Електронска набавка

Електронската набавка е процес на купување стоки, услуги или работи со користење на информатички и комуникациски технологии, особено Интернет. Наместо традиционалните процедури засновани на хартија, е-набавките користат специјализирани електронски платформи или системи кои им овозможуваат на клиентите да објавуваат барања за предлози (барања за понуда, тендери) и да примаат предлози од потенцијални добавувачи.

Е-набавките обезбедуваат низа придобивки, како што се зголемена транспарентност во процесот на набавка, намалено време на обработка, намалени административни трошоци, зголемен пристап до потенцијалните добавувачи и зголемена конкуренција, што на крајот може да доведе до пониски цени и подобрен квалитет на купените стоки и услуги .

Како функционираат е-набавките?

Е-набавките е процес на електронска размена на договори за добавувачи, налози за набавка и фактури за набавка на канцелариски материјали или какви било други стоки или услуги. Тие користат електронска размена на податоци (EDI) да се оптимизира процесот на деловни набавки и да се оствари побрзо, поефикасно и поекономично. Е-набавките им овозможуваат на компаниите брзо и лесно да нарачуваат од нивните добавувачи и да управуваат со процесите на набавки преку Интернет.

На ниво на претпријатие, официјален или посебен оддел поставува специфични правила и политики за купување на стоки и услуги потребни за бизнисот. Целта е да се задоволат потребите на компанијата по најниска можна цена или по најдобра цена во моментот на потреба. За да се постигне оваа цел, персоналот за набавка воспоставува односи со добавувачите, воспоставува насоки, преговара за договори и поставува ограничувања за видовите дозволени набавки.

Е-набавките функционираат според следниот општ принцип:

Подготовка и поставување на апликација:
- Клиентот ги одредува неговите барања за стоки, услуги или работа што треба да се купат.
- Клиентот поставува апликација на електронската платформа, наведувајќи детали за набавката, како што се опис на стоки/услуги, волумени, време на испорака, потребни карактеристики за квалитет итн.
Учество на добавувачи:
- Добавувачите регистрирани на електронската платформа добиваат известувања за нови набавки кои одговараат на нивниот профил.
- Добавувачите ја разгледуваат апликацијата и ги доставуваат своите предлози преку електронскиот систем. Понудите може да вклучуваат цена, време на испорака, услови за плаќање и други детали.
Евалуација и избор на предлози:
- Клиентот ги оценува добиените предлози земајќи ги предвид утврдените критериуми, како што се цена, квалитет, рокови и други.
- Понекогаш постои процес на преговори помеѓу клиентот и добавувачите за да се разјаснат условите.
Донесување одлука и склучување договор:
- По евалуацијата на предлозите, клиентот ја избира најдобрата опција и склучува договор со избраниот добавувач.
Извршување на договорот:
- По склучувањето на договорот се исполнети условите предвидени во него. Ова вклучува испорака на стоки или давање услуги во согласност со договорените рокови и барања.
Следење и евалуација:
- За време на извршувањето на договорот, клиентот врши контрола врз неговото извршување и исто така може да го спроведе проценка на ефикасноста и квалитетот дадени стоки или услуги.

Целата оваа постапка се спроведува преку специјализирана електронска платформа, која обезбедува сигурност, транспарентност и ефикасност на целиот процес на е-набавки.

Софтвер за електронски набавки.

Постојат многу достапни софтверски решенија за е-набавки, од кои секое нуди свои уникатни карактеристики и способности.

Електронска набавка. Еве неколку од нив:

САП Ариба: Таа е една од водечките платформи за Управување со синџирот на снабдување и е-набавки. SAP Ariba обезбедува Алатки за поставување нарачки, управување со договори, интеракција со добавувачите и следење на исполнувањето на нарачките.
Oracle Procurement Cloud: Тоа е софтвер базиран на облак дизајниран да ги автоматизира процесите на набавки, вклучувајќи барања за предлози, тендери, управување со добавувачи и договори.
Купа: Coupa нуди платформа за управување со трошоци и набавки која вклучува автоматизација на процесот на набавка, аналитика на трошење, управување со продавачи и други алатки.
БравоРешение: Ова е решение дизајнирано за управување со добавувачи и е-тендери. BravoSolution им овозможува на клиентите да објавуваат барања за предлози, да спроведуваат аукции и да управуваат со договори.
ЏЕГЕР: JAGGAER нуди платформа за управување со синџирот на снабдување и е-набавки, вклучувајќи алатки за управување со добавувачи, каталози за купување, аналитика и следење на работата на договорот.

Овие софтверски производи обезбедуваат различни функции, кои се движат од основни процеси за е-набавки до посложени системи за управување со синџирот на снабдување. Изборот на софтвер зависи од специфичните потреби и буџетот на организацијата.

Електронска набавка. Синџир на вредности.

Синџирот на вредност за е-набавки вклучува голем број фази и процеси, од кои секоја придонесува за зголемување ефикасност и додавање вредност за организацијата.

