Elektronsko naročanje je postopek naročanja blaga, storitev ali gradenj z uporabo informacijsko-komunikacijskih tehnologij, zlasti interneta. Namesto tradicionalnih papirnatih postopkov e-naročanje uporablja specializirane elektronske platforme oziroma sisteme, ki strankam omogočajo objavo povpraševanj za ponudbe (povpraševanja po ponudbah, ponudbe) in prejemanje ponudb potencialnih dobaviteljev.

E-naročanje prinaša številne prednosti, kot so večja preglednost v postopku javnega naročanja, krajši čas obdelave, manjši administrativni stroški, večji dostop do potencialnih dobaviteljev in večja konkurenca, kar lahko na koncu privede do nižjih cen in izboljšane kakovosti kupljenega blaga in storitev. .

Kako poteka e-naročanje?

E-naročanje je postopek elektronske izmenjave dobaviteljskih pogodb, naročilnic in računov za nakup pisarniškega materiala ali katerega koli drugega blaga ali storitev. Uporabljajo elektronsko izmenjavo podatkov (EDI) optimizirati proces poslovnega naročanja in ga uresničiti hitrejši, učinkovitejši in varčnejši. E-nabava podjetjem omogoča hitro in enostavno naročanje pri svojih dobaviteljih ter upravljanje nabavnih procesov prek spleta.

Na ravni podjetja uradnik ali poseben oddelek določi posebna pravila in politike za nakup blaga in storitev, ki jih potrebuje podjetje. Cilj je zadovoljiti potrebe podjetja po najnižji možni ceni oziroma po najboljši ceni v trenutku potrebe. Da bi dosegli ta cilj, nabavno osebje vzpostavi odnose z dobavitelji, določi smernice, se pogaja o pogodbah in postavi omejitve glede vrst dovoljenih nakupov.

E-naročanje deluje po naslednjem splošnem principu:

  1. Priprava in oddaja prijave:
    • Stranka določi svoje zahteve glede blaga, storitev ali dela, ki ga namerava kupiti.
    • Naročnik na elektronski platformi odda prijavo, v kateri navede podrobnosti javnega naročila, kot so opis blaga/storitve, količine, dobavni roki, zahtevane kakovostne lastnosti itd.
  2. Sodelovanje dobavitelja:
    • Ponudniki, registrirani na elektronski platformi, prejemajo obvestila o novih nakupih, ki ustrezajo njihovemu profilu.
    • Dobavitelji pregledajo vlogo in posredujejo svoje predloge preko elektronskega sistema. Ponudbe lahko vključujejo ceno, čas dostave, plačilne pogoje in druge podrobnosti.
  3. Ocenjevanje in izbor predlogov:
    • Stranka oceni prejete predloge ob upoštevanju uveljavljenih kriterijev, kot so cena, kakovost, roki in drugo.
    • Včasih poteka proces pogajanj med stranko in dobavitelji, da se razjasnijo pogoji.
  4. Odločitev in sklenitev pogodbe:
    • Po oceni ponudb kupec izbere najboljšo možnost in z izbranim dobaviteljem sklene pogodbo.
  5. Izvedba pogodbe:
    • Po sklenitvi pogodbe so pogoji iz le-te izpolnjeni. To vključuje dobavo blaga ali opravljanje storitev v skladu z dogovorjenimi roki in zahtevami.
  6. Spremljanje in vrednotenje:

Celoten postopek se izvaja preko specializirane elektronske platforme, ki zagotavlja varnost, preglednost in učinkovitost celotnega postopka e-naročanja.

Programska oprema za elektronsko naročanje.

Na voljo je veliko programskih rešitev za e-naročanje, od katerih vsaka ponuja svoje edinstvene funkcije in zmožnosti.

