Facilitatorske veščine, potrebne za dobrega moderatorja

Facilitacijske veščine so proces upravljanja skupinske dinamike, ki pomaga članom skupine doseči soglasje in učinkovito rešiti težave. Te veščine so lahko koristne za vsakogar, ki dela s skupinami ljudi, bodisi kot vodja projekta, trener, učitelj, trener ali svetovalec.

Glede na nedavno študijo se na sestankih vsak teden porabi približno šest do dvajset ur. Vendar pomemben del delovna sila, ki je sodeloval v tej študiji, je trdil, da so takšna srečanja na splošno neproduktivna. Tukaj so vključene veščine pospeševanja, saj omogočajo vodjem/upravljavcem, da vodijo ljudi k dogovorjenim ciljem na način, da so vsi člani spodbujeni k prevzemanju, ponudbi sodelovanja in uporabi svojih zmožnosti. Zato, ko se spretnosti pospeševanja uporabljajo pravilno, lastniki posel ne bodo zapravljali svojega časa, denarja in drugih sredstev za neproduktivne sestanke.

V tej objavi se bomo poglobili v svet fasilitacijskih veščin in razumeli, kaj so in kako lahko te veščine uporabite, da bodo vaši sestanki navdihujoči, k rezultatom usmerjeni in produktivni. Torej začnimo takoj -

Opredelitev veščin poenostavljanja. Facilitacijske sposobnosti

Kot vsi vemo, so orodja sredstva, ki omogočajo, da se določena naloga opravi na način, ki je koristen za vse. Olajšanje je zagotavljanje virov, potrebnih za izvajanje ustreznih dejavnosti. Ne glede na to, ali v vašem osebnem ali poklicnem življenju igrata komunikacija in interakcija ključno vlogo. V poslovnem svetu se oblika, format in namen teh interakcij zelo razlikujejo od tistih v osebni sferi osebe. Facilitacijske sposobnosti

Tam je treba razprave voditi na bolj stabilen in vnaprej določen način, ki je sprejemljiv za vse strani, ki sodelujejo v procesu. To zahteva nekaj virov, kot so spodbuda, priložnosti, da spregovorite in izrazite svoje mnenje, imejte zdravo izmenjavo informacij in nadaljujte z razpravo. V latinščini olajšava pomeni olajšati nalogo.

Zato je edino prav, da so fasilitacijske veščine tiste, ki jih posameznik potrebuje za boljše in lažje razprave v skupini. te spretnosti vključujejo vodstvene sposobnosti, sposobnost odločanja in sposobnost reševanja problemov. Uspeh ali neuspeh razprave je v veliki meri odvisen od pravilne uporabe moderatorjevih veščin.

Kakšne spretnosti pospeševanja?

Ko je govoril o človeških vedenjskih vzorcih, je Aristotel nekoč rekel:

Obstajajo ljudje z različnimi pogledi in sposobnostmi. Zavedati se je treba, da si nista enaka človeka. Vsak ima različne načine izražanja in različne ravni razumevanja. Komunikacija je list, ki združuje dve ideologiji ali dve misli v eno. Izredno pomembna je podpora Dobre odnosov med ljudmi, da se zagotovi nemotena komunikacija. To omogoča prost pretok misli, idej in strategij. Toda zagotavljanje nemotene komunikacije znotraj določene skupine zahteva tudi ogromno spretnosti. Spretnosti moderatorja so kritične v vseh takih okoliščinah.

Na poslovnih sestankih so odgovorni moderatorji

• Skupni in jasni cilji
• Pravilno in jasno opredeljen proces za dosego teh ciljev
• Usmerjanje z razumevanjem, da morajo udeleženci priti na sestanek pripravljeni ali pa jih tema zanima.
• Širjenje občutka med udeleženci, da njihova mnenja in odločitve so cenjeni

Poglejmo zdaj pravilno definicijo teh veščin

Mentalni zemljevid. 10 orodij za ustvarjanje

Zakaj so moderatorji pomembni?

