Prokurimi elektronik është procesi i blerjes së mallrave, shërbimeve ose punëve duke përdorur teknologjitë e informacionit dhe komunikimit, në veçanti internetin. Në vend të procedurave tradicionale të bazuara në letër, prokurimi elektronik përdor platforma ose sisteme të specializuara elektronike që lejojnë klientët të postojnë kërkesa për propozime (kërkesa për kuotim, tenderë) dhe të marrin propozime nga furnitorët e mundshëm.

Prokurimi elektronik ofron një sërë përfitimesh, të tilla si rritja e transparencës në procesin e prokurimit, zvogëlimi i kohës së përpunimit, zvogëlimi i kostove administrative, rritja e aksesit te furnitorët e mundshëm dhe rritja e konkurrencës, të cilat përfundimisht mund të çojnë në çmime më të ulëta dhe në përmirësimin e cilësisë së mallrave dhe shërbimeve të blera. .

Si funksionon prokurimi elektronik?

Prokurimi elektronik është procesi i shkëmbimit elektronik të kontratave të furnitorëve, urdhrave të blerjeve dhe faturave për blerjen e furnizimeve të zyrës ose çdo mall ose shërbim tjetër. Ata përdorin shkëmbimin elektronik të të dhënave (EDI) për të optimizuar procesin e prokurimit të biznesit dhe për ta realizuar atë më të shpejtë, më efikas dhe ekonomik. Prokurimi elektronik i lejon kompanitë të porosisin shpejt dhe me lehtësi nga furnitorët e tyre dhe të menaxhojnë proceset e prokurimit në internet.

Në nivelin e ndërmarrjes, një departament zyrtar ose i posaçëm vendos rregulla dhe politika specifike për blerjen e mallrave dhe shërbimeve të nevojshme për biznesin. Qëllimi është plotësimi i nevojave të kompanisë me çmimin më të ulët të mundshëm ose me çmimin më të mirë në momentin e nevojës. Për të arritur këtë qëllim, stafi blerës vendos marrëdhënie me furnitorët, vendos udhëzime, negocion kontrata dhe vendos kufizime për llojet e blerjeve të lejuara.

Prokurimi elektronik funksionon sipas parimit të përgjithshëm vijues:

  1. Përgatitja dhe vendosja e një aplikacioni:
    • Klienti përcakton kërkesat e tij për mallrat, shërbimet ose punën që do të blihet.
    • Klienti vendos një aplikacion në platformën elektronike, duke treguar detajet e prokurimit, si përshkrimi i mallrave/shërbimeve, vëllimet, koha e dorëzimit, karakteristikat e kërkuara të cilësisë, etj.
  2. Pjesëmarrja e furnizuesit:
    • Furnizuesit e regjistruar në platformën elektronike marrin njoftime për blerjet e reja që përputhen me profilin e tyre.
    • Furnizuesit shqyrtojnë aplikacionin dhe dorëzojnë propozimet e tyre përmes sistemit elektronik. Ofertat mund të përfshijnë çmimin, kohën e dorëzimit, kushtet e pagesës dhe detaje të tjera.
  3. Vlerësimi dhe përzgjedhja e propozimeve:
    • Klienti vlerëson propozimet e marra duke marrë parasysh kriteret e vendosura, si çmimi, cilësia, afatet dhe të tjera.
    • Ndonjëherë ka një proces negociatash midis klientit dhe furnitorëve për të sqaruar kushtet.
  4. Marrja e një vendimi dhe lidhja e një kontrate:
    • Pas vlerësimit të propozimeve, klienti zgjedh opsionin më të mirë dhe lidh një kontratë me furnizuesin e përzgjedhur.
  5. Ekzekutimi i kontratës:
    • Pas lidhjes së kontratës, plotësohen kushtet e parashikuara në të. Kjo përfshin dorëzimin e mallrave ose ofrimin e shërbimeve në përputhje me afatet dhe kërkesat e dakorduara.
  6. Monitorimi dhe vlerësimi:

E gjithë kjo procedurë kryhet nëpërmjet një platforme të specializuar elektronike, e cila garanton sigurinë, transparencën dhe efikasitetin e të gjithë procesit të prokurimit elektronik.

Software prokurimi elektronik.

Ka shumë zgjidhje softuerike të prokurimit elektronik në dispozicion, secila ofron veçoritë dhe aftësitë e veta unike.

