Бизнес писането е ефективна бизнес комуникация, важно е всеки служител да има добри умения за бизнес писане.
Всеки служител трябва да изпраща имейли, да разработва бизнес предложения и да пише бизнес отчети от време на време. Следователно добрите умения за писане на бизнес са от решаващо значение заедно с добрите комуникационни умения.
Уменията за писмена комуникация също могат да имат голямо значение при кандидатстване за работа. За някои това може да е последната стъпка в валидирането на тяхната работа.
Бизнес умения за писане
Независимо дали създавате бизнес документ или пишете проста бележка, добри умения бизнес писмата могат да помогнат много. Това е нещо повече от добра структура на изреченията, професионален тон и правилна граматика.
По-долу са някои важни бизнес умения за писане, върху които трябва да работите.
1. Прост език
Първото правило, за да станете велик бизнес писател, е да се научите винаги да използвате прост език. Доброто писане обикновено не включва много сложни думи.
Създаването на лесно за четене съдържание означава да го направите лесно за разбиране.
За да направите това, можете да използвате общоизвестни кратки думи. Ако няма по-кратка дума за сложна дума, използвайте кратка фраза, за да я опишете.
Освен това можете да се съсредоточите върху избягването на прилагателни и да се опитвате да използвате активния глас.
Ефективното писане е, когато можете да общувате лесно и да изразявате посланието си бързо и ефективно. гледна точка.
Затова трябва също да се опитате да избягвате скритите глаголи. С други думи, персонализирането на вашия имейл автоматично ще реши този проблем.
Например, вместо да кажете „Бихме искали да ви помогнем“, можете да кажете „Бихме искали да ви помогнем“.
Последният е не само по-къс и по-директен, но и изглежда по-приветлив.
Използването на такъв директен и ясен език е по-ефективно, бързо и ефективно. Независимо дали вашият читател е различен служител или клиент, винаги е по-добре да опростите текста за вашата аудитория.
2. Способността да се разграничава мнението от фактите
Бизнес писателите трябва да вземат допълнителни предпазни мерки по време на процеса на писане, тъй като повечето бизнес писания изключват лично мнение.
Въпреки че не пишете никакви академични статии тук, все пак трябва да сте сигурни, че фактите са ясни.
Междувременно бизнес документите не трябва да съдържат лични мнения. Единственото разумно допълнение към личното мнение е когато правите препоръки.
Във всички останали случаи е по-добре да не добавяте мнения. В някои редки случаи обаче може да се наложи да изразите мнението си.
В такива случаи трябва да знаете разликата между изразяване на обективно мнение и лично мнение.
Във всеки случай, бизнес писателите трябва да могат да разграничават мненията от фактите.
Изключително важно е да поддържате това, за да избегнете недоразумения. Независимо дали вашите читатели са вътрешни или външни заинтересовани страни, уверете се, че текстът ви е свободен от двусмислие.
Освен това, ако изразите своята гледна точка за нещо, не забравяйте да посочите ясно, че това е вашето мнение.
3. Бизнес писмо. Лаконичност и краткост
Независимо от вашия стил на писане, трябва да се научите да бъдете кратки. Всяко бизнес писмо трябва да бъде кратко и по същество.
Използването на кратък език основно означава премахване на всички ненужни думи и фрази, които не служат за пряка цел.
Например при писане електронна поща можете да напишете: „Изпращам този имейл, за да ви уведомя, че трябва да изпратите работата си до понеделник.“
Не е необходимо първата част от това изречение да е тук, тъй като е очевидно, че изпращате имейл.
Вместо това трябва да напишете: „Трябва да предадете работата си до понеделник.“
Това обаче е изключително прост пример. Лаконичността и краткостта са от голямо значение при писането на документи като бизнес отчети.
Това е така, защото повечето от вашите читатели няма да имат време да прегледат няколко страници или параграфи.
Добро основно правило е да направите информацията лесно достъпна.
Освен това ето няколко неща, които можете да направите:
- Винаги се фокусирайте върху фактите и информацията.
- Придържайте се към темата
- Използвайте три думи или по-малко във всеки параграф, освен ако не обяснявате нещо.
- Използвайте кратки думи и запазете един и същ избор на думи през цялото време
- Избягвайте ненужните наречия и прилагателни
- Избягвайте всяка неяснота и винаги се стремете към яснота.
Поддържайте изреченията си кратки и се опитайте да въведете най-важната информация в началото или в първия абзац.
Ако има неудобно изречение, разделете го на няколко и запазете съответните части.
4. Бизнес писмо. Поддържайте целта
Изключително важно е да се гарантира, че всяка форма на бизнес комуникация служи на ясна цел.
Трябва да се съсредоточите върху това, че вашето бизнес писмо ясно определя целта си. Също така е най-добре да поддържате една цел за всеки документ.
Например, ако изпращате съобщение за цялата компания до служителите, уверете се, че сте го изяснили от самото начало.
Повечето хора може да не преминат през всичките си бизнес комуникации, особено ако изглеждат шаблонни и повтарящи се.
Следователно можете да избегнете това, като се уверите, че всички документи съобщават незабавно целта.
Ето защо повечето статии започват с обяснение какво ще бъде обсъдено.
По-важното е, че не трябва да се отклонявате от тази цел, докато работите върху документа. Използвайте други документи, ако има за какво да говорите.
Вашето съобщение трябва да се отнася само до една основна идея в даден момент. Така че избягвайте претрупаното мислене и практикувайте съобщения с една цел.
5. Знайте коя е вашата аудитория
Въпреки че това може да изглежда очевидно, това все още е важно умение, особено ако вашият бизнес писане е по-скоро външен, отколкото вътрешен характер.
