Verslo susitikimo organizavimas – tai veiklų ir žingsnių visuma, skirta sėkmingai vesti dalykinį susitikimą, susitikimą ar derybas tarp įvairių organizacijų atstovų ar verslo procesų dalyvių. Štai keletas pagrindinių žingsnių organizuojant verslo susitikimą:

  1. Tikslų apibrėžimas:

    • Aiškiai apibrėžkite susitikimo tikslą. Ką norite pasiekti? Tai gali būti keitimasis informacija, sprendimų priėmimas, sandorio sudarymas ir pan.

  2. Verslo susitikimo organizavimas. Vietos pasirinkimas:

    • Tinkamos susitikimo vietos pasirinkimas. Tai gali būti biuras, konferencijų salė, restoranas ar kita specializuota vieta, atsižvelgiant į susitikimo pobūdį.

  3. Laiko planavimas:

    • Optimalaus susitikimo laiko nustatymas, atsižvelgiant į dalyvių tvarkaraščius ir užtikrinant pakankamai laiko svarbiems klausimams aptarti.

  4. Verslo susitikimo organizavimas. Programos rengimas:

    • Išsamios susitikimo programos sudarymas, atsižvelgiant į būsimas temas, darbotvarkę, kalbėjimo laiką ir kitus svarbius aspektus.

  5. Kvietimų platinimas:

    • Kvietimų siuntimas dalyviams, nurodant susitikimo datą, laiką, vietą ir pagrindines temas.

  6. Verslo susitikimo organizavimas. Techninių priemonių suteikimas:

    • Reikalingų techninių priemonių paruošimas: garso ir vaizdo aparatūra, pristatymo medžiaga, interneto ryšys ir kt.

  7. Maitinimas:

    • Dalyvių aprūpinimas maistu, jei susitikimas trunka ilgai. Tai gali būti kavos pertraukėlės, pusryčiai, pietūs ir kt.

  8. Verslo susitikimo organizavimas. Darbas su svečiais:

    • Svečių priėmimas, reikalingos informacijos suteikimas, dalyvių komforto užtikrinimas susirinkimo metu.

  9. Protokolo laikymasis:

    • Asmenų, atsakingų už susirinkimo protokolavimą, pagrindinių punktų ir sprendimų fiksavimą, paskyrimas.

  10. Atsiliepimas:

    • Atsiliepimų rinkinys ryšiai po susitikimo įvertinti efektyvumą ir nustatyti galimus būsimus patobulinimus.

  11. Verslo susitikimo organizavimas. Sprendimų įgyvendinimo stebėsena:

    • Jei susirinkime reikia priimti sprendimus, svarbu stebėti jų įgyvendinimą ir suteikti reikiamą pagalbą.

Verslo susitikimo organizavimas reikalauja kruopštaus planavimo, koordinavimo ir profesionalaus požiūrio siekiant savo tikslų ir užtikrinti sėkmingą dalyvių sąveiką.

10 būdai. Verslo susitikimo organizavimas .

1) Ar būtinas susitikimas?

Prieš susitariant svarbu nuspręsti, ar būtina jį organizuoti šiuo metu, ar jis pasirodys tuščias laiko švaistymas. Norėdami pasikeisti idėjomis apie projektą, išspręsti aktualias problemas ir pagerinti profesinius santykius, turite surengti verslo susitikimą.

Ar šiame etape būtinas asmeninis susitikimas ar viską galima padaryti siųsdamas laiškus?

Ar tai turėtų būti nuodugni diskusija, dėl kurios į šį susitikimą reikia sukviesti visus projekte dalyvaujančius žmogiškuosius išteklius, ar pasieksite tai, ko reikia trumpam pakviesdami tik kelis svarbius dalyvius, yra klausimai, kuriuos reikia nuspręsti prieš planuojant susitikimą.

2) Suorganizuokite dalykinį susitikimą.Kvieskite tik tuos, kuriems reikia.

Kartais projektą vykdo daug žmonių iš kelių biuro skyrių. Nusprendus surengti verslo susitikimą, labai svarbu iš anksto žinoti, ar į jį reikia pakviesti visus pridedamus resursus ir ar verta.

Dauguma jų neturės kuo prisidėti, tad kodėl gi nepasikvietus tiesiogiai su projektu susijusių žmonių ir nepalikus nuošalyje savo pavaldinių. Jūs tiesiog eikvosite laiką, pastangas ir energiją žmonių, kuriems geriau sektųsi savo darbu, tuo metu dirbdami produktyvų darbą, o ne dalyvaudami nenaudingame susitikime.

Jei manote, kad apie sprendimą reikia informuoti visą skyrių, pakvieskite skyriaus vadovą ir pateikite jam reikalingą informaciją, kad jis galėtų eiti ir perduoti ją savo komandai. Taip sutaupysite daug įmonės laiko ir išteklių.

