L'etiqueta de reunions és un conjunt de normes i costums que regeixen el comportament de les persones quan es troben per primera vegada o quan es coneixen. Aquestes regles ajuden a crear una impressió positiva i mantenir bones relacions.

L'etiqueta de reunions de negocis és extremadament important perquè promou interaccions efectives entre els representants de les empreses, crea una impressió positiva i manté relacions professionals.

Aquests són alguns dels motius pels quals l'etiqueta a les reunions de negocis és clau:

  1. Professionalitat: L'etiqueta ajuda a emfatitzar el vostre estatus professional i el respecte pel vostre soci o company de feina.
  2. Fer una primera impressió positiva: El bon comportament, l'atenció als detalls i el respecte pels altres participants de la reunió ajuden a crear una bona impressió i a establir un to positiu per a futures interaccions.
  3. Establiment de confiança: El compliment de l'etiqueta ajuda a crear un ambient de confiança i respecte, que és la base per a una cooperació empresarial reeixida.
  4. Interacció intercultural: Les diferents cultures poden tenir diferències en les regles d'etiqueta. Conèixer i respectar les diferències culturals ajuda a evitar malentesos i conflictes.
  5. Comunicació efectiva: L'etiqueta afavoreix una comunicació més eficaç, redueix la possibilitat de malentesos i augmenta l'eficiència en les qüestions laborals.
  6. Negociacions reeixides: Una part important de l'etiqueta empresarial és la capacitat de dur a terme negociacions comercials. Això inclou el respecte per punts de vista soci, tolerància i recerca de solucions constructives.
  7. Mantenir la reputació: Mantenir una bona etiqueta ajuda a mantenir una bona reputació a la comunitat empresarial, cosa que pot ser important per a futures oportunitats i associacions.
  8. Ús efectiu del temps: L'etiqueta de la reunió de negocis també inclou respectar el temps dels altres participants, la qual cosa afavoreix un ús més eficient del temps en una reunió de negocis.

Mantenir l'etiqueta en les reunions de negocis és una part integral d'un èxit i productiu comunicació empresarial.

Consells importants per a l'etiqueta de reunions de negocis.

1. Etiqueta de la reunió. Sigues puntual.

La puntualitat és un aspecte important de l'etiqueta de reunió i mostra el vostre respecte pel temps dels altres. Aquests són alguns dels motius pels quals la puntualitat té un paper clau en l'etiqueta:

  1. Respecte als altres: Arribar a l'hora indica que valoreu el temps dels altres a la reunió. Això és un signe de respecte per la seva agenda ocupada i un signe de la vostra responsabilitat.
  2. Professionalitat: La puntualitat s'associa amb la professionalitat. Arribar a temps demostra la vostra capacitat per gestionar el vostre temps i garantir l'eficiència en el vostre treball.
  3. Creació d'una impressió positiva: La puntualitat ajuda a crear una primera impressió positiva. Això pot ser important, sobretot si coneixeu nous socis, clients o companys.
  4. Eficàcia de la interacció: La puntualitat afavoreix interaccions més efectives a les reunions. Quan tots els participants arriben a temps, això facilita l'inici de l'esdeveniment i evita possibles retards.
  5. Evitar conseqüències negatives: Els retards poden tenir conseqüències negatives, com ara oportunitats perdudes, socis decebedors o fins i tot plans interromputs.

2. La preparació és la clau de l'èxit.

Les persones encarregades de dirigir la reunió solen enviar tota la informació necessària amb antelació. Revisar el resum de l'agenda i prendre notes en conseqüència.

Hi pot haver suggeriments en aquesta agenda, i el millor és seguir-los perquè tot vagi bé durant la reunió. Prepareu-vos si busqueu una etiqueta eficaç per a reunions de negocis.

3. Etiqueta de la reunió. Vestuari oficial.

La vestimenta formal depèn de l'esdeveniment específic, les normes culturals i els requisits de l'entorn particular. Aquí hi ha algunes pautes generals per a la vestimenta formal:

  • Vestits per a homes:

    • Vestit formal (jaqueta i pantalons/faldilla) llisa o amb estampat discret.
    • Camisa de vestir amb corbata o llaç.
    • Sabates de pell, preferiblement negre o marró.
    • pentinat i tall de cabell nets.

  • Etiqueta de la reunió. Vestits per a dona:

    • Vestits o vestits de colors neutres.
    • La longitud del vestit és fins als genolls o més baixa.
    • Maquillatge discret i pentinat net.
    • Sabates tancades o moderadament obertes.

  • Accessoris:

    • Accessoris mínims per a un aspecte net i professional.
    • Alta qualitat i discret joieria.
    • Una bossa o maletí que combina amb l'estil del vestit.

  • Etiqueta de la reunió. Evitar l'excés:

    • Eviteu els colors brillants i els vestits massa reveladors.
    • Seguiu els estils clàssics i versàtils.

