Facilitační dovednosti potřebné k tomu, abyste byli dobrým facilitátorem

Facilitační dovednosti jsou procesem řízení skupinové dynamiky, který pomáhá členům skupiny dosáhnout konsensu a efektivně řešit problémy. Tyto dovednosti mohou být užitečné pro každého, kdo pracuje se skupinami lidí, ať už jako projektový manažer, školitel, učitel, kouč nebo konzultant.

Podle nedávné studie tráví schůzkami přibližně šest až dvacet hodin týdně. Nicméně podstatná část pracovní síla, který se účastnil této studie, tvrdil, že taková setkání jsou obecně neproduktivní. Dovednosti facilitace jsou zde zahrnuty, protože umožňují vedoucím/manažerům vést lidi k dohodnutým cílům způsobem, který je povzbuzován k tomu, aby všichni členové vlastnili, nabízeli účast a využívali své schopnosti. Proto, když jsou facilitační dovednosti správně používány, majitelé podnikání nebudou plýtvat časem, penězi a jinými zdroji na neproduktivní jednání.

V tomto příspěvku se ponoříme do světa facilitačních dovedností a pochopíme, co to je a jak můžete tyto dovednosti využít k tomu, aby vaše schůzky byly inspirativní, orientované na výsledky a produktivní. Tak začněme hned teď-

Definice dovedností zjednodušování. Facilitační dovednosti

Jak všichni víme, nástroje jsou prostředky, které umožňují splnit určitý úkol způsobem, který je výhodný pro všechny. Facilitace je poskytování zdrojů nezbytných k provádění příslušných činností. Ať už ve vašem osobním nebo pracovním životě, komunikace a interakce hrají zásadní roli. V obchodním světě se forma, formát a účel těchto interakcí velmi liší od těch v osobní sféře člověka. Facilitační dovednosti

Tam je třeba vést diskuse stabilnějším a předem určeným způsobem, který je přijatelný pro všechny strany zapojené do procesu. To vyžaduje určité zdroje, jako je povzbuzení, příležitosti promluvit a vyjádřit svůj názor úhel pohledu, mít zdravou výměnu informací a pokračovat v diskusi. V latině znamená úleva usnadnit úkol.

Proto je jedině správné, že facilitační dovednosti jsou dovednosti, které jednotlivec vyžaduje k tomu, aby byly skupinové diskuse lepší a jednodušší. Tyto dovednosti zahrnují manažerské dovednosti, schopnost rozhodování a schopnost řešit problémy. Úspěch či neúspěch diskuse do značné míry závisí na správném využití dovedností facilitátora.

Jaké facilitační dovednosti?

Když Aristoteles mluvil o vzorcích lidského chování, jednou řekl:

Jsou lidé s různými názory a schopnostmi. Je třeba mít na paměti, že žádní dva lidé nejsou stejní. Každý má jiné způsoby vyjadřování a různé úrovně porozumění. Komunikace je list, který spojuje dvě ideologie nebo dvě myšlenky do jedné. Je nesmírně důležité podporovat Хорошие vztahy mezi lidmi k zajištění hladké komunikace. To umožňuje volný tok myšlenek, nápadů a strategií. Ale zajištění hladké komunikace v rámci dané skupiny vyžaduje také obrovskou dovednost. Schopnosti facilitátora jsou kritické za všech takových okolností.

Na obchodních jednáních jsou zodpovědní facilitátoři

• Společné a jasné cíle
• Správně a jasně definovaný proces k dosažení těchto cílů
• Channeling s tím, že účastníci by měli na schůzku přijít připraveni nebo se o téma zajímat.
• Šíření pocitu mezi účastníky, že jejich názory a rozhodnutí jsou oceňovány

Podívejme se nyní na správnou definici takových dovedností

Mentální mapa. 10 nástrojů k vytvoření

Proč jsou facilitátoři důležití?