3) Priminimai.

Profesinis gyvenimas virto voratinkliais, kurie visada yra apipinti daugybe klausimų ir reikalų. Stresas dėl projekto užbaigimo laiku ir užtikrinimo, kad tuo tarpu nekiltų jokių problemų, dauguma žmonių gali pamiršti paprastus dalykus.

Daugumai darbuotojų paprasčiausiai neįdomu dalyvauti susirinkimuose, nes mano, kad savo laiką geriau leisti daryti ką nors vertingo. Todėl jie linkę pamiršti, kada yra numatytas svarbus susitikimas, kuriame dalyvavimas yra privalomas. Geriausia bent dieną ar dvi prieš susitarus dėl verslo susitikimo išsiųsti priminimus, kad jie žinotų ir paprašytų patvirtinimo apie dalyvavimą, kad žinotų, jog gavo ir perskaitė reikiamą el. laišką.

4) Verslo susitikimo organizavimas. Dienotvarkė.

Sudarykite sąrašą, kad jo nepamirštumėte. Susitikimo darbotvarkės sudarymas ir jos išdalinimas kitiems dalyviams bus palaima. Taip jie turės laiko surinkti reikiamą informaciją ir pasidalinti ja su kitais susitikimo vietoje.

Geriausia pasiruošti iš anksto, kad galėtumėte iš anksto planuoti nurodymus, kurių reikia laikytis, kad susitikimas būtų produktyvesnis. Jei laikotės savo pareigų darbotvarkėje, galėsite lengvai neatsižvelgti į temą ir sutaupyti brangaus laiko.

5) Lūkesčiai.

Kai nusprendėte surengti verslo susitikimą, tikriausiai turėjote tam tikrų lūkesčių. Įsitikinkite, kad siųsdami pranešimą apie suplanuotą susitikimą taip pat dokumentuokite susitikimo tikslą ir savo lūkesčius dėl renginio. Paaiškinkite, kad tai ne atsitiktinis susitikimas, o svarbus susitikimas su konkrečiomis instrukcijomis, kurių reikia griežtai laikytis, kad pavyks. Išreikškite savo lūkesčius paryškintomis raidėmis ir iš anksto praneškite apie tai kitiems, kad jie galėtų protiškai pasiruošti ir pateikti reikiamus faktus bei skaičius.

6) Verslo susitikimo organizavimas. Terminai.

Turite gerbti laiką, kad gautumėte daugiau naudos gyvenime. Punktualumas yra vertinga specialistų savybė, nes tai parodo jų atsidavimą darbui ir pagrindinio etiketo laikymąsi. Labai erzina ir apmaudu, kai žmonės ir toliau įeina į konferencijų salę net jai prasidėjus. Tai rodo manierų ir pagarbos stoką valdžia .

Anksčiau atsiųstame el. laiške būtinai nurodykite susitikimo pradžios laiką ir aiškiai nurodykite, kad vėluojantys į susitikimą nebus įleidžiami. Prieš organizuojant verslo susitikimą, labai svarbu nustatyti laiką. Tam tikru laiku užrakinkite duris ir pradėkite susitikimą. Kitą kartą nebesusidursite su ta pačia problema.

7) Trumpas ir paprastas.

Geriausia, jei dalykinį susitikimą organizuosite pagal konkretų tvarkaraštį ir stropiai jo laikysitės. Visi užsiėmę savo darbo įsipareigojimais ir be reikalo gaišti laiką niekada neduoda rezultatų. Susitikimui skirkite tik tiek laiko, kiek reikia, ir būkite trumpas bei paprastas.

Nurodykite terminus ir kitiems, kad visi atvyktų pasiruošę ir galėtų aiškiai bei tiksliai pareikšti savo nuomonę, kad darbus atliktų per nurodytą laiką. Jei diskusija užsitęsia, turite teisę sugrąžinti diskusiją į temą, kad susitikimas būtų trumpas ir laiku.

8) Verslo susitikimo organizavimas. Sutelkti dėmesį į temą.

Susitelkti ties tema yra daug svarbiau nei apsispręsti dėl darbotvarkės. Organizuodami dalykinį susitikimą būkite konkretūs ir aiškūs.

Iš anksto praneškite kitiems, kad susitikimo metu nespręsite ne į temą susijusių klausimų. Išlaikykite savo ryžtą ir išlaikykite temą, kad susitikimai vyktų pagal tvarkaraštį. Neleiskite diskusijoms nukrypti į kitas temas, kad sutaupytumėte visų laiką.

9) Laikykitės kitokio požiūrio.

