L-organizzazzjoni ta 'laqgħa tan-negozju hija sett ta' attivitajiet u passi bil-għan li titmexxa b'suċċess laqgħa tan-negozju, laqgħa jew negozjati bejn rappreżentanti ta 'diversi organizzazzjonijiet jew parteċipanti fi proċessi tan-negozju. Hawn huma xi passi ewlenin biex torganizza laqgħa tan-negozju:

  1. Id-Definizzjoni tal-Għanijiet:

    • Iddefinixxi b'mod ċar l-iskop tal-laqgħa. Xi trid tikseb? Dan jista’ jkun l-iskambju ta’ informazzjoni, it-teħid ta’ deċiżjonijiet, il-konklużjoni ta’ ftehim, eċċ.

  2. Organizzazzjoni ta' laqgħa ta' negozju. Għażla tal-Post:

    • Għażla ta' post ta' laqgħa adattat. Dan jista 'jkun uffiċċju, kamra tal-konferenzi, ristorant, jew post ieħor speċjalizzat skont in-natura tal-laqgħa.

  3. Ippjanar tal-Ħin:

    • Iddetermina l-aħjar ħin għal laqgħa, filwaqt li tqis l-iskedi tal-parteċipanti u tiżgura ħin biżżejjed biex jiġu diskussi kwistjonijiet importanti.

  4. Organizzazzjoni ta' laqgħa ta' negozju. Preparazzjoni tal-Programm:

    • L-iżvilupp ta' programm ta' laqgħat dettaljat li jqis suġġetti li ġejjin, aġenda, ħin tad-diskors u aspetti importanti oħra.

  5. Tqassim ta' Stediniet:

    • Tibgħat stediniet lill-parteċipanti li jindikaw id-data, il-ħin, il-post u s-suġġetti ewlenin tal-laqgħa.

  6. Organizzazzjoni ta' laqgħa ta' negozju. Jipprovdu mezzi tekniċi:

    • Tħejjija tal-mezzi tekniċi meħtieġa: tagħmir tal-awdjo u tal-vidjo, materjali tal-preżentazzjoni, konnessjoni tal-Internet, eċċ.

  7. Catering:

    • Tipprovdi ikel għall-parteċipanti jekk il-laqgħa tieħu żmien twil. Dan jista’ jinkludi coffee breaks, kolazzjon, ikla, eċċ.

  8. Organizzazzjoni ta' laqgħa ta' negozju. Ħidma mal-Mistednin:

    • Jilqgħu mistednin, jipprovdu l-informazzjoni meħtieġa, jiżguraw il-kumdità tal-parteċipanti waqt il-laqgħa.

  9. Żamma tal-Protokoll:

    • Il-ħatra ta’ dawk responsabbli għaż-żamma tal-minuti tal-laqgħa, ir-reġistrazzjoni tal-punti ewlenin u d-deċiżjonijiet.

  10. Feedback:

    • Ġbir ta 'feedback komunikazzjonijiet wara l-laqgħa biex jevalwaw l-effettività u jidentifikaw titjib possibbli fil-futur.

  11. Organizzazzjoni ta' laqgħa ta' negozju. Monitoraġġ tal-Implimentazzjoni tas-Soluzzjonijiet:

    • Jekk laqgħa tinvolvi li jittieħdu deċiżjonijiet, huwa importanti li tissorvelja l-implimentazzjoni tagħhom u tipprovdi l-appoġġ meħtieġ.

L-organizzazzjoni ta’ laqgħa tan-negozju teħtieġ ippjanar bir-reqqa, koordinazzjoni u approċċ professjonali biex tilħaq l-għanijiet tiegħek u tiżgura interazzjoni b’suċċess bejn il-parteċipanti.

10 modi. Organizzazzjoni ta' laqgħa ta' negozju .

1) Hija meħtieġa laqgħa?

Qabel ma tagħmel appuntament, huwa importanti li tiddeċiedi jekk huwiex meħtieġ li tiġi organizzata fil-mument jew jekk jirriżultax li jkun vojt ħela ta 'ħin. Għandek bżonn torganizza laqgħa tan-negozju biex tiskambja ideat dwar il-proġett, issolvi kwistjonijiet urġenti u ttejjeb ir-relazzjonijiet professjonali.

Huwa meħtieġ li jkollok laqgħa personali f'dan l-istadju jew tista 'tagħmel dak kollu meħtieġ billi tibgħat emails?

