Affärsbrev. Bästa affärsskrivande färdigheter

Affärsskrivande är effektiv affärskommunikation, det är viktigt för varje anställd att ha goda affärsskrivande färdigheter.

Varje anställd behöver då och då skicka e-post, utveckla affärsförslag och skriva affärsrapporter. Därför är god affärsskrivförmåga avgörande tillsammans med god kommunikationsförmåga.

Skriftlig kommunikationsförmåga kan också göra stor skillnad när man söker jobb. För vissa kan detta vara det sista steget i att validera sitt arbete.

Skrivkunskaper för företag

Oavsett om du skapar ett affärsdokument eller skriver en enkel anteckning, goda färdigheter affärsbrev kan räcka långt. Det är mer än bara bra meningsstruktur, professionell ton och korrekt grammatik.

Nedan är några viktiga affärsskrivande färdigheter som du bör arbeta med.

1. Enkelt språk

Den första regeln för att bli en bra affärsskribent är att lära sig att alltid använda ett enkelt språk. Bra skrift innehåller vanligtvis inte massor av komplicerade ord.

Att skapa lättläst innehåll handlar om att göra det lätt att förstå.

För att göra detta kan du använda allmänt kända korta ord. Om det inte finns något kortare ord för ett komplext ord, använd en kort fras för att beskriva det.

Dessutom kan du fokusera på att undvika adjektiv och försöka använda den aktiva rösten.

Effektivt skrivande är när du enkelt kan kommunicera och uttrycka ditt budskap snabbt och effektivt. synpunkt.

Därför bör du också försöka undvika dolda verb. Med andra ord, att göra din e-post mer personlig kommer automatiskt att lösa detta problem.

Till exempel, istället för att säga "Vi vill hjälpa dig", kan du säga: "Vi vill hjälpa dig."

Den senare är inte bara kortare och mer direkt, utan ser också vänligare ut.

Att använda ett sådant direkt och tydligt språk är mer effektivt, snabbt och effektivt. Om din läsare är annorlunda anställd eller kund, är det alltid bättre att förenkla texten för din publik.

2. Förmågan att skilja åsikt från fakta

Affärsskribenter måste vidta extra försiktighetsåtgärder under skrivprocessen eftersom de flesta affärsskrivande utesluter personliga åsikter.

Även om du inte skriver några akademiska uppsatser här, måste du ändå se till att fakta är tydliga.

Under tiden bör affärsdokument vara fria från personliga åsikter. Det enda rimliga tillägget till personlig åsikt är när du ger rekommendationer.

I alla andra fall är det bättre att inte lägga till åsikter. Men i vissa sällsynta fall kan du behöva säga din åsikt.

I sådana fall bör du känna till skillnaden mellan att uttrycka en objektiv åsikt och en personlig åsikt.

Affärsskribenter måste i alla fall kunna skilja åsikter från fakta.

Det är oerhört viktigt att behålla detta för att undvika missförstånd. Oavsett om dina läsare är interna eller externa intressenter, se till att ditt skrivande är fritt från tvetydighet.

Dessutom, om du uttrycker din åsikt om något, se till att göra det klart att detta är din åsikt.

3. Affärsbrev. Korthet och korthet

Oavsett din skrivstil måste du lära dig att vara kortfattad. Varje affärsbrev bör vara kort och rakt på sak.

Att använda ett kortfattat språk handlar i grunden om att ta bort alla onödiga ord och fraser som inte tjänar ett direkt syfte.

Till exempel när du skriver e-post du kan skriva: "Jag skickar det här e-postmeddelandet för att meddela dig att du måste skicka in ditt arbete senast på måndag."

Den första delen av den här meningen behöver inte finnas här, eftersom det är uppenbart att du skickar ett e-postmeddelande.

Istället bör du skriva: "Du måste lämna in ditt arbete senast på måndag."

