Управление временем и повышение производительности — это методы и стратегии, которые помогают эффективно использовать свое время, чтобы достигать поставленных целей, улучшать результативность и справляться с задачами более эффективно. Эти концепции тесно связаны между собой и играют важную роль в управлении собственной продуктивностью и успехом как в профессиональной, так и в личной жизни. Это окружающая среда, или мы просто неправильно распоряжаемся своим временем? Тайм-менеджмент может стать серьезной проблемой для любого занятого основателя, особенно когда границы между рабочим временем и семейной жизнью все чаще стираются (или исчезают). Однако с соответствующими инструментами и тактикой вы можете преодолеть эту проблему и стать более продуктивным, чем когда-либо, даже в самые хаотичные времена в современной истории.

Управление временем и повышения производительности

Google Workspace для развития контент-маркетинга.

1. Не выполняйте многозадачность. Управление временем.

Вы когда-нибудь чувствовали себя физически и морально истощенными в конце рабочего дня, но фактически не выполняли свою работу? Если вы когда-нибудь жалуются, что вам не хватает времени в течение дня, скорее всего, вы пытались одновременно выполнять несколько задач. Когда вы думаете, что выполняете несколько задач одновременно, на самом деле вы просто сокращаете круговую диаграмму каждой задачи и крадете часы у себя. У вас есть только определенное конечное количество энергии в данный день, и если вы один из тех предпринимателей, которые хотят отдавать 100% всему, что вы делаете, математика просто не складывается. На самом деле вы в конечном итоге отдаете 10% здесь, 20% там, 5% на дюжину других задач, а затем еще 10% вашего внимания уходит на бесконечный поток уведомлений и сообщений в социальных сетях.

Это приводит к большим затратам на переключение, которые отнимают больше времени, чем вы думаете. Допустим, вы четыре раза проверяли свои уведомления на Facebook. Это потеряно до целого часа. Вы проверяете свой почтовый ящик или Slack каждый раз, когда появляется маленький красный кружок? Вы теряете больше времени, чем на самом деле работаете.

Более того, качество работы снижается, а сроки затягиваются. Будет казаться, что на выполнение вещей у вас уходит все больше и больше времени — потому что это так. А поскольку вы уже потратили целый день на переключение между задачами, ваш резервуар опустеет к вечеру. Управление временем

2. Вместо одной задачи

Когда вы в последний раз фокусировались только на ОДНОЙ вещи в течение 30 минут? Или даже 10 минут? Не глядя на уведомления или электронные письма?

Независимо от того, над чем вы работаете, отключите все отвлекающие факторы и сосредоточьтесь на чем-то одном в течение определенного отрезка времени. Если нужно, установите таймер. Отключите свой календарь как «Не беспокоить» («Не беспокоить»). В настройках Slack выберите «Приостановить уведомления». Закройте все 27 открытых вкладок браузера или просто нажмите «Новое окно». Включите свою любимую расслабляющую музыку без лирики, чтобы погрузиться в атмосферу. И просто … начни это делать.

3. Установите для себя искусственные пределы. Управление временем.

Один из самых действенных способов повысить вашу продуктивность и улучшить управление временем — это установить искусственные ограничения. Что это значит? Поддельные сроки. Установление искусственных ограничений предохраняет вас от попадания в ловушку закона Паркинсона , который гласит, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения». Вы, наверное, видели это раньше. У кого-то в вашей команде есть три задачи и восьмичасовой рабочий день для их выполнения, и им удается растянуть эти задачи с 9 утра до 5 вечера. Когда вы из первых рук знаете, что эти три задачи должны были занять максимум 90 минут.

Что, если бы у них был всего 90-минутный рабочий день для этого? Бьюсь об заклад, Tesla Cybertruck, что работа еще была бы сделана. Работа на дому, вызванная пандемией COVID-19, еще больше упростила попадание в ловушку закона Паркинсона. Без времени на дорогу и без подносов к рабочему дню, чтобы заставить вас мысленно расслабиться и отправиться домой, вы действительно можете затянуть дела.

Оставаться продуктивным.

