Organització d'una reunió d'empresa.

L'organització d'una reunió de negocis és un conjunt d'activitats i passos amb la finalitat de dur a terme amb èxit una reunió de negocis, reunió o negociacions entre representants de diverses organitzacions o participants en processos empresarials. Aquests són alguns passos clau per organitzar una reunió de negocis:

1. Definició d'objectius:

   • Definir clarament el propòsit de la reunió. Què vols aconseguir? Això podria ser intercanviar informació, prendre decisions, concloure un acord, etc.

2. Organització d'una reunió d'empresa. Selecció de lloc:

   • Escollir un lloc de trobada adequat. Pot ser una oficina, una sala de conferències, un restaurant o un altre lloc especialitzat segons la naturalesa de la reunió.

3. Planificació del temps:

   • Determinar l'hora òptima per a una reunió, tenint en compte els horaris dels participants i garantint temps suficient per tractar temes importants.

4. Organització d'una reunió d'empresa. Preparació del programa:

   • Desenvolupar un programa detallat de reunions tenint en compte els propers temes, agenda, temps de paraula i altres aspectes importants.

5. Distribució d'invitacions:

   • Enviament d'invitacions als participants indicant la data, l'hora, el lloc i els principals temes de la reunió.

6. Organització d'una reunió d'empresa. Proporcionar mitjans tècnics:

   • Preparació dels mitjans tècnics necessaris: equips d'àudio i vídeo, materials de presentació, connexió a Internet, etc.

7. Càtering:

   • Proporcionar menjar als participants si la reunió dura molt de temps. Això pot incloure pauses per al cafè, esmorzars, dinars, etc.

8. Organització d'una reunió d'empresa. Treball amb convidats:

   • Acollint els convidats, proporcionant la informació necessària, garantint la comoditat dels participants durant la reunió.

9. Manteniment del protocol:

   • Designar els responsables d'aixecar acta de la reunió, registrar els punts clau i les decisions.

10. Comentaris:

    • Recollida de comentaris comunicacions després de la reunió per avaluar l'eficàcia i identificar possibles millores futures.

11. Organització d'una reunió d'empresa. Seguiment de la implantació de solucions:

    • Si una reunió implica prendre decisions, és important controlar-ne la implementació i donar el suport necessari.

Organitzar una reunió de negocis requereix una planificació acurada, una coordinació i un enfocament professional per assolir els vostres objectius i garantir una interacció exitosa entre els participants.

10 maneres. Organització d'una reunió d'empresa .

1) És necessària una reunió?

Abans de demanar cita, és important decidir si cal organitzar-la en aquest moment o si quedarà buida pèrdua de temps. Cal organitzar una reunió de negocis per intercanviar idees sobre el projecte, resoldre problemes urgents i millorar les relacions professionals.

És necessari tenir una reunió personal en aquesta fase o pots fer tot el necessari enviant-ho correus electrònics?

Si aquesta ha de ser una discussió exhaustiva que requereixi convocar tots els recursos humans implicats en el projecte a aquesta reunió, o si podeu aconseguir el que es necessita convidant només uns quants participants importants durant un curt període de temps són qüestions que s'han de decidir abans. programant la reunió.

2) Organitzar una reunió de negocis, convidar només aquells que hi hagin de ser.

De vegades, un projecte el porten a terme moltes persones de diversos departaments de l'oficina. Quan decideixes organitzar una reunió d'empresa, és molt important saber per endavant si cal convidar-hi tots els recursos adjunts i si val la pena.

La majoria d'ells no tindran res a aportar, així que per què no convidar persones directament relacionades amb el projecte i deixar de banda els seus subordinats. Només perdràs el temps, l'esforç i l'energia de les persones que estarien millor en la seva feina fent un treball productiu durant aquest temps en lloc d'assistir a una reunió inútil.

Si creieu que cal informar a tot el departament sobre una decisió, convideu el responsable del departament i doneu-li la informació que necessita perquè pugui passar-la al seu equip. Això estalviarà molt temps i recursos per a l'empresa.

3) Recordatoris.

