Obchodní psaní je efektivní obchodní komunikace, je důležité, aby každý zaměstnanec měl dobré dovednosti obchodního psaní.
Každý zaměstnanec potřebuje čas od času posílat e-maily, vytvářet obchodní návrhy a psát obchodní zprávy. Proto jsou dobré obchodní psaní klíčové spolu s dobrými komunikačními dovednostmi.
Písemné komunikační dovednosti mohou mít také velký rozdíl při ucházení se o zaměstnání. Pro některé to může být poslední krok při ověřování jejich práce.
Obchodní psaní
Ať už vytváříte obchodní dokument nebo píšete jednoduchou poznámku, dobré dovednosti obchodní dopisy mohou jít daleko. Je to víc než jen dobrá struktura vět, profesionální tón a správná gramatika.
Níže jsou uvedeny některé důležité dovednosti obchodního psaní, na kterých byste měli pracovat.
1. Jednoduchý jazyk
Prvním pravidlem, jak se stát velkým obchodním spisovatelem, je naučit se vždy používat jednoduchý jazyk. Dobré psaní obvykle neobsahuje spoustu složitých slov.
Při vytváření snadno čitelného obsahu jde o to, aby byl snadno srozumitelný.
K tomu můžete použít běžně známá krátká slova. Pokud pro složité slovo neexistuje kratší slovo, použijte k jeho popisu krátkou frázi.
Kromě toho se můžete zaměřit na vyhýbání se přídavným jménům a snažit se používat aktivní hlas.
Efektivní psaní je, když můžete snadno komunikovat a vyjádřit své sdělení rychle a efektivně. úhel pohledu.
Proto byste se také měli snažit vyhýbat skrytým slovesům. Jinými slovy, přizpůsobení vašeho e-mailu tento problém automaticky vyřeší.
Například místo: „Rádi bychom vám pomohli,“ můžete říci: „Rádi bychom vám pomohli.“
Poslední jmenovaný je nejen kratší a přímější, ale také působí přívětivějším dojmem.
Použití takového přímého a jasného jazyka je efektivnější, rychlejší a efektivnější. Zda je váš čtenář jiný zaměstnanec nebo klient, je vždy lepší text pro své publikum zjednodušit.
2. Schopnost odlišit názor od faktů
Obchodní spisovatelé musí během procesu psaní přijmout zvláštní opatření, protože většina obchodních psaní vylučuje osobní názory.
Sice zde nepíšete žádné akademické práce, přesto se musíte ujistit, že fakta jsou jasná.
Mezitím by obchodní dokumenty neměly obsahovat osobní názory. Jediným rozumným doplňkem osobního názoru je doporučení.
Ve všech ostatních případech je lepší názory nepřidávat. V některých vzácných případech však možná budete muset vyjádřit svůj názor.
V takových případech byste měli znát rozdíl mezi vyjádřením objektivního názoru a osobního názoru.
V každém případě musí být obchodní spisovatelé schopni odlišit názory od faktů.
Je nesmírně důležité toto dodržovat, aby nedocházelo k nedorozuměním. Ať už jsou vaši čtenáři interní nebo externí zainteresovaní, ujistěte se, že váš text neobsahuje nejednoznačnosti.
Navíc, pokud na něco vyjádříte svůj názor, ujistěte se, že je to váš názor.
3. Obchodní dopis. Výstižnost a stručnost
Bez ohledu na váš styl psaní se musíte naučit být struční. Jakýkoli obchodní dopis by měl být krátký a výstižný.
Použití stručného jazyka je v podstatě o odstranění jakýchkoli zbytečných slov a frází, které neslouží přímému účelu.
Například při psaní e-mailem můžete napsat: „Tento e-mail posílám, abych vás informoval, že musíte svou práci odeslat do pondělí.“
První část této věty zde nemusí být, protože je zřejmé, že posíláte e-mail.
Místo toho byste měli napsat: "Musíte odevzdat práci do pondělí."
Toto je však velmi jednoduchý příklad. Při psaní dokumentů, jako jsou obchodní zprávy, je velmi důležitá stručnost a stručnost.