Лучший способ нарушить закон Паркинсона и оставаться продуктивным сегодня — это установить искусственные дедлайны. Придумайте ограничение по времени для выполнения данной задачи — даже установите таймер для себя. Один из членов команды Основателя, как известно, тоже следовал этой технике, используя свое окружение в качестве встроенных временных ограничений. Когда он путешествует для съемок (когда люди могли делать такие вещи), он покупал только 30-минутный или 60-минутный Wi-Fi в самолете. Затем он поставил перед собой задачу выполнить как можно больше работы за эти 30 или 60 минут, и он не будет обновлять Интернет после того, как таймер истечет.

Все, что происходит после отключения Wi-Fi, должно происходить в автономном режиме на рабочем столе. Это позволит вам сосредоточиться на текущей задаче и не отвлекать себя различными вкладками, уведомлениями и электронными письмами. Вы будете удивлены, как много вы сможете сделать, если установите фиктивные ограничения и создадите мини-спринт.

4. Используйте технику помидора. Управление временем

Техника Помидора — это особый метод тайм-менеджмента конца 1980-х, который использует таймер для разбивки работы на небольшие гипер-продуктивные мини-спринты. Обычно это 25-минутные интервалы, разделенные короткими перерывами.

LifeHacker описывает пошаговые инструкции по эффективному использованию Техники Помидора:

  1. Выберите задачу, которую нужно выполнить
  2. Установите Помидор на 25 минут (Помидор — это таймер)
  3. Работайте над заданием, пока не зазвонит Помидор, затем положите чек на свой лист бумаги.
  4. Сделайте небольшой перерыв (5 минут в порядке)
  5. Каждые 4 Помидора делают более длительный перерыв

Вы даже можете использовать онлайн-инструменты, такие как Tomato Timer, или множество приложений, чтобы сделать эту тактику еще проще. Управление временем

5. Попробуйте эффект Зейгарник. 

Существует психологическая теория, согласно которой прерванную деятельность легче вспомнить и вернуться к ней. Это называется эффектом Зейгарник. Считается, что у вас больше шансов вспомнить незавершенное задание, чем выполненное. Литовский психолог Блюма Зейгарник обнаружил этот эффект , наблюдая за поведением официантов в кафе. Согласно исследованию, официанты имели больше шансов запомнить детали открытых вкладок, чем клиенты, которым уже заплатили.

Как можно использовать эффект Зейгарник для повышения производительности предпринимателя? Что ж, если вы изо всех сил пытаетесь решить данную задачу или обнаруживаете, что откладываете решение конкретной проблемы, сделайте перерыв. Отойдите от него на пять минут. Тогда вернись к этому. Вы можете просто освежиться и сможете более эффективно работать над этим, теперь, когда вы оставили билет открытым и получили возможность подумать над ним подсознательно и без давления.

6. Найдите свой «Six Pack» . Управление временем.

Нет, мы не говорим о том, чтобы расслабиться и расслабиться. «Six-Pack» — это авиационный термин, обозначающий приборную панель с основными летными приборами в кабине самолета. Несмотря на то, что есть миллион вещей, которыми можно манипулировать одновременно во время полета, обычно есть шесть инструментов, которые предоставляют наиболее важные данные (скорость полета, высотомер и т. Д.). Пилот может сосредоточиться на этих шести приборах, чтобы все шло гладко. Ари Майзель также является обученным пилотом. Он советует думать о своем бизнесе как о самолете, когда речь идет о сосредоточении внимания. «Как основателю, вам нужно попытаться найти свою версию Six-Pack. То, что что бы ни случилось, вы сосредоточитесь на продвижении своего бизнеса, даже на один процент ».

Какой у вас Six-Pack в вашем бизнесе? Вот на что вам следует потратить свою энергию. Для всего остального, что не способствует достижению этой цели или KPI, просто устраните отвлекающие факторы.

7. Положите телефон в другую комнату. 

Вы можете убедить себя в том, что у вас нет зависимости от смартфона, но давайте будем честными — каждый предприниматель любит. Этот небольшой инструмент потенциально является одним из самых мощных для ведения онлайн-бизнеса, который когда-либо существовал. Ключевое слово: потенциально. На самом деле зависимость от смартфона — это неприятность и вредит производительности. Даже просто проверив свой телефон в течение двух секунд и обработав новое уведомление, требуется до 23 минут, чтобы вернуть ваше внимание.