  • Compliment del codi de vestimenta:

    • Si us plau, tingueu en compte el codi de vestimenta de l'esdeveniment. Per exemple, "corbata negra" implica un vestit més formal que "semiformal" o "vestit de negocis".

  • Etiqueta de la reunió. Normes d'higiene:

    • Mantenir un aspecte net i ordenat.
    • Doneu prioritat a l'alè fresc i la manicura ordenada.

  • Sigues culturalment sensible:

    • Algunes cultures poden tenir diferències en la vestimenta formal. Tingueu-los en compte per no provocar malentesos.

  • Compliment de l'esdeveniment:

    • Valorar la naturalesa de l'esdeveniment. Per exemple, les reunions de negocis requereixen un vestit més formal que els esdeveniments culturals.

Recordeu que la vestimenta formal no és només un uniforme, sinó també una manera d'expressar professionalment la vostra personalitat.

 

4. Tenir una agenda.

Això és oficial una reunió de negocis, i com a membre tens la teva pròpia agenda. Aneu a això si busqueu una etiqueta eficaç per a reunions de negocis. Això mantindrà tot organitzat i farà que la reunió sigui un èxit.

5. Etiqueta de la reunió. Parla quan sigui necessari. 

Si voleu una etiqueta d'una reunió de negocis efectiva, parleu quan sigui necessari durant la reunió. Assegureu-vos que tothom a la sala escolti la vostra veu perquè puguin escoltar els vostres pensaments en veu alta i clara i respondre en conseqüència.

Sigueu concis i proporcioneu només la informació necessària per fer el vostre punt. No et repeteixis ja que això privarà les paraules de la importància necessària.

6. Escolta activament.

L'escolta activa és l'habilitat de percepció atenta i proposada de la informació de l'interlocutor. Aquest procés implica no només presència física, sinó també implicació emocional, comprensió i resposta a la informació que es transmet. Aquests són alguns principis de l'escolta activa:

  • Crear contacte visual:

    • Feu contacte visual amb l'altra persona, cosa que demostra el vostre interès i atenció pel que està dient.

  • Confirmeu la vostra atenció:

    • Utilitzeu indicis no verbals, com ara assentir amb el cap, per demostrar que esteu seguint la història.

  • Escolteu no només les paraules:

    • Para atenció a to de veu, expressions facials i gestos. Això pot revelar encara més el contingut emocional del missatge.

  • Etiqueta de la reunió. No interrompeu:

    • Deixa que el teu interlocutor completi el seu pensament, no l'interrompis. Això és una mostra de respecte pel que es va dir.

  • Fes preguntes clarificadores:

    • Sempre que sigui possible, feu preguntes que demostrin que teniu un interès actiu i comprensió del tema que es tracta.

  • Etiqueta de la reunió. Pauses per pensar:

    • Les pauses graduals abans de respondre permeten reflexionar sobre el que s'ha dit i mostrar una major comprensió.

  • Parafraseja el que es va dir:

    • Repetiu breument els punts clau o l'estat emocional de l'altra persona per confirmar la vostra atenció i comprensió.

  • Etiqueta de la reunió. Presteu tota l'atenció a:

    • Eviteu la multitasca i centreu-vos completament en la conversa. Això us ajudarà a percebre millor la informació.

  • Eviteu el judici i el biaix:

    • Intenta abordar la conversa de manera oberta i sense prejudicis. Això promou una comprensió més profunda.

L'escolta activa millora la comunicació, enforteix les relacions i augmenta l'eficàcia de la comunicació.

7. Fes preguntes.

Tens temps per fer preguntes i aclarir els teus dubtes. Utilitzeu aquest temps i eviteu molestar els participants interrompent constantment els procediments importants si busqueu una etiqueta eficaç per a reunions de negocis.

8. Etiqueta de la reunió. Mantingueu el dispositiu mòbil allunyat.

Una de les regles més bàsiques de l'etiqueta és mantenir Dispositiu mòbil lluny de reunions, esdeveniments o visites importants. És possible que tingueu alguns privilegis a causa de la vostra alta posició, però la regla s'aplica a qualsevol i a tothom.

9. No menjar a les reunions. 

Durant les reunions es permet l'aigua i el cafè, i el te/cafè es serveix a una hora concreta i prèviament acordat. Si la reunió dura molt de temps, al mig o al final hi ha un descans per berenar.

Eviteu menjar o beure durant les discussions importants, ja que això va en contra de l'etiqueta bàsica.

10. Aneu amb compte.

L'etiqueta més important és parar atenció en una reunió per donar un bon exemple. No us moveu, toqueu els peus amb un llapis, un bolígraf, etc., no facis ruixat papers innecessàriament ni facis altres sorolls que puguin distreure's en una reunió.

És simplement un signe de mal comportament que reflecteix el vostre desinterès fort i clar.

