Elektronik satın alma, bilgi ve iletişim teknolojilerini, özellikle interneti kullanarak mal, hizmet veya iş satın alma sürecidir. Geleneksel kağıt bazlı prosedürler yerine, e-satın alma, müşterilerin teklif taleplerini (teklif talepleri, ihaleler) göndermelerine ve potansiyel tedarikçilerden teklif almalarına olanak tanıyan özel elektronik platformlar veya sistemler kullanır.

E-satın alma, satın alma sürecinde şeffaflığın artması, işlem süresinin azalması, idari maliyetlerin azalması, potansiyel tedarikçilere erişimin artması ve rekabetin artması gibi bir dizi fayda sağlar; bu da sonuçta fiyatların düşmesine ve satın alınan mal ve hizmetlerin kalitesinin artmasına yol açabilir. .

E-ihale nasıl çalışır?

E-satın alma, ofis malzemeleri veya diğer mal veya hizmetlerin satın alınmasına ilişkin tedarikçi sözleşmelerinin, satın alma siparişlerinin ve faturaların elektronik olarak alışverişi sürecidir. Elektronik Veri Değişimi (EDI) kullanıyorlar iş satın alma sürecini optimize etmek ve bunu gerçekleştirmek daha hızlı, daha verimli ve daha ekonomik. E-satın alma, şirketlerin tedarikçilerinden hızlı ve kolay bir şekilde sipariş vermelerine ve satın alma süreçlerini çevrimiçi olarak yönetmelerine olanak tanır.

İşletme düzeyinde, resmi veya özel bir departman, işletmenin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin satın alınmasına yönelik özel kurallar ve politikalar belirler. Amaç, şirketin ihtiyaçlarını mümkün olan en düşük fiyatla veya ihtiyaç anında en iyi fiyatla karşılamaktır. Bu hedefe ulaşmak için satın alma personeli tedarikçilerle ilişkiler kurar, yönergeler oluşturur, sözleşmeleri müzakere eder ve izin verilen satın alma türlerine sınırlar koyar.

E-satın alma aşağıdaki genel prensibe göre çalışır:

  1. Başvurunun hazırlanması ve yerleştirilmesi:
    • Müşteri, satın alınacak mal, hizmet veya işe ilişkin gereksinimlerini belirler.
    • Müşteri, malların/hizmetlerin açıklaması, hacimler, teslimat süreleri, gerekli kalite özellikleri vb. gibi satın alma ayrıntılarını belirten elektronik platforma bir başvuru yapar.
  2. Tedarikçi katılımı:
    • Elektronik platformda kayıtlı tedarikçiler, profilleriyle eşleşen yeni satın almalara ilişkin bildirimler alır.
    • Tedarikçiler başvuruyu inceleyerek tekliflerini elektronik sistem üzerinden iletirler. Teklifler fiyat, teslimat süresi, ödeme koşulları ve diğer ayrıntıları içerebilir.
  3. Tekliflerin değerlendirilmesi ve seçimi:
    • Müşteri, alınan teklifleri fiyat, kalite, son teslim tarihleri ​​ve diğerleri gibi belirlenmiş kriterleri dikkate alarak değerlendirir.
    • Bazen müşteri ile tedarikçiler arasında şartları açıklığa kavuşturmak için bir müzakere süreci olabilir.
  4. Karar verme ve sözleşme imzalama:
    • Teklifleri değerlendirdikten sonra müşteri en iyi seçeneği seçer ve seçilen tedarikçiyle sözleşme yapar.
  5. Sözleşmenin ifası:
    • Sözleşmenin kurulmasından sonra, sözleşmede öngörülen şartlar yerine getirilir. Bu, üzerinde anlaşılan son teslim tarihlerine ve gerekliliklere uygun olarak malların teslimini veya hizmetlerin sağlanmasını içerir.
  6. İzleme ve değerlendirme:
    • Sözleşmenin ifası sırasında müşteri, sözleşmenin ifası üzerinde kontrol sahibi olur ve aynı zamanda sözleşmeyi yerine getirebilir. verimlilik ve kalite değerlendirmesi sağlanan mal veya hizmetler.

Tüm bu prosedür, tüm e-ihale sürecinin güvenliğini, şeffaflığını ve verimliliğini sağlayan özel bir elektronik platform aracılığıyla gerçekleştirilir.

Elektronik satın alma yazılımı.

Her biri kendine özgü özellikler ve yetenekler sunan birçok e-satın alma yazılım çözümü mevcuttur.