Jekk din għandhiex tkun diskussjoni bir-reqqa li teħtieġ li ssejjaħ ir-riżorsi umani kollha involuti fil-proġett għal din il-laqgħa, jew jekk tistax tikseb dak li hu meħtieġ billi tistieden biss ftit parteċipanti importanti għal perjodu qasir ta’ żmien huma kwistjonijiet li jeħtieġ li jiġu deċiżi qabel l-iskedar tal-laqgħa.

2) Organizza laqgħa tan-negozju. Stieden lil dawk biss li għandhom bżonn ikunu hemm.

Xi drabi proġett jitwettaq minn ħafna nies minn diversi dipartimenti tal-uffiċċju. Meta tiddeċiedi li tospita laqgħa tan-negozju, huwa importanti ħafna li tkun taf minn qabel jekk għandekx bżonn tistieden ir-riżorsi kollha mehmuża magħha u jekk huwiex worth it.

Ħafna minnhom ma jkollhom xejn x’jikkontribwixxu, allura għaliex ma tistiedenx nies direttament relatati mal-proġett u jħallu lis-subordinati tagħhom fil-ġenb. Int ser tkun biss taħli l-ħin, l-isforz, u l-enerġija ta 'nies li jkunu f'qagħda aħjar fix-xogħol tagħhom li jagħmlu xogħol produttiv matul dak iż-żmien aktar milli jattendu laqgħa inutli.

Jekk taħseb li d-dipartiment kollu jeħtieġ li jkun infurmat dwar deċiżjoni, stieden lill-maniġer tad-dipartiment u agħtih l-informazzjoni li għandu bżonn biex ikun jista’ jmur jgħaddiha lit-tim tiegħu. Dan se jiffranka ħafna ħin u riżorsi għall-kumpanija.

3) Tfakkiriet.

Il-ħajja professjonali saret sensiela ta’ xbieki, dejjem imħabblin b’ħafna mistoqsijiet u affarijiet. L-istress li jitlesta proġett fil-ħin u li jiġi żgurat li ma jinqalgħu l-ebda problemi fil-frattemp jista 'jikkawża li ħafna nies jinsew dwar l-affarijiet sempliċi.

Il-biċċa l-kbira tal-ħaddiema sempliċement mhumiex interessati li jattendu l-laqgħat għax jemmnu li l-ħin tagħhom jintefqu aħjar biex jagħmlu xi ħaġa utli. Għalhekk, għandhom it-tendenza li jinsew meta jkun hemm laqgħa importanti skedata, li l-parteċipazzjoni fiha hija obbligatorja. L-aħjar huwa li tibgħat tfakkiriet wara li tirranġa laqgħa tan-negozju mill-inqas ġurnata jew tnejn bil-quddiem biex tgħarrafhom u titlob konferma tal-attendenza tagħhom sabiex ikunu jafu li rċevew u jaqraw l-email meħtieġa.

4) Organizzazzjoni ta' laqgħa tan-negozju. Aġenda.

Agħmel lista sabiex ma tinsihiex. Il-ħolqien ta 'aġenda għal-laqgħa u t-tqassim lil parteċipanti oħra se jkun ta' barka. Dan jagħtihom ħin biex jiġbru l-informazzjoni meħtieġa u jaqsmuha ma’ oħrajn fil-punt tal-laqgħa.

L-aħjar huwa li tipprepara minn qabel sabiex tkun tista' tippjana bil-quddiem bid-direzzjonijiet li trid issegwi biex il-laqgħa tkun aktar produttiva. Jekk iżżomm ir-responsabbiltajiet tiegħek fuq l-aġenda, tista 'faċilment tibqa' fuq is-suġġett u tiffranka ħin prezzjuż.

5) Aspettattivi.

Meta ddeċidejt li torganizza laqgħa tan-negozju, probabbilment kellek ċerti aspettattivi dwarha. Kun żgur li meta tibgħat avviż ta' laqgħa skedata, tiddokumenta wkoll l-iskop tal-laqgħa u l-aspettattivi tiegħek għall-avveniment. Agħmilha ċara li din mhix laqgħa każwali, iżda laqgħa importanti bi struzzjonijiet speċifiċi li jridu jiġu segwiti b'mod strett sabiex tirnexxi. Iddikjara l-aspettattivi tiegħek b'ittri grassi u kkomunika dan lil ħaddieħor bil-quddiem sabiex ikunu jistgħu jippreparaw mentalment u jipprovdu wkoll il-fatti u ċ-ċifri meħtieġa.