Detta är dock ett extremt enkelt exempel. Kortfattadhet och korthet är av stor vikt när man skriver dokument som affärsrapporter.

Detta beror på att de flesta av dina läsare inte kommer att ha tid att skumma igenom flera sidor eller stycken.

En bra tumregel är att göra informationen lättillgänglig.

Här är dessutom några saker du kan göra:

Fokusera alltid på fakta och information.
Håll dig till ämnet
Använd tre ord eller mindre i varje stycke om du inte förklarar något.
Använd korta ord och behåll samma ordval hela tiden
Undvik onödiga adverb och adjektiv
Undvik all oklarhet och sträv alltid efter tydlighet.

Håll dina meningar korta och försök att introducera den viktigaste informationen i början eller i första stycket.

Om det finns en besvärlig mening, dela upp den i flera och spara de relevanta delarna.

4. Affärsbrev. Behåll målet

Det är avgörande att se till att varje form av affärskommunikation tjänar ett tydligt syfte.

Du bör fokusera på att se till att ditt affärsbrev tydligt definierar syftet. Det är också bäst att ha ett enda syfte för varje dokument.

Om du till exempel skickar ut ett företagsomfattande meddelande till anställda, se till att du gör detta tydligt från början.

De flesta människor kanske inte kommer igenom all sin affärskommunikation, särskilt om de verkar formellt och repetitiva.

Därför kan du undvika detta genom att se till att alla dokument kommunicerar syftet direkt.

Det är därför de flesta artiklar börjar med en förklaring av vad som kommer att diskuteras.

Ännu viktigare är att du inte bör avvika från detta mål när du arbetar med dokumentet. Använd andra dokument om det finns något att prata om.

Ditt meddelande bör bara ta upp en huvudidé åt gången. Så undvik rörigt tänkande och öva på meddelanden för enstaka ändamål.

5. Vet vem din publik är

Även om detta kan verka självklart, är det fortfarande en viktig färdighet, särskilt om ditt företagsskrivande är mer externt än internt.

Även om du måste förstå syftet med ditt brev, är det också viktigt att veta vem din läsare är.

Detta hjälper till att rikta målet till en specifik person eller målgrupp. Detta är samma fall oavsett om du skriver ett mejl till någon eller skickar ett meddelande till massorna.

Att känna sin publik innebär dessutom att förstå hur deras sinnen fungerar.

Om du till exempel skriver ett mejl till arbetskollegor bör du hålla det kort och informellt.

På samma sätt, om du skickar ett e-postmeddelande till en klient, bör du vara formell, tydlig och enkel.

Därför är det alltid bättre att känna din publik i affärsvärlden eftersom det hjälper dig att tillgodose deras behov.

Din publik kan aktivt påverka följande saker:

språket du använder; varje ord kan vara olika när man tar hänsyn till olika målgrupper.
Vilka verktyg använder du och i vilken kapacitet.
Effektiviteten av det du skriver över tid.
Din samtalston är någonstans mellan professionell och helt avslappnad.
Vilka är de viktiga punkterna du vill nämna?

Dessutom kan det också påverka längden på ditt brev. Om du till exempel skriver en verksamhetsrapport för högsta ledningen, du du bör skriva ner huvudpunkterna på första sidan i form av korta stycken.

6. Affärsbrev. Formatering

Snabbt sätt förbättra dina färdigheter affärsskrivande - utveckla formateringsfärdigheter. Det finns många vanliga misstag under formatering som kan leda till sammansättningsproblem.

Dina formateringsinsatser bör alltid säkerställa maximal effektivitet. Börja inte skriva förrän du har en klar uppfattning om hur dokumentet ska formateras.

Tanken är att tillåta läsare att snabbt se alla dokument utan krångel.

Men det betyder inte att du ska lägga till för många formateringselement; det kan distrahera dina läsare.

Detta gäller alla former av skrivande, oavsett om du skriver rapporter, e-postmeddelanden eller skapar en presentation.

