Caffael electronig yw'r broses o brynu nwyddau, gwasanaethau neu waith gan ddefnyddio technolegau gwybodaeth a chyfathrebu, yn enwedig y Rhyngrwyd. Yn lle gweithdrefnau papur traddodiadol, mae e-gaffael yn defnyddio llwyfannau neu systemau electronig arbenigol sy'n caniatáu i gwsmeriaid bostio ceisiadau am gynigion (ceisiadau am ddyfynbris, tendrau) a derbyn cynigion gan ddarpar gyflenwyr.

Mae e-gaffael yn darparu nifer o fanteision, megis mwy o dryloywder yn y broses gaffael, llai o amser prosesu, llai o gostau gweinyddol, mwy o fynediad at ddarpar gyflenwyr a mwy o gystadleuaeth, a all yn y pen draw arwain at brisiau is a gwell ansawdd o nwyddau a gwasanaethau a brynir. .

Sut mae e-gaffael yn gweithio?

E-gaffael yw’r broses o gyfnewid contractau cyflenwyr, archebion prynu ac anfonebau yn electronig ar gyfer prynu cyflenwadau swyddfa neu unrhyw nwyddau neu wasanaethau eraill. Maent yn defnyddio Cyfnewid Data Electronig (EDI) i wneud y gorau o'r broses caffael busnes a gwneud iddo ddigwydd cyflymach, mwy effeithlon a darbodus. Mae e-gaffael yn galluogi cwmnïau i archebu'n gyflym ac yn hawdd gan eu cyflenwyr a rheoli prosesau caffael ar-lein.

Ar lefel menter, mae adran swyddogol neu arbennig yn gosod rheolau a pholisïau penodol ar gyfer prynu nwyddau a gwasanaethau sydd eu hangen ar y busnes. Y nod yw diwallu anghenion y cwmni am y pris isaf posibl neu am y pris gorau ar adeg yr angen. Er mwyn cyflawni'r nod hwn, mae staff prynu yn sefydlu perthynas â chyflenwyr, yn sefydlu canllawiau, yn negodi contractau, ac yn gosod terfynau ar y mathau o bryniannau a ganiateir.

Mae e-gaffael yn gweithio yn unol â'r egwyddor gyffredinol ganlynol:

  1. Paratoi a lleoli cais:
    • Mae'r cwsmer yn pennu ei ofynion ar gyfer nwyddau, gwasanaethau neu waith i'w prynu.
    • Mae'r cwsmer yn gosod cais ar y llwyfan electronig, gan nodi manylion caffael, megis disgrifiad o nwyddau/gwasanaethau, cyfeintiau, amseroedd dosbarthu, nodweddion ansawdd gofynnol, ac ati.
  2. Cyfranogiad y Cyflenwr:
    • Mae cyflenwyr sydd wedi'u cofrestru ar y platfform electronig yn derbyn hysbysiadau o bryniannau newydd sy'n cyd-fynd â'u proffil.
    • Mae cyflenwyr yn adolygu'r cais ac yn cyflwyno eu cynigion drwy'r system electronig. Gall cynigion gynnwys pris, amser dosbarthu, telerau talu a manylion eraill.
  3. Gwerthuso a dewis cynigion:
    • Mae'r cwsmer yn gwerthuso'r cynigion a dderbyniwyd gan ystyried meini prawf sefydledig, megis pris, ansawdd, terfynau amser ac eraill.
    • Weithiau mae proses o negodi rhwng y cwsmer a chyflenwyr i egluro'r telerau.
  4. Gwneud penderfyniad a chwblhau contract:
    • Ar ôl gwerthuso'r cynigion, mae'r cwsmer yn dewis yr opsiwn gorau ac yn ymrwymo i gontract gyda'r cyflenwr a ddewiswyd.
  5. Cyflawni’r contract:
    • Ar ôl i'r contract ddod i ben, mae'r amodau a nodir ynddo yn cael eu cyflawni. Mae hyn yn cynnwys darparu nwyddau neu ddarparu gwasanaethau yn unol â therfynau amser a gofynion y cytunwyd arnynt.
  6. Monitro a gwerthuso:

Cynhelir y weithdrefn gyfan hon trwy lwyfan electronig arbenigol, sy'n sicrhau diogelwch, tryloywder ac effeithlonrwydd y broses e-gaffael gyfan.

Meddalwedd caffael electronig.

Mae llawer o atebion meddalwedd e-gaffael ar gael, pob un yn cynnig ei nodweddion a'i alluoedd unigryw ei hun.