Верный способ избавиться от этого постоянного отвлечения — оставить смартфон в другой комнате. Попробуйте это в течение нескольких часов, когда вы начнете работать завтра. К обеду вы будете приятно удивлены тем, насколько сосредоточенными и успешными вы себя чувствуете.

8. Мастер асинхронной связи . Управление временем

Асинхронная коммуникация (или для краткости «Асинхронный») — это сильно недооцениваемое поведение продуктивности, которое может коренным образом изменить способ ведения вашего бизнеса. Это означает общение с вашей командой НЕ в режиме реального времени, а путем «передачи мяча вперед и назад».

Блог Doist резюмирует это лучше всего : «Проще говоря, асинхронное общение — это когда вы отправляете сообщение, не ожидая немедленного ответа».

  • Асинхронный пример 1: вы отправляете кому-то электронное письмо. Они отвечают на следующий день, когда лучше всего справятся с этой задачей.
  • Асинхронный пример 2: вы отправляете видео-брифинг Loom для члена команды, находящегося в другом часовом поясе, в часы его сна. Когда они просыпаются и начинают работать, они смотрят ткацкий станок и начинают работать над проектом — комментируя любые вопросы. Затем вы можете приступить к асинхронным ответам на их вопросы при первой же возможности.

Конечно, есть некоторые виды связи, которые все еще должны быть синхронными (также известными как «Синхронизация») — когда человек, с которым вы говорите, немедленно отвечает в режиме реального времени. Многие люди по-прежнему считают, что творческое сотрудничество и решение проблем по-прежнему лучше всего проводить «в одной комнате». Однако теперь, когда во многих местах по всему миру мы буквально не можем находиться в одной комнате из-за карантина и социального дистанцирования, многим предпринимателям приходится пересматривать свои коммуникационные стратегии.

  • Пример синхронизации 1: живая встреча в той же комнате (или инструмент для видеоконференцсвязи).
  • Пример синхронизации 2: беседа в реальном времени в чате Slack.

Важно подумать о том, какие коммуникации в ваш рабочий день потенциально могут стать асинхронными, и отменить эти встречи из своего календаря. И планируйте синхронную связь только тогда, когда это абсолютно необходимо.

Каждый раз, когда собрание Календаря Google отменяется и заменяется асинхронным сообщением или 5-минутным видео Loom, ангел получает свои крылья.

9. Избегайте усталости от решений

Фактически, отказ от решений в целом вернет вам массу умственных способностей. Джек Дорси, соучредитель Twitter и Square, явно не любит принимать решения  и часто дает возможность своей команде принимать ключевые решения без него. «Бывший сотрудник Square сказал, что Дорси« думал, что идеальная встреча — это та, на которой ему не нужно ничего говорить »». Как предприниматель, вы, вероятно, весь день принимаете решения. И к тому времени, когда вы столкнетесь с действительно важной проблемой, вы уже потратили всю свою энергию на принятие решений на мелкие задачи и второстепенные решения.

Усталость от решений реальна . Может показаться, что к концу дня в вашем ментальном резервуаре больше нет топлива, и ваш мозг напрягается даже при мысли о еще одной вещи, за которую вы отвечаете. Постарайтесь принимать меньше решений и возложите на свою команду (особенно тех, кто готовится к руководящей роли) ответственность за принятие большего количества этих решений. Вы можете спросить: «Но как я могу доверять людям принимать правильные решения без меня?»

10. Классифицируйте решения как обратимые или необратимые. Управление временем

Если вам абсолютно необходимо принять решение самостоятельно, подумайте о том, насколько важно это решение потратить умственную энергию. Вполне возможно, что большинство решений в конкретный день можно будет принять быстро за несколько секунд без какого-либо риска. Другими словами, вы, вероятно, слишком много беспокоились об этом. Фарнам-стрит раскрывает этот принцип обратимых и необратимых решений, демонстрируя сетку того, как вы должны думать о каждом решении.

