.

Hatékony kommunikáció: A világosság, az udvariasság és az információ helyes közlése többhez járul hozzá hatékony kommunikáció. Ez különösen fontos olyan üzleti környezetben, ahol a pontosság és a tisztaság kulcsfontosságú.

Telefon etikett.

Tisztelet a beszélgetőpartnere felé: Ez azt jelenti, hogy tiszteletben kell tartani a beszélgetőpartner idejét és véleményét. Például fontos, hogy legyünk pontosak, és ne töltsünk el felesleges beszélgetési időt.

 Problémák és konfliktusok megoldása: 

A helyes telefonos kommunikáció segít megelőzni és megoldani a konfliktusokat. Az a képesség, hogy meghallgatjuk és kifejezzük magunkat világosan és tisztelettel, hozzájárul a hatékony interakciókhoz.

Kapcsolatépítés: A jó telefonos etikett fontos az ügyfelekkel, kollégákkal és partnerekkel való kapcsolatok kialakításában és fenntartásában. Segít a bizalomépítésben és a szakmai kapcsolatok erősítésében.

Hatékony üzleti tárgyalások: A konstruktív eredmények elérése és a jó munkakapcsolat fenntartása érdekében fontos tudni, hogyan kell telefonon viselkedni az üzleti tárgyalások során.

Szakmai fejlődés: Ez a szakmai készségek része, amely befolyásolhatja Önt karrier. A korrekt kommunikáció és az udvariasság kiegészítő lehet előnyt jelent a promóció vagy az üzleti kapcsolatok létesítése során.

Összességében a telefonos etikett fontos eszköze sikeres kommunikáció és szakmai fejlődés az élet különböző területein.

Következtetés.

A technológiai fejlődés korában a telefonos kommunikációt még mindig az egyik legkényelmesebb kommunikációs módnak tartják. A legtöbb szervezet elkötelezett a megfelelő telefonos etikett betartása mellett a sikeres cserék érdekében információk és egészséges kommunikáció az ügyfelekkel és ügyfeleivel.

Drukarnya ABC

Gyakran ismételt kérdések (GYIK) a telefonos etikettről

1. Mi az a telefonos etikett?

  • A telefonos etikett szabályok és irányelvek összessége a hatékony és udvarias telefonos kommunikációhoz. Tartalmazza a hívások helyes fogadását, a világos beszédet és a különböző típusú beszélgetések professzionális kezelését.

2. Miért fontos a telefonos etikett?

  • A jó telefonos etikett világos, tiszteletteljes és hatékony kommunikációt biztosít. Segít pozitív benyomást kelteni, bizalmat építeni és professzionalizmust fenntartani, akár személyes, akár üzleti hívások során.

3. Hogyan kell helyesen fogadni egy üzleti hívást?

  • Az üzleti hívásokra udvarias üdvözlettel válaszoljon, például: „Jó reggelt/délutánt, [az Ön neve] hallgat. Hogyan segíthetek? Ez megadja a megfelelő hangot a kommunikációhoz.

4. Milyen kifejezéseket érdemes kerülni a telefonbeszélgetés során?

  • Kerülje a zsargon, a nyers vagy érthetetlen nyelvezet használatát. Kerülnie kell azokat a kifejezéseket is, amelyek barátságtalannak vagy túl durvának tűnhetnek, mint például: „Elfoglalt vagyok” vagy „Mire van szüksége?”

5. Hogyan kell udvariasan és szakszerűen beszélni telefonon?

  • Beszéljen tisztán és higgadtan, és használjon udvarias kifejezéseket, például „kérem” és „köszönöm”. Győződjön meg róla, hogy hangja barátságos, de professzionális.

6. Mi a teendő, ha a hívás megszakad?

  • Ha a kapcsolat megszakad, a lehető leghamarabb hívja vissza, és elnézést kér a kellemetlenségért. Ez azt mutatja, hogy aggódik a másik személy iránt, és szeretné folytatni a beszélgetést.

7. Hogyan fejezzünk be helyesen egy telefonbeszélgetést?

  • Udvariasan fejezze be a beszélgetést, például: „Köszönöm, hogy hívott. Búcsú!" vagy „Örömmel segítettem. További szép napot!" Ez pozitív benyomást hagy maga után.

8. Mit tegyek, ha nem tudom azonnal fogadni a hívást?

  • Ha nem tudja fogadni a hívást, fontos, hogy mielőbb visszahívja. Üzenetet is küldhet, amelyben elnézést kér, és megígéri, hogy később visszahív.

9. Milyen szabályokat kell betartani a kihangosítón keresztüli kommunikáció során?

  • Győződjön meg arról, hogy a személy, akivel beszél, tudja, hogy mások hallják őt. Kerülje a személyes témákat, és legyen figyelmes másokra, nehogy megzavarja a nyugalmukat.

10. Hogyan viselkedjünk, ha a hívó ingerült vagy agresszív?

  • Maradjon nyugodt és udvarias. Próbáljon megérteni az irritáció okát, és ajánljon segítséget. Ha a helyzet kikerül az irányítás alól, udvariasan ajánlja fel a beszélgetés későbbi folytatását.