Facilitationskunskaper som behövs för att vara en bra handledare

Faciliteringsförmåga är processen att hantera gruppdynamik för att hjälpa gruppmedlemmarna att nå konsensus och lösa problem effektivt. Dessa färdigheter kan vara användbara för alla som arbetar med grupper av människor, vare sig som projektledare, tränare, lärare, coach eller konsult.

Enligt en nyligen genomförd studie spenderas ungefär sex till tjugo timmar varje vecka i möten. Dock en betydande del arbetskraft, som deltog i denna studie, hävdade att sådana möten i allmänhet är improduktiva. Facilitationsförmåga är involverad här eftersom de gör det möjligt för ledare/chefer att vägleda människor mot överenskomna mål på ett sätt som alla medlemmar uppmuntras att äga, erbjuda deltagande och använda sina förmågor. Därför, när underlättande färdigheter används korrekt, ägare företag kommer inte att slösa sin tid, pengar och andra resurser på improduktiva möten.

I det här inlägget kommer vi att fördjupa oss i världen av faciliteringsfärdigheter och förstå vad de är och hur du kan använda dessa färdigheter för att göra dina möten inspirerande, resultatorienterade och produktiva. Så låt oss börja redan nu-

Definition av förenklingsförmåga. Faciliteringsförmåga

Som vi alla vet är verktyg medel som gör att en viss uppgift kan utföras på ett sätt som är fördelaktigt för alla. Facilitering är tillhandahållandet av resurser som krävs för att utföra relevanta aktiviteter. Oavsett om det är i ditt personliga eller professionella liv spelar kommunikation och interaktion viktiga roller. I affärsvärlden skiljer sig formen, formatet och syftet med dessa interaktioner mycket från dem i en persons personliga sfär. Faciliteringsförmåga

Där behöver diskussioner föras på ett mer stabilt och förutbestämt sätt som är acceptabelt för alla parter som är inblandade i processen. Detta kräver vissa resurser, såsom uppmuntran, möjligheter att säga ifrån och uttrycka din synpunkt, ha ett sunt informationsutbyte och fortsätt diskussionen. På latin betyder lättnad att göra en uppgift lättare.

Därför är det bara rätt att faciliteringsförmåga är de färdigheter som krävs av en individ för att göra gruppdiskussioner bättre och enklare. Dessa Kompetens innefatta ledningsförmåga, beslutsförmåga och problemlösningsförmåga. Framgången eller misslyckandet av en diskussion beror till stor del på korrekt användning av handledarens färdigheter.

Vilken faciliteringsförmåga?

På tal om mänskliga beteendemönster sa Aristoteles en gång:

Det finns människor med olika åsikter och förmågor. Man måste komma ihåg att ingen är den andra lik. Alla har olika sätt att uttrycka sig och olika nivåer av förståelse. Kommunikation är ett ark som kombinerar två ideologier eller två tankar till en. Det är oerhört viktigt att stötta хорошие relationer mellan människor för att säkerställa smidig kommunikation. Detta möjliggör ett fritt flöde av tankar, idéer och strategier. Men att säkerställa smidig kommunikation inom en given grupp kräver också enorm skicklighet. Handledarens färdigheter är avgörande under alla sådana omständigheter.

Vid affärsmöten ansvarar facilitatorer för

• Gemensamma och tydliga mål
• En korrekt och tydligt definierad process för att uppnå dessa mål
• Kanalisering med förståelse för att deltagarna ska komma till mötet förberedda eller ha ett intresse för ämnet.
• Sprider känslan bland deltagarna att deras åsikter och beslut värderas

Låt oss nu titta på den korrekta definitionen av sådana färdigheter

Mental karta. 10 verktyg att skapa

Varför är facilitatorer viktiga?

Som nämnts ovan är underlättande tillhandahållande av resurser. Det pågår meningsfulla diskussioner i näringslivet. Faciliteringsförmåga

Om dessa diskussioner är förgäves kommer företaget att lida enorma förluster. Därför måste det finnas någon som reglerar och kontrollerar dessa diskussioner. Den person som utför denna uppgift kallas en facilitator. Handledaren måste tydligt förstå syftet med diskussionen. Han/hon ansvarar för att bryta isen bland de inblandade parterna, starta diskussionen och få den på rätt spår. Alla som kan uppnå detta kan vara en stor hjälpare.

Före och under mötet Förberedelse av handledare

En facilitator är en person som leder gruppprocessen, skapar förutsättningar för att nå gruppens mål och hjälper deltagarna att nå samförstånd och lösa problem effektivt. Handledaren kan vara en heltidsprofessionell eller kan involvera en roll som spelas av en gruppmedlem som fungerar som handledare för att vägleda processen.

Den kan vara värd för olika typer av evenemang och möten såsom möten, utbildningar, konferenser, seminarier etc. Handledaren tillhandahåller inte lösningen, utan hanterar en process som hjälper gruppmedlemmarna att hitta en lösning tillsammans.