Prokurimi elektronik. Këtu janë disa prej tyre:

  1. SAP Ariba: Është një nga platformat kryesore për menaxhimi zinxhiri i furnizimit dhe prokurimi elektronik. SAP Ariba ofron instrumente për vendosjen e porosive, menaxhimin e kontratave, ndërveprimin me furnitorët dhe monitorimin e përmbushjes së porosive.
  2. Oracle Procurement Cloud: Është një softuer i bazuar në renë kompjuterike i krijuar për të automatizuar proceset e prokurimit, duke përfshirë kërkesat për propozime, tenderë, furnizues dhe menaxhimin e kontratave.
  3. Kupa: Coupa ofron një platformë të menaxhimit të shpenzimeve dhe prokurimit që përfshin automatizimin e procesit të prokurimit, analitikën e shpenzimeve, menaxhimin e shitësve dhe mjete të tjera.
  4. BravoSolution: Kjo është një zgjidhje e krijuar për menaxhimin e furnitorëve dhe tenderimin elektronik. BravoSolution lejon klientët të postojnë kërkesa për propozime, të kryejnë ankande dhe të menaxhojnë kontratat.
  5. JAGGAER: JAGGAER ofron një platformë për menaxhimin e zinxhirit të furnizimit dhe prokurimin elektronik, duke përfshirë mjete për menaxhimin e furnitorëve, katalogët e blerjeve, analitikën dhe monitorimin e performancës së kontratave.

Këto produkte softuerike ofrojnë një sërë funksionesh, duke filluar nga proceset bazë të prokurimit elektronik deri te sistemet më komplekse të menaxhimit të zinxhirit të furnizimit. Zgjedhja e softuerit varet nga nevojat specifike dhe buxheti i organizatës.

Prokurimi elektronik. Zinxhiri i vlerës.

Zinxhiri i vlerës së prokurimit elektronik përfshin një sërë fazash dhe procesesh, secila prej të cilave kontribuon në rritje efikasiteti dhe shtimi i vlerës për organizatën.

Më poshtë është zinxhiri i përgjithshëm i vlerës në prokurimin elektronik:

  1. Automatizimi i proceseve të prokurimit: Platformat elektronike të prokurimit mund të automatizojnë shumë procese, të tilla si vendosja e ofertave për mallra dhe shërbime, përpunimi i propozimeve nga furnitorët, vlerësimi dhe përzgjedhja e propozimeve më të mira. Kjo redukton kohën kostot dhe rrit efikasitetin të gjithë procesin e prokurimit.
  2. Rritja e aksesit për furnitorët: Platformat elektronike ofrojnë mundësinë për t'u lidhur shpejt dhe me lehtësi me një gamë të gjerë furnizuesish të mundshëm. Kjo i lejon klientit të marrë më shumë opsione për ofertat dhe të zgjedhë raportin më të mirë çmim-cilësi.
  3. Rritja e transparencës: Prokurimi elektronik siguron transparencë në proces, nga paraqitja e ofertës deri në lidhjen e një kontrate. Konsumatorët dhe furnitorët kanë akses në të gjithë informacionin e nevojshëm në lidhje me procesin e prokurimit, i cili ndihmon në uljen e rreziqeve dhe parandalimin e korrupsionit.
  4. Menaxhimi i përmirësuar i të dhënave: Platformat e prokurimit elektronik mbledhin dhe analizojnë sasi të mëdha të dhënash nga proceset e prokurimit, duke u ofruar klientëve njohuri të vlefshme për kostot, performancën e furnizuesit, tendencat e tregut dhe më shumë. Kjo ndihmon në optimizimin e strategjive të blerjeve dhe marrjen e vendimeve më të informuara.
  5. Ulja e kostove dhe rritja e efikasitetit: Si rezultat i automatizimit dhe optimizimit të proceseve të prokurimit, zvogëlohen kostot administrative, zvogëlohen gabimet dhe vonesat, gjë që përfundimisht çon në uljen e kostove të përgjithshme të prokurimit të organizatës dhe një rritje të efikasitetit të saj.

Qëllimi i çdo faze të këtij zinxhiri është të shtojë vlerë dhe të përmirësojë efikasitetin e të gjithë procesit elektronik prokurimi, i cili në fund të fundit ka një efekt të dobishëm në suksesin dhe konkurrencën e organizatës.

Cilat janë përfitimet e prokurimit elektronik?

Prokurimi elektronik ofron një sërë përfitimesh për organizatat, klientët dhe furnitorët. Platformat ofrojnë transparencë dhe kontroll mbi procesin e prokurimit, që nga vendosja e një aplikacioni deri te ekzekutimi i kontratës. Konsumatorët mund të gjurmojnë lehtësisht çdo hap të procesit dhe të sigurojnë përputhjen me të gjitha politikat dhe procedurat e vendosura.

Prokurimi elektronik ju lejon të kryeni procedurat më shpejt dhe me efikasitet, pasi të gjitha fazat, nga aplikimi deri te zgjedhja e një furnizuesi, përfundohen online. Kjo zvogëlon vonesat kohore dhe ju lejon të përgjigjeni më shpejt ndaj ndryshimeve në treg. Automatizimi i proceseve të prokurimit në platformat elektronike ndihmon në uljen e kostove administrative që lidhen me dokumentacionin manual, përpunimin e propozimeve dhe detyra të tjera rutinë.

