Az üzleti találkozó szervezése tevékenységek és lépések összessége, amelyek célja egy üzleti találkozó, találkozó vagy tárgyalások sikeres lebonyolítása különböző szervezetek képviselői vagy az üzleti folyamatok résztvevői között. Íme néhány fontos lépés az üzleti találkozó megszervezéséhez:

  1. Célok meghatározása:

    • Világosan határozza meg a találkozó célját. Mit szeretnél elérni? Ez lehet információcsere, döntéshozatal, üzletkötés stb.

  2. Üzleti találkozó szervezése. Helyszín kiválasztása:

    • A megfelelő találkozóhely kiválasztása. Ez lehet iroda, konferenciaterem, étterem vagy más speciális helyszín a találkozó jellegétől függően.

  3. Időtervezés:

    • Megbeszélés optimális időpontjának meghatározása, figyelembe véve a résztvevők időbeosztását és elegendő időt biztosítva a fontos kérdések megvitatására.

  4. Üzleti találkozó szervezése. A program előkészítése:

    • Részletes találkozó program kidolgozása a közelgő témák, napirend, beszédidő és egyéb fontos szempontok figyelembevételével.

  5. Meghívók kiosztása:

    • Meghívók küldése a résztvevőknek a találkozó dátumának, időpontjának, helyszínének és főbb témáinak feltüntetésével.

  6. Üzleti találkozó szervezése. Technikai eszközök biztosítása:

    • A szükséges technikai eszközök előkészítése: audio- és videotechnika, prezentációs anyagok, Internet kapcsolat stb.

  7. Vendéglátás:

    • Étel biztosítása a résztvevők számára, ha a találkozó hosszú ideig tart. Ez magában foglalhatja a kávészüneteket, reggeliket, ebédeket stb.

  8. Üzleti találkozó szervezése. Vendégekkel való munka:

    • Vendégek fogadása, szükséges információk biztosítása, a résztvevők kényelmének biztosítása a találkozó során.

  9. A jegyzőkönyv megtartása:

    • Az értekezlet jegyzőkönyv-vezetéséért, a legfontosabb pontok és döntések rögzítéséért felelős személyek kijelölése.

  10. Visszacsatolás:

    • Visszajelzés gyűjtemény közlés a találkozó után, hogy értékelje a hatékonyságot és azonosítsa a lehetséges jövőbeni fejlesztéseket.

  11. Üzleti találkozó szervezése. A megoldások megvalósításának nyomon követése:

    • Ha egy értekezleten döntéseket kell hozni, fontos azok végrehajtásának nyomon követése és a szükséges támogatás biztosítása.

Az üzleti találkozó megszervezése gondos tervezést, koordinációt és professzionális megközelítést igényel, hogy elérje céljait és biztosítsa a résztvevők közötti sikeres interakciót.

10 módon. Üzleti találkozó szervezése .

1) Szükséges-e találkozó?

Időpont egyeztetés előtt fontos eldönteni, hogy szükséges-e pillanatnyilag megszervezni, vagy üresnek bizonyul időpazarlás. Üzleti találkozót kell szerveznie, hogy ötleteket cserélhessen a projektről, megoldja a sürgető kérdéseket és javítsa a szakmai kapcsolatokat.

Szükséges-e személyes találkozó ebben a szakaszban, vagy mindent megtehet küldéssel e-maileket?

Hogy ez egy alapos megbeszélés legyen-e, amelyhez a projektben részt vevő összes emberi erőforrást erre a találkozóra kell hívni, vagy csak néhány fontos résztvevő rövid időre történő meghívásával érheti el azt, ami szükséges, olyan kérdések, amelyeket előre kell eldönteni. a találkozó ütemezése.

2) Szervezzen üzleti találkozót, és csak azokat hívja meg, akiknek ott lenniük kell.

Néha egy projektet sokan hajtanak végre az iroda több részlegéből. Amikor úgy dönt, hogy üzleti találkozót szervez, nagyon fontos előre tudni, hogy meg kell-e hívnia az összes csatolt forrást, és megéri-e.

Legtöbbjüknek nem lesz semmi hozzájárulása, miért ne hívhatna meg a projekthez közvetlenül kapcsolódó embereket, és hagyná félre beosztottjaikat. Csak pazarolja azoknak az idejét, erőfeszítéseit és energiáját, akik jobban boldogulnának a munkájukban, ha ezalatt az idő alatt produktív munkát végeznének, ahelyett, hogy egy haszontalan értekezleten vennének részt.

Ha úgy gondolja, hogy az egész osztályt tájékoztatni kell egy döntésről, hívja meg az osztályvezetőt, és adja meg neki a szükséges információkat, hogy továbbadhassa a csapatának. Ezzel rengeteg időt és erőforrást takaríthat meg a cég.