Elektronska javna naročila. Tukaj je nekaj izmed njih:

  1. SAP Ariba: Je ena vodilnih platform za upravljanje dobavna veriga in e-naročanje. SAP Ariba zagotavlja Orodja za oddajo naročil, upravljanje pogodb, interakcijo z dobavitelji in spremljanje izpolnjevanja naročil.
  2. Oracle Procurement Cloud: To je programska oprema, ki temelji na oblaku in je zasnovana za avtomatizacijo postopkov javnih naročil, vključno z zahtevami za ponudbe, ponudbami, upravljanjem dobaviteljev in pogodb.
  3. Coupa: Coupa ponuja platformo za upravljanje porabe in nabavo, ki vključuje avtomatizacijo postopka nabave, analitiko porabe, upravljanje prodajalcev in druga orodja.
  4. BravoSolution: To je rešitev, namenjena upravljanju dobaviteljev in e-razpisom. BravoSolution strankam omogoča objavljanje zahtevkov za ponudbe, izvajanje dražb in upravljanje pogodb.
  5. JAGGAER: JAGGAER ponuja platformo za upravljanje dobavne verige in e-naročanje, vključno z orodji za upravljanje dobaviteljev, nabavne kataloge, analitiko in spremljanje izvajanja pogodb.

Ti izdelki programske opreme zagotavljajo različne funkcije, od osnovnih postopkov e-naročanja do bolj zapletenih sistemov za upravljanje dobavne verige. Izbira programske opreme je odvisna od posebnih potreb in proračuna organizacije.

Elektronska javna naročila. Veriga vrednosti.

Vrednostna veriga e-naročanja vključuje številne stopnje in procese, od katerih vsaka prispeva k povečanju učinkovitost in dodana vrednost za organizacijo.

Spodaj je splošna vrednostna veriga v e-naročanju:

  1. Avtomatizacija nabavnih procesov: Elektronske platforme za javna naročila lahko avtomatizirajo številne procese, kot je oddajanje ponudb za blago in storitve, obdelava ponudb dobaviteljev, ocenjevanje in izbiranje najboljših ponudb. To skrajša čas stroške in poveča učinkovitost celoten postopek javnega naročanja.
  2. Povečana dostopnost do dobaviteljev: Elektronske platforme omogočajo hitro in enostavno povezovanje s široko paleto potencialnih dobaviteljev. S tem kupec pridobi več možnosti ponudbe in izbere najboljše razmerje med ceno in kakovostjo.
  3. Povečana preglednost: E-naročanje zagotavlja preglednost postopka od oddaje ponudbe do sklenitve pogodbe. Kupci in dobavitelji imajo dostop do vseh potrebnih informacij o procesu nabave, kar pomaga zmanjšati tveganja in preprečiti korupcijo.
  4. Izboljšano upravljanje podatkov: Platforme za e-naročanje zbirajo in analizirajo velike količine podatkov iz postopkov nabave, kar strankam zagotavlja dragocene vpoglede v stroške, uspešnost dobaviteljev, tržne trende itd. To pomaga optimizirati nakupovalne strategije in sprejemati bolj informirane odločitve.
  5. Zmanjšajte stroške in povečajte učinkovitost: Zaradi avtomatizacije in optimizacije nabavnih procesov se zmanjšajo administrativni stroški, zmanjšajo se napake in zamude, kar na koncu privede do znižanja celotnih nabavnih stroškov organizacije in povečanja njene učinkovitosti.

Namen vsake stopnje te verige je dodajanje vrednosti in izboljšati učinkovitost celotnega elektronskega procesa nabave, kar navsezadnje blagodejno vpliva na uspešnost in konkurenčnost organizacije.

Kakšne so prednosti e-naročanja?

E-naročanje zagotavlja številne prednosti za organizacije, stranke in dobavitelje. Platforme zagotavljajo preglednost in nadzor nad postopkom javnega naročanja, od oddaje prijave do izvedbe pogodbe. Stranke lahko enostavno spremljajo vsak korak postopka in zagotovijo skladnost z vsemi uveljavljenimi politikami in postopki.

E-naročanje omogoča hitrejše in učinkovitejše izvajanje postopkov, saj vse faze, od oddaje prijave do izbire ponudnika, potekajo prek spleta. To zmanjša časovne zakasnitve in omogoča hitrejši odziv na spremembe na trgu. Avtomatizacija postopkov javnega naročanja na elektronskih platformah pomaga zmanjšati administrativne stroške, povezane z ročno dokumentacijo, obdelavo ponudb in drugimi rutinskimi opravili.

