Habilidades de facilitación necesarias para ser un buen facilitador

Las habilidades de facilitación son el proceso de gestionar la dinámica del grupo para ayudar a los miembros del grupo a alcanzar un consenso y resolver problemas de manera efectiva. Estas habilidades pueden resultar útiles para cualquiera que trabaje con grupos de personas, ya sea como director de proyectos, formador, profesor, coach o consultor.

Según un estudio reciente, cada semana se dedican aproximadamente de seis a veinte horas a reuniones. Sin embargo, una parte importante fuerza de trabajo, que participó en este estudio, argumentó que este tipo de reuniones generalmente son improductivas. Las habilidades de facilitación están involucradas aquí, ya que permiten a los líderes/gerentes guiar a las personas hacia objetivos acordados de una manera que se alienta a todos los miembros a poseer, ofrecer participación y utilizar sus capacidades. Por lo tanto, cuando las habilidades de facilitación se utilizan correctamente, los propietarios Negocios no perderán su tiempo, dinero y otros recursos en reuniones improductivas.

En esta publicación, profundizaremos en el mundo de las habilidades de facilitación y comprenderemos qué son y cómo puede usar estas habilidades para que sus reuniones sean inspiradoras, orientadas a resultados y productivas. Así que comencemos ahora mismo.

Definición de habilidades de simplificación. Habilidades de facilitación

Como todos sabemos, las herramientas son medios que permiten realizar una determinada tarea de forma beneficiosa para todos. La facilitación es la provisión de recursos necesarios para llevar a cabo actividades relevantes. Ya sea en su vida personal o profesional, la comunicación y la interacción desempeñan papeles vitales. En el mundo empresarial, la forma, formato y propósito de estas interacciones son muy diferentes a las que se dan en el ámbito personal de una persona. Habilidades de facilitación

Allí, las discusiones deben llevarse a cabo de una manera más estable y predeterminada que sea aceptable para todas las partes involucradas en el proceso. Esto requiere algunos recursos, como estímulo, oportunidades para hablar y expresar sus opiniones. Punto de vista, tener un saludable intercambio de información y continuar la discusión. En latín, alivio significa facilitar una tarea.

Por lo tanto, es justo que las habilidades de facilitación sean las habilidades que necesita un individuo para hacer que las discusiones en grupo sean mejores y más fáciles. Estos навыки incluyen habilidades de gestión, capacidad de toma de decisiones y capacidad de resolución de problemas. El éxito o el fracaso de una discusión depende en gran medida del uso correcto de las habilidades del facilitador.

¿Qué habilidades de facilitación?

Hablando de los patrones de comportamiento humano, Aristóteles dijo una vez:

Hay personas con diferentes puntos de vista y habilidades. Hay que tener en cuenta que no hay dos personas iguales. Cada uno tiene diferentes formas de expresarse y diferentes niveles de comprensión. La comunicación es una hoja que combina dos ideologías o dos pensamientos en uno. Es muy importante apoyar bueno relaciones entre las personas para garantizar una comunicación fluida. Esto permite un libre flujo de pensamientos, ideas y estrategias. Pero garantizar una comunicación fluida dentro de un grupo determinado también requiere una enorme habilidad. Las habilidades del facilitador son críticas en todas esas circunstancias.

En las reuniones de negocios, los facilitadores son responsables de

• Objetivos comunes y claros
• Un proceso adecuada y claramente definido para lograr estos objetivos.
• Canalizar en el entendido de que los participantes deben venir preparados a la reunión o tener interés en el tema.
• Difundir entre los participantes el sentimiento de que sus opiniones y decisiones son valoradas

Veamos ahora la definición correcta de tales habilidades.

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¿Por qué son importantes los facilitadores?

Como se mencionó anteriormente, la facilitación es la provisión de recursos. En el mundo empresarial se están produciendo debates significativos. Habilidades de facilitación

Si estas discusiones son en vano, la empresa sufrirá enormes pérdidas. Por lo tanto, debe haber alguien que regule y controle estas discusiones. La persona que realiza esta tarea se llama facilitador. El facilitador debe comprender claramente el propósito de la discusión. Él / ella es responsable de romper el hielo entre las partes involucradas, iniciar la discusión y llevarla exactamente por el camino correcto. Cualquiera que pueda lograrlo puede ser de gran ayuda.

Antes y durante la reunión Preparación del facilitador

Un facilitador es una persona que gestiona el proceso del grupo, crea las condiciones para lograr los objetivos del grupo y ayuda a los participantes a alcanzar consensos y resolver problemas de manera efectiva. El facilitador puede ser un profesional de tiempo completo o puede involucrar un papel desempeñado por un miembro del grupo que actúa como facilitador para guiar el proceso.

Puede albergar diversos tipos de eventos y reuniones como reuniones, formaciones, conferencias, seminarios, etc. El facilitador no proporciona la solución, pero gestiona un proceso que ayuda a los miembros del grupo a encontrar una solución juntos.

