רכש אלקטרוני

רכש אלקטרוני הוא תהליך של רכישת מוצרים, שירותים או יצירות תוך שימוש בטכנולוגיות מידע ותקשורת, בפרט באינטרנט. במקום נהלים מסורתיים מבוססי נייר, הרכש האלקטרוני משתמש בפלטפורמות או מערכות אלקטרוניות מיוחדות המאפשרות ללקוחות לפרסם בקשות להצעות (בקשות להצעת מחיר, מכרזים) ולקבל הצעות מספקים פוטנציאליים.

רכש אלקטרוני מספק מספר יתרונות, כגון שקיפות מוגברת בתהליך הרכש, זמן עיבוד מופחת, עלויות אדמיניסטרטיביות מופחתות, נגישות מוגברת לספקים פוטנציאליים ותחרות מוגברת, מה שעלול להוביל בסופו של דבר להורדת מחירים ושיפור איכות הסחורות והשירותים הנרכשים. .

איך עובד רכש אלקטרוני?

רכש אלקטרוני הוא תהליך של החלפה אלקטרונית של חוזי ספקים, הזמנות רכש וחשבוניות לרכישת ציוד משרדי או כל סחורה או שירות אחר. הם משתמשים ב-Electronic Data Interchange (EDI) לייעל את תהליך הרכש העסקי ולגרום לו לקרות מהיר יותר, יעיל וחסכוני יותר. רכש אלקטרוני מאפשר לחברות להזמין במהירות ובקלות מהספקים שלהן ולנהל תהליכי רכש באינטרנט.

ברמת הארגון, מחלקה רשמית או מיוחדת קובעת כללים ומדיניות ספציפיים לרכישת מוצרים ושירותים הדרושים לעסק. המטרה היא לענות על צרכי החברה במחיר הנמוך ביותר האפשרי או במחיר הטוב ביותר בעת הצורך. כדי להשיג מטרה זו, צוות הרכש יוצר קשרים עם ספקים, קובע קווים מנחים, מנהלים משא ומתן על חוזים ומציבים מגבלות על סוגי הרכישות המותרות.

רכש אלקטרוני פועל על פי העיקרון הכללי הבא:

1. הכנה והשמה של בקשה:
   • הלקוח קובע את דרישותיו למוצרים, שירותים או עבודה שירכשו.
   • הלקוח מציב אפליקציה בפלטפורמה האלקטרונית, המציינת פרטי רכש, כגון תיאור סחורה/שירותים, כמויות, זמני אספקה, מאפייני איכות נדרשים וכו'.
2. השתתפות הספק:
   • ספקים הרשומים בפלטפורמה האלקטרונית מקבלים הודעות על רכישות חדשות התואמות את הפרופיל שלהם.
   • ספקים בוחנים את הבקשה ומגישים את הצעותיהם באמצעות המערכת האלקטרונית. ההצעות עשויות לכלול מחיר, זמן אספקה, תנאי תשלום ופרטים נוספים.
3. הערכה ובחירת הצעות:
   • הלקוח מעריך את ההצעות שהתקבלו תוך התחשבות בקריטריונים שנקבעו, כגון מחיר, איכות, מועדים ואחרים.
   • לעיתים מתקיים תהליך של משא ומתן בין הלקוח לספקים להבהרת התנאים.
4. קבלת החלטה וכריתת חוזה:
   • לאחר הערכת ההצעות, הלקוח בוחר את האפשרות הטובה ביותר ומתקשר בחוזה עם הספק הנבחר.
5. ביצוע החוזה:
   • לאחר כריתת החוזה מתקיימים התנאים שנקבעו בו. זה כולל אספקת סחורה או מתן שירותים בהתאם למועדים ודרישות מוסכמים.
6. ניטור והערכה:
   • במהלך ביצוע החוזה, הלקוח מפעיל שליטה על ביצועו ויכול גם לבצע הערכת יעילות ואיכות סחורות או שירותים הניתנים.

כל הליך זה מתבצע באמצעות פלטפורמה אלקטרונית ייעודית, המבטיחה אבטחה, שקיפות ויעילות של כל תהליך הרכש האלקטרוני.

תוכנת רכש אלקטרוני.

קיימים פתרונות תוכנה לרכש אלקטרוני רבים, כל אחד מציע תכונות ויכולות ייחודיות משלו.

