A contratación electrónica é o proceso de compra de bens, servizos ou obras mediante as tecnoloxías da información e da comunicación, en particular Internet. En lugar dos tradicionais procedementos en papel, a contratación electrónica utiliza plataformas ou sistemas electrónicos especializados que permiten aos clientes publicar solicitudes de propostas (solicitudes de cotización, licitacións) e recibir propostas de potenciais provedores.

A contratación electrónica proporciona unha serie de vantaxes, como unha maior transparencia no proceso de contratación, redución do tempo de tramitación, redución dos custos administrativos, aumento do acceso a provedores potenciais e aumento da competencia, o que en última instancia pode levar a prezos máis baixos e a mellora da calidade dos bens e servizos adquiridos. .

Como funciona a contratación electrónica?

A contratación electrónica é o proceso de intercambio electrónico de contratos de provedores, ordes de compra e facturas para a compra de material de oficina ou calquera outro ben ou servizo. Utilizan o intercambio electrónico de datos (EDI) para optimizar o proceso de adquisición empresarial e facelo posible máis rápido, máis eficiente e económico. A contratación electrónica permite ás empresas realizar pedidos aos seus provedores de forma rápida e sinxela e xestionar os procesos de adquisición en liña.

A nivel empresarial, un departamento oficial ou especial establece regras e políticas específicas para a compra de bens e servizos necesarios para a empresa. O obxectivo é satisfacer as necesidades da empresa ao menor prezo posible ou ao mellor prezo no momento da necesidade. Para acadar este obxectivo, o persoal de compras establece relacións cos provedores, establece pautas, negocia contratos e establece límites aos tipos de compras permitidas.

A contratación electrónica funciona de acordo co seguinte principio xeral:

  1. Elaboración e colocación da solicitude:
    • O cliente determina os seus requisitos para mercar bens, servizos ou traballos.
    • O cliente coloca unha aplicación na plataforma electrónica, indicando detalles de adquisición, como descrición de bens/servizos, volumes, prazos de entrega, características de calidade requiridas, etc.
  2. Participación do provedor:
    • Os provedores rexistrados na plataforma electrónica reciben notificacións de novas compras que coincidan co seu perfil.
    • Os provedores revisan a solicitude e presentan as súas propostas a través do sistema electrónico. As ofertas poden incluír prezo, prazo de entrega, condicións de pago e outros detalles.
  3. Avaliación e selección de propostas:
    • O cliente valora as propostas recibidas tendo en conta criterios establecidos, como prezo, calidade, prazos e outros.
    • Ás veces hai un proceso de negociación entre o cliente e os provedores para aclarar os termos.
  4. Tomar unha decisión e celebrar un contrato:
    • Despois de avaliar as propostas, o cliente selecciona a mellor opción e celebra un contrato co provedor seleccionado.
  5. Execución do contrato:
    • Despois da celebración do contrato, cúmprense as condicións estipuladas no mesmo. Isto inclúe a entrega de bens ou a prestación de servizos de acordo cos prazos e requisitos acordados.
  6. Seguimento e avaliación:

Todo este trámite realízase a través dunha plataforma electrónica especializada, que garante a seguridade, transparencia e eficacia de todo o proceso de contratación electrónica.

Software de contratación electrónica.

Hai moitas solucións de software de compra electrónica dispoñibles, cada unha ofrece as súas propias características e capacidades únicas.

Contratación electrónica. Aquí tes algúns deles:

  1. SAP Ariba: É unha das plataformas líderes para xestión cadea de subministración e contratación electrónica. SAP Ariba ofrece Ferramentas para realizar pedidos, xestionar contratos, interactuar cos provedores e supervisar o cumprimento dos pedidos.
  2. Oracle Procurement Cloud: É un software baseado na nube deseñado para automatizar os procesos de adquisición, incluíndo solicitudes de propostas, licitacións, provedores e xestión de contratos.
  3. Coupa: Coupa ofrece unha plataforma de xestión e adquisición de gastos que inclúe automatización do proceso de adquisición, análise de gastos, xestión de provedores e outras ferramentas.
  4. BravoSolution: Esta é unha solución deseñada para a xestión de provedores e a licitación electrónica. BravoSolution permite aos clientes publicar solicitudes de propostas, realizar poxas e xestionar contratos.
  5. JAGGAER: JAGGAER ofrece unha plataforma para a xestión da cadea de subministración e a compra electrónica, incluíndo ferramentas para a xestión de provedores, catálogos de compras, análise e seguimento do desempeño dos contratos.

Estes produtos de software proporcionan unha variedade de funcións, que van desde procesos básicos de adquisición electrónica ata sistemas de xestión da cadea de subministración máis complexos. A elección do software depende das necesidades específicas e do orzamento da organización.

Contratación electrónica. Cadea de valor.

A cadea de valor da contratación electrónica inclúe unha serie de etapas e procesos, cada un dos cales contribúe a aumentar eficiencia e valor engadido para a organización.

