Achizițiile electronice reprezintă procesul de achiziție de bunuri, servicii sau lucrări folosind tehnologiile informației și comunicațiilor, în special internetul. În locul procedurilor tradiționale pe hârtie, achizițiile electronice utilizează platforme sau sisteme electronice specializate care permit clienților să posteze cereri de oferte (cereri de ofertă, licitații) și să primească propuneri de la potențiali furnizori.

Achizițiile electronice oferă o serie de beneficii, cum ar fi o transparență sporită în procesul de achiziție, timp redus de procesare, costuri administrative reduse, acces sporit la potențiali furnizori și concurență sporită, ceea ce poate duce în cele din urmă la prețuri mai mici și la îmbunătățirea calității bunurilor și serviciilor achiziționate. .

Cum funcționează achizițiile electronice?

E-procurement este procesul de schimb electronic de contracte cu furnizorii, comenzi de cumpărare și facturi pentru achiziționarea de rechizite de birou sau orice alte bunuri sau servicii. Ei folosesc schimbul electronic de date (EDI) pentru a optimiza procesul de achiziții de afaceri și pentru a-l realiza mai rapid, mai eficient și mai economic. E-procurement permite companiilor să comande rapid și ușor de la furnizorii lor și să gestioneze procesele de achiziții online.

La nivel de întreprindere, un departament oficial sau special stabilește reguli și politici specifice pentru achiziționarea de bunuri și servicii necesare afacerii. Scopul este de a satisface nevoile companiei la cel mai mic pret posibil sau la cel mai bun pret la momentul necesar. Pentru a atinge acest obiectiv, personalul de achiziții stabilește relații cu furnizorii, stabilește linii directoare, negociază contracte și stabilește limite pentru tipurile de achiziții permise.

Achizițiile electronice funcționează conform următorului principiu general:

  1. Pregătirea și plasarea unei cereri:
    • Clientul își stabilește cerințele pentru bunuri, servicii sau lucrări care urmează să fie achiziționate.
    • Clientul plasează o aplicație pe platforma electronică, indicând detalii de achiziție, precum descrierea bunurilor/serviciilor, volumele, termenele de livrare, caracteristicile de calitate necesare etc.
  2. Participarea furnizorilor:
    • Furnizorii înregistrați pe platforma electronică primesc notificări privind noile achiziții care se potrivesc cu profilul lor.
    • Furnizorii examinează cererea și își trimit propunerile prin intermediul sistemului electronic. Ofertele pot include prețul, timpul de livrare, termenii de plată și alte detalii.
  3. Evaluarea și selecția propunerilor:
    • Clientul evalueaza propunerile primite tinand cont de criterii stabilite, precum pretul, calitatea, termenele si altele.
    • Uneori există un proces de negocieri între client și furnizori pentru a clarifica termenii.
  4. Luarea unei decizii și încheierea unui contract:
    • După evaluarea propunerilor, clientul selectează cea mai bună opțiune și încheie un contract cu furnizorul selectat.
  5. Executarea contractului:
    • Dupa incheierea contractului sunt indeplinite conditiile stipulate in acesta. Aceasta include livrarea de bunuri sau furnizarea de servicii în conformitate cu termenele și cerințele convenite.
  6. Monitorizare si evaluare:
    • Pe durata executării contractului, clientul exercită controlul asupra executării acestuia și poate de asemenea să efectueze evaluarea eficienței și calității bunuri sau servicii furnizate.

Întreaga procedură se realizează printr-o platformă electronică specializată, care asigură securitatea, transparența și eficiența întregului proces de achiziții electronice.

Software de achiziții electronice.

Există multe soluții software de achiziții electronice disponibile, fiecare oferind propriile caracteristici și capabilități unice.