רכש אלקטרוני. הנה כמה מהם:

1. סאפ אריבה: זוהי אחת הפלטפורמות המובילות עבור הנהלה שרשרת אספקה ​​ורכש אלקטרוני. SAP Ariba מספקת כלי עבודה לביצוע הזמנות, ניהול חוזים, אינטראקציה עם ספקים ומעקב אחר מימוש ההזמנות.
2. Oracle Procurement Cloud: זוהי תוכנה מבוססת ענן המיועדת לאוטומציה של תהליכי רכש כולל בקשות להצעות, מכרזים, ניהול ספקים וחוזים.
3. קופה: Coupa מציעה פלטפורמת ניהול הוצאות ורכש הכוללת אוטומציה של תהליכי רכש, ניתוח הוצאות, ניהול ספקים וכלים נוספים.
4. BravoSolution: זהו פתרון המיועד לניהול ספקים ולמכרז אלקטרוני. BravoSolution מאפשר ללקוחות לפרסם בקשות להצעות, לערוך מכירות פומביות ולנהל חוזים.
5. JAGGAER: JAGGAER מציעה פלטפורמה לניהול שרשרת אספקה ​​ורכש אלקטרוני, כולל כלים לניהול ספקים, קטלוגי רכישה, אנליטיקה וניטור ביצועי חוזים.

מוצרי תוכנה אלו מספקים מגוון פונקציות, החל מתהליכי רכש אלקטרוני בסיסיים ועד למערכות ניהול שרשרת אספקה ​​מורכבות יותר. בחירת התוכנה תלויה בצרכים ובתקציב הספציפיים של הארגון.

רכש אלקטרוני. שרשרת הערך.

שרשרת הערך של הרכש האלקטרוני כוללת מספר שלבים ותהליכים שכל אחד מהם תורם להגדלה יעילות ותוספת ערך עבור הארגון.

להלן שרשרת הערך הכללית ברכש אלקטרוני:

1. אוטומציה של תהליכי רכש: פלטפורמות רכש אלקטרוניות יכולות להפוך תהליכים רבים לאוטומטיים, כגון הגשת הצעות סחורות ושירותים, עיבוד הצעות מספקים, הערכה ובחירת ההצעות הטובות ביותר. זה מקטין את הזמן עולה ומגביר את היעילות כל תהליך הרכש.
2. הגברת הנגישות לספקים: פלטפורמות אלקטרוניות מספקות את היכולת להתחבר במהירות ובקלות עם מגוון רחב של ספקים פוטנציאליים. זה מאפשר ללקוח לקבל יותר אפשרויות להצעות ולבחור את יחס המחיר-איכות הטוב ביותר.
3. שקיפות מוגברת: רכש אלקטרוני מספק שקיפות בתהליך, מהגשת הצעה ועד כריתת חוזה. ללקוחות ולספקים יש גישה לכל המידע הדרוש על תהליך הרכש, מה שעוזר להפחית סיכונים ולמנוע שחיתות.
4. ניהול נתונים משופר: פלטפורמות רכש אלקטרוני אוספות ומנתחות כמויות גדולות של נתונים מתהליכי רכש, ומספקות ללקוחות תובנות חשובות לגבי עלויות, ביצועי ספקים, מגמות בשוק ועוד. זה עוזר לייעל אסטרטגיות רכישה ולקבל החלטות מושכלות יותר.
5. להפחית עלויות ולהגדיל את היעילות: כתוצאה מאוטומציה ואופטימיזציה של תהליכי הרכש, מצטמצמות עלויות האדמיניסטרציה, מצטמצמות שגיאות ועיכובים, מה שמביא בסופו של דבר להפחתת עלויות הרכש הכוללות של הארגון ולעלייה ביעילותו.

מטרת כל שלב בשרשרת זו היא להוסיף ערך ו לשפר את היעילות של התהליך האלקטרוני כולו רכש, שבסופו של דבר משפיע לטובה על הצלחתו ותחרותיות הארגון.

מהם היתרונות של רכש אלקטרוני?

רכש אלקטרוני מספק מספר יתרונות לארגונים, לקוחות וספקים. הפלטפורמות מספקות שקיפות ובקרה על תהליך הרכש, החל מהגשת בקשה ועד ביצוע החוזה. לקוחות יכולים לעקוב בקלות אחר כל שלב בתהליך ולהבטיח עמידה בכל המדיניות והנהלים שנקבעו.

רכש אלקטרוני מאפשר לך לבצע הליכים בצורה מהירה ויעילה יותר, שכן כל השלבים, החל מהגשת בקשה ועד לבחירת ספק, מתבצעים באופן מקוון. זה מקטין את העיכובים בזמן ומאפשר לך להגיב מהר יותר לשינויים בשוק. אוטומציה של תהליכי רכש בפלטפורמות אלקטרוניות עוזרת להפחית עלויות אדמיניסטרטיביות הקשורות לתיעוד ידני, עיבוד הצעות ומשימות שגרתיות אחרות.