Elektronik satın alma. İşte bunlardan birkaçı:

  1. SAP Ariba: Önde gelen platformlardan biridir. Yönetim Tedarik zinciri ve e-satın alma. SAP Ariba şunları sağlar: Araçlar Sipariş vermek, sözleşmeleri yönetmek, tedarikçilerle etkileşimde bulunmak ve siparişlerin yerine getirilmesini izlemek için.
  2. Oracle Tedarik Bulutu: Teklif talepleri, ihaleler, tedarikçi ve sözleşme yönetimi dahil olmak üzere satın alma süreçlerini otomatikleştirmek için tasarlanmış bulut tabanlı bir yazılımdır.
  3. Coupa: Coupa, satın alma süreci otomasyonu, harcama analitiği, satıcı yönetimi ve diğer araçları içeren bir harcama yönetimi ve satın alma platformu sunar.
  4. BravoÇözüm: Tedarikçi yönetimi ve e-ihale için tasarlanmış bir çözümdür. BravoSolution, müşterilerin teklif taleplerini göndermelerine, açık artırmalar düzenlemelerine ve sözleşmeleri yönetmelerine olanak tanır.
  5. JAGGAER: JAGGAER, tedarikçi yönetimi, satın alma katalogları, analitik ve sözleşme performansının izlenmesine yönelik araçlar da dahil olmak üzere tedarik zinciri yönetimi ve e-satın alma için bir platform sunar.

Bu yazılım ürünleri, temel e-satın alma süreçlerinden daha karmaşık tedarik zinciri yönetim sistemlerine kadar çeşitli işlevler sağlar. Yazılım seçimi kuruluşun özel ihtiyaçlarına ve bütçesine bağlıdır.

Elektronik satın alma. Değer zinciri.

E-ihale değer zinciri, her biri artan maliyet artışına katkıda bulunan bir dizi aşama ve süreç içerir. verimlilik ve katma değer organizasyon için.

E-satınalmadaki genel değer zinciri aşağıdadır:

  1. Tedarik süreçlerinin otomasyonu: Elektronik satın alma platformları, mal ve hizmet tekliflerinin verilmesi, tedarikçilerden gelen tekliflerin işlenmesi, en iyi tekliflerin değerlendirilmesi ve seçilmesi gibi birçok süreci otomatik hale getirebilir. Bu zamanı azaltır maliyetleri artırır ve verimliliği artırır tüm satın alma süreci.
  2. Tedarikçilere daha fazla erişilebilirlik: Elektronik platformlar, çok çeşitli potansiyel tedarikçilerle hızlı ve kolay bağlantı kurma olanağı sağlar. Bu, müşterinin teklifler için daha fazla seçenek elde etmesine ve en iyi fiyat-kalite oranını seçmesine olanak tanır.
  3. Artan şeffaflık: E-satın alma, teklif verilmesinden sözleşme imzalanmasına kadar olan süreçte şeffaflık sağlar. Müşteriler ve tedarikçiler tedarik süreciyle ilgili tüm gerekli bilgilere erişebilir, bu da risklerin azaltılmasına ve yolsuzluğun önlenmesine yardımcı olur.
  4. Geliştirilmiş veri yönetimi: E-satın alma platformları, satın alma süreçlerinden büyük miktarda veri toplayıp analiz ederek müşterilere maliyetler, tedarikçi performansı, pazar eğilimleri ve daha fazlası hakkında değerli bilgiler sağlar. Bu, satın alma stratejilerinin optimize edilmesine ve daha bilinçli kararlar alınmasına yardımcı olur.
  5. Maliyetleri azaltın ve verimliliği artırın: Tedarik süreçlerinin otomasyonu ve optimizasyonu sonucunda idari maliyetler azalır, hatalar ve gecikmeler azalır, bu da sonuçta kuruluşun genel satın alma maliyetlerinin azalmasına ve verimliliğinin artmasına yol açar.

Bu zincirin her aşamasının amacı değer katmak ve tüm elektronik sürecin verimliliğini artırmak sonuçta kuruluşun başarısı ve rekabet gücü üzerinde olumlu bir etkisi olan satın alma.

E-ihalenin faydaları nelerdir?

E-satın alma kuruluşlara, müşterilere ve tedarikçilere birçok fayda sağlar. Platformlar, başvurunun yapılmasından sözleşmenin imzalanmasına kadar satın alma süreci üzerinde şeffaflık ve kontrol sağlıyor. Müşteriler sürecin her adımını kolaylıkla takip ederek belirlenen tüm politika ve prosedürlere uygunluğu sağlayabilirler.

E-satınalma, başvurudan tedarikçi seçimine kadar tüm aşamaların online olarak tamamlanması nedeniyle prosedürleri daha hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştirmenize olanak sağlar. Bu, zaman gecikmelerini azaltır ve pazardaki değişikliklere daha hızlı yanıt vermenizi sağlar. Tedarik süreçlerinin elektronik platformlarda otomasyonu, manuel dokümantasyon, teklif işleme ve diğer rutin görevlerle ilişkili idari maliyetlerin azaltılmasına yardımcı olur.

