A contratação eletrónica é o processo de aquisição de bens, serviços ou obras utilizando tecnologias de informação e comunicação, nomeadamente a Internet. Em vez dos procedimentos tradicionais baseados em papel, o e-procurement utiliza plataformas ou sistemas eletrónicos especializados que permitem aos clientes publicar pedidos de propostas (pedidos de cotação, propostas) e receber propostas de potenciais fornecedores.

A contratação pública eletrónica proporciona uma série de benefícios, tais como maior transparência no processo de contratação, redução do tempo de processamento, redução dos custos administrativos, maior acesso a potenciais fornecedores e aumento da concorrência, o que pode, em última análise, conduzir a preços mais baixos e a uma melhor qualidade dos bens e serviços adquiridos. .

Como funciona o e-procurement?

O e-procurement é o processo de troca eletrónica de contratos de fornecedores, ordens de compra e faturas para a compra de material de escritório ou quaisquer outros bens ou serviços. Eles usam intercâmbio eletrônico de dados (EDI) para otimizar o processo de aquisição de negócios e fazer acontecer mais rápido, eficiente e econômico. O e-procurement permite que as empresas façam pedidos de forma rápida e fácil aos seus fornecedores e gerenciem processos de aquisição on-line.

No nível empresarial, um departamento oficial ou especial estabelece regras e políticas específicas para a aquisição de bens e serviços necessários à empresa. O objetivo é atender às necessidades da empresa pelo menor preço possível ou pelo melhor preço no momento da necessidade. Para atingir esse objetivo, a equipe de compras estabelece relacionamento com fornecedores, estabelece diretrizes, negocia contratos e estabelece limites para os tipos de compras permitidas.

A contratação eletrónica funciona de acordo com o seguinte princípio geral:

  1. Preparação e colocação de candidatura:
    • O cliente determina seus requisitos para bens, serviços ou obras a serem adquiridos.
    • O cliente faz um pedido na plataforma eletrónica, indicando detalhes da aquisição, como descrição dos bens/serviços, volumes, prazos de entrega, características de qualidade exigidas, etc.
  2. Participação do fornecedor:
    • Os fornecedores cadastrados na plataforma eletrônica recebem notificações de novas compras que correspondam ao seu perfil.
    • Os fornecedores analisam a candidatura e submetem as suas propostas através do sistema eletrónico. As ofertas podem incluir preço, prazo de entrega, condições de pagamento e outros detalhes.
  3. Avaliação e seleção de propostas:
    • O cliente avalia as propostas recebidas tendo em conta critérios estabelecidos, como preço, qualidade, prazos e outros.
    • Às vezes há um processo de negociações entre o cliente e os fornecedores para esclarecer os termos.
  4. Tomar uma decisão e celebrar um contrato:
    • Após avaliar as propostas, o cliente seleciona a melhor opção e firma contrato com o fornecedor selecionado.
  5. Execução do contrato:
    • Após a celebração do contrato, são cumpridas as condições nele estipuladas. Isto inclui a entrega de bens ou a prestação de serviços de acordo com prazos e requisitos acordados.
  6. Monitoramento e avaliação:

Todo este procedimento é realizado através de uma plataforma eletrónica especializada, que garante segurança, transparência e eficiência de todo o processo de e-procurement.

Software de compras eletrônicas.

Existem muitas soluções de software de aquisição eletrônica disponíveis, cada uma oferecendo seus próprios recursos e capacidades exclusivos.

Compras eletrônicas. Aqui estão alguns deles:

  1. SAPAriba: É uma das principais plataformas para Gestão cadeia de suprimentos e compras eletrônicas. A SAP Ariba fornece Ferramentas para fazer pedidos, gerenciar contratos, interagir com fornecedores e monitorar o atendimento de pedidos.
  2. Nuvem de Compras Oracle: É um software baseado em nuvem projetado para automatizar processos de aquisição, incluindo solicitações de propostas, licitações, gerenciamento de fornecedores e contratos.
  3. Coupa: Coupa oferece uma plataforma de gerenciamento de gastos e compras que inclui automação de processos de compras, análise de gastos, gerenciamento de fornecedores e outras ferramentas.
  4. BravoSolução: Esta é uma solução concebida para gestão de fornecedores e concursos eletrónicos. BravoSolution permite aos clientes publicar solicitações de propostas, realizar leilões e gerenciar contratos.
  5. JAGGAER: A JAGGAER oferece uma plataforma para gestão da cadeia de abastecimento e e-procurement, incluindo ferramentas para gestão de fornecedores, catálogos de compras, análises e monitorização do desempenho de contratos.

Esses produtos de software oferecem uma variedade de funções, desde processos básicos de aquisição eletrônica até sistemas mais complexos de gerenciamento da cadeia de suprimentos. A escolha do software depende das necessidades específicas e do orçamento da organização.

Compras eletrônicas. Cadeia de valor.

A cadeia de valor do e-procurement inclui uma série de etapas e processos, cada um dos quais contribui para aumentar eficiência e agregação de valor para a organização.