A continuación móstrase a cadea de valor xeral na contratación electrónica:

  1. Automatización dos procesos de adquisición: As plataformas electrónicas de compras poden automatizar moitos procesos, como facer ofertas de bens e servizos, tramitar propostas de provedores, avaliar e seleccionar as mellores propostas. Isto reduce o tempo custos e aumenta a eficiencia todo o proceso de contratación.
  2. Aumento da accesibilidade aos provedores: As plataformas electrónicas ofrecen a posibilidade de conectarse de xeito rápido e sinxelo cunha ampla gama de provedores potenciais. Isto permítelle ao cliente obter máis opcións de ofertas e escoller a mellor relación calidade-prezo.
  3. Aumento da transparencia: A contratación electrónica proporciona transparencia no proceso, desde a presentación dunha oferta ata a celebración dun contrato. Os clientes e provedores teñen acceso a toda a información necesaria sobre o proceso de adquisición, o que axuda a reducir riscos e previr a corrupción.
  4. Mellora da xestión de datos: As plataformas de compra electrónica recollen e analizan grandes cantidades de datos dos procesos de adquisición, proporcionando aos clientes información valiosa sobre os custos, o rendemento dos provedores, as tendencias do mercado e moito máis. Isto axuda a optimizar as estratexias de compra e a tomar decisións máis informadas.
  5. Reducir custos e aumentar a eficiencia: Como resultado da automatización e optimización dos procesos de adquisición, redúcense os custos administrativos, redúcense os erros e atrasos, o que leva finalmente a unha redución dos custos globais de adquisición da organización e un aumento da súa eficiencia.

A finalidade de cada etapa desta cadea é aportar valor e mellorar a eficiencia de todo o proceso electrónico contratación, que finalmente ten un efecto beneficioso sobre o éxito e a competitividade da organización.

Cales son os beneficios da contratación electrónica?

A contratación electrónica proporciona unha serie de beneficios para organizacións, clientes e provedores. As plataformas proporcionan transparencia e control sobre o proceso de contratación, desde a presentación dunha solicitude ata a execución do contrato. Os clientes poden seguir facilmente cada paso do proceso e garantir o cumprimento de todas as políticas e procedementos establecidos.

A contratación electrónica permite realizar trámites de forma máis rápida e eficiente, xa que todas as fases, desde a presentación dunha solicitude ata a selección dun provedor, realízanse en liña. Isto reduce os atrasos de tempo e permítelle responder máis rápido aos cambios no mercado. A automatización dos procesos de contratación en plataformas electrónicas axuda a reducir os custos administrativos asociados coa documentación manual, o procesamento de propostas e outras tarefas habituais.

As plataformas electrónicas recollen e almacenan grandes cantidades de datos sobre a contratación e o rendemento dos provedores, facilitando a análise e a toma de decisións fundamentadas. Isto axuda a optimizar as estratexias de compra e identificar oportunidades para reducir custos. O uso de plataformas electrónicas facilita o cumprimento da lexislación e das normas en materia de contratación pública e contratación no sector privado, xa que todas as fases do proceso están documentadas e sometidas a comprobación.

Contratación electrónica. Problemas.

Aínda que a contratación electrónica ten moitos beneficios, tamén pode afrontar algúns retos.

Algúns dos problemas máis comúns inclúen:

  1. Insuficiente cualificación do persoal: O uso de plataformas electrónicas require un certo nivel de alfabetización informática e habilidades técnicas entre os empregados. A falta de formación do persoal pode provocar erros no proceso de contratación ou ralentizar a adopción da electrónica sistemas
  2. Seguridade dos datos: As plataformas electrónicas poden estar suxeitas a ciberataques ou roubos de datos. As medidas de seguridade insuficientes poden provocar fugas de información confidencial ou comprometer o sistema, o que supón unha ameaza tanto para os clientes como para os provedores.
  3. Acceso limitado a internet: Nalgunhas rexións, o acceso a Internet pode estar limitado ou non estar dispoñible en absoluto. Isto xera problemas para os participantes que non poden utilizar libremente as plataformas de contratación electrónica.
  4. A monopolización do mercado: Nalgúns casos, as plataformas electrónicas de compras poden crear unha posición de monopolio no mercado limitando a elección dos provedores e as condicións de compra. Isto pode producir unha competencia limitada e unha variedade insuficiente de ofertas.
  5. Heteroxeneidade das tecnoloxías: As diferentes organizacións poden utilizar diferentes plataformas e tecnoloxías para a contratación electrónica. A heteroxeneidade das tecnoloxías pode dificultar a interoperabilidade e a interoperabilidade entre sistemas, dificultando a colaboración e o intercambio de información entre os participantes do proceso.
  6. Falta de confianza no sistema: Algúns participantes poden desconfiar dos sistemas de contratación electrónica debido á posibilidade manipulacións ou o incumprimento das normas e normas.

FAQ. Contratación electrónica.

  1. Que é a contratación electrónica?

    • A contratación electrónica é o proceso de compra de bens, servizos ou obras mediante as tecnoloxías da información e da comunicación, en particular Internet.

  2. Como funciona a contratación electrónica?

    • A contratación electrónica implica a presentación de ofertas en plataformas electrónicas, a recepción de ofertas de provedores, a valoración das ofertas, a selección de provedores e a negociación de contratos, todo feito en liña.

  3. Cales son os beneficios da contratación electrónica?

    • Os beneficios inclúen unha maior transparencia e competencia, redución do tempo de adquisición, redución dos custos administrativos, maior accesibilidade aos provedores e mellora da xestión de datos.

  4. Que solucións de software se utilizan para a contratación electrónica?

    • Existen moitas solucións de software como SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER e outras deseñadas para automatizar os procesos de compra electrónica.

  5. Que problemas poden xurdir coa contratación electrónica?

    • Os desafíos poden incluír a insuficiente cualificación do persoal, problemas de seguridade de datos, acceso limitado a Internet, monopolización do mercado, heteroxeneidade tecnolóxica e falta de confianza no sistema.

  6. Que medidas se poden tomar para implementar con éxito a contratación electrónica?

    • Isto inclúe a formación do persoal, a implantación de solucións de software modernas e seguras, o desenvolvemento de políticas e procedementos adecuados, así como o seguimento e análise periódicos dos procesos de adquisición.

ABC