Consells importants per a l'etiqueta de la reunió virtual.

Al món virtual, l'etiqueta de la reunió té un paper clau per crear una impressió positiva, interaccions efectives i establir relacions d'èxit. Aquests són alguns consells importants sobre l'etiqueta de les reunions virtuals:

  1. Comproveu el vostre equip amb antelació:

    • Assegureu-vos que l'ordinador, el micròfon i la càmera funcionin correctament abans de la reunió per evitar problemes tècnics.

  2. Sigues puntual:

    • Arribeu a temps a la reunió virtual, tal com ho faries per a un esdeveniment físic.

  3. Etiqueta de la reunió. Creeu un fons adequat:

    • Eviteu el desordre i els elements desafortunats al fons. Trieu un entorn tranquil i professional.

  4. Vesteix adequadament:

    • Vesteix-te com ho faries per a una reunió fora de línia amb col·legues o socis.

  5. Etiqueta de la reunió. Proporcioneu una bona il·luminació:

    • Assegureu-vos que la vostra cara estigui prou il·luminada perquè els altres participants us puguin veure clarament.

  6. Utilitzeu sobrenoms i fotos professionals:

    • Si la plataforma de reunions ofereix l'opció d'utilitzar un sobrenom o una foto, tria les opcions professionals.

  7. Etiqueta de la reunió. Estigueu alerta i actiu:

    • Participa activament en la conversa i mostra la teva atenció a través de senyals no verbals com assentir amb el cap.

  8. Eviteu la multitasca:

    • Doneu tota la vostra atenció a la vostra reunió virtual i eviteu la multitasca per evitar distraccions dels temes que es tracten.

  9. Silencia el micròfon si cal:

    • Si tens soroll de fons o necessites deixar temporalment una conversa, silencia el micròfon.

  10. Etiqueta de la reunió. Respectar el temps dels altres:

    • Planifiqueu les vostres observacions i comentaris per no ocupar temps de reunió virtual innecessari.

  11. Utilitzeu un llenguatge educat:

    • Mantingueu un to professional i educat quan us comuniqueu per xat o visualment.

  12. Estigueu preparat per a problemes tècnics:

    • Tenir un pla de seguretat si sorgeixen dificultats tècniques i estar preparat per resoldre-les ràpidament.

Mantenir l'etiqueta a les reunions virtuals ajuda a crear una comunicació eficaç i professional malgrat la distància física.

Preguntes freqüents. Etiqueta de la reunió.

  1. Quines regles bàsiques has de seguir quan et trobes amb desconeguts?

    • Saludar amb respecte, utilitzar formes generals bàsiques de salutació, presentar-se i mantenir una mirada moderada i una expressió amistosa.

  2. Què he de fer si arribo tard a una reunió?

    • Demaneu disculpes pel retard, aviseu amb antelació si és possible i intenteu minimitzar l'impacte de la vostra retard.

  3. Etiqueta de la reunió. Com mantenir una conversa?

    • Escolta atentament, fes preguntes, participa en el diàleg, evita el monopoli en la conversa i mostra interès per les opinions dels teus interlocutors.
  4. Com finalitzar una reunió correctament?
    • Digues adéu educadament, agraeix-los pel seu temps, expressa esperança per a futures interaccions i aclareix els plans per a una reunió de seguiment.

  5. Quins aspectes de l'etiqueta de reunió en diferents cultures s'han de tenir en compte?

    • Respectar les tradicions locals de salutació, presentació i comunicació. Per exemple, donar-se la mà pot no ser tan àmpliament acceptat en algunes cultures com en altres.

  6. Etiqueta de la reunió. Què fer si es produeix una situació de conflicte en una reunió?

    • Mantingueu la calma, eviteu aixecar la veu i intenteu resoldre el conflicte de manera constructiva, potser amb l'ajuda d'un mediador.

  7. Quines normes d'etiqueta són importants durant les reunions virtuals?

    • Mantenir una bona visibilitat i audibilitat, ser puntual, evitar la multitasca, utilitzar sobrenoms professionals i antecedents adequats.

  8. Quina és la importància dels senyals no verbals en l'etiqueta de la reunió?

    • Els senyals no verbals com les expressions facials, els gestos i el to de veu poden transmetre l'emoció de la vostra comunicació i complementar el que es diu.

  9. Com reaccionar si algú no segueix les normes d'etiqueta en una reunió?

    • Mantingueu la calma, eviteu conflictes oberts, potser doneu bons consells o oferiu ajuda per millorar la situació.

  10. Etiqueta de la reunió. Com preparar-se per a una reunió per mantenir l'etiqueta?

    • Investigueu les especificitats de l'esdeveniment, determineu el codi de vestimenta, cuideu la vostra aparença, prepareu preguntes de comunicació i assegureu-vos que el vostre equip (en el cas de reunions virtuals) estigui en bon estat.

Drukarnya ABC