פלטפורמות אלקטרוניות אוספות ומאחסנות כמויות גדולות של נתונים על ביצועי רכש וספקים, מה שמקל על ניתוח וקבלת החלטות מושכלת. זה עוזר לייעל אסטרטגיות רכישה ולזהות הזדמנויות להפחתת עלויות. השימוש בפלטפורמות אלקטרוניות מקל על עמידה בחקיקה ובתקנים בתחום הרכש הציבורי והרכש במגזר הפרטי, שכן כל שלבי התהליך מתועדים ונתונים לאימות.

רכש אלקטרוני. בעיות.

למרות שלרכש אלקטרוני יש יתרונות רבים, הוא יכול גם להתמודד עם כמה אתגרים.

חלק מהבעיות הנפוצות ביותר כוללות:

1. כישורי כוח אדם לא מספקים: השימוש בפלטפורמות אלקטרוניות דורש רמה מסוימת של אוריינות מחשב וכישורים טכניים בקרב העובדים. חוסר הכשרת צוות יכול להוביל טעויות בתהליך הרכש או להאט את האימוץ של אלקטרוני מערכות.
2. אבטחת מידע: פלטפורמות אלקטרוניות עשויות להיות כפופות להתקפות סייבר או גניבת נתונים. אמצעי אבטחה לא מספיקים עלולים להוביל לדליפת מידע סודי או לפגיעה במערכת, מה שמהווה איום הן על הלקוחות והן על הספקים.
3. גישה מוגבלת לאינטרנט: באזורים מסוימים, הגישה לאינטרנט עשויה להיות מוגבלת או לא זמינה כלל. זה יוצר בעיות עבור משתתפים שאינם יכולים להשתמש באופן חופשי בפלטפורמות רכש אלקטרוניות.
4. מונופוליזציה בשוק: במקרים מסוימים, פלטפורמות רכש אלקטרוני יכולות ליצור עמדה מונופולית בשוק על ידי הגבלת מבחר הספקים ותנאי הרכישה. הדבר עלול לגרום לתחרות מוגבלת ולמגוון לא מספיק של הצעות.
5. הטרוגניות של טכנולוגיות: ארגונים שונים עשויים להשתמש בפלטפורמות וטכנולוגיות שונות עבור רכש אלקטרוני. הטרוגניות של טכנולוגיות יכולה לעכב יכולת פעולה הדדית ויכולת פעולה הדדית בין מערכות, מה שמקשה על שיתוף פעולה ושיתוף מידע בין משתתפי התהליך.
6. חוסר אמון במערכת: חלק מהמשתתפים עלולים לחוסר אמון במערכות רכש אלקטרוני עקב האפשרות מָנִיפּוּלָצִיָה או אי עמידה בכללים ותקנים.

שאלות נפוצות. רכש אלקטרוני.

1. מהו רכש אלקטרוני?

   • רכש אלקטרוני הוא תהליך של רכישת סחורות, שירותים או יצירות תוך שימוש בטכנולוגיות מידע ותקשורת, בפרט באינטרנט.

2. איך עובד רכש אלקטרוני?

   • רכש אלקטרוני כרוך בהגשת הצעות בפלטפורמות אלקטרוניות, קבלת הצעות מספקים, הערכת הצעות, בחירת ספקים וניהול משא ומתן על חוזים, הכל נעשה באופן מקוון.

3. מהם היתרונות של רכש אלקטרוני?

   • היתרונות כוללים הגברת השקיפות והתחרות, זמן רכש מופחת, עלויות אדמיניסטרטיביות מופחתות, נגישות מוגברת לספקים ושיפור ניהול הנתונים.

4. באילו פתרונות תוכנה משתמשים לרכש אלקטרוני?

   • ישנם פתרונות תוכנה רבים כגון SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER ואחרים המיועדים לאוטומציה של תהליכי רכש אלקטרוני.

5. אילו בעיות עלולות להתעורר ברכש אלקטרוני?

   • האתגרים עשויים לכלול כישורי צוות לא מספקים, בעיות אבטחת מידע, גישה מוגבלת לאינטרנט, מונופוליזציה בשוק, הטרוגניות טכנולוגית וחוסר אמון במערכת.

6. אילו צעדים ניתן לנקוט כדי ליישם בהצלחה רכש אלקטרוני?

   • זה כולל הדרכת צוות, הטמעת פתרונות תוכנה חדישים ומאובטחים, פיתוח מדיניות ונהלים מתאימים, וכן ניטור וניתוח שוטפים של תהליכי רכש.

ABC