Handledarens huvuduppgift är att skapa förutsättningar för öppen och produktiv kommunikation mellan gruppmedlemmarna, där alla kan uttrycka sin åsikt, och gruppen kan arbeta för att nå gemensamma mål. Handledaren kan använda olika metoder och tekniker för att hjälpa gruppen att nå konsensus och lösa problem, såsom gruppdiskussion, brainstorming, smågruppsarbete, spel, etc.

Handledaren måste göra

Men innan diskussionen påbörjas måste handledaren göra några förberedelser enligt nedan.

1. Det finns olika intressenter och andra teammedlemmar som kommer att delta i diskussionen och komma med viktiga kommentarer. Handledaren måste träffa dessa medlemmar och förstå och utforska dessa punkter. Faciliteringsförmåga
2. Diskussionen måste planeras tydligt. Att planera diskussionen bör ha en tydlig plan. Han måste ha alla detaljer och inte missa en enda punkt som kommer att tas upp i seminariet eller mötet kommer att organiseras.
3. Nästa viktiga aspekt av att organisera ett trevligt och givande möte är platsen där det kommer att hållas. Därför är det nödvändigt att reservera rätt plats och sedan göra infrastrukturen lämplig för din session.
4. Vissa möten hålls med endast muntliga diskussioner. Detta kräver enorma isbrytande färdigheter. Om det är ytterligare saker som behövs för mötet, såsom arbetsblad och PowerPoint-presentationer, måste nödvändig teknik finnas tillgänglig.
5. Om mötet ska pågå hela dagen eller under en längre period bör man ordna med dryck och mat.
6. När diskussionen eller mötet väl börjar måste handledaren ta ansvar för att det rör sig i rätt riktning. Han/hon måste behålla rätt energi och rätt utrymme för deltagarna.
7. Diskussionen ska vara nyttig och givande. Det ligger hos medlaren att undvika värdelösa samtal i ett professionellt möte. Det måste finnas ett sunt utbyte av idéer och information.
8. När mötet tar slut bör handledaren vara redo med ett avslutande uttalande för att sammanfatta alla detaljer i diskussionen. Han/hon ska dessutom se till att mötets beslut eller utgång verkställs omedelbart. Detta kommer att hjälpa mötet att bli en påtaglig framgång.

Facilitationskunskaper som behövs för att vara en bra handledare

Handledaren har ett stort ansvar på sina axlar. Därför måste han/hon vara utrustad med vissa nödvändiga färdigheter. Dessa färdigheter är som följer.

1. Känn deltagarna. Faciliteringsförmåga

Varje diskussion eller möte som behöver hållas har några viktiga deltagare vars hierarki och roll måste vara känd för medlaren. Ibland händer det att parterna i denna process inte känner varandra. Här har handledaren till uppgift att säkerställa komfort och vänlighet bland dem. För att göra detta måste presentatören veta vilka deltagarna är. Han/hon måste ha all nödvändig information för att identifiera dem och presentera dem för varandra.

2. Sätt tydliga riktlinjer

Varje möte följer ett specifikt schema. Den måste följas noggrant och korrekt. Detta kommer att göra mötet mer produktivt. Dessutom finns det i vissa diskussioner regler för förhandlingar och avtal. Även de bör kommuniceras till alla deltagare av presentatören. Utöver detta bör det finnas riktlinjer angående artigt och respektfullt beteende. Ingen deltagare ska överskrida dessa gränser, oavsett hur diskussionen går. Detta är en av de grundläggande etiketterna för alla möten.

3. Skapa en inkluderande miljö. Faciliteringsförmåga

I alla möten ska alla ha en lika röst att tala. Det måste finnas en rättvis fördelning av rättigheterna att delta i diskussionen och föreslå en annan punkt. För att uppnå detta måste det finnas en inkluderande miljö. Detta kommer att hjälpa alla att säga ifrån och stå upp för det som känns djärvt och oräddt. Det nämns också komfort och förtroende bland deltagarna. Detta tar bort all antydan till blyghet eller tafatthet från att göra någon poäng i mötet.

4. Aktivt lyssnande

Vi tycker alla att tala är en viktig aktivitet, att vara en del av ett möte eller någon diskussion. Men även att lyssna är lika viktigt. Endast de som vet hur man lyssnar kan verkligen tala bra. Därmed betonar den vikten av att vara en aktiv lyssnare. Deltagaren ska alltid känna att det han säger lyssnas på med full koncentration. Handledaren ska se till att alla lyssnar noga på alla punkter. Dessutom kan han/hon ta anteckningar om vad som sägs för framtida referens.

5. Tidshantering. Faciliteringsförmåga

Det är väl sagt att tid är pengar i affärs- och yrkessfären, varje minut och varje sekund räknas. Därför måste det finnas en optimal och bästa användning av den tillgängliga tiden. Man bör se till att alla frågor tas upp och diskuteras av deltagarna tillräckligt detaljerat. Dessutom, om teamet uppehåller sig för länge vid en viss punkt, vilket resulterar i tidsförlust, bör handledaren artigt avbryta arbetet och fortsätta diskussionen. Dessutom bör mötesschemat följas så noggrant som möjligt. Planen måste utarbetas med viss bufferttid för att kompensera för vissa oundvikliga tidsförluster.