La vida professional s'ha convertit en una sèrie de xarxes, sempre enredades amb moltes preguntes i assumptes. L'estrès de completar un projecte a temps i assegurar-se que no sorgeixen problemes mentrestant pot fer que la majoria de la gent s'oblidi de les coses senzilles.

La majoria dels treballadors simplement no estan interessats a assistir a les reunions perquè creuen que el seu temps seria millor invertir en alguna cosa que valgui la pena. Per tant, acostumen a oblidar quan hi ha programada una reunió important, la participació en la qual és obligatòria. El millor és enviar recordatoris després d'organitzar una reunió de negocis amb almenys un dia o dos d'antelació per avisar-los i demanar confirmació de la seva assistència perquè sàpiguen que han rebut i llegit el correu electrònic requerit.

4) Organització d'una reunió d'empresa. Agenda.

Fes una llista per no oblidar-la. Crear una agenda per a la reunió i distribuir-la a altres participants resultarà ser una benedicció. Això els donarà temps per reunir la informació necessària i compartir-la amb els altres al punt de trobada.

El millor és preparar-se amb antelació perquè pugueu planificar amb anticipació les instruccions que heu de seguir per fer la reunió més productiva. Si manteniu les vostres responsabilitats a l'agenda, podreu mantenir-vos fàcilment al dia del tema i estalviar un temps valuós.

5) Expectatives.

Quan vau decidir organitzar una reunió de negocis, probablement teníeu certes expectatives al respecte. Assegureu-vos que quan envieu un avís d'una reunió programada, també documenteu el propòsit de la reunió i les vostres expectatives per a l'esdeveniment. Deixeu clar que no es tracta d'una reunió casual, sinó d'una reunió important amb instruccions específiques que s'han de seguir estrictament per tal de tenir èxit. Expliqueu les vostres pròpies expectatives amb lletres en negreta i comuniqueu-ho als altres amb antelació perquè es puguin preparar mentalment i també proporcionin els fets i les xifres necessàries.

6) Organització d'una reunió d'empresa. Terminis.

Cal respectar el temps per obtenir més beneficis a la vida. La puntualitat és un tret valuós en els professionals, ja que demostra la seva dedicació a la seva feina i l'adhesió a l'etiqueta bàsica. És molt molest i frustrant quan la gent continua entrant a la sala de conferències fins i tot després d'haver començat. Això indica una manca de costums i una falta de respecte autoritats .

Assegura't d'indicar l'hora d'inici de la reunió al correu electrònic que has enviat anteriorment i deixa clar que els que arribin tard no seran admesos a la reunió. Abans d'organitzar una reunió de negocis, és molt important determinar el moment. Tanca la porta a una hora determinada i comença la reunió. La propera vegada no us tornareu a trobar amb el mateix problema.

7) Breu i senzill.

El millor és que organitzeu una reunió de negocis amb un horari específic i el seguiu amb diligència. Tothom està ocupat amb les seves responsabilitats laborals i perdre el temps innecessàriament mai és productiu. Deixeu només el temps necessari per a la reunió i feu-la breu i senzilla.

Comunicar també els terminis als altres, de manera que tothom vingui preparat i pugui comunicar les seves opinions amb claredat i precisió per completar el treball en el termini establert. Si una discussió s'arrossega, teniu dret a tornar la discussió al tema per mantenir la reunió curta i puntual.

8) Organització d'una reunió d'empresa. Centra't en el tema.

Centrar-se en un tema és molt més important que decidir sobre una agenda. Sigueu específics i clars quan organitzeu una reunió de negocis.

Al principi, feu saber als altres que no abordareu problemes fora del tema durant la reunió. Mantingueu la vostra determinació i manteniu-vos al tema per assegurar-vos que les reunions es desenvolupen segons el calendari. No deixeu que les discussions vagin cap a altres temes per estalviar temps a tothom.

9) Preneu un enfocament diferent.

Abans d'organitzar una reunió de negocis, pensa en altres que hagin tingut lloc recentment. Si creieu que potser no han completat la seva tasca al 100%, és hora de centrar la vostra atenció en alternatives. Els temps estan canviant i és millor utilitzar la tecnologia al vostre avantatge.