Jak bylo uvedeno výše, facilitace je poskytování zdrojů. V obchodním světě probíhají smysluplné diskuse. Facilitační dovednosti

Pokud jsou tyto diskuse marné, společnost utrpí obrovské ztráty. Proto musí existovat někdo, kdo bude tyto diskuse regulovat a kontrolovat. Osoba, která tento úkol provádí, se nazývá facilitátor. Facilitátor musí jasně chápat účel diskuse. Je zodpovědný za prolomení ledů mezi zúčastněnými stranami, zahájení diskuse a její uvedení na správnou cestu. Každý, kdo toho dosáhne, může být skvělým pomocníkem.

Před a během setkání Příprava facilitátora

Facilitátor je osoba, která řídí skupinový proces, vytváří podmínky pro dosažení skupinových cílů a pomáhá účastníkům dosáhnout konsensu a efektivně řešit problémy. Facilitátor může být profesionál na plný úvazek nebo může zahrnovat roli, kterou hraje člen skupiny, který působí jako facilitátor při řízení procesu.

Může hostit různé typy akcí a setkání, jako jsou setkání, školení, konference, semináře atd. Facilitátor neposkytuje řešení, ale řídí proces, který pomáhá členům skupiny najít řešení společně.

Hlavním úkolem facilitátora je vytvářet podmínky pro otevřenou a produktivní komunikaci mezi členy skupiny, kde každý může vyjádřit svůj názor a skupina může pracovat na dosažení společných cílů. Facilitátor může použít různé metody a techniky, aby pomohl skupině dosáhnout konsensu a vyřešit problémy, jako je skupinová diskuse, brainstorming, práce v malých skupinách, hry atd.

Facilitátor to musí udělat

Před zahájením diskuse se však musí facilitátor připravit, jak je uvedeno níže.

1. Diskuse se zúčastní různé zainteresované strany a další členové týmu, kteří budou tvořit důležité připomínky. Facilitátor se musí s těmito členy setkat a pochopit a prozkoumat tyto body. Facilitační dovednosti
2. Diskuse musí být jasně naplánována. Plánování diskuse by mělo mít jasný plán. Musí mít všechny detaily a nesmí vynechat jediný bod, který se bude probírat na semináři nebo bude organizováno setkání.
3. Dalším instrumentálním aspektem organizace příjemného a plodného setkání je místo, kde se bude konat. Proto je nutné si zarezervovat správné místo a následně vytvořit infrastrukturu vhodnou pro vaši relaci.
4. Některá setkání se konají pouze s ústním projednáním. To vyžaduje obrovské schopnosti lámání ledu. Pokud jsou pro schůzku potřeba další věci, jako jsou pracovní listy a prezentace v PowerPointu, musí být k dispozici potřebná technologie.
5. Pokud má schůzka trvat celý den nebo delší dobu, je třeba zajistit nápoje a jídlo.
6. Jakmile diskuse nebo setkání začne, musí facilitátor převzít odpovědnost za to, aby se posunula správným směrem. Musí udržovat správnou energii a správný prostor pro účastníky.
7. Diskuse by měla být užitečná a plodná. Je na mediátorovi, aby se na odborném setkání vyhnul zbytečným rozhovorům. Musí probíhat zdravá výměna myšlenek a informací.
8. Když se setkání chýlí ke konci, facilitátor by měl být připraven se závěrečným prohlášením, které shrnuje všechny podrobnosti diskuse. Kromě toho musí zajistit, aby rozhodnutí nebo výsledky jednání byly okamžitě realizovány. Díky tomu bude mít setkání hmatatelný úspěch.

Facilitační dovednosti potřebné k tomu, abyste byli dobrým facilitátorem

Facilitátor má na svých bedrech významnou odpovědnost. Proto musí být vybaven některými nezbytnými dovednostmi. Tyto dovednosti jsou následující.

1. Poznejte účastníky. Facilitační dovednosti

Jakákoli diskuse nebo setkání, které je třeba uskutečnit, má některé důležité účastníky, jejichž hierarchie a role musí být mediátorovi známy. Někdy se stává, že se strany zapojené do tohoto procesu navzájem neznají. Zde má facilitátor za úkol zajistit mezi nimi pohodlí a přátelskost. K tomu musí přednášející vědět, kdo jsou účastníci. Musí mít všechny potřebné informace k jejich identifikaci a vzájemnému seznámení.

