Необходими умения за фасилитатор, за да бъдеш добър фасилитатор

Уменията за фасилитиране са процесът на управление на груповата динамика, за да се помогне на членовете на групата да постигнат консенсус и да разрешат проблемите ефективно. Тези умения могат да бъдат полезни за всеки, който работи с групи от хора, независимо дали като ръководител на проекти, обучител, учител, треньор или консултант.

Според скорошно проучване приблизително шест до двадесет часа всяка седмица се прекарват в срещи. Значителна част обаче работна сила, който участва в това проучване, твърди, че подобни срещи обикновено са непродуктивни. Тук са включени умения за фасилитиране, тъй като те позволяват на лидерите/мениджърите да насочват хората към съгласуваните цели по начин, който всички членове са насърчавани да притежават, предлагат участие и използват своите способности. Следователно, когато уменията за улесняване се използват правилно, собствениците бизнес няма да губят своето време, пари и други ресурси за непродуктивни срещи.

В тази публикация ще навлезем в света на уменията за фасилитиране и ще разберем какво представляват те и как можете да използвате тези умения, за да направите вашите срещи вдъхновяващи, ориентирани към резултати и продуктивни. Така че нека започнем веднага-

Определение за умения за опростяване. Фасилитационни умения

Както всички знаем, инструментите са средства, които позволяват определена задача да бъде изпълнена по начин, който е от полза за всички. Улесняването е предоставянето на ресурси, необходими за извършване на съответните дейности. Независимо дали във вашия личен или професионален живот, комуникацията и взаимодействието играят жизненоважна роля. В света на бизнеса формата, форматът и целта на тези взаимодействия са много различни от тези в личната сфера на човека. Фасилитационни умения

Там дискусиите трябва да се провеждат по по-стабилен и предварително определен начин, който да е приемлив за всички страни, участващи в процеса. Това изисква някои ресурси, като насърчение, възможности да говорите и да изразите своето гледна точка, имайте здравословен обмен на информация и продължете дискусията. На латински облекчение означава да улесни задачата.

Следователно е правилно уменията за фасилитиране да са уменията, необходими на индивида, за да направи груповите дискусии по-добри и по-лесни. Тези умения включват управленски умения, способност за вземане на решения и способност за решаване на проблеми. Успехът или провалът на една дискусия зависи до голяма степен от правилното използване на уменията на фасилитатора.

Какви фасилитационни умения?

Говорейки за моделите на човешкото поведение, Аристотел веднъж каза:

Има хора с различни възгледи и възможности. Трябва да се има предвид, че няма двама еднакви човека. Всеки има различни начини на изразяване и различни нива на разбиране. Комуникацията е лист, който комбинира две идеологии или две мисли в едно. Изключително важно е да се поддържа хорошие взаимоотношения между хората, за да се осигури гладка комуникация. Това дава възможност за свободен поток от мисли, идеи и стратегии. Но осигуряването на гладка комуникация в рамките на дадена група също изисква огромно умение. Уменията на фасилитатора са критични при всички подобни обстоятелства.

При бизнес срещи фасилитаторите отговарят за

• Общи и ясни цели
• Правилно и ясно дефиниран процес за постигане на тези цели
• Канализиране с разбирането, че участниците трябва да дойдат на срещата подготвени или да имат интерес към темата.
• Разпространявайки усещането сред участниците, че техните мнения и решения се ценят

Нека сега разгледаме правилното определение на такива умения

Ментална карта. 10 инструмента за създаване

Защо фасилитаторите са важни?

Както бе споменато по-горе, улесняването е предоставянето на ресурси. В света на бизнеса се провеждат смислени дискусии. Фасилитационни умения

Ако тези дискусии са напразни, компанията ще понесе огромни загуби. Затова трябва да има кой да регулира и контролира тези дискусии. Човекът, който изпълнява тази задача, се нарича фасилитатор. Фасилитаторът трябва ясно да разбира целта на дискусията. Той/тя е отговорен за разчупването на леда между участващите страни, започването на дискусията и насочването й точно в правилната посока. Всеки, който успее да постигне това, може да бъде чудесен помощник.

Преди и по време на срещата Подготовка на фасилитатора

Фасилитаторът е човек, който управлява груповия процес, създава условия за постигане на целите на групата и помага на участниците да постигнат консенсус и ефективно да решават проблемите. Фасилитаторът може да бъде професионалист на пълен работен ден или може да включва роля, изпълнявана от член на групата, който действа като фасилитатор, за да ръководи процеса.

Може да бъде домакин на различни видове събития и срещи като срещи, обучения, конференции, семинари и др. Фасилитаторът не предоставя решението, а управлява процес, който помага на членовете на групата да намерят решение заедно.

Основната задача на фасилитатора е да създаде условия за открита и продуктивна комуникация между членовете на групата, където всеки може да изрази мнението си, а групата да работи за постигане на общи цели. Фасилитаторът може да използва различни методи и техники, за да помогне на групата да постигне консенсус и да разреши проблеми, като групова дискусия, мозъчна атака, работа в малки групи, игри и др.