Kot je navedeno zgoraj, je pospeševanje zagotavljanje virov. V poslovnem svetu potekajo pomembne razprave. Facilitacijske sposobnosti

Če bodo te razprave zaman, bo podjetje utrpelo velike izgube. Zato mora obstajati nekdo, ki te razprave ureja in nadzoruje. Oseba, ki opravlja to nalogo, se imenuje moderator. Moderator mora jasno razumeti namen razprave. On/ona je odgovoren za prebijanje ledu med vpletenimi stranmi, za začetek razprave in njeno speljevanje na pravo pot. Kdor to lahko doseže, je lahko odličen pomočnik.

Pred in med srečanjem Priprava moderatorja

Fasilitator je oseba, ki vodi skupinski proces, ustvarja pogoje za doseganje ciljev skupine ter pomaga udeležencem pri doseganju soglasja in učinkovitem reševanju problemov. Moderator je lahko strokovnjak s polnim delovnim časom ali pa vključuje vlogo člana skupine, ki deluje kot moderator in vodi proces.

Gosti lahko različne vrste dogodkov in srečanj, kot so srečanja, usposabljanja, konference, seminarji itd. Moderator ne ponudi rešitve, ampak upravlja proces, ki članom skupine pomaga najti rešitev skupaj.

Glavna naloga moderatorja je ustvariti pogoje za odprto in produktivno komunikacijo med člani skupine, kjer lahko vsak izrazi svoje mnenje, skupina pa lahko deluje v smeri doseganja skupnih ciljev. Moderator lahko uporabi različne metode in tehnike, da skupini pomaga pri doseganju soglasja in reševanju problemov, kot so skupinska razprava, nevihta možganov, delo v majhnih skupinah, igre itd.

Moderator mora narediti

Toda preden začne razpravo, se mora moderator pripraviti, kot je navedeno spodaj.

1. Obstajajo različne zainteresirane strani in drugi člani ekipe, ki bodo sodelovali v razpravi in ​​podali pomembne pripombe. Moderator se mora srečati s temi člani ter razumeti in raziskati te točke. Facilitacijske sposobnosti
2. Razprava mora biti jasno načrtovana. Načrtovanje razprave mora imeti jasen načrt. Imeti mora vse podrobnosti in ne zamuditi niti ene točke, ki bo obravnavana na seminarju ali organiziranem srečanju.
3. Naslednji pomemben vidik organizacije prijetnega in plodnega srečanja je kraj, kjer bo srečanje potekalo. Zato je treba rezervirati pravo lokacijo in nato narediti infrastrukturo primerno za vašo sejo.
4. Nekateri sestanki potekajo samo z ustno razpravo. To zahteva ogromne sposobnosti prebijanja ledu. Če so za sestanek potrebne dodatne stvari, kot so delovni listi in PowerPoint predstavitve, mora biti na voljo potrebna tehnologija.
5. Če bo srečanje trajalo cel dan ali dlje, se je treba dogovoriti za pijačo in hrano.
6. Ko se razprava ali sestanek začne, mora moderator prevzeti odgovornost, da ga usmeri v pravo smer. Ohraniti mora pravo energijo in pravi prostor za udeležence.
7. Razprava mora biti koristna in plodna. Naloga mediatorja je, da se izogne ​​nekoristnim pogovorom na strokovnem srečanju. Obstajati mora zdrava izmenjava idej in informacij.
8. Ko se srečanje konča, mora biti moderator pripravljen z zaključno izjavo, v kateri povzame vse podrobnosti razprave. Poleg tega mora zagotoviti, da se sklepi ali izidi sestanka izvajajo takoj. To bo pripomoglo k konkretnemu uspehu srečanja.

Facilitatorske veščine, potrebne za dobrega moderatorja

Voditelj ima na svojih ramenih veliko odgovornost. Zato mora biti opremljen z nekaterimi potrebnimi veščinami. Te veščine so naslednje.

1. Spoznajte udeležence. Facilitacijske sposobnosti

Vsaka razprava ali sestanek, ki ga je treba izvesti, ima nekaj pomembnih udeležencev, katerih hierarhija in vloga mora biti poznana mediatorju. Včasih se zgodi, da se strani, ki sodelujeta v tem procesu, med seboj ne poznata. Pri tem ima moderator nalogo zagotoviti udobje in prijaznost med njimi. Za to mora voditelj vedeti, kdo so udeleženci. Imeti mora vse potrebne informacije, da jih identificira in predstavi drug drugemu.