3) Emlékeztetők.

A szakmai élet szövevények sorozatává vált, amelyek mindig sok kérdéssel és üggyel bonyolódnak. A stressz időben történő befejezése és annak biztosítása, hogy közben semmilyen probléma ne merüljön fel, a legtöbb ember elfelejtheti az egyszerű dolgokat.

A legtöbb dolgozó egyszerűen nem érdeklődik a megbeszéléseken való részvétel iránt, mert úgy gondolja, hogy idejét jobb lenne valami értékes tevékenységgel tölteni. Ezért hajlamosak megfeledkezni arról, ha fontos találkozót terveznek, amelyen kötelező a részvétel. A legjobb, ha egy üzleti megbeszélés megbeszélése után legalább egy-két nappal korábban emlékeztetőket küld, hogy értesítse őket, és kérjen megerősítést a részvételükről, hogy tudják, hogy megkapták és elolvasták a szükséges e-mailt.

4) Üzleti találkozó szervezése. Napirend.

Készíts egy listát, hogy ne felejtsd el. A találkozó napirendjének elkészítése és a többi résztvevővel való szétosztása áldásosnak bizonyul majd. Így lesz idejük összegyűjteni a szükséges információkat és megosztani másokkal a találkozási ponton.

A legjobb, ha előre felkészül, hogy előre meg tudja tervezni azokat az utasításokat, amelyeket követnie kell ahhoz, hogy a találkozó eredményesebb legyen. Ha napirenden tartja feladatait, könnyen a témában maradhat, és értékes időt takaríthat meg.

5) Elvárások.

Amikor úgy döntött, hogy üzleti találkozót szervez, valószínűleg voltak bizonyos elvárásai vele kapcsolatban. Ügyeljen arra, hogy amikor értesítést küld egy tervezett találkozóról, dokumentálja a találkozó célját és az eseménnyel kapcsolatos elvárásait is. Tedd világossá, hogy ez nem egy kötetlen találkozó, hanem egy fontos találkozó konkrét utasításokkal, amelyeket szigorúan be kell tartani a sikerül. Mondja el saját elvárásait félkövér betűkkel, és ezt előre közölje másokkal, hogy mentálisan felkészülhessenek, és megadják a szükséges tényeket és számadatokat is.

6) Üzleti találkozó szervezése. Határidők.

Tiszteletben kell tartanod az időt, hogy több haszonra tegyen szert az életben. A pontosság értékes tulajdonság a szakemberekben, mivel ez mutatja munkájuk iránti elkötelezettségüket és az alapvető etikett betartását. Nagyon bosszantó és frusztráló, amikor az emberek továbbra is belépnek a konferenciaterembe, még akkor is, ha az elkezdődött. Ez a modor hiányát és a tisztelet hiányát jelzi hatóság .

A korábban küldött e-mailben feltétlenül tüntesse fel a megbeszélés kezdési időpontját, és tegye egyértelművé, hogy a későn érkezőket nem engedi be az ülésre. Az üzleti találkozó szervezése előtt nagyon fontos meghatározni az időpontot. Zárja be az ajtót egy bizonyos időpontban, és indítsa el a megbeszélést. Legközelebb nem fog újra szembesülni ugyanazzal a problémával.

7) Rövid és egyszerű.

A legjobb, ha egy üzleti találkozót konkrét ütemezéssel szervez, és azt szorgalmasan betartja. Mindenki a munkájával van elfoglalva, és a felesleges időpazarlás soha nem hoz eredményt. Csak annyi időt hagyjon az értekezletre, amennyire szüksége van, és legyen rövid és egyszerű.

Közölje a határidőket másokkal is, hogy mindenki felkészülten jöjjön, és egyértelműen és pontosan tudja közölni véleményét a munka adott időkereten belüli elvégzéséhez. Ha egy vita elhúzódik, Önnek jogában áll a megbeszélést a témára terelni, hogy az ülés rövid és időben lezajlott.

8) Üzleti találkozó szervezése. Koncentrálj a témára.

Egy témára koncentrálni sokkal fontosabb, mint egy napirendről dönteni. Legyen határozott és egyértelmű, amikor üzleti találkozót szervez.

Már az elején tájékoztassa másokat arról, hogy a találkozó során nem fog a témához nem illő kérdésekkel foglalkozni. Fenntartja eltökéltségét, és maradjon a témánál, hogy az értekezletek a menetrend szerint haladjanak. Ne hagyja, hogy a viták más témákra vándoroljanak, így mindenki idejét megtakaríthatja.

9) Vegyünk más megközelítést.

Mielőtt üzleti találkozót szervezne, gondoljon a közelmúltban történtekre. Ha úgy gondolja, hogy nem végezték el 100%-osan a feladatukat, akkor itt az ideje, hogy alternatívákra fordítsa a figyelmét. Változnak az idők, és jobb, ha a technológiát a maga javára fordítja.