Achizitii electronice. Iată câteva dintre ele:

  1. SAP Ariba: Este una dintre platformele de top pentru Conducere lanțul de aprovizionare și achizițiile electronice. SAP Ariba oferă Unelte pentru plasarea comenzilor, gestionarea contractelor, interacțiunea cu furnizorii și monitorizarea onorării comenzilor.
  2. Oracle Procurement Cloud: Este un software bazat pe cloud conceput pentru a automatiza procesele de achiziții, inclusiv cererile de oferte, licitații, furnizorii și gestionarea contractelor.
  3. coupe: Coupa oferă o platformă de gestionare a cheltuielilor și achiziții care include automatizarea procesului de achiziții, analiza cheltuielilor, managementul furnizorilor și alte instrumente.
  4. BravoSolution: Aceasta este o soluție concepută pentru managementul furnizorilor și licitație electronică. BravoSolution permite clienților să posteze cereri de propuneri, să desfășoare licitații și să gestioneze contracte.
  5. JAGGAER: JAGGAER oferă o platformă pentru managementul lanțului de aprovizionare și achizițiile electronice, inclusiv instrumente pentru managementul furnizorilor, cataloage de achiziții, analize și monitorizarea performanței contractelor.

Aceste produse software oferă o varietate de funcții, variind de la procese de bază de achiziții electronice până la sisteme mai complexe de management al lanțului de aprovizionare. Alegerea software-ului depinde de nevoile specifice și de bugetul organizației.

Achizitii electronice. Lanțului valoric.

Lanțul valoric e-procurement include o serie de etape și procese, fiecare dintre acestea contribuind la creștere eficiență și valoare adăugată pentru organizatie.

Mai jos este lanțul valoric general în achizițiile electronice:

  1. Automatizarea proceselor de achiziții: Platformele electronice de achiziții pot automatiza multe procese, cum ar fi plasarea de oferte pentru bunuri și servicii, procesarea propunerilor de la furnizori, evaluarea și selectarea celor mai bune propuneri. Acest lucru reduce timpul costuri și crește eficiența întregul proces de achiziție.
  2. Accesibilitate sporită pentru furnizori: Platformele electronice oferă posibilitatea de a se conecta rapid și ușor cu o gamă largă de furnizori potențiali. Acest lucru permite clientului să obțină mai multe opțiuni pentru oferte și să aleagă cel mai bun raport preț-calitate.
  3. Transparență sporită: E-procurement oferă transparență în proces, de la depunerea unei oferte până la încheierea unui contract. Clienții și furnizorii au acces la toate informațiile necesare despre procesul de achiziție, ceea ce ajută la reducerea riscurilor și prevenirea corupției.
  4. Gestionare îmbunătățită a datelor: Platformele de achiziții electronice colectează și analizează cantități mari de date din procesele de achiziție, oferind clienților informații valoroase despre costuri, performanța furnizorilor, tendințele pieței și multe altele. Acest lucru ajută la optimizarea strategiilor de cumpărare și la luarea unor decizii mai informate.
  5. Reduceți costurile și creșteți eficiența: Ca urmare a automatizării și optimizării proceselor de achiziții, costurile administrative sunt reduse, erorile și întârzierile sunt reduse, ceea ce duce în cele din urmă la o reducere a costurilor totale de achiziții ale organizației și la o creștere a eficienței acesteia.

Scopul fiecărei etape a acestui lanț este de a adăuga valoare și îmbunătățirea eficienței întregului proces electronic achiziții, care în cele din urmă au un efect benefic asupra succesului și competitivității organizației.

Care sunt beneficiile achizițiilor electronice?

Achizițiile electronice oferă o serie de beneficii pentru organizații, clienți și furnizori. Platformele oferă transparență și control asupra procesului de achiziție, de la depunerea unei cereri până la executarea contractului. Clienții pot urmări cu ușurință fiecare pas al procesului și pot asigura conformitatea cu toate politicile și procedurile stabilite.

E-procurement vă permite să desfășurați procedurile mai rapid și mai eficient, deoarece toate etapele, de la depunerea unei cereri până la selectarea unui furnizor, se parcurg online. Acest lucru reduce întârzierile și vă permite să răspundeți mai rapid la schimbările de pe piață. Automatizarea proceselor de achiziție pe platformele electronice ajută la reducerea costurilor administrative asociate cu documentația manuală, procesarea propunerilor și alte sarcini de rutină.