Caffael electronig. Dyma rai ohonyn nhw:

  1. SAP Ariba: Mae'n un o'r llwyfannau mwyaf blaenllaw ar gyfer Rheoli cadwyn gyflenwi ac e-gaffael. Mae SAP Ariba yn darparu offer ar gyfer gosod archebion, rheoli contractau, rhyngweithio â chyflenwyr a monitro cyflawni archebion.
  2. Cwmwl Caffael Oracle: Mae'n feddalwedd cwmwl sydd wedi'i dylunio i awtomeiddio prosesau caffael gan gynnwys ceisiadau am gynigion, tendrau, rheoli cyflenwyr a chontractau.
  3. Coupa: Mae Coupa yn cynnig llwyfan rheoli gwariant a chaffael sy'n cynnwys awtomeiddio prosesau caffael, dadansoddi gwariant, rheoli gwerthwyr ac offer eraill.
  4. BravoSolution: Mae hwn yn ateb a gynlluniwyd ar gyfer rheoli cyflenwyr ac e-dendro. Mae BravoSolution yn galluogi cwsmeriaid i bostio ceisiadau am gynigion, cynnal arwerthiannau a rheoli contractau.
  5. JAGGAER: Mae JAGGAER yn cynnig llwyfan ar gyfer rheoli cadwyn gyflenwi ac e-gaffael, gan gynnwys offer ar gyfer rheoli cyflenwyr, prynu catalogau, dadansoddi a monitro perfformiad contractau.

Mae'r cynhyrchion meddalwedd hyn yn darparu amrywiaeth o swyddogaethau, yn amrywio o brosesau e-gaffael sylfaenol i systemau rheoli cadwyn gyflenwi mwy cymhleth. Mae'r dewis o feddalwedd yn dibynnu ar anghenion penodol a chyllideb y sefydliad.

Caffael electronig. Cadwyn werth.

Mae'r gadwyn werth e-gaffael yn cynnwys nifer o gamau a phrosesau, ac mae pob un ohonynt yn cyfrannu at gynnydd effeithlonrwydd ac ychwanegu gwerth ar gyfer y sefydliad.

Isod mae'r gadwyn werth gyffredinol mewn e-gaffael:

  1. Awtomeiddio prosesau caffael: Gall llwyfannau caffael electronig awtomeiddio llawer o brosesau, megis gosod bidiau am nwyddau a gwasanaethau, prosesu cynigion gan gyflenwyr, gwerthuso a dewis y cynigion gorau. Mae hyn yn lleihau amser costau ac yn cynyddu effeithlonrwydd y broses gaffael gyfan.
  2. Mwy o hygyrchedd i gyflenwyr: Mae llwyfannau electronig yn darparu'r gallu i gysylltu'n gyflym ac yn hawdd ag ystod eang o ddarpar gyflenwyr. Mae hyn yn caniatáu i'r cwsmer gael mwy o opsiynau ar gyfer cynigion a dewis y gymhareb pris-ansawdd gorau.
  3. Mwy o dryloywder: Mae e-gaffael yn darparu tryloywder yn y broses, o gyflwyno cynnig i gwblhau contract. Mae cwsmeriaid a chyflenwyr yn cael mynediad at yr holl wybodaeth angenrheidiol am y broses gaffael, sy'n helpu i leihau risgiau ac atal llygredd.
  4. Gwell rheolaeth data: Mae llwyfannau e-gaffael yn casglu ac yn dadansoddi llawer iawn o ddata o brosesau caffael, gan roi mewnwelediad gwerthfawr i gwsmeriaid i gostau, perfformiad cyflenwyr, tueddiadau'r farchnad, a mwy. Mae hyn yn helpu i wneud y gorau o strategaethau prynu a gwneud penderfyniadau mwy gwybodus.
  5. Lleihau costau a chynyddu effeithlonrwydd: O ganlyniad i awtomeiddio ac optimeiddio prosesau caffael, mae costau gweinyddol yn cael eu lleihau, mae gwallau ac oedi yn cael eu lleihau, sydd yn y pen draw yn arwain at ostyngiad yng nghostau caffael cyffredinol y sefydliad a chynnydd yn ei effeithlonrwydd.

Pwrpas pob cam o'r gadwyn hon yw ychwanegu gwerth a gwella effeithlonrwydd y broses electronig gyfan caffael, sydd yn y pen draw yn cael effaith fuddiol ar lwyddiant a chystadleurwydd y sefydliad.

Beth yw manteision e-gaffael?

Mae e-gaffael yn darparu nifer o fanteision i sefydliadau, cwsmeriaid a chyflenwyr. Mae’r llwyfannau’n darparu tryloywder a rheolaeth dros y broses gaffael, o osod cais i gyflawni’r contract. Gall cwsmeriaid olrhain pob cam o'r broses yn hawdd a sicrhau cydymffurfiaeth â'r holl bolisïau a gweithdrefnau sefydledig.

Mae e-gaffael yn caniatáu i chi gyflawni gweithdrefnau yn gyflymach ac yn fwy effeithlon, gan fod pob cam, o wneud cais i ddewis cyflenwr, yn cael eu cwblhau ar-lein. Mae hyn yn lleihau oedi ac yn eich galluogi i ymateb yn gyflymach i newidiadau yn y farchnad. Mae awtomeiddio prosesau caffael ar lwyfannau electronig yn helpu i leihau costau gweinyddol sy'n gysylltiedig â dogfennaeth â llaw, prosesu cynigion a thasgau arferol eraill.

