İş yazımı etkili bir iş iletişimidir; her çalışanın iyi iş yazma becerilerine sahip olması önemlidir.

Her çalışanın zaman zaman e-posta göndermesi, iş teklifleri geliştirmesi ve iş raporları yazması gerekir. Bu nedenle, iyi iş yazma becerileri, iyi iletişim becerilerinin yanı sıra çok önemlidir.

Yazılı iletişim becerileri, iş başvurusunda bulunurken de büyük fark yaratabilir. Bazıları için bu, çalışmalarının onaylanmasının son adımı olabilir.

İş yazma becerileri

İster bir iş belgesi oluşturuyor olun ister basit bir not yazıyor olun, İyi yetenekler iş mektupları uzun bir yol kat edebilir. Bu sadece iyi bir cümle yapısından, profesyonel bir üsluptan ve doğru gramerden daha fazlasıdır.

Aşağıda üzerinde çalışmanız gereken bazı önemli iş yazma becerileri bulunmaktadır.

1. Basit dil

Harika bir iş dünyası yazarı olmanın ilk kuralı, her zaman basit bir dil kullanmayı öğrenmektir. İyi yazı genellikle bir ton karmaşık kelime içermez.

Okunması kolay içerik oluşturmak, anlaşılmasını kolaylaştırmakla ilgilidir.

Bunu yapmak için yaygın olarak bilinen kısa kelimeleri kullanabilirsiniz. Karmaşık bir kelime için daha kısa bir kelime yoksa, onu tanımlamak için kısa bir ifade kullanın.

Ayrıca sıfatlardan kaçınmaya ve aktif çatıyı kullanmaya odaklanabilirsiniz.

Etkili yazma, kolayca iletişim kurabildiğiniz ve mesajınızı hızlı ve etkili bir şekilde ifade edebildiğiniz zamandır. bakış açısı.

Bu nedenle gizli fiillerden de kaçınmaya çalışmalısınız. Başka bir deyişle, e-postanızı daha kişisel hale getirmek bu sorunu otomatik olarak çözecektir.

Örneğin, "Yardım etmek istiyoruz" demek yerine "Size yardım etmek istiyoruz" diyebilirsiniz.

İkincisi sadece daha kısa ve daha doğrudan değil, aynı zamanda daha arkadaş canlısı görünüyor.

Bu kadar doğrudan ve net bir dil kullanmak daha verimli, hızlı ve etkilidir. Okuyucunuzun farklı olup olmadığı çalışan veya müşteriHedef kitleniz için metni basitleştirmek her zaman daha iyidir.

2. Fikirleri gerçeklerden ayırma yeteneği

Ticari yazarların çoğu, kişisel görüşleri hariç tuttuğundan, yazma sürecinde ekstra önlemler almalıdır.

Burada herhangi bir akademik makale yazmıyor olsanız da yine de gerçeklerin açık olduğundan emin olmanız gerekiyor.

Bu arada, iş belgeleri kişisel görüşlerden arınmış olmalıdır. Kişisel görüşe yapılabilecek tek makul katkı, tavsiyede bulunmanızdır.

Diğer tüm durumlarda görüş eklememek daha iyidir. Ancak bazı nadir durumlarda fikrinizi belirtmeniz gerekebilir.

Bu gibi durumlarda objektif bir görüş belirtmek ile kişisel bir görüş belirtmek arasındaki farkı bilmelisiniz.

Her durumda, iş dünyası yazarlarının fikirleri gerçeklerden ayırt edebilmesi gerekir.

Yanlış anlaşılmaları önlemek için bunu korumak son derece önemlidir. Okuyucularınız ister iç ister dış paydaş olsun, yazınızın belirsizlik içermediğinden emin olun.

Üstelik bir konuda görüşünüzü ifade ediyorsanız bunun sizin görüşünüz olduğunu mutlaka belirtin.

3. İş mektubu. Kısalık ve kısalık

Yazma stiliniz ne olursa olsun, kısa ve öz olmayı öğrenmeniz gerekir. Herhangi bir iş mektubu kısa ve öz olmalıdır.

Kısa ve öz bir dil kullanmak, temel olarak doğrudan bir amaca hizmet etmeyen gereksiz kelime ve ifadeleri ortadan kaldırmakla ilgilidir.

Örneğin yazarken e-posta "Bu e-postayı çalışmanızı Pazartesi gününe kadar teslim etmeniz gerektiğini bildirmek için gönderiyorum" yazabilirsiniz.

Bir e-posta gönderdiğiniz çok açık olduğundan bu cümlenin ilk kısmının burada olmasına gerek yoktur.

Bunun yerine şunu yazmalısınız: "Çalışmanızı Pazartesi gününe kadar teslim etmeniz gerekiyor."

Ancak bu son derece basit bir örnek. İş raporları gibi belgeler yazarken kısa ve öz olmak büyük önem taşır.

Bunun nedeni, okuyucularınızın çoğunun birden fazla sayfa veya paragrafa göz atmaya vakti olmayacak olmasıdır.