Je to proto, že většina vašich čtenářů nebude mít čas prolistovat více stránek nebo odstavců.
Dobrým pravidlem je, aby informace byly snadno dostupné.
Kromě toho můžete udělat několik věcí:
- Vždy se zaměřte na fakta a informace.
- Držte se tématu
- Pokud něco nevysvětlujete, použijte v každém odstavci tři nebo méně slov.
- Používejte krátká slova a dodržujte stejný výběr slov
- Vyvarujte se zbytečných příslovcí a přídavných jmen
- Vyhněte se všem nejasnostem a vždy se snažte o srozumitelnost.
Udržujte své věty krátké a snažte se uvést nejdůležitější informace na začátku nebo v prvním odstavci.
Pokud je tam nepohodlná věta, rozdělte ji na několik a uložte příslušné části.
4. Obchodní dopis. Udržet cíl
Je důležité zajistit, aby každá forma obchodní komunikace sloužila jasnému účelu.
Měli byste se zaměřit na to, aby váš obchodní dopis jasně definoval jeho účel. Nejlepší je také udržovat pro každý dokument jeden účel.
Pokud například zasíláte zaměstnancům celofiremní oznámení, ujistěte se, že to dáváte jasně najevo hned od začátku.
Většina lidí nemusí projít všemi obchodními sděleními, zvláště pokud se zdají být formulovaná a opakující se.
Proto se tomu můžete vyhnout tím, že zajistíte, aby všechny dokumenty sdělovaly účel přímo.
To je důvod, proč většina článků začíná vysvětlením toho, o čem bude řeč.
Ještě důležitější je, že byste se při práci na dokumentu neměli odchýlit od tohoto cíle. Pokud je o čem mluvit, použijte jiné dokumenty.
Vaše zpráva by měla vždy řešit pouze jednu hlavní myšlenku. Vyhněte se tedy nepřehlednému myšlení a procvičujte si jednoúčelové zasílání zpráv.
5. Vědět, kdo je vaše publikum
I když se to může zdát samozřejmé, je to stále důležitá dovednost, zvláště pokud je vaše obchodní psaní spíše vnější než interní povahy.
I když musíte pochopit účel vašeho dopisu, je také důležité vědět, kdo je váš čtenář.
To pomáhá zacílit cíl na konkrétní osobu nebo publikum. To je stejný případ, ať už někomu píšete e-mail nebo posíláte zprávu masám.
Kromě toho, znát své publikum také znamená pochopit, jak funguje jejich mysl.
Pokud například píšete e-mail kolegům z práce, měli byste jej držet stručně a neformálně.
Stejně tak pokud posíláte e-mail klientovi, měli byste být formální, jasný a jednoduchý.
Proto je vždy lepší znát své publikum v obchodním světě, protože vám to pomůže uspokojit jejich potřeby.
Vaše publikum může aktivně ovlivňovat následující věci:
- jazyk, který používáte; každé slovo se může lišit při zvažování různých publik.
- Jaké nástroje používáte a v jaké kapacitě.
- Efektivita toho, co píšete v čase.
- Váš tón rozhovoru je někde mezi profesionálním a zcela neformálním.
- Jaké důležité body chcete zmínit?
Navíc to může ovlivnit i délku vašeho dopisu. Pokud například píšete obchodní zprávu pro vyšší management, vy měli byste napsat hlavní body na první stránku ve formě krátkých odstavců.
6. Obchodní dopis. Formátování
Rychlá cesta zlepšit své dovednosti obchodní psaní – rozvíjejte dovednosti formátování. Při formátování dochází k mnoha běžným chybám, které mohou vést k problémům se skládáním.
Vaše úsilí o formátování by mělo vždy zajistit maximální efektivitu. Nezačínejte psát, dokud nebudete mít jasnou představu o tom, jak by měl být dokument naformátován.
Záměrem je umožnit čtenářům rychle zobrazit jakýkoli dokument bez jakýchkoli potíží.
To však neznamená, že byste měli přidat příliš mnoho formátovacích prvků; může to rozptýlit vaše čtenáře.
