Mae ysgrifennu busnes yn gyfathrebu busnes effeithiol, mae'n bwysig bod gan bob gweithiwr sgiliau ysgrifennu busnes da.

Mae angen i bob gweithiwr anfon e-byst, datblygu cynigion busnes, ac ysgrifennu adroddiadau busnes o bryd i'w gilydd. Felly, mae sgiliau ysgrifennu busnes da yn hanfodol ynghyd â sgiliau cyfathrebu da.

Gall sgiliau cyfathrebu ysgrifenedig hefyd wneud gwahaniaeth mawr wrth wneud cais am swyddi. I rai, efallai mai hwn fydd y cam olaf wrth ddilysu eu gwaith.

Sgiliau ysgrifennu busnes

P'un a ydych chi'n creu dogfen fusnes neu'n ysgrifennu nodyn syml, sgiliau da gall llythyrau busnes fynd yn bell. Mae'n fwy na dim ond strwythur brawddegau da, naws broffesiynol, a gramadeg iawn.

Isod mae rhai sgiliau ysgrifennu busnes pwysig y dylech weithio arnynt.

1. Iaith syml

Y rheol gyntaf o ddod yn awdur busnes gwych yw dysgu defnyddio iaith syml bob amser. Fel arfer nid yw ysgrifennu da yn cynnwys tunnell o eiriau cymhleth.

Mae gwneud cynnwys yn hawdd i'w ddarllen yn ymwneud â'i wneud yn hawdd i'w ddeall.

I wneud hyn, gallwch ddefnyddio geiriau byr a elwir yn gyffredin. Os nad oes gair byrrach ar gyfer gair cymhleth, defnyddiwch ymadrodd byr i'w ddisgrifio.

Yn ogystal, gallwch ganolbwyntio ar osgoi ansoddeiriau a cheisio defnyddio'r llais gweithredol.

Ysgrifennu effeithiol yw pan allwch chi gyfathrebu'n hawdd a mynegi'ch neges yn gyflym ac yn effeithiol. safbwynt.

Felly, dylech hefyd geisio osgoi berfau cudd. Mewn geiriau eraill, bydd gwneud eich e-bost yn fwy personol yn datrys y broblem hon yn awtomatig.

Er enghraifft, yn lle dweud, “Hoffem roi help llaw,” fe allech chi ddweud, “Hoffem eich helpu chi.”

Mae'r olaf nid yn unig yn fyrrach ac yn fwy uniongyrchol, ond mae hefyd yn edrych yn fwy cyfeillgar.

Mae defnyddio iaith uniongyrchol a chlir o'r fath yn fwy effeithlon, cyflym ac effeithiol. A yw eich darllenydd yn wahanol gweithiwr neu gleient, mae bob amser yn well i symleiddio'r testun ar gyfer eich cynulleidfa.

2. Y gallu i wahaniaethu rhwng barn a ffeithiau

Rhaid i awduron busnes gymryd rhagofalon ychwanegol yn ystod y broses ysgrifennu oherwydd nid yw'r rhan fwyaf o ysgrifennu busnes yn cynnwys barn bersonol.

Er nad ydych chi'n ysgrifennu unrhyw bapurau academaidd yma, mae dal angen i chi wneud yn siŵr bod y ffeithiau'n glir.

Yn y cyfamser, dylai dogfennau busnes fod yn rhydd o farn bersonol. Yr unig ychwanegiad rhesymol at farn bersonol yw pan fyddwch yn gwneud argymhellion.

Ym mhob achos arall, mae'n well peidio ag ychwanegu barn. Fodd bynnag, mewn rhai achosion prin efallai y bydd angen i chi leisio'ch barn.

Mewn achosion o'r fath, dylech wybod y gwahaniaeth rhwng mynegi barn wrthrychol a barn bersonol.

Beth bynnag, rhaid i ysgrifenwyr busnes allu gwahaniaethu rhwng barn a ffeithiau.

Mae'n hynod bwysig cynnal hyn er mwyn osgoi camddealltwriaeth. P'un a yw'ch darllenwyr yn rhanddeiliaid mewnol neu allanol, gwnewch yn siŵr nad oes unrhyw amwysedd yn eich ysgrifennu.