Bilginin kolayca erişilebilir olmasını sağlamak iyi bir kuraldır.

Ek olarak yapabileceğiniz birkaç şey var:

  • Her zaman gerçeklere ve bilgilere odaklanın.
  • konuya bağlı kal
  • Bir şeyi açıklamıyorsanız her paragrafta üç veya daha az kelime kullanın.
  • Kısa kelimeler kullanın ve aynı kelime seçimini baştan sona koruyun
  • Gereksiz zarf ve sıfatlardan kaçının
  • Tüm belirsizliklerden kaçının ve her zaman netlik için çabalayın.

Cümlelerinizi kısa tutun ve en önemli bilgileri başlangıçta veya ilk paragrafta vermeye çalışın.

Garip bir cümle varsa onu birkaç parçaya bölün ve ilgili kısımları kaydedin.

4. İş mektubu. Hedefi koruyun

Her türlü iş iletişiminin net bir amaca hizmet etmesini sağlamak kritik öneme sahiptir.

İş mektubunuzun amacını açıkça tanımladığından emin olmaya odaklanmalısınız. Ayrıca her belge için tek bir amacı korumak en iyisidir.

Örneğin, çalışanlara şirket çapında bir duyuru gönderiyorsanız bunu en baştan açıkça belirttiğinizden emin olun.

Çoğu kişi iş iletişimlerinin tamamını tamamlayamayabilir, özellikle de bunlar formülsel ve tekrarlayıcı görünüyorsa.

Bu nedenle, tüm belgelerin amacı hemen iletmesini sağlayarak bunu önleyebilirsiniz.

Bu nedenle çoğu makale nelerin tartışılacağına dair bir açıklama ile başlar.

Daha da önemlisi belge üzerinde çalışırken bu hedeften sapmamalısınız. Konuşulacak bir şey varsa diğer belgeleri kullanın.

Mesajınız aynı anda yalnızca bir ana fikre hitap etmelidir. Bu nedenle karmaşık düşünmekten kaçının ve tek amaçlı mesajlaşmayı uygulayın.

5. Hedef kitlenizin kim olduğunu bilin

Bu çok açık görünse de, özellikle iş yazınız doğası gereği içsel olmaktan ziyade dışsal ise, hala önemli bir beceridir.

Mektubunuzun amacını anlamanız gerekirken, okuyucunuzun kim olduğunu bilmek de önemlidir.

Bu, hedefin belirli bir kişiye veya kitleye hedeflenmesine yardımcı olur. İster birine e-posta yazıyor olun, ister kitlelere mesaj gönderiyor olun, bu durum aynıdır.

Üstelik hedef kitlenizi tanımak aynı zamanda zihinlerinin nasıl çalıştığını anlamak anlamına da gelir.

Örneğin, iş arkadaşlarınıza bir e-posta yazıyorsanız, onu kısa ve resmi olmayan bir şekilde tutmalısınız.

Benzer şekilde, eğer bir müşteriye e-posta gönderiyorsanız resmi, açık ve basit olmalısınız.

Bu nedenle iş dünyasındaki hedef kitlenizi tanımak her zaman daha iyidir çünkü bu onların ihtiyaçlarını karşılamanıza yardımcı olacaktır.

Hedef kitleniz aşağıdaki şeyleri aktif olarak etkileyebilir:

  • kullandığınız dil; farklı hedef kitleler dikkate alındığında her kelime farklı olabilir.
  • Hangi araçları ve hangi kapasitede kullanıyorsunuz?
  • Yazdıklarınızın zaman içindeki etkinliği.
  • Konuşma tonunuz profesyonel ve tamamen gündelik arasında bir yerde.
  • Bahsetmek istediğiniz önemli noktalar nelerdir?

Ayrıca mektubunuzun uzunluğunu da etkileyebilir. Örneğin, üst düzey yönetim için bir iş raporu yazıyorsanız, ana noktaları ilk sayfaya yazmalısınız kısa paragraflar şeklinde.

6. İş mektubu. Biçimlendirme

Hızlı yolu becerilerinizi geliştirin iş yazımı - biçimlendirme becerilerini geliştirin. Biçimlendirme sırasında, birleştirme sorunlarına yol açabilecek birçok yaygın hata vardır.

Biçimlendirme çabalarınız her zaman maksimum verimliliği sağlamalıdır. Belgenin nasıl biçimlendirilmesi gerektiği konusunda net bir fikriniz olana kadar yazmaya başlamayın.

Buradaki fikir, okuyucuların herhangi bir belgeyi sorunsuz bir şekilde hızlı bir şekilde görüntülemesine olanak sağlamaktır.

Ancak bu, çok fazla biçimlendirme öğesi eklemeniz gerektiği anlamına gelmez; okuyucularınızın dikkatini dağıtabilir.

Bu, ister rapor yazıyor olun, ister e-posta yazıyor olun, ister bir sunum oluşturuyor olun, tüm yazı biçimleri için geçerlidir.