La tarea principal del facilitador es crear condiciones para una comunicación abierta y productiva entre los miembros del grupo, donde todos puedan expresar su opinión y el grupo pueda trabajar para lograr objetivos comunes. El facilitador puede utilizar varios métodos y técnicas para ayudar al grupo a llegar a un consenso y resolver problemas, como discusión grupal, lluvia de ideas, trabajo en grupos pequeños, juegos, etc.

El facilitador debe hacer

Pero antes de iniciar la discusión, el facilitador debe hacer algunos preparativos como se indica a continuación.

1. Hay varias partes interesadas y otros miembros del equipo que participarán en la discusión y harán comentarios importantes. El facilitador debe reunirse con estos miembros y comprender y explorar estos puntos. Habilidades de facilitación
2. La discusión debe planificarse con claridad. La planificación de la discusión debe tener un plan claro. Debe tener todos los detalles y no perderse ni un solo punto que se tratará en el seminario o reunión que se organizará.
3. El siguiente aspecto instrumental para organizar una reunión agradable y fructífera es el lugar donde se celebrará. Por lo tanto, es necesario reservar la ubicación correcta y luego adecuar la infraestructura a su sesión.
4. Algunas reuniones se llevan a cabo únicamente con discusiones orales. Esto requiere enormes habilidades para romper el hielo. Si se necesitan elementos adicionales para la reunión, como hojas de trabajo y presentaciones de PowerPoint, la tecnología necesaria debe estar disponible.
5. Si la reunión va a durar todo el día o más tiempo, se deben hacer arreglos para las bebidas y la comida.
6. Una vez que comienza la discusión o reunión, el facilitador debe asumir la responsabilidad de llevarla en la dirección correcta. Debe mantener la energía adecuada y el espacio adecuado para los participantes.
7. El debate debería ser útil y fructífero. Corresponde al mediador evitar conversaciones inútiles en una reunión profesional. Debe haber un sano intercambio de ideas e información.
8. Cuando la reunión llega a su fin, el facilitador debe estar listo con una declaración final para resumir todos los detalles de la discusión. Además, debe asegurarse de que las decisiones o el resultado de la reunión se implementen de inmediato. Esto ayudará a que la reunión sea un éxito tangible.

Habilidades de facilitación necesarias para ser un buen facilitador

El facilitador tiene una gran responsabilidad sobre sus hombros. Por lo tanto, debe estar equipado con algunas habilidades necesarias. Estas habilidades son las siguientes.

1. Conozca a los participantes. Habilidades de facilitación

Cualquier discusión o reunión que deba celebrarse tiene algunos participantes importantes cuya jerarquía y función debe ser conocida por el mediador. En ocasiones sucede que las partes involucradas en este proceso no se conocen. Aquí el facilitador tiene la tarea de garantizar comodidad y amistad entre ellos. Para ello, el presentador debe saber quiénes son los participantes. Debe tener toda la información necesaria para identificarlos y presentarlos entre sí.

2. Establecer pautas claras

Cada reunión sigue un horario específico. Debe seguirse cuidadosa y correctamente. Esto hará que la reunión sea más productiva. Además, en algunas discusiones existen reglas para negociaciones y acuerdos. Incluso deberán ser comunicados a todos los participantes por parte del presentador. Además de esto, deben existir pautas sobre comportamiento cortés y respetuoso. Ningún participante debe cruzar estos límites, sin importar cómo vaya la discusión. Esta es una de las etiquetas básicas de cualquier reunión.

3. Crear un ambiente inclusivo. Habilidades de facilitación

En cualquier reunión, todos deben tener la misma voz para hablar. Debe haber una distribución justa de derechos para participar en la discusión y proponer otro punto. Para lograrlo, debe haber un entorno inclusivo. Esto ayudará a que todos hablen y defiendan lo que se siente audaz y valiente. También menciona comodidad y confianza entre los participantes. Esto elimina cualquier indicio de timidez o incomodidad al exponer cualquier punto en la reunión.

4. Escucha activa

Todos pensamos que hablar es una actividad vital, ser parte de una reunión o de alguna discusión. Pero incluso escuchar es igualmente importante. Sólo quien sabe escuchar bien puede hablar bien de verdad. Por tanto, enfatiza la importancia de ser un oyente activo. El participante siempre debe sentir que lo que dice está siendo escuchado con total concentración. El facilitador debe asegurarse de que todos escuchen atentamente todos los puntos. Además, puede tomar notas de lo que se dice para referencia futura.

5. Gestión del tiempo. Habilidades de facilitación

Bien se dice que el tiempo es oro en el ámbito empresarial y profesional, cada minuto y cada segundo cuenta. Por tanto, debe haber un óptimo y mejor aprovechamiento del tiempo disponible. Se debe tener cuidado para garantizar que todos los temas sean abordados y discutidos por los participantes con suficiente detalle. Además, si el equipo se detiene demasiado en un punto en particular, lo que resulta en una pérdida de tiempo, el facilitador debe interrumpir cortésmente el trabajo y continuar la discusión. Además, el calendario de reuniones debe seguirse con el mayor cuidado posible. El plan debe prepararse con algo de tiempo para compensar algunas pérdidas de tiempo inevitables.