Ar ben hynny, os mynegwch eich safbwynt ar rywbeth, gwnewch yn siŵr ei fod yn glir mai dyna yw eich barn.

3. Llythyr busnes. Crynoder a chryno

Beth bynnag fo'ch arddull ysgrifennu, mae angen i chi ddysgu bod yn gryno. Dylai unrhyw lythyr busnes fod yn fyr ac i'r pwynt.

Yn y bôn, mae defnyddio iaith gryno yn ymwneud â chael gwared ar unrhyw eiriau ac ymadroddion diangen nad ydynt yn ateb pwrpas uniongyrchol.

Er enghraifft, wrth ysgrifennu ebost gallech ysgrifennu, “Rwy’n anfon yr e-bost hwn i roi gwybod ichi fod angen i chi gyflwyno’ch gwaith erbyn dydd Llun.”

Nid oes angen i ran gyntaf y frawddeg hon fod yma, gan ei bod yn amlwg eich bod yn anfon e-bost.

Yn lle hynny, dylech ysgrifennu: “Mae angen i chi droi eich gwaith i mewn erbyn dydd Llun.”

Fodd bynnag, mae hon yn enghraifft hynod o syml. Mae bod yn gryno ac yn gryno yn bwysig iawn wrth ysgrifennu dogfennau fel adroddiadau busnes.

Mae hyn oherwydd na fydd gan y rhan fwyaf o'ch darllenwyr amser i sgimio trwy dudalennau neu baragraffau lluosog.

Rheol gyffredinol dda yw gwneud y wybodaeth ar gael yn hawdd.

Yn ogystal, dyma ychydig o bethau y gallwch chi eu gwneud:

  • Canolbwyntiwch bob amser ar ffeithiau a gwybodaeth.
  • Cadwch at y pwnc
  • Defnyddiwch dri gair neu lai ym mhob paragraff oni bai eich bod yn egluro rhywbeth.
  • Defnyddiwch eiriau byr a chadwch yr un dewis gair drwyddi draw
  • Ceisiwch osgoi adferfau ac ansoddeiriau diangen
  • Osgoi pob amwysedd a cheisio eglurder bob amser.

Cadwch eich brawddegau'n fyr a cheisiwch gyflwyno'r wybodaeth bwysicaf ar y dechrau neu yn y paragraff cyntaf.

Os oes brawddeg lletchwith, torrwch hi'n sawl un ac arbedwch y rhannau perthnasol.

4. Llythyr busnes. Cynnal y nod

Mae'n hanfodol sicrhau bod pob math o gyfathrebu busnes yn cyflawni pwrpas clir.

Dylech ganolbwyntio ar sicrhau bod eich llythyr busnes yn diffinio ei ddiben yn glir. Mae hefyd yn well cynnal un pwrpas ar gyfer pob dogfen.

Er enghraifft, os ydych yn anfon cyhoeddiad cwmni cyfan i weithwyr, gwnewch yn siŵr eich bod yn gwneud hyn yn glir o'r dechrau.

Efallai na fydd y rhan fwyaf o bobl yn mynd trwy eu holl gyfathrebiadau busnes, yn enwedig os ydynt yn ymddangos yn fformiwlaig ac yn ailadroddus.

Felly, gallwch osgoi hyn trwy wneud yn siŵr bod pob dogfen yn cyfleu'r pwrpas ar unwaith.

Dyna pam mae'r rhan fwyaf o erthyglau yn dechrau gydag esboniad o'r hyn a drafodir.

Yn bwysicach fyth, ni ddylech wyro oddi wrth y nod hwn wrth weithio ar y ddogfen. Defnyddiwch ddogfennau eraill os oes rhywbeth i siarad amdano.

Dylai eich neges gyfeirio at un prif syniad yn unig ar y tro. Felly osgoi meddwl anniben ac ymarfer negeseuon un pwrpas.

5. Gwybod pwy yw eich cynulleidfa

Er y gall hyn ymddangos yn amlwg, mae'n dal i fod yn sgil bwysig, yn enwedig os yw ysgrifennu eich busnes yn fwy allanol na mewnol ei natur.