2. Postavite jasne smernice

Vsako srečanje poteka po določenem urniku. Upoštevati ga je treba natančno in pravilno. Tako bo srečanje bolj produktivno. Poleg tega v nekaterih razpravah obstajajo pravila za pogajanja in dogovore. Tudi njih bi moral voditelj sporočiti vsem udeležencem. Poleg tega bi morale obstajati smernice glede vljudnega in spoštljivega vedenja. Noben udeleženec ne sme prestopiti teh meja, ne glede na to, kako poteka razprava. To je eden od osnovnih bontonov vsakega srečanja.

3. Ustvarite vključujoče okolje. Facilitacijske sposobnosti

Na vsakem sestanku bi morali imeti vsi enak glas. Pravica do sodelovanja v razpravi in ​​predlaganja druge točke mora biti pravična. Da bi to dosegli, mora obstajati vključujoče okolje. To bo vsem pomagalo spregovoriti in se zavzeti za tisto, kar se zdi drzno in neustrašno. Omenja tudi udobje in zaupanje med udeleženci. To odstrani kakršen koli kanček sramežljivosti ali nerodnosti pri izražanju katere koli točke na sestanku.

4. Aktivno poslušanje

Vsi mislimo, da je govor vitalna dejavnost, biti del sestanka ali razprave. Toda tudi poslušanje je enako pomembno. Samo tisti, ki zna dobro poslušati, lahko zares dobro govori. Tako poudarja, kako pomembno je biti aktiven poslušalec. Udeleženec mora vedno čutiti, da se temu, kar govori, posluša s polno koncentracijo. Moderator mora zagotoviti, da vsi pozorno poslušajo vse točke. Poleg tega si lahko zapisuje povedano za prihodnjo uporabo.

5. Upravljanje časa. Facilitacijske sposobnosti

Pravijo, da je v poslu in poklicu čas denar, vsaka minuta in vsaka sekunda štejeta. Zato mora obstajati optimalna in najboljša izraba razpoložljivega časa. Poskrbeti je treba, da udeleženci dovolj podrobno obravnavajo vsa vprašanja in o njih razpravljajo. Poleg tega, če se ekipa predolgo zadržuje pri določeni točki, kar ima za posledico izgubo časa, naj moderator vljudno prekine delo in nadaljuje razpravo. Poleg tega je treba čim bolj natančno upoštevati urnik sestankov. Načrt mora biti pripravljen z nekaj vmesnega časa, da se nadomesti nekaj neizogibnih časovnih izgub.

6. Vzdrževanje povzetka vseh elementov ukrepanja. Facilitacijske sposobnosti

Med sestanki so pogosto odkrita specifična dejanja, povezana z navedbami problema. Fasilitator z odličnimi sposobnostmi facilitacije se mora zavedati teh postavk dejavnosti, poleg tega pa mora zagotoviti, da so vidne vsem udeležencem. Zagotoviti morate tudi, da element dejanja navaja, kaj je treba storiti, kdo naj to stori in kdaj naj bo dokončano. Poleg tega bi morali proti koncu razprave povzeti točke ukrepanja, da zagotovite, da so vsi na isti strani glede pomembnosti, ciljev in časovnega okvira postavk.

7. Preostali cilj

Biti objektiven je ena od temeljnih moderatorskih veščin, ki bi jih moral imeti moderator. Na moderatorja je treba gledati kot na popolnoma objektivnega in nanj ne bi smeli gledati kot na nikogaršnjega »tabora« za sestanek. Ko se moderatorja vidi kot enostranskega, se zaupanje drugih udeležencev (zlasti tistih na nasprotni strani) hitro izgubi. V trenutku, ko izgubiš zaupanje, ga je težko povrniti. Zato je ostati objektiven in ne razkriti svojih pristranskosti ena najpomembnejših fasilitacijskih veščin, na katero se je treba osredotočiti.