Подолу е општ синџир на вредност во е-набавките:

Автоматизација на процесите за набавки: Електронските платформи за набавки можат да автоматизираат многу процеси, како што се пласирање понуди за стоки и услуги, обработка на предлози од добавувачи, оценување и избирање на најдобрите предлози. Ова го намалува времето чини и ја зголемува ефикасноста целиот процес на набавка.
Зголемена пристапност до добавувачите: Електронските платформи обезбедуваат можност за брзо и лесно поврзување со широк спектар на потенцијални добавувачи. Ова му овозможува на клиентот да добие повеќе опции за понуди и да го избере најдобриот сооднос цена-квалитет.
Зголемена транспарентност: Е-набавките обезбедуваат транспарентност во процесот, од поднесување на понуда до склучување на договор. Клиентите и добавувачите имаат пристап до сите потребни информации за процесот на набавка, што помага да се намалат ризиците и да се спречи корупцијата.
Подобрено управување со податоци: Платформите за е-набавки собираат и анализираат големи количини на податоци од процесите на набавки, обезбедувајќи им на клиентите вредни сознанија за трошоците, перформансите на добавувачите, трендовите на пазарот и многу повеќе. Ова помага да се оптимизираат стратегиите за купување и да се донесат поинформирани одлуки.
Намалете ги трошоците и зголемете ја ефикасноста: Како резултат на автоматизација и оптимизација на процесите за набавки, се намалуваат административните трошоци, се намалуваат грешките и доцнењата, што на крајот доведува до намалување на вкупните трошоци за набавка на организацијата и зголемување на нејзината ефикасност.

Целта на секоја фаза од овој синџир е да додаде вредност и подобрување на ефикасноста на целиот електронски процес набавка, што на крајот има корисен ефект врз успехот и конкурентноста на организацијата.

Кои се придобивките од е-набавките?

Е-набавките обезбедуваат голем број поволности за организациите, клиентите и добавувачите. Платформите обезбедуваат транспарентност и контрола на процесот на набавка, од поставување на апликација до извршување на договорот. Клиентите можат лесно да го следат секој чекор од процесот и да обезбедат усогласеност со сите воспоставени политики и процедури.

Е-набавките ви овозможуваат побрзо и поефикасно спроведување на процедурите, бидејќи сите фази, од поднесување апликација до избор на добавувач, се завршуваат онлајн. Ова ги намалува временските доцнења и ви овозможува побрзо да реагирате на промените на пазарот. Автоматизацијата на процесите за набавки на електронските платформи помага да се намалат административните трошоци поврзани со рачна документација, обработка на предлози и други рутински задачи.

Електронските платформи собираат и складираат големи количини на податоци за перформансите на набавките и добавувачите, олеснувајќи ја анализата и информираното донесување одлуки. Ова помага да се оптимизираат стратегиите за купување и да се идентификуваат можностите за намалување на трошоците. Употребата на електронски платформи го олеснува усогласувањето со законодавството и стандардите во областа на јавните набавки и набавките во приватниот сектор, бидејќи сите фази од процесот се документирани и предмет на верификација.

Електронска набавка. Проблеми.

Иако е-набавките имаат многу придобивки, може да се соочи и со некои предизвици.

Некои од најчестите проблеми вклучуваат:

Недоволни кадровски квалификации: Употребата на електронски платформи бара одредено ниво на компјутерска писменост и технички вештини кај вработените. Недостатокот на обука на персоналот може да доведе до грешки во процесот на набавка или забавување на усвојувањето на електро системи
Безбедност на податоците: Електронските платформи може да бидат предмет на сајбер-напади или кражба на податоци. Недоволните безбедносни мерки може да доведат до истекување на доверливи информации или компромис на системот, што претставува закана и за клиентите и за добавувачите.
Ограничен пристап до интернет: Во некои региони, пристапот до Интернет може да е ограничен или воопшто да не е достапен. Ова им создава проблеми на учесниците кои не можат слободно да ги користат електронските платформи за набавки.
Монополизација на пазарот: Во некои случаи, електронските платформи за набавки можат да создадат монополска позиција на пазарот со ограничување на изборот на добавувачи и условите за купување. Ова може да резултира со ограничена конкуренција и недоволна разновидност на понуди.
Хетерогеност на технологиите: Различни организации може да користат различни платформи и технологии за е-набавки. Хетерогеноста на технологиите може да ја попречи интероперабилноста и интероперабилноста помеѓу системите, што ја отежнува соработката и споделувањето информации меѓу учесниците во процесот.
Недоверба во системот: Некои учесници може да имаат недоверба во системите за е-набавки поради можноста манипулации или непочитување на правила и стандарди.

Најчесто поставувани прашања. Електронска набавка.

Што е е-набавка?
- Електронската набавка е процес на купување стоки, услуги или работи со користење на информатички и комуникациски технологии, особено Интернет.
Како функционираат е-набавките?
- Е-набавките вклучуваат пласирање понуди на електронски платформи, примање понуди од добавувачи, евалуација на понудите, избор на добавувачи и преговарање договори, сето тоа направено преку Интернет.
Кои се придобивките од е-набавките?
- Придобивките вклучуваат зголемена транспарентност и конкуренција, намалено време за набавки, намалени административни трошоци, зголемена пристапност до добавувачите и подобрено управување со податоците.
Кои софтверски решенија се користат за е-набавки?
- Постојат многу софтверски решенија како што се SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER и други дизајнирани да ги автоматизираат процесите на е-набавки.
Какви проблеми може да се појават со е-набавките?
- Предизвиците може да вклучуваат недоволни квалификации на персоналот, проблеми со безбедноста на податоците, ограничен пристап до интернет, монополизација на пазарот, технолошка хетерогеност и недостаток на доверба во системот.
Кои чекори може да се преземат за успешно спроведување на е-набавките?
- Ова вклучува обука на персоналот, имплементација на современи и безбедни софтверски решенија, развој на соодветни политики и процедури, како и редовно следење и анализа на процесите за набавки.