Platformele electronice colectează și stochează cantități mari de date privind achizițiile și performanța furnizorilor, facilitând analiza și luarea deciziilor în cunoștință de cauză. Acest lucru ajută la optimizarea strategiilor de cumpărare și la identificarea oportunităților de reducere a costurilor. Utilizarea platformelor electronice facilitează conformitatea cu legislația și standardele în domeniul achizițiilor publice și achizițiilor din sectorul privat, întrucât toate etapele procesului sunt documentate și supuse verificării.

Achizitii electronice. Probleme.

Deși achizițiile electronice au multe beneficii, se pot confrunta și cu unele provocări.

Unele dintre cele mai frecvente probleme includ:

  1. Calificări insuficiente ale personalului: Utilizarea platformelor electronice necesită un anumit nivel de cunoștințe de calculator și abilități tehnice în rândul angajaților. Lipsa pregătirii personalului poate duce la erori în procesul de achiziție sau încetinește adoptarea electronică sisteme.
  2. Securitatea datelor: Platformele electronice pot fi supuse atacurilor cibernetice sau furtului de date. Măsurile de securitate insuficiente pot duce la scurgeri de informații confidențiale sau la compromiterea sistemului, reprezentând o amenințare atât pentru clienți, cât și pentru furnizori.
  3. Acces limitat la internet: În unele regiuni, accesul la Internet poate fi limitat sau nu este disponibil deloc. Acest lucru creează probleme pentru participanții care nu pot folosi în mod liber platformele electronice de achiziții.
  4. Monopolizarea pieței: În unele cazuri, platformele electronice de achiziții pot crea o poziție de monopol pe piață prin limitarea alegerii furnizorilor și a condițiilor de cumpărare. Acest lucru poate duce la o concurență limitată și o varietate insuficientă de oferte.
  5. Eterogenitatea tehnologiilor: Diferite organizații pot utiliza diferite platforme și tehnologii pentru achizițiile electronice. Eterogenitatea tehnologiilor poate împiedica interoperabilitatea și interoperabilitatea între sisteme, făcând dificilă colaborarea și schimbul de informații între participanții la proces.
  6. Lipsa de încredere în sistem: Unii participanți pot fi neîncrezători în sistemele de achiziții electronice din cauza posibilității manipulare sau nerespectarea regulilor și standardelor.

FAQ. Achizitii electronice.

  1. Ce este achizițiile electronice?

    • Achizițiile electronice reprezintă procesul de achiziție de bunuri, servicii sau lucrări folosind tehnologiile informației și comunicațiilor, în special internetul.

  2. Cum funcționează achizițiile electronice?

    • E-procurementul presupune plasarea ofertelor pe platforme electronice, primirea ofertelor de la furnizori, evaluarea ofertelor, selectarea furnizorilor și negocierea contractelor, toate acestea realizate online.

  3. Care sunt beneficiile achizițiilor electronice?

    • Beneficiile includ transparență și concurență sporite, timp redus de achiziție, costuri administrative reduse, accesibilitate sporită pentru furnizori și management îmbunătățit al datelor.

  4. Ce soluții software sunt utilizate pentru achizițiile electronice?

    • Există multe soluții software precum SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER și altele concepute pentru a automatiza procesele de achiziții electronice.

  5. Ce probleme pot apărea cu achizițiile electronice?

    • Provocările pot include calificări insuficiente ale personalului, probleme de securitate a datelor, acces limitat la internet, monopolizarea pieței, eterogenitatea tehnologiei și lipsa de încredere în sistem.

  6. Ce măsuri pot fi luate pentru implementarea cu succes a achizițiilor electronice?

    • Aceasta include instruirea personalului, implementarea de soluții software moderne și sigure, dezvoltarea politicilor și procedurilor adecvate, precum și monitorizarea și analiza periodică a proceselor de achiziții.

ABC