La redacción comercial es una comunicación empresarial eficaz; es importante que todos los empleados tengan buenas habilidades de redacción comercial.
Cada empleado necesita enviar correos electrónicos, desarrollar propuestas comerciales y redactar informes comerciales de vez en cuando. Por lo tanto, unas buenas habilidades de redacción de negocios son cruciales junto con buenas habilidades de comunicación.
Las habilidades de comunicación escrita también pueden marcar una gran diferencia al solicitar empleo. Para algunos, este puede ser el paso final para validar su trabajo.
Habilidades de redacción comercial.
Ya sea que esté creando un documento comercial o escribiendo una nota simple, buenas habilidades Las cartas comerciales pueden ser de gran ayuda. Es más que simplemente una buena estructura de oraciones, un tono profesional y una gramática adecuada.
A continuación se presentan algunas habilidades importantes de redacción comercial en las que debería trabajar.
1. lenguaje sencillo
La primera regla para convertirse en un gran escritor de negocios es aprender a utilizar siempre un lenguaje sencillo. La buena escritura generalmente no incluye muchas palabras complicadas.
Crear contenido fácil de leer consiste en hacerlo fácil de entender.
Para ello, puede utilizar palabras cortas comúnmente conocidas. Si no existe una palabra más corta para una palabra compleja, utilice una frase corta para describirla.
Además, puedes concentrarte en evitar los adjetivos y tratar de utilizar la voz activa.
La escritura eficaz es cuando puede comunicarse fácilmente y expresar su mensaje de forma rápida y eficaz. Punto de vista.
Por lo tanto, también debes intentar evitar los verbos ocultos. En otras palabras, personalizar tu correo electrónico resolverá automáticamente este problema.
Por ejemplo, en lugar de decir "Nos gustaría echarte una mano", podrías decir "Nos gustaría ayudarte".
Este último no sólo es más breve y directo, sino que también parece más amigable.
Utilizar un lenguaje tan directo y claro es más eficiente, rápido y efectivo. Si tu lector es diferente empleado o cliente, siempre es mejor simplificar el texto para su audiencia.
2. La capacidad de distinguir la opinión de los hechos.
Los redactores comerciales deben tomar precauciones adicionales durante el proceso de redacción porque la mayoría de los escritos comerciales excluyen opiniones personales.
Aunque no vas a escribir ningún artículo académico aquí, debes asegurarte de que los hechos sean claros.
Mientras tanto, los documentos comerciales deben estar libres de opiniones personales. La única adición razonable a la opinión personal es cuando haces recomendaciones.
En todos los demás casos, es mejor no añadir opiniones. Sin embargo, en algunos casos excepcionales es posible que tengas que expresar tu opinión.
En tales casos, debes saber la diferencia entre expresar una opinión objetiva y una opinión personal.
En cualquier caso, los redactores de negocios deben poder distinguir las opiniones de los hechos.
Es extremadamente importante mantener esto para evitar malentendidos. Ya sea que sus lectores sean partes interesadas internas o externas, asegúrese de que su escritura esté libre de ambigüedades.
Además, si expresas tu punto de vista sobre algo, asegúrate de dejar claro que esa es tu opinión.
3. Carta comercial. Concisión y brevedad
Independientemente de tu estilo de escritura, debes aprender a ser conciso. Cualquier carta comercial debe ser breve y directa.
Usar un lenguaje conciso consiste básicamente en eliminar palabras y frases innecesarias que no tienen un propósito directo.
Por ejemplo, al escribir correo electrónico podría escribir: "Le envío este correo electrónico para informarle que debe enviar su trabajo antes del lunes".
No es necesario que la primera parte de esta oración esté aquí, ya que es obvio que estás enviando un correo electrónico.
En su lugar, deberías escribir: "Debes entregar tu trabajo antes del lunes".
Sin embargo, este es un ejemplo extremadamente simple. La concisión y la brevedad son de gran importancia al redactar documentos como informes comerciales.