2. Stanovte jasná pravidla

Každé setkání se řídí konkrétním harmonogramem. Musí se pečlivě a správně dodržovat. Díky tomu bude schůzka produktivnější. V některých diskuzích navíc existují pravidla pro jednání a dohody. I ty by měl přednášející sdělit všem účastníkům. Kromě toho by měly existovat pokyny týkající se zdvořilého a respektujícího chování. Žádný účastník by neměl tyto hranice překračovat, bez ohledu na to, jak diskuse probíhá. To je jedna ze základních etiket každého setkání.

3. Vytvořte inkluzivní prostředí. Facilitační dovednosti

Na každém setkání by měli mít všichni stejný hlas, aby mohli mluvit. Pro účast v diskusi a navržení dalšího bodu musí být spravedlivé rozdělení práv. Aby toho bylo dosaženo, musí existovat inkluzivní prostředí. To pomůže každému promluvit a postavit se za to, co je odvážné a nebojácné. Zmiňuje také pohodlí a důvěru mezi účastníky. Tím se odstraní jakýkoli náznak ostýchavosti nebo neobratnosti při vyslovení jakéhokoli bodu na schůzce.

4. Aktivní naslouchání

Všichni si myslíme, že mluvení je životně důležitá činnost, být součástí setkání nebo nějaké diskuse. Ale i naslouchání je stejně důležité. Pouze ten, kdo umí dobře naslouchat, může skutečně dobře mluvit. Zdůrazňuje tedy důležitost aktivního posluchače. Účastník musí mít vždy pocit, že to, co říká, poslouchá s plným soustředěním. Facilitátor musí zajistit, aby všichni pozorně naslouchali všem bodům. Kromě toho si může dělat poznámky o tom, co bylo řečeno, pro budoucí použití.

5. Time management. Facilitační dovednosti

Říká se, že čas jsou peníze v obchodní i profesní sféře, každá minuta a každá vteřina se počítá. Proto musí existovat optimální a nejlepší využití dostupného času. Je třeba dbát na to, aby byly všechny problémy řešeny a diskutovány účastníky dostatečně podrobně. Kromě toho, pokud se tým nad konkrétním bodem zdržuje příliš dlouho, což má za následek ztrátu času, facilitátor by měl zdvořile přerušit práci a pokračovat v diskusi. Kromě toho je třeba co nejpečlivěji dodržovat zasedací pořádek. Plán musí být připraven s určitou dobou vyrovnávací paměti, aby se kompenzovaly některé nevyhnutelné časové ztráty.

6. Udržování souhrnu všech akcí. Facilitační dovednosti

Během schůzek se často objevují konkrétní akce související s problémovými prohlášeními. Facilitátor s vynikajícími facilitačními schopnostmi by si měl být vědom těchto položek činnosti a měl by také zajistit, aby byly viditelné pro všechny účastníky. Musíte také zajistit, aby akční prvek udával, co je třeba udělat, kdo by to měl udělat a kdy by to mělo být dokončeno. Kromě toho byste měli na konci diskuse shrnout akční body, abyste zajistili, že všichni budou na stejné stránce ohledně důležitosti, cílů a načasování položek.

7. Zbývající cíl

Být objektivní je jednou ze základních dovedností facilitátora, kterou by měl facilitátor zahrnovat. Facilitátor by měl být vnímán jako zcela objektivní a nemělo by se na něj nahlížet jako na něčí „tábor“ na setkání. Když je facilitátor vnímán jako jednostranný, důvěra ostatních účastníků (zejména těch na opačné straně) se rychle ztrácí. Ve chvíli, kdy důvěru ztratíte, je těžké ji znovu získat. To je důvod, proč zůstat objektivní, spíše než odhalovat své předsudky, je jednou z nejdůležitějších facilitačních dovedností, na které je třeba se zaměřit.