Az audiovizuális és grafikai anyagok segítenek fenntartani a résztvevők érdeklődését és ösztönzik az együttműködést. A számítógépes előrejelzések és prezentációk örvendetes változást jelentenek, amely mindent a menetrend szerint tart, és rengeteg időt takarít meg.

10) Nyomon követési intézkedések.

Ha üzleti találkozót szervez, azt el kell kísérnie. Az értekezlet szervezője felelős azért, hogy minden jegyzetet megfelelően rögzítsenek. Bár az ülés véget ért, a munka még nem fejeződött be.

A megbeszélésen elhangzottakat írásba kell foglalni, hogy mindenki tudjon róla? Egy vita értelmetlen, ha nem zárják le. Adja át mindenkinek a szükséges papírokat, vagy ha nincs kitöltve, gondoskodjon arról, hogy azok mielőbb hozzájussanak.

Köszönetet mondunk mindazoknak, akik részt vettek a találkozón, és jelenlétük lehetővé tette valódi eredmények elérését. Az idejük megbecsülése boldoggá teszi őket, és legközelebb felkészültebben jönnek.

GYIK. Üzleti találkozó szervezése.

  1. Melyek a legfontosabb lépések egy üzleti találkozó szervezésekor?

    • Célok meghatározása, hely- és időválasztás, program kidolgozása, meghívók kiküldése, technikai eszközök elkészítése, élelem biztosítása.

  2. Hogyan válasszunk megfelelő helyet egy üzleti találkozóhoz?

    • Vegye figyelembe a résztvevők számát, a találkozó jellegét, a rendelkezésre álló helyeket, a technikai eszközöket és az általános légkört.

  3. Hogyan lehet hatékonyan megtervezni egy üzleti találkozó programot?

    • Határozza meg a kulcsfontosságú témákat és feladatokat, szánjon időt a program minden elemére, vegye figyelembe az időkeretet és gondoskodjon az esetleges szünetekről.

  4. Hogyan szervezzük meg az étkeztetést egy üzleti találkozón?

    • Vegye figyelembe a találkozó hosszát és a résztvevők igényeit. Készítsen tervet a kávészünetekre, reggelikre, ebédekre, változatosságot biztosítva és figyelembe véve az étkezési preferenciákat.

  5. Milyen technikai eszközökre van szükség egy sikeres üzleti találkozóhoz?

    • Győződjön meg arról, hogy rendelkezik audio- és videoberendezésekkel, kivetítőkkel, képernyőkkel, internetkapcsolatokkal és prezentációs képességekkel.

  6. Milyen szempontokat kell figyelembe venni egy üzleti találkozó időpontjának kiválasztásakor?

    • Vegye figyelembe a résztvevők munkabeosztását, a napszak preferenciáit és a lehetséges időzónákat, ha a résztvevők különböző régiókban találhatók.

  7. Hogyan lehet hatékonyan megszervezni a vendégek fogadását egy üzleti megbeszélésen?

    • A találkozó helyéről, időpontjáról és programjáról előre tájékozódjon. Biztosítsa a vendégek kényelmét a szükséges információk és szolgáltatások biztosításával.

  8. Mit tartalmaz a vendégekkel való munka egy üzleti találkozón?

    • Üdvözlés, regisztráció, tájékoztatás a rendezvényről, kávészünet, étkezés szervezése, kényelmes tartózkodási feltételek biztosítása.

  9. Hogyan lehet nyomon követni az üzleti megbeszélésen hozott döntések végrehajtását?

    • A döntések rögzítésére szolgáló rendszer megszervezése, a felelősök kijelölése, visszacsatolási és ellenőrzési mechanizmusok létrehozása a feladatok teljesítésének nyomon követésére.

  10. Hogyan értékelhető egy üzleti találkozó eredményessége?

    • Gyűjtsön visszajelzéseket a résztvevőktől, elemezze az elért eredményeket, azonosítsa a szervezet erősségeit és gyengeségeit a folyamat jövőbeni javítása érdekében.

  11. Hogyan biztosítható a távoli résztvevők részvétele egy üzleti megbeszélésen?

    • Használjon virtuális platformokat, biztosítson stabil internetkapcsolatot, és biztosítsa a szükséges technikai eszközöket a távoli résztvevők számára.

  12. Hogyan kezeljük az esetleges előre nem látható helyzeteket egy üzleti találkozón?

    • Készítsen készenléti tervet problémák esetére, rendelkezzen technikai biztonsági mentésekkel, és készüljön fel a tervek változásaira történő gyors reagálásra.

Az üzleti találkozó megszervezése gondos tervezést, koordinációt és hozzáértést igényel menedzsment az esemény különböző aspektusai.

 

Tipográfia ABC