6) Organizzazzjoni ta' laqgħa tan-negozju. Skadenzi.

Trid tirrispetta l-ħin biex tikseb aktar benefiċċji fil-ħajja. Il-puntwalità hija karatteristika siewja fil-professjonisti peress li turi d-dedikazzjoni tagħhom għax-xogħol tagħhom u l-aderenza mal-etikett bażiku. Huwa tedjanti u frustranti ħafna meta n-nies ikomplu jidħlu fil-kamra tal-konferenzi anke wara li tkun bdiet. Dan jindika nuqqas ta’ manjieri u nuqqas ta’ rispett lejn awtoritajiet .

Kun żgur li tindika l-ħin tal-bidu tal-laqgħa fl-email li bgħatt qabel u għamilha ċara li dawk li jkunu għadhom tard mhux se jiġu ammessi għal-laqgħa. Qabel ma torganizza laqgħa tan-negozju, huwa importanti ħafna li tiddetermina ż-żmien. Issakkar il-bieb f'ċertu ħin u ibda l-laqgħa. Id-darba li jmiss ma terġax tiffaċċja l-istess problema.

7) Qasira u sempliċi.

Huwa aħjar jekk torganizza laqgħa tan-negozju bi skeda speċifika u ssegwiha b'mod diliġenti. Kulħadd huwa okkupat bir-responsabbiltajiet tax-xogħol tiegħu u l-ħela tal-ħin bla bżonn qatt mhu produttiv. Ħalli biss il-ħin meħtieġ għal-laqgħa u żommu qasir u sempliċi.

Ikkomunika l-iskadenzi lil ħaddieħor ukoll, sabiex kulħadd jiġi ppreparat u jkun jista’ jikkomunika l-opinjonijiet tiegħu b’mod ċar u preċiż biex itemm ix-xogħol fiż-żmien mogħti. Jekk id-diskussjoni tittratta, għandek id-dritt li terġa’ ġġib id-diskussjoni fuq is-suġġett biex il-laqgħa tibqa’ qasira u fil-ħin.

8) Organizzazzjoni ta' laqgħa tan-negozju. Iffoka fuq is-suġġett.

Li tiffoka fuq suġġett hija ħafna aktar importanti milli tiddeċiedi fuq aġenda. Kun speċifiku u ċar meta torganizza laqgħa tan-negozju.

Kmieni, għarraf lil ħaddieħor li mhux se tkun qed tindirizza kwistjonijiet barra s-suġġett waqt il-laqgħa. Żomm id-deċiżjoni tiegħek u ibqa 'fuq is-suġġett biex tiżgura li l-laqgħat imorru skond l-iskeda. Tħallix id-diskussjonijiet jiġġerrew lejn suġġetti oħra biex tiffranka l-ħin ta’ kulħadd.

9) Ħu approċċ differenti.

Qabel ma torganizza laqgħa tan-negozju, aħseb dwar oħrajn li seħħew dan l-aħħar. Jekk taħseb li jistgħu ma temmewx il-kompitu tagħhom 100%, allura wasal iż-żmien li ddawwar l-attenzjoni tiegħek għal alternattivi. Iż-żminijiet qed jinbidlu u huwa aħjar li tuża t-teknoloġija għall-vantaġġ tiegħek.

Materjali awdjoviżivi u grafiċi se jgħinu biex iżommu l-interess tal-parteċipanti u jinkoraġġixxu l-kollaborazzjoni. It-tbassir u l-preżentazzjonijiet tal-kompjuter se jkunu bidla milqugħa li żżomm kollox fl-iskeda u tiffranka ħafna ħin.

10) Azzjonijiet ta' segwitu.

Meta torganizza laqgħa tan-negozju, hemm bżonn li takkumpanjaha. Il-persuna li torganizza l-laqgħa hija responsabbli biex tiżgura li n-noti kollha jittieħdu kif suppost. Għalkemm il-laqgħa spiċċat, ix-xogħol għadu mhux lest.

Dak li ġie diskuss fil-laqgħa jeħtieġ li jitpoġġa bil-miktub biex kulħadd ikun jaf bih? Diskussjoni hija bla sens jekk ma tintemmx. Agħti lil kulħadd il-burokrazija meħtieġa jew, jekk ma tkunx kompluta, kun żgur li tasal għalihom kemm jista' jkun malajr.