8. Iščite z vprašanji, ne s predavanji ali pridigami. Facilitacijske sposobnosti

Pomembno je, da moderatorji ne postanejo bolj pridigarski z razkrivanjem svojih inteligenc o tej temi. Namesto tega je uporaba vašega vpogleda za pomoč drugim članom pri iskanju tipične rešitve, ki temelji na težavah, ena najpomembnejših veščin facilitacije, ki bi jih morali imeti. Moderatorji morajo to storiti s postavljanjem vprašanj prek poizvedb, ki so pomembne za navedbo problema in so zasnovane tako, da razkrijejo nove realnosti. Srečanje naj bo namenjeno reševanju težav udeležencev, zastavljanje vprašanj pa je eden najboljših načinov za to.

9. Preprečite nadzornika/vodjo, da ne bi ugrabil sestanka/razprave

Kot moderator morate zagotoviti, da vodje ali menedžerji ne ugrabijo sestanka tako, da sporočijo svoja čustva in nastavijo napredek sestanka v skladu s svojim načrtom. Srečanje bi moralo nuditi enake možnosti vsem članom, moderatorji pa bi morali imeti spretnosti za spodbujanje, da to zagotovijo.

10. Bodite odgovorni za pogovor. Facilitacijske sposobnosti

Moderatorji morajo nadaljevati sestanek tako, da prevzamejo pogovor, da sestanek nadaljuje. V trenutku, ko razprave na sestanku izgubijo zagon, bi morali moderatorji preusmeriti razpravo nazaj na navedbo problema. Tudi včasih boste morali koga prečrtati; vendar je to vaša odgovornost in to morate storiti, ne da bi izgubili nadzor. Nadzor vam bo omogočil spoštovanje vseh udeležencev, zato velja vodenje pogovora za eno izmed močnih facilitacijskih veščin za moderatorje.

Kako biti karizmatičen? 

Tehnike, ki jih mora moderator uporabiti za optimizacijo fasilitacijskih veščin

Pri vodenju sestanka ali razprave mora moderator imeti nekatere od zgoraj naštetih veščin. Poleg tega mora biti pripravljen tudi na ta nabor orodij, ki mu bodo prišla prav, ko bo potrebno za uspešen sestanek.

1. Tehnika lomljenja ledu: Pravijo, da je dober začetek pol zdravja. To velja tudi za poslovna srečanja ali razprave. Obstajajo trenutki, ko se vpleteni strani morda ne poznata dobro. Tukaj mora moderator uporabiti te tehnike lomljenja ledu.
2. Strateške tehnike: Vsak sestanek ima posebno strategijo, ki ji je treba slediti, da bo uspešen. Določijo potek in dnevni red seje. Facilitacijske sposobnosti
3. Ustvarjalna tehnika. Pogosto so poslovna srečanja lahko zelo vsakdanja ali monotona. Vsi ljudje potrebujemo iskro v teh situacijah. Moderator lahko uporabi svojo ustvarjalnost in se domisli zabave, ki bo dodala barvo in ponudila ustvarjalne rešitve za nekatere probleme.
4. Metode reševanja težav: težave in konflikti so možni povsod. So sestavni del vsake življenjske poti in strokovna srečanja in razprave niso izjema. Moderator se mora zavedati nekaterih tehnik reševanja problemov in konfliktov, da se spoprime s takšnimi situacijami.
5. Metode odločanja. Vsako srečanje je organizirano, da se sprejme odločitev ali dokončno oblikuje strategija. Moderator mora imeti tehnike za vodenje razprave do trdnih odločitev v omejenem času z najmanjšo količino konfliktov.

Končne misli o spretnostih facilitacije!

Poenostavitev je pomemben koncept pri organizaciji poslovnih srečanj ali razprav. Zato, če želite postati moderator, potrebujete določen nabor veščin in nabor orodij, ki vam bodo pomagala omogočiti koristen, miren in uspešen sestanek. Dokler imajo menedžerji ali moderatorji potrebne spretnosti za pospeševanje, lahko podjetja optimizirajo rezultate svojih sestankov, kar bo na koncu optimiziralo celotno uspešnost organizacije za dosego skupnega cilja.

АЗБУКА

Ali je vsebinski marketing prava izbira za moje podjetje?