Mae llwyfannau electronig yn casglu ac yn storio llawer iawn o ddata ar gaffael a pherfformiad cyflenwyr, gan hwyluso dadansoddi a gwneud penderfyniadau gwybodus. Mae hyn yn helpu i wneud y gorau o strategaethau prynu a nodi cyfleoedd i leihau costau. Mae'r defnydd o lwyfannau electronig yn hwyluso cydymffurfiaeth â deddfwriaeth a safonau ym maes caffael cyhoeddus a chaffael yn y sector preifat, gan fod pob cam o'r broses wedi'i ddogfennu ac yn destun dilysu.

Caffael electronig. Problemau.

Er bod gan e-gaffael lawer o fanteision, gall hefyd wynebu rhai heriau.

Mae rhai o'r problemau mwyaf cyffredin yn cynnwys:

  1. Dim digon o gymwysterau personél: Mae defnyddio llwyfannau electronig yn gofyn am lefel benodol o lythrennedd cyfrifiadurol a sgiliau technegol ymhlith gweithwyr. Gall diffyg hyfforddiant staff arwain at gwallau yn y broses gaffael neu arafu mabwysiadu electronig systemau
  2. Diogelwch data: Gall llwyfannau electronig fod yn destun ymosodiadau seiber neu ddwyn data. Gall mesurau diogelwch annigonol arwain at ollwng gwybodaeth gyfrinachol neu gyfaddawdu ar y system, gan fod yn fygythiad i gwsmeriaid a chyflenwyr.
  3. Mynediad cyfyngedig i'r rhyngrwyd: Mewn rhai rhanbarthau, gall mynediad i'r Rhyngrwyd fod yn gyfyngedig neu ddim ar gael o gwbl. Mae hyn yn creu problemau i gyfranogwyr na allant ddefnyddio llwyfannau caffael electronig yn rhydd.
  4. Monopoleiddio marchnad: Mewn rhai achosion, gall llwyfannau caffael electronig greu sefyllfa fonopoli yn y farchnad trwy gyfyngu ar y dewis o gyflenwyr ac amodau prynu. Gall hyn arwain at gystadleuaeth gyfyngedig ac amrywiaeth annigonol o gynigion.
  5. Heterogenedd technolegau: Gall gwahanol sefydliadau ddefnyddio llwyfannau a thechnolegau gwahanol ar gyfer e-gaffael. Gall heterogenedd technolegau rwystro rhyngweithrededd a rhyngweithredu rhwng systemau, gan wneud cydweithredu a rhannu gwybodaeth ymhlith cyfranogwyr y broses yn anodd.
  6. Diffyg ymddiriedaeth yn y system: Efallai na fydd rhai cyfranogwyr yn ymddiried mewn systemau e-gaffael oherwydd y posibilrwydd trin neu ddiffyg cydymffurfio â rheolau a safonau.

FAQ. Caffael electronig.

  1. Beth yw e-gaffael?

    • Caffael electronig yw'r broses o brynu nwyddau, gwasanaethau neu waith gan ddefnyddio technolegau gwybodaeth a chyfathrebu, yn enwedig y Rhyngrwyd.

  2. Sut mae e-gaffael yn gweithio?

    • Mae e-gaffael yn golygu gosod bidiau ar lwyfannau electronig, derbyn cynigion gan gyflenwyr, gwerthuso bidiau, dewis cyflenwyr a thrafod cytundebau, y cyfan yn cael ei wneud ar-lein.

  3. Beth yw manteision e-gaffael?

    • Mae’r buddion yn cynnwys mwy o dryloywder a chystadleuaeth, llai o amser caffael, llai o gostau gweinyddol, mwy o hygyrchedd i gyflenwyr a gwell rheolaeth ar ddata.

  4. Pa atebion meddalwedd a ddefnyddir ar gyfer e-gaffael?

    • Mae yna lawer o atebion meddalwedd fel SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER ac eraill sydd wedi'u cynllunio i awtomeiddio prosesau e-gaffael.

  5. Pa broblemau all godi gydag e-gaffael?

    • Gall heriau gynnwys cymwysterau staff annigonol, materion diogelwch data, mynediad cyfyngedig i'r rhyngrwyd, monopoleiddio marchnad, heterogenedd technoleg a diffyg ymddiriedaeth yn y system.

  6. Pa gamau y gellir eu cymryd i weithredu e-gaffael yn llwyddiannus?

    • Mae hyn yn cynnwys hyfforddi staff, gweithredu datrysiadau meddalwedd modern a diogel, datblygu polisïau a gweithdrefnau priodol, yn ogystal â monitro a dadansoddi prosesau caffael yn rheolaidd.

ABC