Biçimlendirme kapsamına giren birkaç şey şunlardır:

  • Kalın, italik ve altı çizili yazılar kullanın.
  • Belirli metin öğelerini vurgulayın.
  • Renklendirmek istediğiniz farklı kelimeler için farklı renkler kullanın.
  • Paragrafların kullanımı ve numaralandırma.
  • Başlık ve alt başlıkların kullanımı.
  • Cümle yapısını ve metin hizalamasını korur.

Biçimlendirme tüm belgelerde aynı kalmalıdır. Örneğin, bir rapor yazıyorsanız gövdeye ve SSS'ye (varsa) aynı format uygulanmalıdır.

7. İş mektubu. Düzeltme, düzenleme ve revizyon

En iyi araç dilbilgisi kontrolleri - sensin. Bu beceri her türlü yazıda faydalıdır.

Daha iyi bir yazar olmanın en iyi yolu budur çünkü aktif olarak kendinizi ve yazılarınızı geliştiriyorsunuz.

Düzeltme, yazınızın stil kurallarına, formata ve diğer rahatsızlıklara uyup uymadığını kontrol etmeyi içerir.

Ayrıca içeriğinizin gerçeklerini, bağlantılarını ve doğruluğunu kontrol eder. Ayrıca bu, gereksiz pasif sesi ayıklamanın da harika bir yoludur.

Daha sonra içeriğinizde anlamlı değişiklikler yapabilirsiniz. Aksi halde kendi başınıza düzenlemenin bir anlamı yoktur.

Her gün yazmaya dönmek iyi bir uygulamadır. Ancak bu yalnızca bir teklif veya rapor üzerinde çalışıyorsanız işe yarayacaktır.

Düzenleme, yazılanların korunmasını veya bittikten sonra güncellenmesini içerir. Örneğin bir raporu yöneticinize gösterdikten sonra düzeltmeniz gerekebilir.

Bu adımlar sırasında yazım hatalarını, söz dizimini ve gramer hatalarını kontrol etmeye çalışın. Belgenin genel okunabilirliğine ve akışına odaklanın.

Ayrıca bir yazım denetleyici aracı da satın almalısınız. Bu, düzeltme ve düzenleme sürecini kolaylaştırabilir, ancak araçlara güvenmek yerine öncelikle becerilerinizi geliştirmeye çalışın.

8. İş mektubu. Tutum ve bakış açısı

Hedef kitlenizi tanımak bir şeydir, ancak yazınızın onları nasıl etkileyebileceğini anlamak da önemlidir.

Yazılarınızda farklı anlam düzeyleri vardır. Hepsinin ve yaratabilecekleri etkinin farkında olmalısınız.

Aşağıda yazınızın tutumunu ve bakış açısını etkileyen bazı şeyler verilmiştir:

  • Genel cümle yapısı; örneğin uzun cümleler okuyucunun bilgili olduğu izlenimini verir.
  • Yazınız boyunca kelime seçimi.
  • Aşağıdakiler de dahil olmak üzere, varsa kullandığınız tüm ifadeler metaforlar ve örnekler.
  • İster fikir ister öneri olsun, paylaştığınız bakış açıları.

Her zaman kendi bakış açınızı değil, okuyucunun bakış açısını dikkate almak iyi bir uygulamadır.

Hedef kitlenizin bakış açısından düşündüğünüzde genellikle harika fikirler aklınıza gelir. Aynı durum sosyal medya paylaşımları için de geçerlidir; yalnızca hedef kitlenizde yankı uyandırırlarsa işe yararlar.

Dolayısıyla ilerlemenin en iyi yolu onların bakış açısıyla düşünmek ve yazınızı buna göre ayarlamaktır.

Ayrıca okuyucunuzun sizinle aynı fikirde olma ve onlardan yapmalarını istediğiniz şeyi yapma olasılığını da artırır.

Bu onu önemli kılıyor bir araç Kuruluşunuzda kullanmak için, özellikle de yönetim düzeyindeyseniz.

Toparlamak

Yukarıda belirtilen beceriler esas olarak tutarlı iş yazma pratiğinize bağlıdır. Ne kadar çok pratik yaparsanız, her beceriyi otomatik olarak o kadar geliştirirsiniz.

Ayrıca daha iyi bir insan olmak için okumaya çaba göstermelisiniz. Başkalarının iş yazılarında neyi farklı yaptığını görün ve bundan öğrenin.

Ayrıca güncel konularda bilginizi daima güncellemelisiniz. İster dil ister format güncellemeleri olsun, güncel kalın.

Son olarak, iş yazımındaki güçlü ve zayıf yönlerinizi bulmaya çalışın ve çabalarınızı buna göre hedefleyin.

Monolog. Monolog nasıl yazılır?

Bir senarist ne yapar?

Yazma hızı: hızlı veya yavaş, türler için örnekler ve ipuçları

ABC