Platformat elektronike mbledhin dhe ruajnë sasi të mëdha të dhënash mbi prokurimin dhe performancën e furnitorëve, duke lehtësuar analizën dhe vendimmarrjen e informuar. Kjo ndihmon në optimizimin e strategjive të blerjes dhe identifikimin e mundësive për të ulur kostot. Përdorimi i platformave elektronike lehtëson respektimin e legjislacionit dhe standardeve në fushën e prokurimeve publike dhe prokurimeve në sektorin privat, pasi të gjitha fazat e procesit janë të dokumentuara dhe i nënshtrohen verifikimit.

Prokurimi elektronik. Problemet.

Edhe pse prokurimi elektronik ka shumë përfitime, ai gjithashtu mund të përballet me disa sfida.

Disa nga problemet më të zakonshme përfshijnë:

  1. Kualifikime të pamjaftueshme të personelit: Përdorimi i platformave elektronike kërkon një nivel të caktuar të njohurive kompjuterike dhe aftësive teknike midis punonjësve. Mungesa e trajnimit të stafit mund të çojë në gabime në procesin e prokurimit ose ngadalësojnë miratimin e elektronikës sistemeve
  2. Siguria e të dhënave: Platformat elektronike mund të jenë subjekt i sulmeve kibernetike ose vjedhjes së të dhënave. Masat e pamjaftueshme të sigurisë mund të çojnë në rrjedhje të informacionit konfidencial ose kompromis të sistemit, duke paraqitur një kërcënim si për klientët ashtu edhe për furnitorët.
  3. Qasje e kufizuar në internet: Në disa rajone, qasja në internet mund të jetë e kufizuar ose e padisponueshme fare. Kjo krijon probleme për pjesëmarrësit të cilët nuk mund të përdorin lirisht platformat elektronike të prokurimit.
  4. Monopolizimi i tregut: Në disa raste, platformat elektronike të prokurimit mund të krijojnë një pozicion monopol në treg duke kufizuar zgjedhjen e furnitorëve dhe kushtet e blerjes. Kjo mund të rezultojë në konkurrencë të kufizuar dhe shumëllojshmëri të pamjaftueshme të ofertave.
  5. Heterogjeniteti i teknologjive: Organizata të ndryshme mund të përdorin platforma dhe teknologji të ndryshme për prokurimin elektronik. Heterogjeniteti i teknologjive mund të pengojë ndërveprueshmërinë dhe ndërveprueshmërinë ndërmjet sistemeve, duke e bërë të vështirë bashkëpunimin dhe shkëmbimin e informacionit ndërmjet pjesëmarrësve të procesit.
  6. Mungesa e besimit në sistem: Disa pjesëmarrës mund të jenë mosbesues ndaj sistemeve të prokurimit elektronik për shkak të mundësisë manipulime ose mospërputhje me rregullat dhe standardet.

FAQ. Prokurimi elektronik.

  1. Çfarë është prokurimi elektronik?

    • Prokurimi elektronik është procesi i blerjes së mallrave, shërbimeve ose punëve duke përdorur teknologjitë e informacionit dhe komunikimit, në veçanti internetin.

  2. Si funksionon prokurimi elektronik?

    • Prokurimi elektronik përfshin vendosjen e ofertave në platforma elektronike, marrjen e ofertave nga furnitorët, vlerësimin e ofertave, përzgjedhjen e furnitorëve dhe negocimin e kontratave, të gjitha të bëra online.

  3. Cilat janë përfitimet e prokurimit elektronik?

    • Përfitimet përfshijnë rritjen e transparencës dhe konkurrencës, zvogëlimin e kohës së prokurimit, uljen e kostove administrative, rritjen e aksesit për furnitorët dhe përmirësimin e menaxhimit të të dhënave.

  4. Cilat zgjidhje softuerike përdoren për prokurimin elektronik?

    • Ka shumë zgjidhje softuerike si SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER dhe të tjera të dizajnuara për të automatizuar proceset e prokurimit elektronik.

  5. Çfarë problemesh mund të lindin me prokurimin elektronik?

    • Sfidat mund të përfshijnë kualifikime të pamjaftueshme të stafit, çështje të sigurisë së të dhënave, akses të kufizuar në internet, monopolizimin e tregut, heterogjenitet teknologjik dhe mungesë besimi në sistem.

  6. Çfarë hapash mund të ndërmerren për zbatimin e suksesshëm të prokurimit elektronik?

    • Kjo përfshin trajnimin e stafit, zbatimin e zgjidhjeve moderne dhe të sigurta softuerike, zhvillimin e politikave dhe procedurave të përshtatshme, si dhe monitorimin dhe analizën e rregullt të proceseve të prokurimit.

ABC