6. Upprätthålla en sammanfattning av alla åtgärder. Faciliteringsförmåga

Under möten upptäcks ofta specifika handlingar relaterade till problemformuleringar. En handledare med utmärkta faciliteringsförmåga bör vara medveten om dessa aktivitetspunkter, plus att han eller hon också bör se till att de är synliga för alla deltagare. Du behöver också se till att handlingsmomentet ger vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska vara klart. Dessutom bör du sammanfatta åtgärdspunkterna mot slutet av diskussionen för att säkerställa att alla är på samma sida när det gäller vikten, målen och tidpunkten för objekten.

7. Återstående mål

Att vara objektiv är en av de centrala facilitatorfärdigheterna som en facilitator bör inkludera. Handledaren ska ses som helt objektiv och ska inte ses som att han befinner sig i någons "läger" för mötet. När facilitatorn ses som ensidig försvinner snabbt förtroendet hos andra deltagare (särskilt de på den motsatta sidan). I det ögonblick du tappar förtroendet är det svårt att återvinna det. Det är därför att vara objektiv snarare än att avslöja dina fördomar är en av de viktigaste faciliteringsförmågan att fokusera på.

8. Hitta genom frågor, inte föreläsningar eller predikningar. Faciliteringsförmåga

Det är viktigt att facilitatorer inte blir mer predikande genom att avslöja sin intelligens i detta ämne. Att istället använda din insikt för att hjälpa andra medlemmar att komma fram till en typisk, problembaserad lösning är en av de viktigaste faciliteringsförmågan du bör ha. Facilitatorer måste göra detta genom att ställa frågor genom förfrågningar som är relevanta för problemformuleringen och utformade för att avslöja nya verkligheter. Mötet ska handla om att lösa deltagarnas problem och att ställa en fråga är ett av de bästa sätten att göra detta.

9. Håll chefen/chefen borta från att kapa mötet/diskussionen

Som facilitator måste du se till att ledare eller chefer inte kapar mötet genom att kommunicera sina känslor och ställa in mötets framsteg enligt deras plan. Mötet bör erbjuda lika möjligheter för alla medlemmar, och facilitatorer bör ha faciliteringskunskaper för att säkerställa detta.

10. Var ansvarig för samtalet. Faciliteringsförmåga

Handledare måste hålla mötet framåt genom att ta hand om samtalet för att hålla mötet på rätt spår. I det ögonblick mötesdiskussioner tappar fart, bör samtalsledare flytta tillbaka diskussionen till problemformuleringen. Även ibland måste du stryka över någon; det är dock ditt ansvar och du måste göra det utan att tappa kontrollen. Kontroll gör att du kan respektera alla deltagare, vilket är anledningen till att samtalshantering anses vara en av de kraftfulla faciliteringsfärdigheterna för facilitatorer.

Hur är man karismatisk? 

Tekniker som ska användas av facilitatorn för att optimera faciliteringsförmågan

När man leder ett möte eller en diskussion måste handledaren ha några av de färdigheter som anges ovan. Utöver detta bör han/hon också vara förberedd med denna uppsättning verktyg som kommer väl till pass när det behövs för ett lyckat möte.

1. Isbrytningsteknik: Det är väl sagt att en bra start är halva striden. Detta gäller även vid affärsmöten eller diskussioner. Det finns tillfällen då de inblandade parterna kanske inte känner varandra så väl. Här måste facilitatorn använda dessa isbrytningstekniker.
2. Strategitekniker: Varje möte har en specifik strategi som måste följas för att det ska bli framgångsrikt. De bestämmer mötets kurs och dagordning. Faciliteringsförmåga
3. Kreativ teknik. Ofta kan affärsmöten vara mycket vardagliga eller monotona. Alla vi människor behöver en gnista i dessa situationer. Handledaren kan använda sin kreativitet och hitta på lite kul som kommer att sätta färg och även ge kreativa lösningar på några av problemen.
4. Problemlösningsmetoder: problem och konflikter är möjliga överallt. De är en integrerad del av varje livsresa, och professionella möten och diskussioner är inget undantag. Handledaren bör vara medveten om vissa problemlösnings- och konfliktlösningstekniker för att hantera sådana situationer.
5. Metoder för beslutsfattande. Varje möte hålls för att fatta beslut eller slutföra en strategi. Handledaren måste ha tekniker för att vägleda diskussionen till bestämda beslut på en begränsad tid med minsta möjliga konflikt.

Sista tankar om faciliteringsförmåga!

Förenkling är ett viktigt begrepp när man organiserar affärsmöten eller diskussioner. Att bli en facilitator kräver därför en specifik uppsättning färdigheter och en uppsättning verktyg som hjälper dig att underlätta ett hjälpsamt, lugnt och framgångsrikt möte. Så länge som chefer eller facilitatorer har den nödvändiga faciliteringsförmågan kan företag optimera resultaten av sina möten, vilket i slutändan kommer att optimera organisationens övergripande prestanda för att uppnå ett gemensamt mål.

АЗБУКА

Är innehållsmarknadsföring det rätta valet för mitt företag?