Här är några saker som faller under formatering:

Använd fetstil, kursiv stil och understrykningar.
Markera specifika textelement.
Använd olika färger för de olika orden du vill färglägga.
Användning av stycken och numrering.
Användning av rubriker och underrubriker.
Upprätthåller meningsstruktur och textjustering.

Formateringen bör förbli densamma i alla dokument. Om du till exempel skriver en rapport bör samma formatering tillämpas på brödtexten och FAQ (om tillämpligt).

7. Affärsbrev. Korrekturläsning, redigering och revision

Bästa verktyget grammatikkontroller - det är du. Denna färdighet är användbar i alla typer av skrivande.

Detta är det bästa sättet att bli en bättre författare eftersom du aktivt förbättrar dig själv och ditt skrivande.

Korrekturläsning innebär att kontrollera om ditt skrivande följer stilriktlinjer, format och andra irritationsmoment.

Dessutom kontrollerar den fakta, länkar och riktigheten av ditt innehåll. Dessutom är detta också ett bra sätt att sålla bort onödig passiv röst.

Du kan sedan göra meningsfulla ändringar i ditt innehåll. Annars är det ingen idé att redigera den själv.

En bra praxis är att återgå till skrivandet varannan dag. Detta kommer dock bara att fungera om du arbetar med ett förslag eller en rapport.

Redigering innebär att underhålla det som skrivits eller uppdatera det efter att det är klart. Du kan till exempel behöva revidera en rapport efter att du visat den för din chef.

Under dessa steg, försök att kontrollera stavfel, syntax och grammatiska fel. Fokusera på dokumentets övergripande läsbarhet och flöde.

Dessutom bör du också köpa ett verktyg för stavningskontroll. Detta kan göra korrektur- och redigeringsprocessen enklare, men försök att finslipa dina färdigheter först istället för att lita på verktyg.

8. Affärsbrev. Attityd och synvinkel

Att känna till din publik är en sak, men det är också viktigt att förstå hur ditt skrivande kan påverka dem.

Det finns olika nivåer av betydelse i ditt skrivande. Du bör vara medveten om dem alla och vilken inverkan de kan ha.

Nedan följer några saker som påverkar attityden och perspektivet i ditt skrivande:

Allmän meningsstruktur; till exempel ger långa meningar intrycket av att läsaren är kunnig.
Ordval under hela ditt skrivande.
Alla uttryck, om några, som du använder, inklusive metaforer och exempel.
Synpunkter du delar, oavsett om det är åsikter eller rekommendationer.

Det är bra att alltid överväga läsarens synvinkel, inte din egen.

Bra idéer dyker vanligtvis upp när du tänker ur din publiks perspektiv. Detsamma gäller för inlägg i sociala medier; de fungerar bara om de har resonans hos din publik.

Så den bästa vägen framåt är att tänka ur deras perspektiv och anpassa ditt skrivande därefter.

Det gör det också mer sannolikt att din läsare håller med dig och gör det du vill att de ska göra.

Detta gör det viktigt verktyg för användning i din organisation, särskilt om du är på ledningsnivå.

Summera

De ovan nämnda färdigheterna beror huvudsakligen på din konsekventa affärsskrivande praxis. Ju mer du övar, desto mer kommer du automatiskt att förbättra varje färdighet.

Du bör också anstränga dig för att läsa för att bli en bättre person. Se vad andra gör annorlunda i sitt affärsskrivande och lär av det.

Dessutom bör du alltid uppdatera dina kunskaper om aktuella saker. Vare sig det är språk- eller formatuppdateringar, håll dig uppdaterad.

Slutligen, försök att ta reda på dina styrkor och svagheter i affärsskrivande och rikta dina ansträngningar därefter.

Monolog. Hur skriver man en monolog?

Vad gör en manusförfattare?

Skrivtakt: snabbt eller långsamt, exempel och tips för genrer

ABC