Фасилитаторът трябва да направи

Но преди да започне дискусията, фасилитаторът трябва да направи някои приготовления, както е посочено по-долу.

1. Има различни заинтересовани страни и други членове на екипа, които ще участват в дискусията и ще направят важни коментари. Фасилитаторът трябва да се срещне с тези членове и да разбере и проучи тези точки. Фасилитационни умения
2. Дискусията трябва да бъде ясно планирана. Планирането на дискусията трябва да има ясен план. Той трябва да разполага с всички подробности и да не пропуска нито една точка, която ще бъде засегната в семинара или срещата, която ще бъде организирана.
3. Следващият важен аспект от организирането на приятна и ползотворна среща е мястото, където ще се проведе. Следователно е необходимо да запазите правилното местоположение и след това да направите инфраструктурата подходяща за вашата сесия.
4. Някои срещи се провеждат само с устни дискусии. Това изисква огромни умения за разбиване на лед. Ако има някакви допълнителни неща, които са необходими за срещата, като работни листове и PowerPoint презентации, необходимата технология трябва да е налична.
5. Ако срещата ще продължи цял ден или за по-дълъг период, трябва да се организират напитки и храна.
6. След като дискусията или срещата започне, фасилитаторът трябва да поеме отговорността да я придвижи в правилната посока. Той/тя трябва да поддържа точната енергия и подходящото пространство за участниците.
7. Дискусията трябва да бъде полезна и ползотворна. От медиатора зависи избягването на безполезни разговори на професионална среща. Трябва да има здравословен обмен на идеи и информация.
8. Когато срещата приключи, фасилитаторът трябва да е готов със заключително изявление, за да обобщи всички подробности от дискусията. Освен това той/тя трябва да гарантира, че решенията или резултатите от срещата се изпълняват незабавно. Това ще помогне на срещата да има осезаем успех.

Необходими умения за фасилитатор, за да бъдеш добър фасилитатор

Фасилитаторът носи значителна отговорност на плещите си. Следователно той/тя трябва да притежава някои необходими умения. Тези умения са както следва.

1. Познайте участниците. Фасилитационни умения

Всяка дискусия или среща, която трябва да се проведе, има някои важни участници, чиято йерархия и роля трябва да бъдат известни на медиатора. Понякога се случва страните, участващи в този процес, да не се познават. Тук фасилитаторът има за задача да осигури комфорт и дружелюбие между тях. За целта водещият трябва да знае кои са участниците. Той/тя трябва да има цялата необходима информация, за да ги идентифицира и запознае един с друг.

2. Поставете ясни насоки

Всяка среща следва определен график. Трябва да се следва внимателно и правилно. Това ще направи срещата по-продуктивна. Освен това в някои дискусии има правила за преговори и споразумения. Дори те трябва да бъдат съобщени на всички участници от водещия. В допълнение към това трябва да има насоки относно учтиво и уважително поведение. Никой участник не трябва да преминава тези граници, независимо как протича дискусията. Това е един от основните етикети на всяка среща.

3. Създайте приобщаваща среда. Фасилитационни умения

На всяка среща всеки трябва да има равен глас, за да говори. Трябва да има справедливо разпределение на правата за участие в дискусията и предлагане на друга точка. За да се постигне това, трябва да има приобщаваща среда. Това ще помогне на всеки да говори и да отстоява това, което се чувства смело и безстрашно. Споменава се и комфортът и доверието между участниците. Това премахва всякакъв намек за срамежливост или неловкост от изказването на каквото и да е мнение в срещата.

4. Активно слушане

Всички смятаме, че говоренето е жизненоважна дейност, като част от среща или дискусия. Но дори слушането е също толкова важно. Само тези, които знаят как да слушат добре, могат наистина да говорят добре. По този начин се подчертава колко е важно да бъдеш активен слушател. Участникът винаги трябва да чувства, че това, което казва, се слуша с пълна концентрация. Фасилитаторът трябва да гарантира, че всички слушат внимателно всички точки. Освен това той/тя може да си води бележки за казаното за бъдещи справки.

5. Управление на времето. Фасилитационни умения

Добре е казано, че времето е пари в бизнеса и професионалната сфера, всяка минута и всяка секунда са от значение. Следователно трябва да има оптимално и най-добро използване на наличното време. Трябва да се внимава всички въпроси да бъдат разгледани и обсъдени от участниците достатъчно подробно. Освен това, ако екипът се задържи твърде дълго върху определена точка, което води до загуба на време, фасилитаторът трябва учтиво да прекъсне работата и да продължи дискусията. Освен това графикът на срещите трябва да се спазва възможно най-внимателно. Планът трябва да бъде изготвен с известно буферно време, за да компенсира някои неизбежни загуби на време.