Prieš organizuodami verslo susitikimą, pagalvokite apie kitus, kurie neseniai įvyko. Jei manote, kad jie gali neatlikti savo užduoties 100%, tai laikas atkreipti jūsų dėmesį į alternatyvas. Laikai keičiasi ir geriau naudoti technologijas savo naudai.

Audiovizualinė ir grafinė medžiaga padės išlaikyti dalyvių susidomėjimą ir paskatins bendradarbiavimą. Kompiuterinės prognozės ir pristatymai bus sveikintinas pokytis, dėl kurio viskas bus suplanuota ir sutaupysite daug laiko.

10) Tolesni veiksmai.

Kai organizuojate verslo susitikimą, reikia jį palydėti. Susitikimą organizuojantis asmuo yra atsakingas už tai, kad visi užrašai būtų tinkamai atlikti. Nors posėdis baigėsi, darbai dar nebaigti.

Kas buvo aptarta posėdyje, turi būti išdėstyta raštu, kad visi apie tai žinotų? Diskusija yra beprasmė, jei ji nėra baigta. Visiems pateikite reikiamus dokumentus arba, jei jie neužpildyti, pasirūpinkite, kad jie kuo greičiau juos pasiektų.

Dėkojame visiems, kurie dalyvavo susitikime ir kurių buvimas leido pasiekti realių rezultatų. Vertindami savo laiką jie džiaugiasi ir kitą kartą jie ateis labiau pasiruošę.

DUK. Verslo susitikimo organizavimas.

  1. Kokių pagrindinių žingsnių reikia imtis organizuojant verslo susitikimą?

    • Tikslų apibrėžimas, vietos ir laiko parinkimas, programos rengimas, kvietimų išsiuntimas, techninių priemonių paruošimas ir maisto tiekimas.

  2. Kaip išsirinkti tinkamą vietą verslo susitikimui?

    • Atsižvelkite į dalyvių skaičių, susitikimo pobūdį, turimą erdvę, techninę įrangą ir bendrą atmosferą.

  3. Kaip efektyviai suplanuoti verslo susitikimų programą?

    • Nustatykite pagrindines temas ir užduotis, skirkite laiko kiekvienam programos elementui, atsižvelkite į laiką ir numatykite galimas pauzes.

  4. Kaip organizuoti maitinimą verslo susitikime?

    • Atsižvelkite į susitikimo trukmę ir dalyvių poreikius. Sukurkite kavos pertraukėlių, pusryčių, pietų planą, suteikdami įvairovę ir atsižvelgdami į mitybos pageidavimus.

  5. Kokių techninių priemonių reikia sėkmingam verslo susitikimui?

    • Įsitikinkite, kad turite garso ir vaizdo įrangą, projektorius, ekranus, interneto ryšį ir pristatymo galimybes.

  6. Į kokius aspektus reikėtų atsižvelgti renkantis laiką verslo susitikimui?

    • Atsižvelkite į dalyvių darbo grafikus, paros laiko nuostatas ir galimas laiko juostas, jei dalyviai yra skirtinguose regionuose.

  7. Kaip efektyviai organizuoti svečių priėmimą verslo susitikime?

    • Informaciją apie susitikimo vietą, laiką ir programą pateikti iš anksto. Užtikrinkite svečių komfortą suteikdami reikiamą informaciją ir paslaugas.

  8. Ką apima darbas su svečiais verslo susitikime?

    • Pasisveikinimas, registracija, informacijos apie renginį teikimas, kavos pertraukėlių ir maitinimo organizavimas, patogių buvimo sąlygų užtikrinimas.

  9. Kaip stebėti verslo susitikime priimtų sprendimų įgyvendinimą?

    • Organizuokite sprendimų registravimo sistemą, paskirkite atsakingus asmenis, sukurkite grįžtamojo ryšio ir kontrolės mechanizmus, kad būtų galima sekti užduočių atlikimą.

  10. Kaip įvertinti verslo susitikimo efektyvumą?

    • Rinkti dalyvių atsiliepimus, analizuoti pasiektus rezultatus, nustatyti organizacijos stipriąsias ir silpnąsias puses, siekiant tobulinti procesą ateityje.

  11. Kaip užtikrinti nuotolinių dalyvių dalyvavimą verslo susitikime?

    • Naudokitės virtualiomis platformomis, užtikrinkite stabilų interneto ryšį, aprūpinkite reikiamas technines priemones nuotoliniams dalyviams.

  12. Kaip spręsti galimas nenumatytas situacijas verslo susitikime?

    • Sukurkite nenumatytų atvejų planą iškilus problemoms, turėkite technines atsargines kopijas ir pasiruoškite greitai reaguoti į planų pasikeitimus.

Verslo susitikimo organizavimas reikalauja kruopštaus planavimo, koordinavimo ir kompetencijos Valdymas įvairūs renginio aspektai.

 

Tipografija ABC