Er bod yn rhaid i chi ddeall pwrpas eich llythyr, mae hefyd yn bwysig gwybod pwy yw eich darllenydd.

Mae hyn yn helpu i dargedu'r targed at berson neu gynulleidfa benodol. Mae hyn yr un peth p'un a ydych chi'n ysgrifennu e-bost at rywun neu'n anfon neges at y llu.

Ar ben hynny, mae adnabod eich cynulleidfa hefyd yn golygu deall sut mae eu meddyliau'n gweithio.

Er enghraifft, os ydych yn ysgrifennu e-bost at gydweithwyr, dylech ei gadw'n fyr ac yn anffurfiol.

Yn yr un modd, os ydych yn anfon e-bost at gleient, dylech fod yn ffurfiol, yn glir ac yn syml.

Felly, mae bob amser yn well adnabod eich cynulleidfa ym myd busnes oherwydd bydd yn eich helpu i ddarparu ar gyfer eu hanghenion.

Gall eich cynulleidfa ddylanwadu'n weithredol ar y pethau canlynol:

  • yr iaith a ddefnyddiwch; gall pob gair fod yn wahanol wrth ystyried gwahanol gynulleidfaoedd.
  • Pa offer ydych chi'n eu defnyddio ac ym mha rinwedd.
  • Effeithiolrwydd yr hyn yr ydych yn ei ysgrifennu dros amser.
  • Mae naws eich sgwrs rhywle rhwng proffesiynol a hollol achlysurol.
  • Beth yw'r pwyntiau pwysig yr hoffech eu crybwyll?

Yn ogystal, gall hefyd effeithio ar hyd eich llythyr. Er enghraifft, os ydych yn ysgrifennu adroddiad busnes ar gyfer uwch reolwyr, chi dylech ysgrifennu'r prif bwyntiau ar y dudalen gyntaf ar ffurf paragraffau byr.

6. Llythyr busnes. Fformatio

Ffordd gyflym gwella eich sgiliau ysgrifennu busnes - datblygu sgiliau fformatio. Gwneir llawer o gamgymeriadau cyffredin wrth fformatio a all arwain at broblemau cymhlethu.

Dylai eich ymdrechion fformatio sicrhau'r effeithlonrwydd mwyaf posibl bob amser. Peidiwch â dechrau ysgrifennu nes bod gennych syniad clir o sut y dylid fformatio'r ddogfen.

Y syniad yw caniatáu i ddarllenwyr weld unrhyw ddogfen yn gyflym heb unrhyw drafferth.

Ond nid yw hynny'n golygu y dylech ychwanegu gormod o elfennau fformatio; gall dynnu sylw eich darllenwyr.

Mae hyn yn berthnasol i bob math o ysgrifennu, p'un a ydych chi'n ysgrifennu adroddiadau, e-byst, neu'n creu cyflwyniad.

Dyma ychydig o bethau sy'n dod o dan fformatio:

  • Defnyddiwch eofn, italig a thanlinellu.
  • Amlygwch elfennau testun penodol.
  • Defnyddio lliwiau gwahanol ar gyfer y geiriau gwahanol rydych chi am eu lliwio.
  • Defnyddio paragraffau a rhifo.
  • Defnyddio penawdau ac is-benawdau.
  • Yn cynnal strwythur brawddegau ac aliniad testun.

Dylai'r fformatio aros yr un fath ar draws pob dogfen. Er enghraifft, os ydych yn ysgrifennu adroddiad, dylid defnyddio'r un fformatio i'r corff a Chwestiynau Cyffredin (os yw'n berthnasol).

7. Llythyr busnes. Prawfddarllen, golygu ac adolygu

Offeryn gorau gwiriadau gramadeg - chi yw e. Mae'r sgil hon yn ddefnyddiol ym mhob math o ysgrifennu.

Dyma'r ffordd orau o ddod yn well awdur oherwydd rydych chi'n mynd ati i wella'ch hun a'ch ysgrifennu.

Mae prawfddarllen yn golygu gwirio a yw eich gwaith ysgrifennu yn dilyn canllawiau arddull, fformat, ac annifyrrwch eraill.

Yn ogystal, mae'n gwirio ffeithiau, dolenni a chywirdeb eich cynnwys. Yn ogystal, mae hon hefyd yn ffordd wych o chwynnu llais goddefol diangen.