Если решение является обратимым — например, сообщение в социальной сети, которое вы можете быстро и легко удалить, или черновик статьи в блоге, который вы всегда можете отредактировать, — вам следует потратить минимум времени на его обдумывание. Просто «двигайтесь быстро и ломайте вещи», и вы избавите себя от умственного напряжения, связанного с беспокойством о том, что можно легко исправить.

Если решение необратимо — например, отправка электронного письма 2 миллионам подписчиков — вы можете потратить часть своей энергии на то, чтобы убедиться, что оно правильное. Более того, если решение является необратимым И последовательным — например, подписание крупного контракта или пятилетняя аренда офиса — вы определенно захотите потратить на него некоторое время.

Джефф Безос углубляется в этот подход к принятию решений в одном из своих писем акционерам:

«Некоторые решения являются последовательными и необратимыми или почти необратимыми — это двери с односторонним движением — и эти решения должны приниматься методично, осторожно, медленно, с большим обдумыванием и консультациями. Если вы идете и вам не нравится то, что вы видите на другой стороне, вы не сможете вернуться туда, где были раньше. Мы можем назвать эти решения Типом 1. Но большинство решений не такие — они изменчивы, обратимы — это двери с двусторонним движением ». 

По словам Безоса, этот второй тип решения «можно и нужно принимать быстро». Попробуйте так думать о своих решениях и посмотрите, насколько быстро вы сможете принимать обратимые.

11. Собственный календарь

Крис Диксон, партнер и инвестор a16z, однажды сказал: «Ваш почтовый ящик — это список дел, созданный другими людьми». Слишком много людей относятся к своему аккаунту G-Suite реактивно, а не проактивно. Пришло время взять под контроль. Скажите «Нет» следующему календарному приглашению. Отложите неважные электронные письма на более поздний срок, чтобы лучше их решить. Используйте «3 D», чтобы добраться до нулевого почтового ящика , и держите свой Календарь Google подальше от ненужных встреч, в которых вам не нужно участвовать. Этот совет очень прост, но, тем не менее, важен. Управляйте своим календарем и своим временем. Он принадлежит вам и никому другому.

12. Не ешьте лягушку

В некоторых советах по продуктивности говорится, что вы должны первым делом взяться за самую сложную, пугающую задачу утром, чтобы все остальное было легче оттуда — выражение, известное как «съесть лягушку». На самом деле это не рекомендуется для оптимальной производительности. Поедание лягушки может истощить вашу энергию в начале дня, что приведет к неудаче днем.

Вместо того, чтобы сначала выполнять самую сложную задачу, вы должны делать то, что вам больше всего удается. Есть ли задача, которую вы откладываете на потом и тормозит вашу команду? Сделайте это в первую очередь и выбросьте это из головы. После того, как эта задача будет выполнена, вы можете вернуть себе контроль над своими приоритетами и временем.

13. Забудьте о сложных утренних занятиях и обильных здоровых завтраках.

Вам не обязательно есть плотный завтрак или делать сложный смузи, который вы видели в Instagram каждое утро. Еще одно заблуждение относительно продуктивности состоит в том, что вам нужно рано вставать и иметь твердый утренний распорядок, чтобы мотивировать себя . Хотя утренний распорядок действительно помогает вам подготовить свой день к успеху, поскольку вы уже отметили несколько полей в своем списке дел (например, заправить постель, принять душ, приготовить кофе, подышать свежим воздухом или заняться спортом), это не обязательно иметь один. Если постоянный утренний распорядок позволяет вам продуктивно работать, продолжайте это делать. Но некоторые основатели считают, что ночная рутина может быть не менее эффективной.

14. Попробуйте вместо этого ночной распорядок дня. Управление временем.

Ночной распорядок подразумевает подготовку к следующему рабочему дню, чтобы с утра сразу начать эффективный рабочий процесс. Это может повлечь за собой очистку вашего почтового ящика и Slack, установку трех главных приоритетов на завтра, 30-минутную медитацию и даже установку напоминания перед сном в вашем календаре, когда нужно выключить устройства и расслабиться. Вместо того, чтобы входить в систему в AM и тратить первый час дня на то, чтобы обдумывать свои приоритеты, у вас уже есть их наметка, и вы можете потратить этот час на то, чтобы действительно сделать дела. Более того, регулярное время отхода ко сну улучшает качество сна, так что вы можете просыпаться более отдохнувшим и готовым к работе.