Nirringrazzjaw lil kull min ħa sehem fil-laqgħa u li l-preżenza tiegħu għamlitha possibbli li jinkisbu riżultati reali. Il-valutazzjoni tal-ħin tagħhom tagħmilhom kuntenti u d-darba li jmiss se jiġu aktar ippreparati.

FAQ. Organizzazzjoni ta' laqgħa ta' negozju.

  1. X'inhuma l-passi ewlenin li għandek tieħu meta torganizza laqgħa tan-negozju?

    • Iddefinixxi l-għanijiet, tagħżel post u ħin, tiżviluppa programm, tibgħat stediniet, tipprepara mezzi tekniċi u tipprovdi l-ikel.

  2. Kif tagħżel post adattat għal laqgħa tan-negozju?

    • Ikkunsidra n-numru ta 'parteċipanti, in-natura tal-laqgħa, id-disponibbiltà tal-ispazju, it-tagħmir tekniku u l-atmosfera ġenerali.

  3. Kif tippjana b'mod effettiv programm ta 'laqgħa tan-negozju?

    • Iddetermina suġġetti u kompiti ewlenin, alloka ħin għal kull oġġett fil-programm, ikkunsidra l-qafas ta 'żmien u ipprovdi għal pawżi possibbli.

  4. Kif torganizza catering f'laqgħa tan-negozju?

    • Ikkunsidra t-tul tal-laqgħa u l-ħtiġijiet tal-parteċipanti. Żviluppa pjan għal pawżi għall-kafè, kolazzjon, ikliet, billi tipprovdi varjetà u tqis il-preferenzi tad-dieta.

  5. Liema għodod tekniċi huma meħtieġa għal laqgħa tan-negozju ta' suċċess?

    • Kun żgur li għandek tagħmir tal-awdjo u tal-vidjo, projetturi, skrins, konnessjonijiet tal-internet, u kapaċitajiet ta 'preżentazzjoni.

  6. Liema aspetti għandek tqis meta tagħżel ħin għal laqgħa tan-negozju?

    • Ikkunsidra l-iskedi tax-xogħol tal-parteċipanti, il-preferenzi tal-ħin tal-ġurnata, u ż-żoni tal-ħin possibbli jekk il-parteċipanti jinsabu f'reġjuni differenti.

  7. Kif torganizza b'mod effettiv ir-riċeviment tal-mistednin f'laqgħa tan-negozju?

    • Ipprovdi informazzjoni bil-quddiem dwar il-post, il-ħin u l-programm tal-laqgħa. Tiżgura l-kumdità tal-mistednin billi tipprovdi informazzjoni u servizzi meħtieġa.

  8. X'jinkludi l-ħidma mal-mistednin f'laqgħa tan-negozju?

    • Tislima, reġistrazzjoni, provvista ta 'informazzjoni dwar l-avveniment, organizzazzjoni ta' coffee breaks u ikliet, tiżgura kundizzjonijiet komdi ta 'soġġorn.

  9. Kif tissorvelja l-implimentazzjoni tad-deċiżjonijiet meħuda f'laqgħa tan-negozju?

    • Organizza sistema għar-reġistrazzjoni tad-deċiżjonijiet, tassenja dawk responsabbli, toħloq feedback u mekkaniżmi ta 'kontroll biex issegwi t-tlestija tal-kompiti.

  10. Kif tevalwa l-effettività ta 'laqgħa tan-negozju?

    • Iġbor ir-rispons mill-parteċipanti, tanalizza r-riżultati miksuba, identifika s-saħħiet u d-dgħufijiet tal-organizzazzjoni sabiex ittejjeb il-proċess fil-futur.

  11. Kif tiżgura l-parteċipazzjoni ta 'parteċipanti remoti f'laqgħa tan-negozju?

    • Uża pjattaformi virtwali, tiżgura konnessjoni stabbli tal-Internet, u tipprovdi l-mezzi tekniċi meħtieġa għall-parteċipanti remoti.

  12. Kif tittratta sitwazzjonijiet mhux previsti possibbli f'laqgħa tan-negozju?

    • Żviluppa pjan ta 'kontinġenza f'każ ta' problemi, ikollha backups tekniċi, u pprepara biex twieġeb malajr għal bidliet fil-pjanijiet.

L-organizzazzjoni ta 'laqgħa tan-negozju teħtieġ ippjanar bir-reqqa, koordinazzjoni u kompetenti ġestjoni diversi aspetti tal-avveniment.

 

Tipografija ABC