8. Najděte prostřednictvím otázek, nikoli přednášek nebo kázání. Facilitační dovednosti

Je důležité, aby se facilitátoři nestali více kazatelskými tím, že odhalují svou inteligenci v tomto tématu. Místo toho je využití vašeho náhledu k tomu, abyste pomohli ostatním členům dospět k typickému řešení založenému na problémech, jednou z nejdůležitějších facilitačních dovedností, které byste měli mít. Facilitátoři to musí udělat tak, že budou klást otázky prostřednictvím dotazů, které jsou relevantní pro daný problém a jejichž cílem je odhalit nové skutečnosti. Setkání by mělo být o řešení problému účastníků a položení otázky je jedním z nejlepších způsobů, jak toho dosáhnout.

9. Zabraňte tomu, aby nadřízený/manažer zneužil jednání/diskuzi

Jako facilitátor musíte zajistit, aby lídři nebo manažeři neunesli schůzku tím, že sdělí své pocity a nastaví průběh schůzky podle svého plánu. Setkání by mělo nabízet rovné příležitosti všem členům a facilitátoři by měli mít facilitační schopnosti, aby to zajistili.

10. Mějte na starosti konverzaci. Facilitační dovednosti

Facilitátoři musí udržet schůzku v pohybu kupředu tím, že převezmou odpovědnost za konverzaci, aby schůzka byla na správné cestě. Ve chvíli, kdy diskuse na schůzce ztratí na síle, facilitátoři by měli posunout diskusi zpět k vyjádření problému. I někdy budete muset někoho škrtnout; je to však vaše odpovědnost a musíte tak učinit bez ztráty kontroly. Kontrola vám umožní respektovat všechny účastníky, a proto je řízení konverzace považováno za jednu z mocných facilitačních dovedností pro facilitátory.

Jak být charismatický? 

Techniky, které má facilitátor používat k optimalizaci facilitačních dovedností

Při vedení schůzky nebo diskuse musí mít facilitátor některé z výše uvedených dovedností. Kromě toho by měl být také připraven s touto sadou nástrojů, které se mu budou hodit, když bude potřeba pro úspěšnou schůzku.

1. Technika rozbíjení ledu: Říká se, že dobrý začátek je polovina úspěchu. To platí i při obchodních jednáních nebo diskuzích. Jsou chvíle, kdy se zúčastněné strany nemusí moc dobře znát. Zde musí facilitátor použít tyto techniky lámání ledu.
2. Techniky strategie: Každá schůzka má specifickou strategii, kterou je třeba dodržovat, aby byla úspěšná. Určují průběh a program jednání. Facilitační dovednosti
3. Kreativní technika. Obchodní jednání mohou být často velmi všední nebo monotónní. My všichni potřebujeme v těchto situacích jiskru. Moderátor může využít svou kreativitu a přijít s nějakou zábavou, která dodá barvu a také poskytne kreativní řešení některých problémů.
4. Metody řešení problémů: problémy a konflikty jsou možné všude. Jsou nedílnou součástí každé životní cesty a výjimkou nejsou ani odborná setkání a diskuse. Facilitátor by si měl být vědom některých technik řešení problémů a řešení konfliktů, jak takové situace řešit.
5. Metody rozhodování. Každé setkání se koná s cílem učinit rozhodnutí nebo dokončit strategii. Facilitátor musí mít techniky, jak vést diskusi k pevným rozhodnutím v omezeném čase s co nejmenším množstvím konfliktů.

Poslední myšlenky na facilitační dovednosti!

Zjednodušení je důležitým pojmem při organizování obchodních jednání nebo diskuzí. Stát se facilitátorem proto vyžaduje specifickou sadu dovedností a sadu nástrojů, které vám pomohou usnadnit vstřícné, klidné a úspěšné setkání. Dokud manažeři nebo facilitátoři disponují nezbytnými facilitačními schopnostmi, mohou firmy optimalizovat výsledky svých porad, což v konečném důsledku optimalizuje celkový výkon organizace k dosažení společného cíle.

АЗБУКА

Je obsahový marketing správnou volbou pro mou firmu?