Yna gallwch chi wneud newidiadau ystyrlon i'ch cynnwys. Fel arall, nid oes diben ei olygu eich hun.

Arfer da yw dychwelyd i ysgrifennu bob yn ail ddiwrnod. Fodd bynnag, dim ond os ydych yn gweithio ar gynnig neu adroddiad y bydd hyn yn gweithio.

Mae golygu yn golygu cynnal yr hyn sydd wedi'i ysgrifennu neu ei ddiweddaru ar ôl iddo gael ei orffen. Er enghraifft, efallai y bydd angen i chi adolygu adroddiad ar ôl i chi ei ddangos i'ch rheolwr.

Yn ystod y camau hyn, ceisiwch wirio am wallau teipio, cystrawen a gramadegol. Canolbwyntiwch ar ddarllenadwyedd a llif cyffredinol y ddogfen.

Yn ogystal, dylech hefyd brynu teclyn gwirio sillafu. Gall hyn wneud y broses prawfddarllen a golygu yn haws, ond ceisiwch hogi eich sgiliau yn gyntaf yn hytrach na dibynnu ar offer.

8. Llythyr busnes. Agwedd a safbwynt

Mae adnabod eich cynulleidfa yn un peth, ond mae hefyd yn bwysig deall sut y gall eich ysgrifennu effeithio arnynt.

Mae gwahanol lefelau o ystyr yn eich ysgrifennu. Dylech fod yn ymwybodol o bob un ohonynt a'r effaith y gallant ei chael.

Isod mae rhai pethau sy'n dylanwadu ar agwedd a phersbectif eich ysgrifennu:

  • Strwythur brawddeg cyffredinol; er enghraifft, mae brawddegau hir yn rhoi'r argraff bod y darllenydd yn wybodus.
  • Dewis geiriau trwy gydol eich ysgrifennu.
  • Pob ymadrodd, os o gwbl, a ddefnyddiwch, gan gynnwys trosiadau ac enghreifftiau.
  • Safbwyntiau rydych chi'n eu rhannu, boed yn farn neu'n argymhellion.

Mae'n arfer da ystyried safbwynt y darllenydd bob amser, nid eich safbwynt chi.

Mae syniadau gwych fel arfer yn dod i'r meddwl pan fyddwch chi'n meddwl o safbwynt eich cynulleidfa. Mae'r un peth yn wir am bostiadau cyfryngau cymdeithasol; dim ond os ydyn nhw'n atseinio gyda'ch cynulleidfa y maen nhw'n gweithio.

Felly'r ffordd orau ymlaen yw meddwl o'u safbwynt nhw ac addasu eich ysgrifennu yn unol â hynny.

Mae hefyd yn ei gwneud yn fwy tebygol y bydd eich darllenydd yn cytuno â chi ac yn gwneud yr hyn yr ydych am iddo ei wneud.

Mae hyn yn ei gwneud yn bwysig offeryn i'w defnyddio yn eich sefydliad, yn enwedig os ydych ar lefel reoli.

Crynhoi

Mae'r sgiliau uchod yn dibynnu'n bennaf ar eich arfer ysgrifennu busnes cyson. Po fwyaf y byddwch chi'n ymarfer, y mwyaf y byddwch chi'n gwella pob sgil yn awtomatig.

Hefyd, dylech chi wneud ymdrech i ddarllen i ddod yn berson gwell. Gweld beth mae eraill yn ei wneud yn wahanol yn eu hysgrifennu busnes a dysgu ohono.

Hefyd, dylech chi bob amser ddiweddaru'ch gwybodaeth am bethau cyfredol. P'un a yw'n ddiweddariadau iaith neu fformat, cadwch y wybodaeth ddiweddaraf.

Yn olaf, ceisiwch ddarganfod eich cryfderau a'ch gwendidau mewn ysgrifennu busnes a thargedu'ch ymdrechion yn unol â hynny.

Monolog. Sut i ysgrifennu monolog?

Beth mae sgriptiwr yn ei wneud?

Cyflymder ysgrifennu: cyflym neu araf, enghreifftiau ac awgrymiadau ar gyfer genres

ABC