Матрица управления временем

Матрица управления временем Кови (Covey Time Management Matrix) – это инструмент для организации приоритетов и эффективного управления временем, разработанный Стивеном Р. Кови, автором книги “7 навыков высокоэффективных людей”. Эта матрица помогает людям классифицировать свои задачи и дела в соответствии с их важностью и срочностью, что позволяет им лучше распределить свои усилия и ресурсы.

Матрица управления временем

Стивен Р. Конвей предложил идею или концепцию матрицы управления временем, классифицируя задачи по четырем различным квадрантам.

1. Срочно и важно
2. Не срочно, но важно
3. Срочно, но не важно
4. Ни срочно, ни важно

Следуя матрице, каждую работу в мире можно разделить в зависимости от того, насколько она актуальна и важна. Давайте сразу же углубимся в эти четыре квадранта.

Четыре квадранта матрицы управления временем

Q1 – Срочно и важно. Матрица управления временем

Мало что в мире может произойти внезапно, например, критические случаи, аварии, более нежелательные сценарии и т. Д. Все эти вещи властны и могут прийти к кому угодно в любой момент времени. Более того, на случай, если проект будет реализован в ближайшие дни, этот проект должен повлиять на его позиционирование в компании.

Тогда этот сценарий можно легко считать критическим для этого человека. Все эти сценарии доступны человеку , и он может легко манипулировать результатом, поскольку работа и действие находятся под его контролем. Высокий приоритет направлен на решение критических задач, так как результат оказывается незамедлительным. Как опытный человек, на результат можно повлиять, сделав шансы в пользу. Это означает, что приоритетность критически важной и срочной работы дает вам преимущества. Высокоэффективные люди всегда делают правильный выбор относительно срочности и важности поставленных задач.

Пример матрицы срочного и важного квадранта 1

Некоторые из срочных срочных задач, аварийных ситуаций и критических проблем. являются частями этой матрицы. Работа над проектом, который должен быть запланирован на следующий день, является примером таких важных и срочных дел, связанных с квадрантом 1.

Q2 – Важно, но не срочно. Матрица управления временем

Планирование и тайм-менеджмент – две основные области в этом квадранте. В этом квадранте задачи обычно чувствительны ко времени, но им не хватает важности и критического элемента внутри них. Более или менее, у всех задач в этом квадранте есть сроки, которых нужно придерживаться. Причем крайний срок может быть в днях или месяцах. Этот раздел также посвящен тщательному планированию, при котором нам нужно приложить много усилий для выполнения текущей задачи, прежде чем она станет срочной. Сосредоточение внимания на этом квадранте может гарантировать, что мы избежим паршивого рабочего стресса и станем более эффективными в выполнении работы.

Обновление документации, график технического обслуживания, обучение персонала и оценка – вот некоторые из мероприятий, которые подпадают под второй квадрант. Этот вид работы принесет наибольшую отдачу в долгосрочной перспективе, но не будет столь срочным, чтобы ее нужно было завершить в установленные сроки.

Пример важного, но не срочного квадранта 2. Матрица управления временем.

Долгосрочные проекты и цели организации являются частями этой матрицы управления временем. Планирование и выработка стратегии в отношении долгосрочного проекта – ключевые примеры квадранта 2.

Q3 – Не важно, но срочно.

Третий квадрант также называют квадрантом «Обмана». Вся работа в офисе или на фабрике взаимосвязана до тех пор, пока все отделы не будут работать вместе, как единое целое, работа будет неполной. Точно так же личная работа и профессиональная работа иногда могут противоречить друг другу. Например, телефонный звонок из дома может длиться тридцать с лишним минут из-за срочности. Но, в то же время, это может быть не так важно по сравнению со сроком выполнения проекта, который требует немедленного внимания. На заводе это часто случается, поскольку иногда неисправная машина требует внимания. Ошибка распределения нескольких людей вместо одного может напрасно тратить время и ресурсы организации.

Страница с ценами. Как создать отличную?

Пример не важного, но срочного квадранта 3.

Отвлечения и перерывы, минимальная «занятая» работа – это части матрицы Q3. Учет времени, ответы на электронные письма и телефонные звонки и т. Д. – это примеры квадранта 3.

Q4 – Ни важно, ни срочно. Матрица управления временем.