15. Найдите свое пиковое время

Вы жаворонок или сова ? Вы когда-нибудь чувствовали себя виноватыми из-за того, что не были включены в обычное рабочее время с 9 до 5? Ты не одинок. У всех свое «пиковое время» или « время потока », то есть период 60-90 минут в течение дня, когда вы находитесь в идеальном состоянии. Ваш мозг работает на всю катушку, вы без усилий фокусируетесь на лазере, и вас просто невозможно запутать.

Для некоторых пик может приходиться на раннее утро. Для других, может быть, уже полдень. Другие могут оказаться в своих лучших проявлениях в 23:00 и сразу после полуночи, сделав за этот час больше, чем за весь предыдущий день. А пока немного подумайте о том, в какое время дня вы обычно находитесь «в зоне», и постарайтесь не планировать на это время никаких черных дел или встреч. Управление временем

16. Не одевайтесь для успеха.  

Старая пословица гласит: «Одевайся для успеха». В настоящее время в мире удаленной работы после COVID важнее одеваться комфортно. Это становится еще более неотъемлемой частью трудовой жизни, особенно сейчас, когда большинство людей работают дома. Пижамы, худи, шорты, шлепанцы — все, что позволит вам добиться наилучшего результата. (Конечно, если у вас есть важный видеозвонок с потенциальным клиентом или партнером, вы можете надеть что-нибудь презентабельное с плеч).

Сохранение простоты гардероба также помогает избежать усталости от решений , о чем упоминалось ранее. Например, бывший президент США Барак Обама носит только два типа костюмов : серый или синий. Далее он объясняет: «Простой акт принятия решений снижает способность принимать дальнейшие решения … Вам необходимо сосредоточить свою энергию на принятии решений». Помимо высвобождения энергии, вы также освободите время. Каждая минута меньше, которую вы тратите на беспокойство о том, что вы собираетесь надеть, — это дополнительная минута, которую вы можете сделать для чего-то важного.

Сведите к минимуму количество решений

Эта концепция работает не только в одежде, но и во многих отношениях, чтобы сохранять концентрацию и вернуть вам свои умственные способности. Сведите к минимуму количество решений, которые вам нужно принять за день, и вы станете намного эффективнее. Иногда недостаточно использовать цифровые инструменты, чтобы разделить ваше время и внимание. Возможно, вам придется физически отделиться от стрессовых отвлекающих факторов, особенно при работе из дома .Вы видите, как тарелки скапливаются в раковине. Грязное белье смотрит на вас из угла комнаты. Ежедневный цикл новостей звучит «на заднем плане» по телевидению. Эти отвлекающие факторы отвлекают ваше внимание до такой степени, что вы добавляете кучу воскресных домашних дел в свой список дел на рабочий день.В таких случаях лучше физически поменять комнату и создать отдельное рабочее пространство, отличное от остальной части вашей домашней жизни.

Есть много советов по созданию идеального домашнего рабочего места для фрилансеров и предпринимателей. Все, что вам нужно прямо сейчас, — это принять решение действительно сделать это — создать уникальное рабочее пространство, которое поставит стену между вами и грязной посудой или, по крайней мере, уведет вас от кухни.

18. Сделайте три дела до обеда. Управление временем.

Этот совет по повышению продуктивности исходит от Майкла Карнджанапракорна, соучредителя платформы онлайн-обучения Skillshare, а с недавних пор — основателя Otis, инвестиционного инструмента для альтернативных активов на основе блокчейна. В Skillshare одной из ежедневных мантр под руководством Карнджанапракорна было «выполнить три дела до обеда». Они не должны были быть важными — просто то, что было в вашем списке дел, чтобы продвинуть стрелку вперед. Легко обнаружить, что читаете статьи или теряетесь в почтовом ящике в течение первой половины дня, а затем к обеду вы можете почувствовать себя неудовлетворенным. После этого давление увеличивается, и весь день вы чувствуете себя позади. Метод «три вещи перед обедом» устраняет эти чувства, потому что вы уже отметили некоторые из своих задач, а затем вознаградили себя едой и перерывом.