Elektronske platforme zbirajo in shranjujejo velike količine podatkov o nabavi in ​​uspešnosti dobaviteljev, kar omogoča analizo in informirano odločanje. To pomaga optimizirati nakupovalne strategije in prepoznati priložnosti za zmanjšanje stroškov. Uporaba elektronskih platform omogoča spoštovanje zakonodaje in standardov na področju javnega naročanja in naročanja v zasebnem sektorju, saj so vse faze procesa dokumentirane in predmet preverjanja.

Elektronska javna naročila. Težave.

Čeprav ima e-naročanje veliko prednosti, se lahko sooči tudi z nekaterimi izzivi.

Nekatere najpogostejše težave vključujejo:

  1. Nezadostna usposobljenost osebja: Uporaba elektronskih platform zahteva določeno stopnjo računalniške pismenosti in tehnične usposobljenosti zaposlenih. Pomanjkanje usposabljanja osebja lahko povzroči napake v postopku javnega naročanja ali upočasnijo prevzem elektronskega sistemi
  2. Varnost podatkov: Elektronske platforme so lahko izpostavljene kibernetskim napadom ali kraji podatkov. Nezadostni varnostni ukrepi lahko povzročijo uhajanje zaupnih informacij ali ogrožanje sistema, kar predstavlja grožnjo tako strankam kot dobaviteljem.
  3. Omejen dostop do interneta: V nekaterih regijah je dostop do interneta morda omejen ali sploh ni na voljo. To povzroča težave udeležencem, ki ne morejo prosto uporabljati elektronskih platform za javna naročila.
  4. Monopolizacija trga: V nekaterih primerih lahko elektronske platforme za javna naročila ustvarijo monopolni položaj na trgu z omejevanjem izbire dobaviteljev in nabavnih pogojev. To lahko povzroči omejeno konkurenco in nezadostno raznolikost ponudb.
  5. Heterogenost tehnologij: Različne organizacije lahko uporabljajo različne platforme in tehnologije za e-naročanje. Heterogenost tehnologij lahko ovira interoperabilnost in interoperabilnost med sistemi, kar otežuje sodelovanje in izmenjavo informacij med udeleženci procesa.
  6. Pomanjkanje zaupanja v sistem: Nekateri udeleženci so morda nezaupljivi do sistemov e-javnih naročil zaradi možnosti manipulacija ali neupoštevanje pravil in standardov.

pogosta vprašanja Elektronska javna naročila.

  1. Kaj je e-naročanje?

    • Elektronsko naročanje je postopek naročanja blaga, storitev ali gradenj z uporabo informacijsko-komunikacijskih tehnologij, zlasti interneta.

  2. Kako poteka e-naročanje?

    • E-javna naročila vključujejo oddajo ponudb na elektronskih platformah, prejemanje ponudb od dobaviteljev, ocenjevanje ponudb, izbiro dobaviteljev in pogajanja o pogodbah, vse poteka prek spleta.

  3. Kakšne so prednosti e-naročanja?

    • Prednosti vključujejo večjo preglednost in konkurenco, krajši čas nabave, manjše administrativne stroške, večjo dostopnost do dobaviteljev in izboljšano upravljanje podatkov.

  4. Katere programske rešitve se uporabljajo za e-naročanje?

    • Obstaja veliko programskih rešitev, kot so SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER in druge, namenjene avtomatizaciji procesov e-naročanja.

  5. Kakšne težave lahko nastanejo pri e-naročanju?

    • Izzivi lahko vključujejo nezadostno usposobljenost osebja, težave z varnostjo podatkov, omejen dostop do interneta, monopolizacijo trga, heterogenost tehnologije in pomanjkanje zaupanja v sistem.

  6. Katere korake je mogoče narediti za uspešno implementacijo e-naročanja?

    • To vključuje usposabljanje osebja, implementacijo sodobnih in varnih programskih rešitev, razvoj ustreznih politik in postopkov ter redno spremljanje in analizo nabavnih procesov.

ABC