Привычка беспокоиться о неконтролируемых вещах, думать о неправильных показателях может быть элементами, которые мешают эффективному результату. Этот квадрант имеет дело с минимальным приоритетом работы; это не важно и не обязательно. Например, выполнение мелких поручений, завершение работы по дому в рабочее время. Это также может быть просмотр социальных сетей и торговых сайтов, которые в конечном итоге не принесут пользы. Таким образом, становится сложной задачей управлять приоритетами по шкале от низкого к высокому. Эти задачи необходимо выполнять в гибкий график, когда рабочая нагрузка минимальна. Это гарантирует, что результаты не пострадают.

Пример квадранта 4. Матрица управления временем.

Мелочи и пустая трата времени, неформальные разговоры – это части четвертого квадранта. Бесцельный просмотр веб-страниц, просмотр социальных сетей – примеры четвертого квартала.

Подводя итоги!

Нет волшебной палочки, которая помогает человеку расставить приоритеты в задачах. Таким образом, для продуктивной работы и обеспечения оптимального использования ресурсов Матрица управления временем очень удобна. Их нельзя освоить в одночасье. Вместо этого нужно делать маленькие шаги в правильном направлении. Однажды производительность труда обязательно вырастет, а стандарты трудовой этики повысятся . В общем, с помощью матрицы управления временем вы можете знать, что потраченное вами время того стоило, или вы зря потратили его. Матрица управления временем

 АЗБУКА 

Часто задаваемые вопросы. Матрица управления временем .

1. Что такое матрица управления временем?

Матрица управления временем (также известная как матрица Эйзенхауэра) — это инструмент, используемый для приоритизации задач в зависимости от их важности и срочности. Она делит все задачи на четыре квадранта:

1. Важные и срочные. Задачи, требующие немедленного выполнения.
2. Важные, но не срочные. Задачи, которые важны, но не требуют немедленного выполнения.
3. Неважные, но срочные. Задачи, требующие немедленного выполнения, но не влияющие на долгосрочные цели.
4. Неважные и не срочные. Задачи, которые можно отложить или не выполнять вовсе.

2. Как использовать матрицу управления временем?

• Определите задачи. Запишите все текущие задачи.
• Оцените важность и срочность. Оцените каждую задачу по двум критериям: важность и срочность.
• Разделите задачи по квадрантам. Поместите задачи в соответствующие квадранты матрицы.
• Приоритизируйте выполнение. Начните с задач из первого квадранта, затем переходите к задачам из второго и так далее.

3. Почему важна матрица управления временем?

Матрица управления временем помогает определить приоритеты и сосредоточиться на действительно важных задачах, избегая при этом стрессовых ситуаций и перегрузки. Это способствует лучшему управлению временем и повышению эффективности.

4. Какие задачи относятся к важным и срочным?

Задачи, которые имеют критическое значение и требуют немедленного внимания, например:

• Крайние сроки для проектов.
• Неотложные проблемы или кризисные ситуации.
• Срочные медицинские проблемы.

5. Как определить важные, но не срочные задачи?

Эти задачи важны для достижения долгосрочных целей, но их выполнение можно планировать на будущее, например:

• Стратегическое планирование.
• Развитие навыков.
• Занятия спортом и здоровье.

6. Как справляться с неважными, но срочными задачами?

Такие задачи часто можно делегировать или автоматизировать. Примеры включают:

• Рутинные административные задачи.
• Ответы на некоторые письма и звонки.

7. Почему неважные и не срочные задачи могут быть опасны?

Они могут поглощать много времени и отвлекать от важных дел. Это могут быть:

• Слишком много времени, проведенное в социальных сетях.
• Бесполезные встречи.
• Лишние разговоры.

8. Какие советы помогут эффективно использовать матрицу управления временем?

• Регулярно обновляйте матрицу. Регулярно пересматривайте и обновляйте задачи в матрице.
• Будьте гибкими. Переоцените приоритеты, если обстоятельства изменились.
• Учитесь говорить «нет». Отклоняйте задачи, которые не способствуют вашим целям.
• Делегируйте задачи. Перекладывайте неважные, но срочные задачи на других.

9. Какие инструменты можно использовать для создания матрицы управления временем?

• Бумажные и электронные планировщики. Блокноты, календари и специальные приложения.
• Онлайн-инструменты и приложения. Trello, Asana, Todoist.
• Программы для заметок. Evernote, Microsoft OneNote.

10. Как матрица управления временем помогает в долгосрочном планировании?

Использование матрицы помогает сфокусироваться на важных, но не срочных задачах, которые способствуют достижению долгосрочных целей и улучшению качества жизни. Это помогает избежать пожароопасного режима работы и способствует стратегическому мышлению.