Въпреки че трябва да разберете целта на писмото си, също така е важно да знаете кой е вашият читател.
Това помага да се насочи целта към конкретен човек или аудитория. Това е същият случай, независимо дали пишете имейл до някого или изпращате съобщение до масите.
Освен това познаването на вашата аудитория също означава разбиране как работят умовете им.
Например, ако пишете имейл до колеги от работата, трябва да бъде кратък и неофициален.
По същия начин, ако изпращате имейл до клиент, трябва да сте официални, ясни и прости.
Следователно винаги е по-добре да познавате аудиторията си в света на бизнеса, защото това ще ви помогне да се погрижите за техните нужди.
Вашата публика може активно да повлияе на следните неща:
- езикът, който използвате; всяка дума може да е различна, когато се разглеждат различни аудитории.
- Какви инструменти използвате и в какво качество.
- Ефективността на това, което пишете във времето.
- Тонът ви на разговор е нещо средно между професионален и напълно непринуден.
- Кои са важните точки, които искате да споменете?
Освен това, това може да повлияе и на дължината на вашето писмо. Например, ако пишете бизнес отчет за висшето ръководство, вие трябва да запишете основните точки на първата страница под формата на кратки параграфи.
6. Бизнес писмо. Форматиране
Бърз начин подобрете уменията си бизнес писане - развиване на умения за форматиране. Има много често срещани грешки, допускани по време на форматиране, които могат да доведат до проблеми със смесването.
Вашите усилия за форматиране трябва винаги да осигуряват максимална ефективност. Не започвайте да пишете, докато нямате ясна представа как трябва да бъде форматиран документът.
Идеята е да се позволи на читателите бързо да преглеждат всеки документ без никакви проблеми.
Но това не означава, че трябва да добавите твърде много форматиращи елементи; това може да разсее вашите читатели.
Това се отнася за всички форми на писане, независимо дали пишете доклади, имейли или създавате презентация.
Ето няколко неща, които попадат във форматирането:
- Използвайте удебелен шрифт, курсив и подчертаване.
- Маркирайте конкретни текстови елементи.
- Използване на различни цветове за различните думи, които искате да оцветите.
- Използване на параграфи и номериране.
- Използване на заглавия и подзаглавия.
- Поддържа структурата на изреченията и подравняването на текста.
Форматирането трябва да остане същото във всички документи. Например, ако пишете доклад, същото форматиране трябва да се приложи към основния текст и ЧЗВ (ако е приложимо).
7. Бизнес писмо. Корекция, редакция и редакция
Най-добрият инструмент граматически проверки - ти си. Това умение е полезно при всички видове писане.
Това е най-добрият начин да станете по-добър писател, защото активно подобрявате себе си и писането си.
Корекцията включва проверка дали вашето писане следва указанията за стил, формат и други неприятности.
Освен това той проверява фактите, връзките и точността на вашето съдържание. Освен това, това също е чудесен начин да премахнете ненужния пасивен залог.
След това можете да направите значими промени в съдържанието си. В противен случай няма смисъл да го редактирате сами.
Добра практика е да се връщате към писането през ден. Това обаче ще работи само ако работите върху предложение или доклад.
Редактирането включва поддържане на написаното или актуализиране след като е завършено. Например, може да се наложи да преразгледате отчет, след като го покажете на вашия мениджър.
По време на тези стъпки се опитайте да проверите за правописни, синтактични и граматически грешки. Съсредоточете се върху цялостната четливост и потока на документа.
Освен това трябва да закупите инструмент за проверка на правописа. Това може да улесни процеса на корекция и редактиране, но опитайте първо да усъвършенствате уменията си, вместо да разчитате на инструменти.
8. Бизнес писмо. Отношение и гледна точка
Познаването на вашата аудитория е едно нещо, но също така е важно да разберете как вашето писане може да им повлияе.
Във вашето писане има различни нива на смисъл. Трябва да сте наясно с всички тях и въздействието, което могат да имат.
По-долу са някои неща, които влияят на отношението и перспективата на вашето писане:
- Обща структура на изречението; например дългите изречения създават впечатлението, че читателят е осведомен.
- Избор на думи през цялото ви писане.
- Всички изрази, ако има такива, които използвате, вкл метафори и примери.
- Гледните точки, които споделяте, независимо дали са мнения или препоръки.
Добра практика е винаги да се съобразявате с гледната точка на читателя, а не със собствената си.
Страхотните идеи обикновено идват на ум, когато мислите от гледната точка на публиката. Същото важи и за публикациите в социалните медии; те работят само ако резонират с вашата аудитория.
Така че най-добрият път напред е да мислите от тяхната гледна точка и да коригирате писането си съответно.
Това също прави по-вероятно вашият читател да се съгласи с вас и да направи това, което искате да направи.
Това го прави важен инструмент за използване във вашата организация, особено ако сте на управленско ниво.
Сумирайте
Гореспоменатите умения зависят главно от вашата последователна практика на бизнес писане. Колкото повече практикувате, толкова повече автоматично ще подобрявате всяко умение.
Освен това трябва да положите усилия да четете, за да станете по-добър човек. Вижте какво другите правят по различен начин в своето бизнес писане и се поучете от него.
Освен това винаги трябва да актуализирате знанията си за актуални неща. Независимо дали става дума за актуализации на език или формат, бъдете в течение.
И накрая, опитайте се да разберете вашите силни и слаби страни в бизнес писането и насочете усилията си съответно.
Темпо на писане: бързо или бавно, примери и съвети за жанрове
Оставете коментар