6. Поддържане на резюме на всички елементи за действие. Фасилитационни умения

По време на срещите често се откриват конкретни действия, свързани с постановяване на проблеми. Фасилитатор с отлични умения за фасилитиране трябва да е наясно с тези елементи от дейността, освен това той или тя трябва да гарантира, че те са видими за всички участници. Трябва също така да се уверите, че елементът за действие дава какво трябва да се направи, кой трябва да го направи и кога трябва да бъде завършено. Освен това трябва да обобщите елементите за действие към края на дискусията, за да сте сигурни, че всички са на една и съща страница по отношение на важността, целите и графика на елементите.

7. Оставащ гол

Да бъдеш обективен е едно от основните умения за фасилитатор, които фасилитаторът трябва да включва. На фасилитатора трябва да се гледа като на напълно обективен и не трябва да се разглежда като в нечий „лагер” за срещата. Когато фасилитаторът се възприема като едностранен, доверието на другите участници (особено тези от противниковата страна) бързо се губи. В момента, в който загубите доверието, е трудно да го върнете. Ето защо да останете обективни, вместо да разкривате своите пристрастия, е едно от най-важните умения за фасилитиране, върху което трябва да се съсредоточите.

8. Намерете чрез въпроси, а не чрез лекции или проповеди. Фасилитационни умения

Важно е фасилитаторите да не стават по-проповеднически, като разкриват своята интелигентност по тази тема. Вместо това, използването на вашите прозрения, за да помогнете на други членове да достигнат до типично, базирано на проблем решение, е едно от най-важните умения за фасилитиране, които трябва да притежавате. Фасилитаторите трябва да направят това, като задават въпроси чрез запитвания, които са свързани с постановката на проблема и са предназначени да разкрият нови реалности. Срещата трябва да е за решаване на проблема на участниците, а задаването на въпрос е един от най-добрите начини за това.

9. Дръжте супервайзора/мениджъра далеч от отвличане на срещата/дискусията

Като фасилитатор трябва да се уверите, че лидерите или мениджърите няма да отвлекат срещата, като споделят чувствата си и определят напредъка на срещата според техния план. Срещата трябва да предлага равни възможности на всеки член, а фасилитаторите трябва да имат умения за фасилитиране, за да гарантират това.

10. Бъдете отговорни за разговора. Фасилитационни умения

Фасилитаторите трябва да поддържат срещата напред, като поемат отговорността за разговора, за да поддържат срещата в правилния план. В момента, в който дискусиите на срещата изгубят инерция, фасилитаторите трябва да пренасочат дискусията обратно към формулирането на проблема. Дори понякога ще трябва да зачеркнете някого; това обаче е ваша отговорност и трябва да го направите, без да губите контрол. Контролът ще ви позволи да уважавате всички участници, поради което управлението на разговор се счита за едно от мощните умения за фасилитиране на фасилитаторите.

Как да бъдем харизматични? 

Техники, които да бъдат използвани от фасилитатора за оптимизиране на уменията за фасилитиране

Когато води среща или дискусия, водещият трябва да притежава някои от изброените по-горе умения. В допълнение към това, той/тя също трябва да бъде подготвен с този набор от инструменти, които ще бъдат полезни, когато са необходими за успешна среща.

1. Техника за разбиване на лед: Добре е казано, че доброто начало е половината от битката. Това важи дори при бизнес срещи или дискусии. Има моменти, когато участващите страни може да не се познават много добре. Тук фасилитаторът трябва да използва тези техники за разчупване на лед.
2. Стратегически техники: Всяка среща има специфична стратегия, която трябва да се следва за нейния успех. Те определят хода и дневния ред на заседанието. Фасилитационни умения
3. Творческа техника. Често бизнес срещите могат да бъдат много обикновени или монотонни. Всички ние, хората, се нуждаем от искра в тези ситуации. Фасилитаторът може да използва своята креативност и да измисли малко забавление, което ще добави цвят и също така ще предостави творчески решения на някои от проблемите.
4. Методи за решаване на проблеми: проблеми и конфликти са възможни навсякъде. Те са неизменна част от всеки житейски път и професионалните срещи и дискусии не правят изключение. Фасилитаторът трябва да е наясно с някои техники за разрешаване на проблеми и конфликти, за да се справи с подобни ситуации.
5. Методи за вземане на решения. Всяка среща се провежда, за да се вземе решение или да се финализира стратегия. Фасилитаторът трябва да притежава техники за насочване на дискусията към твърди решения за ограничен период от време с най-малко конфликти.

Последни мисли относно уменията за фасилитиране!

Опростяването е важна концепция при организирането на бизнес срещи или дискусии. Следователно, да станете фасилитатор изисква специфичен набор от умения и набор от инструменти, които ще ви помогнат да улесните една полезна, спокойна и успешна среща. Докато мениджърите или фасилитаторите имат необходимите умения за фасилитиране, компаниите могат да оптимизират резултатите от своите срещи, което в крайна сметка ще оптимизира цялостното представяне на организацията за постигане на обща цел.

АЗБУКА

Дали маркетингът на съдържанието е правилният избор за моя бизнес?