Elektronik platformlar, satın alma ve tedarikçi performansına ilişkin büyük miktarda veri toplayıp saklayarak analizi ve bilinçli karar almayı kolaylaştırır. Bu, satın alma stratejilerini optimize etmeye ve maliyetleri düşürme fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur. Elektronik platformların kullanımı, sürecin tüm aşamalarının belgelenmesi ve doğrulamaya tabi olması nedeniyle kamu alımları ve özel sektörde satın alma alanında mevzuata ve standartlara uyumu kolaylaştırmaktadır.

Elektronik satın alma. Sorunlar.

E-ihalenin birçok faydası olmasına rağmen bazı zorlukları da beraberinde getirebilir.

En yaygın sorunlardan bazıları şunlardır:

  1. Yetersiz personel nitelikleri: Elektronik platformların kullanımı, çalışanlar arasında belirli düzeyde bilgisayar okuryazarlığı ve teknik beceri gerektirir. Personel eğitiminin eksikliği aşağıdaki sorunlara neden olabilir: satın alma sürecindeki hatalar veya elektronik kabulün yavaşlaması sistemleri.
  2. Veri güvenliği: Elektronik platformlar siber saldırılara veya veri hırsızlığına maruz kalabilir. Yetersiz güvenlik önlemleri, gizli bilgilerin sızmasına veya sistemin tehlikeye atılmasına yol açarak hem müşteriler hem de tedarikçiler için tehdit oluşturabilir.
  3. Sınırlı internet erişimi: Bazı bölgelerde internet erişimi sınırlı olabilir veya hiç kullanılamayabilir. Bu durum elektronik satın alma platformlarını serbestçe kullanamayan katılımcılar için sorun yaratmaktadır.
  4. Pazar tekelleşmesi: Bazı durumlarda elektronik satın alma platformları, tedarikçi seçimini ve satın alma koşullarını sınırlandırarak piyasada tekel konumu yaratabilir. Bu, sınırlı rekabete ve yetersiz teklif çeşitliliğine neden olabilir.
  5. Teknolojilerin heterojenliği: Farklı kuruluşlar e-satın alma için farklı platformlar ve teknolojiler kullanabilir. Teknolojilerin heterojenliği, sistemler arasındaki birlikte çalışabilirliği ve birlikte çalışabilirliği engelleyebilir, süreç katılımcıları arasında işbirliğini ve bilgi paylaşımını zorlaştırabilir.
  6. Sisteme güven eksikliği: Bazı katılımcılar, e-ihale sistemlerine, olasılık nedeniyle güvenmeyebilirler. manipülasyon veya kurallara ve standartlara uyulmaması.

SSS. Elektronik satın alma.

  1. E-ihale nedir?

    • Elektronik satın alma, bilgi ve iletişim teknolojilerini, özellikle de interneti kullanarak mal, hizmet veya iş satın alma sürecidir.

  2. E-ihale nasıl çalışır?

    • E-satın alma, elektronik platformlara teklif verilmesini, tedarikçilerden teklif alınmasını, tekliflerin değerlendirilmesini, tedarikçilerin seçilmesini ve sözleşmelerin müzakere edilmesini içerir ve bunların hepsi çevrimiçi olarak yapılır.

  3. E-ihalenin faydaları nelerdir?

    • Avantajları arasında şeffaflığın ve rekabetin artması, satın alma süresinin azalması, idari maliyetlerin azalması, tedarikçilere artan erişilebilirlik ve gelişmiş veri yönetimi yer alıyor.

  4. E-satınalma için hangi yazılım çözümleri kullanılıyor?

    • E-satın alma süreçlerini otomatikleştirmek için tasarlanmış SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER ve diğerleri gibi birçok yazılım çözümü bulunmaktadır.

  5. E-ihalede ne gibi sorunlar ortaya çıkabilir?

    • Zorluklar arasında yetersiz personel nitelikleri, veri güvenliği sorunları, sınırlı internet erişimi, pazar tekelleşmesi, teknoloji heterojenliği ve sisteme güven eksikliği yer alabilir.

  6. E-ihalenin başarıyla uygulanması için hangi adımlar atılabilir?

    • Buna personel eğitimi, modern ve güvenli yazılım çözümlerinin uygulanması, uygun politika ve prosedürlerin geliştirilmesinin yanı sıra satın alma süreçlerinin düzenli olarak izlenmesi ve analizi de dahildir.

ABC