Els materials audiovisuals i gràfics ajudaran a mantenir l'interès dels participants i fomentaran la col·laboració. Les previsions i les presentacions informàtiques seran un canvi benvingut que mantindrà tot a la programació i estalviarà molt de temps.

10) Accions de seguiment.

Quan organitzes una reunió d'empresa, cal acompanyar-la. La persona que organitza la reunió és responsable de vetllar per que totes les notes es prenguin correctament. Tot i que la reunió ha finalitzat, els treballs encara no estan acabats.

Què es va tractar a la reunió s'ha de posar per escrit perquè tothom ho conegui? Una discussió no té sentit si no s'acaba. Entrega a tothom la documentació necessària o, si no està completada, assegura't que els arribi el més aviat possible.

Donem les gràcies a tots els que han participat en la trobada i la seva presència ha permès aconseguir resultats reals. Valorar el seu temps els fa feliços i vindran més preparats la propera vegada.

Preguntes freqüents. Organització d'una reunió d'empresa.

1. Quins són els passos clau a seguir a l'hora d'organitzar una reunió de negocis?

   • Definir objectius, triar un lloc i un moment, elaborar un programa, enviar invitacions, preparar mitjans tècnics i subministrar aliments.

2. Com triar un lloc adequat per a una reunió de negocis?

   • Tingueu en compte el nombre de participants, la naturalesa de la reunió, la disponibilitat d'espai, l'equip tècnic i l'ambient general.

3. Com planificar eficaçment un programa de reunions de negocis?

   • Determineu temes i tasques clau, assigneu temps per a cada element del programa, tingueu en compte el període de temps i preveu possibles pauses.

4. Com organitzar un càtering en una reunió d'empresa?

   • Considereu la durada de la reunió i les necessitats dels participants. Desenvolupar un pla de cafès, esmorzars, dinars, aportant varietat i tenint en compte les preferències dietètiques.

5. Quines eines tècniques es necessiten per a una reunió de negocis reeixida?

   • Assegureu-vos que disposeu d'equips d'àudio i vídeo, projectors, pantalles, connexions a Internet i capacitats de presentació.

6. Quins aspectes has de tenir en compte a l'hora de triar l'hora d'una reunió de negocis?

   • Tingueu en compte els horaris de treball dels participants, les preferències de l'hora del dia i les possibles zones horàries si els participants es troben en diferents regions.

7. Com organitzar eficaçment la recepció dels convidats en una reunió de negocis?

   • Proporcioneu informació prèvia sobre el lloc, l'hora i el programa de la reunió. Assegureu-vos la comoditat dels hostes proporcionant la informació i els serveis necessaris.

8. Què inclou treballar amb convidats en una reunió de negocis?

   • Salutació, inscripció, informació sobre l'esdeveniment, organització de pauses i àpats per a cafè, assegurant unes condicions confortables d'estada.

9. Com controlar l'aplicació de les decisions preses en una reunió empresarial?

   • Organitzar un sistema d'enregistrament de decisions, assignar els responsables, crear retroalimentació i mecanismes de control per fer un seguiment de la realització de les tasques.

10. Com avaluar l'eficàcia d'una reunió de negocis?

    • Recollir feedback dels participants, analitzar els resultats aconseguits, identificar els punts forts i febles de l'organització per tal de millorar el procés en el futur.

11. Com garantir la participació de participants remots en una reunió de negocis?

    • Utilitzar plataformes virtuals, assegurar una connexió estable a Internet i proporcionar els mitjans tècnics necessaris per als participants remots.

12. Com afrontar possibles imprevistos en una reunió de negocis?

    • Desenvolupar un pla de contingència en cas de problemes, disposar de còpies de seguretat tècniques i preparar-se per respondre ràpidament als canvis de plans.

L'organització d'una reunió d'empresa requereix una planificació acurada, una coordinació i una capacitat competent gestió diferents aspectes de l'esdeveniment.

 

Tipografia ABC