6. Mantener un resumen de todos los elementos de acción. Habilidades de facilitación

Durante las reuniones, a menudo se descubren acciones específicas relacionadas con planteamientos de problemas. Un facilitador con excelentes habilidades de facilitación debe conocer estos elementos de la actividad y también debe asegurarse de que sean visibles para todos los participantes. También es necesario asegurarse de que el elemento de acción indique qué se debe hacer, quién debe hacerlo y cuándo debe completarse. Además, debe resumir los elementos de acción hacia el final de la discusión para asegurarse de que todos estén en sintonía con respecto a la importancia, los objetivos y el momento de los elementos.

7. Objetivo restante

Ser objetivo es una de las habilidades centrales del facilitador que un facilitador debe incluir. El facilitador debe ser visto como una persona completamente objetiva y no debe ser visto como si estuviera en el “campo” de nadie para la reunión. Cuando se considera que el facilitador es unilateral, la confianza de los demás participantes (especialmente de los del lado opuesto) se pierde rápidamente. En el momento en que se pierde la confianza, es difícil recuperarla. Es por eso que mantenerse objetivo en lugar de revelar sus prejuicios es una de las habilidades de facilitación más importantes en las que debe centrarse.

8. Encuentre a través de preguntas, no de conferencias o sermones. Habilidades de facilitación

Es importante que los facilitadores no se vuelvan más sermoneadores al revelar su inteligencia sobre este tema. En cambio, utilizar su conocimiento para ayudar a otros miembros a llegar a una solución típica basada en problemas es una de las habilidades de facilitación más importantes que debe tener. Los facilitadores deben hacer esto haciendo preguntas que sean relevantes para el planteamiento del problema y diseñadas para revelar nuevas realidades. La reunión debe tratar de resolver el problema de los participantes, y hacer una pregunta es una de las mejores formas de hacerlo.

9. Mantenga al supervisor/gerente alejado de secuestrar la reunión/discusión.

Como facilitador, debe asegurarse de que los líderes o gerentes no se apropien de la reunión comunicando sus sentimientos y estableciendo el progreso de la reunión de acuerdo con su plan. La reunión debe ofrecer igualdad de oportunidades a todos los miembros y los facilitadores deben tener las habilidades de facilitación para garantizarlo.

10. Esté a cargo de la conversación. Habilidades de facilitación

Los facilitadores deben hacer que la reunión avance haciéndose cargo de la conversación para mantener la reunión encaminada. En el momento en que las discusiones de la reunión pierden impulso, los facilitadores deben llevar la discusión nuevamente al planteamiento del problema. Incluso en ocasiones tendrás que tachar a alguien; sin embargo, es tu responsabilidad y debes hacerlo sin perder el control. El control le permitirá respetar a todos los participantes, por lo que la gestión de la conversación se considera una de las habilidades de facilitación poderosas para los facilitadores.

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Técnicas que utilizará el facilitador para optimizar las habilidades de facilitación

Al dirigir una reunión o discusión, el facilitador debe tener algunas de las habilidades enumeradas anteriormente. Además de esto, también debe estar preparado con este conjunto de herramientas que le resultarán útiles cuando sea necesario para una reunión exitosa.

1. Técnica para romper el hielo: Bien se dice que un buen comienzo es la mitad de la batalla. Esto se aplica incluso en reuniones o debates de negocios. Hay ocasiones en las que es posible que las partes involucradas no se conozcan muy bien. Aquí, el facilitador debe utilizar estas técnicas para romper el hielo.
2. Técnicas de estrategia: cada reunión tiene una estrategia específica que debe seguirse para su éxito. Determinan el curso y el orden del día de la reunión. Habilidades de facilitación
3. Técnica creativa. A menudo las reuniones de negocios pueden resultar muy mundanas o monótonas. Todos los humanos necesitamos una chispa en estas situaciones. El facilitador puede usar su creatividad y proponer algo divertido que agregue color y también brinde soluciones creativas a algunos de los problemas.
4. Métodos de resolución de problemas: Los problemas y los conflictos son posibles en todas partes. Son una parte integral de cualquier viaje de la vida, y las reuniones y debates profesionales no son una excepción. El facilitador debe conocer algunas técnicas de resolución de problemas y conflictos para afrontar este tipo de situaciones.
5. Métodos de toma de decisiones. Cada reunión se lleva a cabo para tomar una decisión o finalizar una estrategia. El facilitador debe tener técnicas para guiar la discusión hacia decisiones firmes en un tiempo limitado y con la menor cantidad de conflicto.

¡Pensamientos finales sobre las habilidades de facilitación!

La simplificación es un concepto importante a la hora de organizar reuniones o debates de negocios. Por lo tanto, convertirse en facilitador requiere un conjunto específico de habilidades y un conjunto de herramientas que lo ayudarán a facilitar una reunión útil, pacífica y exitosa. Siempre que los gerentes o facilitadores tengan las habilidades de facilitación necesarias, las empresas pueden optimizar los resultados de sus reuniones, lo que en última instancia optimizará el desempeño general de la organización para lograr un objetivo común.

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