Esto se debe a que la mayoría de sus lectores no tendrán tiempo para hojear varias páginas o párrafos.
Una buena regla general es hacer que la información sea fácilmente accesible.
Además, aquí hay algunas cosas que puede hacer:
- Concéntrese siempre en los hechos y la información.
- Apégate al tema
- Utilice tres palabras o menos en cada párrafo a menos que esté explicando algo.
- Utilice palabras cortas y mantenga la misma elección de palabras en todo momento.
- Evite adverbios y adjetivos innecesarios
- Evite toda ambigüedad y busque siempre la claridad.
Mantenga sus oraciones cortas e intente introducir la información más importante al principio o en el primer párrafo.
Si hay una frase incómoda, divídela en varias y guarda las partes relevantes.
4. Carta comercial. mantener la meta
Es fundamental garantizar que cada forma de comunicación empresarial tenga un propósito claro.
Debe concentrarse en asegurarse de que su carta comercial defina claramente su propósito. También es mejor mantener un único propósito para cada documento.
Por ejemplo, si envía un anuncio para toda la empresa a los empleados, asegúrese de dejarlo claro desde el principio.
Es posible que la mayoría de las personas no entiendan todas sus comunicaciones comerciales, especialmente si parecen formuladas y repetitivas.
Por lo tanto, puedes evitar esto asegurándote de que todos los documentos comuniquen el propósito de inmediato.
Es por eso que la mayoría de los artículos comienzan con una explicación de lo que se discutirá.
Más importante aún, no debes desviarte de este objetivo mientras trabajas en el documento. Utilice otros documentos si hay algo de qué hablar.
Su mensaje sólo debe abordar una idea principal a la vez. Así que evite pensamientos desordenados y practique mensajes con un solo propósito.
5. Sepa quién es su audiencia
Si bien esto puede parecer obvio, sigue siendo una habilidad importante, especialmente si la redacción de su negocio es de naturaleza más externa que interna.
Si bien debes comprender el propósito de tu carta, también es importante saber quién es tu lector.
Esto ayuda a dirigir el objetivo a una persona o audiencia específica. Este es el mismo caso ya sea que esté escribiendo un correo electrónico a alguien o enviando un mensaje a las masas.
Además, conocer a tu audiencia también significa comprender cómo funcionan sus mentes.
Por ejemplo, si escribe un correo electrónico a compañeros de trabajo, debe ser breve e informal.
Asimismo, si envías un correo electrónico a un cliente, debes ser formal, claro y sencillo.
Por lo tanto, siempre es mejor conocer a tu audiencia en el mundo empresarial porque te ayudará a satisfacer sus necesidades.
Su audiencia puede influir activamente en las siguientes cosas:
- el idioma que usas; cada palabra puede ser diferente al considerar diferentes audiencias.
- ¿Qué herramientas utiliza y en qué capacidad?
- La efectividad de lo que escribes a lo largo del tiempo.
- Su tono de conversación está entre profesional y completamente informal.
- ¿Cuáles son los puntos importantes que quieres mencionar?
Además, también puede afectar la longitud de su carta. Por ejemplo, si está escribiendo un informe comercial para la alta dirección, Debes escribir los puntos principales en la primera página. en forma de párrafos cortos.
6. Carta comercial. Formato
Forma rápida mejora tus habilidades redacción comercial: desarrolle habilidades de formato. Se cometen muchos errores comunes durante el formateo que pueden provocar problemas complejos.
Sus esfuerzos de formateo siempre deben garantizar la máxima eficiencia. No empieces a escribir hasta que tengas una idea clara de cómo se debe formatear el documento.
La idea es permitir a los lectores ver rápidamente cualquier documento sin problemas.
Pero eso no significa que debas agregar demasiados elementos de formato; puede distraer a sus lectores.
Esto se aplica a todas las formas de escritura, ya sea que esté escribiendo informes, correos electrónicos o creando una presentación.