To platí pro všechny formy psaní, ať už píšete zprávy, e-maily nebo vytváříte prezentaci.
Zde je několik věcí, které spadají pod formátování:
- Použijte tučné písmo, kurzívu a podtržení.
- Zvýrazněte konkrétní textové prvky.
- Použití různých barev pro různá slova, která chcete vybarvit.
- Použití odstavců a číslování.
- Použití nadpisů a podnadpisů.
- Udržuje strukturu vět a zarovnání textu.
Formátování by mělo zůstat u všech dokumentů stejné. Pokud například píšete zprávu, stejné formátování by mělo být použito na tělo a často kladené dotazy (pokud je to možné).
7. Obchodní dopis. Korektury, úpravy a revize
Nejlepší nástroj gramatické kontroly - to jsi ty. Tato dovednost je užitečná ve všech typech psaní.
To je nejlepší způsob, jak se stát lepším spisovatelem, protože aktivně zlepšujete sebe a své psaní.
Korektura zahrnuje kontrolu, zda vaše psaní dodržuje pokyny pro styl, formát a další nepříjemnosti.
Kromě toho kontroluje fakta, odkazy a přesnost vašeho obsahu. Navíc je to také skvělý způsob, jak odstranit zbytečný pasivní hlas.
Poté můžete provést smysluplné změny ve svém obsahu. Jinak to nemá smysl upravovat sám.
Dobrou praxí je vracet se k psaní každý druhý den. To však bude fungovat pouze v případě, že pracujete na návrhu nebo zprávě.
Úpravy zahrnují udržování toho, co bylo napsáno, nebo jeho aktualizaci po dokončení. Můžete například potřebovat revidovat zprávu poté, co ji ukážete svému manažerovi.
Během těchto kroků se pokuste zkontrolovat překlepy, syntaktické a gramatické chyby. Zaměřte se na celkovou čitelnost a plynulost dokumentu.
Kromě toho byste si měli zakoupit nástroj na kontrolu pravopisu. To může usnadnit proces korektur a úprav, ale zkuste nejprve zdokonalit své dovednosti, než se spoléhat na nástroje.
8. Obchodní dopis. Postoj a úhel pohledu
Znát své publikum je jedna věc, ale je také důležité pochopit, jak je vaše psaní může ovlivnit.
Ve vašem psaní jsou různé úrovně významu. Měli byste si být vědomi všech z nich a dopadu, který mohou mít.
Níže jsou uvedeny některé věci, které ovlivňují postoj a perspektivu vašeho psaní:
- Obecná větná stavba; například dlouhá souvětí budí dojem, že čtenář je znalý.
- Volba slov během psaní.
- Všechny výrazy, pokud nějaké používáte, včetně metafory a příklady.
- Názory, které sdílíte, ať už jde o názory nebo doporučení.
Je dobrou praxí vždy zvážit pohled čtenáře, nikoli svůj vlastní.
Skvělé nápady obvykle přicházejí na mysl, když přemýšlíte z perspektivy vašeho publika. Totéž platí pro příspěvky na sociálních sítích; fungují pouze tehdy, pokud rezonují s vaším publikem.
Nejlepší cestou vpřed je tedy přemýšlet z jejich perspektivy a podle toho upravit své psaní.
To také zvyšuje pravděpodobnost, že váš čtenář bude s vámi souhlasit a udělá to, co chcete, aby dělal.
Díky tomu je to důležité nástroj pro použití ve vaší organizaci, zejména pokud jste na manažerské úrovni.
Shrnout
Výše uvedené dovednosti závisí především na vaší důsledné praxi obchodního psaní. Čím více budete cvičit, tím více budete automaticky zlepšovat každou dovednost.
Také byste se měli snažit číst, abyste se stali lepším člověkem. Podívejte se, co jiní dělají jinak ve svém obchodním psaní, a poučte se z toho.
Také byste měli vždy aktualizovat své znalosti o aktuálních věcech. Ať už se jedná o aktualizace jazyka nebo formátu, buďte v obraze.
Nakonec se pokuste zjistit své silné a slabé stránky v obchodním psaní a podle toho zaměřte své úsilí.
Zanechat komentář