Abaixo está a cadeia de valor geral no e-procurement:

  1. Automação de processos de compras: As plataformas de compras eletrónicas podem automatizar muitos processos, como a realização de licitações de bens e serviços, o processamento de propostas de fornecedores, a avaliação e a seleção das melhores propostas. Isso reduz o tempo custos e aumenta a eficiência todo o processo de aquisição.
  2. Maior acessibilidade aos fornecedores: As plataformas eletrônicas oferecem a capacidade de conexão rápida e fácil com uma ampla gama de fornecedores potenciais. Isso permite ao cliente ter mais opções de ofertas e escolher a melhor relação qualidade-preço.
  3. Maior transparência: A contratação eletrónica proporciona transparência no processo, desde a apresentação de uma proposta até à celebração de um contrato. Clientes e fornecedores têm acesso a todas as informações necessárias sobre o processo de compras, o que ajuda a reduzir riscos e prevenir a corrupção.
  4. Gerenciamento de dados aprimorado: As plataformas de compras eletrônicas coletam e analisam grandes quantidades de dados de processos de compras, fornecendo aos clientes informações valiosas sobre custos, desempenho de fornecedores, tendências de mercado e muito mais. Isso ajuda a otimizar estratégias de compra e a tomar decisões mais informadas.
  5. Reduza custos e aumente a eficiência: Como resultado da automatização e otimização dos processos de aquisição, os custos administrativos são reduzidos, os erros e os atrasos são reduzidos, o que acaba por conduzir a uma redução dos custos globais de aquisição da organização e a um aumento da sua eficiência.

O objetivo de cada etapa desta cadeia é agregar valor e melhorar a eficiência de todo o processo eletrônico compras, o que, em última análise, tem um efeito benéfico no sucesso e na competitividade da organização.

Quais são os benefícios do e-procurement?

O e-procurement oferece uma série de benefícios para organizações, clientes e fornecedores. As plataformas proporcionam transparência e controlo sobre o processo de contratação, desde a apresentação da candidatura até à execução do contrato. Os clientes podem acompanhar facilmente cada etapa do processo e garantir a conformidade com todas as políticas e procedimentos estabelecidos.

O e-procurement permite realizar procedimentos de forma mais rápida e eficiente, uma vez que todas as etapas, desde a candidatura até à seleção do fornecedor, são realizadas online. Isso reduz os atrasos e permite que você responda mais rapidamente às mudanças no mercado. A automatização dos processos de aquisição em plataformas eletrónicas ajuda a reduzir os custos administrativos associados à documentação manual, processamento de propostas e outras tarefas rotineiras.

As plataformas eletrónicas recolhem e armazenam grandes quantidades de dados sobre aquisições e desempenho dos fornecedores, facilitando a análise e a tomada de decisões informadas. Isso ajuda a otimizar estratégias de compra e identificar oportunidades de redução de custos. A utilização de plataformas eletrónicas facilita o cumprimento da legislação e das normas no domínio da contratação pública e da contratação no setor privado, uma vez que todas as fases do processo estão documentadas e sujeitas a verificação.

Compras eletrônicas. Problemas.

Embora a contratação pública eletrónica tenha muitos benefícios, também pode enfrentar alguns desafios.

Alguns dos problemas mais comuns incluem:

  1. Qualificações de pessoal insuficientes: A utilização de plataformas eletrónicas exige um certo nível de conhecimentos informáticos e competências técnicas por parte dos colaboradores. A falta de treinamento da equipe pode levar a erros no processo de aquisição ou retardar a adoção de tecnologias eletrônicas sistemas.
  2. Segurança de dados: As plataformas eletrónicas podem estar sujeitas a ataques cibernéticos ou roubo de dados. Medidas de segurança insuficientes podem levar ao vazamento de informações confidenciais ou ao comprometimento do sistema, representando uma ameaça tanto para clientes quanto para fornecedores.
  3. Acesso limitado à Internet: Em algumas regiões, o acesso à Internet pode ser limitado ou não estar disponível. Isto cria problemas para os participantes que não podem utilizar livremente as plataformas de contratação eletrónica.
  4. Monopólio de mercado: Em alguns casos, as plataformas de contratação eletrónica podem criar uma posição de monopólio no mercado, limitando a escolha de fornecedores e as condições de compra. Isto pode resultar numa concorrência limitada e numa variedade insuficiente de ofertas.
  5. Heterogeneidade de tecnologias: Diferentes organizações podem utilizar diferentes plataformas e tecnologias para a contratação pública eletrónica. A heterogeneidade das tecnologias pode dificultar a interoperabilidade e a interoperabilidade entre sistemas, dificultando a colaboração e o compartilhamento de informações entre os participantes do processo.
  6. Falta de confiança no sistema: Alguns participantes podem desconfiar dos sistemas de contratação eletrónica devido à possibilidade manipulações ou não conformidade com regras e padrões.

PERGUNTAS FREQUENTES. Compras eletrônicas.

  1. O que é contratação eletrônica?

    • A contratação eletrónica é o processo de aquisição de bens, serviços ou obras utilizando tecnologias de informação e comunicação, nomeadamente a Internet.

  2. Como funciona o e-procurement?

    • A contratação pública electrónica envolve a colocação de propostas em plataformas electrónicas, a recepção de propostas de fornecedores, a avaliação de propostas, a selecção de fornecedores e a negociação de contratos, tudo feito online.

  3. Quais são os benefícios do e-procurement?

    • Os benefícios incluem maior transparência e concorrência, redução do tempo de aquisição, redução dos custos administrativos, maior acessibilidade aos fornecedores e melhoria da gestão de dados.

  4. Quais soluções de software são usadas para compras eletrônicas?

    • Existem muitas soluções de software como SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER e outras projetadas para automatizar processos de e-procurement.

  5. Que problemas podem surgir com o e-procurement?

    • Os desafios podem incluir qualificações insuficientes do pessoal, questões de segurança de dados, acesso limitado à Internet, monopolização do mercado, heterogeneidade tecnológica e falta de confiança no sistema.

  6. Que medidas podem ser tomadas para implementar com êxito a contratação pública eletrónica?

    • Isto inclui formação de pessoal, implementação de soluções de software modernas e seguras, desenvolvimento de políticas e procedimentos adequados, bem como monitorização e análise regulares dos processos de aquisição.

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