Aquí hay algunas cosas que se incluyen en el formato:
- Utilice negrita, cursiva y subrayado.
- Resalte elementos de texto específicos.
- Usando diferentes colores para las diferentes palabras que deseas colorear.
- Uso de párrafos y numeración.
- Uso de títulos y subtítulos.
- Mantiene la estructura de la oración y la alineación del texto.
El formato debe seguir siendo el mismo en todos los documentos. Por ejemplo, si está escribiendo un informe, se debe aplicar el mismo formato al cuerpo y a las preguntas frecuentes (si corresponde).
7. Carta comercial. Corrección, edición y revisión.
Mejor herramienta controles gramaticales - eres tu. Esta habilidad es útil en todo tipo de escritura.
Esta es la mejor manera de convertirse en un mejor escritor porque está mejorando activamente usted mismo y su escritura.
La revisión implica verificar si su escritura sigue las pautas de estilo, el formato y otras molestias.
Además, verifica los hechos, los enlaces y la exactitud de su contenido. Además, esta también es una excelente manera de eliminar la voz pasiva innecesaria.
Luego podrá realizar cambios significativos en su contenido. De lo contrario, no tiene sentido editarlo usted mismo.
Una buena práctica es volver a escribir cada dos días. Sin embargo, esto sólo funcionará si estás trabajando en una propuesta o informe.
Editar implica mantener lo que se ha escrito o actualizarlo una vez finalizado. Por ejemplo, es posible que deba revisar un informe después de mostrárselo a su gerente.
Durante estos pasos, intente verificar si hay errores tipográficos, de sintaxis y gramaticales. Concéntrese en la legibilidad general y la fluidez del documento.
Además, también deberías comprar una herramienta de revisión ortográfica. Esto puede facilitar el proceso de revisión y edición, pero primero intente perfeccionar sus habilidades en lugar de depender de herramientas.
8. Carta comercial. Actitud y punto de vista.
Conocer a tu audiencia es una cosa, pero también es importante comprender cómo tu escritura puede impactarlos.
Hay diferentes niveles de significado en tu escritura. Debes ser consciente de todos ellos y del impacto que pueden tener.
A continuación se presentan algunas cosas que influyen en la actitud y la perspectiva de su escritura:
- Estructura general de la oración; por ejemplo, las oraciones largas dan la impresión de que el lector tiene conocimientos.
- Elección de palabras a lo largo de su escritura.
- Todas las expresiones, si las hay, que utilice, incluidas metáforas y ejemplos.
- Puntos de vista que compartes, ya sean opiniones o recomendaciones.
Es una buena práctica considerar siempre el punto de vista del lector, no el suyo.
Generalmente te vienen a la mente grandes ideas cuando piensas desde la perspectiva de tu audiencia. Lo mismo se aplica a las publicaciones en las redes sociales; solo funcionan si resuenan en tu audiencia.
Entonces, la mejor manera de avanzar es pensar desde su perspectiva y ajustar su escritura en consecuencia.
También hace que sea más probable que su lector esté de acuerdo con usted y haga lo que usted quiere que haga.
Esto lo hace importante herramienta para usar en su organización, especialmente si se encuentra en un nivel gerencial.
para resumir
Las habilidades mencionadas anteriormente dependen principalmente de su práctica constante de redacción comercial. Cuanto más practiques, más mejorarás automáticamente cada habilidad.
Además, debes esforzarte en leer para convertirte en una mejor persona. Vea lo que otros están haciendo de manera diferente en sus escritos comerciales y aprenda de ello.
Además, siempre debes actualizar tus conocimientos sobre cosas de actualidad. Ya sean actualizaciones de idioma o formato, manténgase actualizado.
Finalmente, intente descubrir sus fortalezas y debilidades en la redacción comercial y oriente sus esfuerzos en consecuencia.
Monólogo. ¿Cómo escribir un monólogo?
Ritmo de escritura: rápido o lento, ejemplos y consejos por géneros
Deja un comentario