19. Если вы сомневаетесь, просто получить что — то Done

Все еще не уверены, что эти методы повышения производительности подходят вам? Вы продолжаете чувствовать себя непродуктивным? Если есть сомнения, просто сделайте что-нибудь. Действие лучше совершенства. Исследования показали, что мозг получает дозу дофамина, когда ставит галочку напротив задания. Еще одна причина разбить работу на более мелкие части с помощью системы канбан , чтобы вы могли получать небольшие успехи каждый раз, когда перемещаете карточку Trello вперед или помечаете задачу Asana как «выполненную». Один час делать что-то более ценно, чем 10 часов размышлений об этом.

20. Оптимизация, автоматизация, аутсорсинг

Некоторые основатели утверждают, что набор советов и тактик — это не ответ на продуктивность, и что вам действительно нужна целая пошаговая система, чтобы выиграть время и сосредоточиться. Ари Майзель — один из таких предпринимателей, и его метод OAO (Оптимизация, Автоматизация, Аутсорсинг) доказал, что он меняет жизни.

Кратко о концепции OAO: 

  1. Оптимизация — проверяйте все свои системы и процессы и оптимизируйте их до такой степени, чтобы их мог делать любой член вашей команды, так что вам больше не придется.
  2. Автоматизация. Затем автоматизируйте все, что возможно, теперь, когда все системы и процессы намечены. Для этого доступно бесчисленное множество инструментов без кода, таких как Zapier .
  3. Аутсорсинг — наконец, после того, как вы оптимизировали и автоматизировали, теперь вы можете передать на аутсорсинг все, что осталось. Это включает в себя найм виртуального помощника или делегирование полномочий члену команды, и система Ари точно расскажет, как это сделать эффективно.

АЗБУКА

Часто Задаваемые Вопросы (FAQ) Управление временем и повышения производительности

  1. Что такое управление временем?

    • Ответ: Управление временем — это навык эффективного распределения и использования доступного времени для достижения целей. Включает в себя планирование, приоритизацию задач, установку сроков и оптимизацию процессов.
  2. Как повысить производительность с помощью управления временем?

    • Ответ: Повышение производительности можно достичь путем установки конкретных целей, создания планов действий, эффективного приоритизирования задач, использования техник временного управления, таких как метод Помодоро, и постоянного обучения и совершенствования.
  3. Какие существуют методы управления временем?

    • Ответ: Существует множество методов управления временем, включая GTD (Getting Things Done), метод Помодоро, матрицу Эйзенхауэра, ABCD-анализ, технику 2-минутного правила и другие. Каждый метод подходит разным людям, и выбор зависит от индивидуальных предпочтений.
  4. Как создать эффективный план действий?

    • Ответ: Для создания эффективного плана действий определите конкретные цели, разбейте их на меньшие задачи, определите приоритеты, установите сроки выполнения, используйте список дел и регулярно обновляйте свой план в соответствии с изменениями в приоритетах.
  5. Как бороться с прокрастинацией?

    • Ответ: Для борьбы с прокрастинацией определите причины откладывания задач, установите реалистичные сроки, разбейте большие задачи на более мелкие, используйте методы мотивации, такие как награды, и регулярно проводите самооценку.
  6. Как избегать перегрузки информацией?

    • Ответ: Избегайте перегрузки информацией, ограничив время, проводимое в социальных сетях, фокусируйтесь на ключевой информации, используйте инструменты для организации задач и приоритизации, такие как списки дел и приложения для управления задачами.
  7. Как поддерживать баланс между работой и личной жизнью?

    • Ответ: Поддерживать баланс между работой и личной жизнью можно путем четкого разграничения рабочего времени и времени для личных нужд, установкой границ и приоритизацией здоровья и отдыха. Важно также уметь отказываться от лишних обязательств, когда это необходимо.