Az üzleti írás hatékony üzleti kommunikáció, minden alkalmazott számára fontos, hogy jó üzleti íráskészséggel rendelkezzen.
Minden alkalmazottnak időnként e-maileket kell küldenie, üzleti javaslatokat kell kidolgoznia és üzleti jelentéseket kell írnia. Ezért a jó üzleti íráskészség döntő fontosságú a jó kommunikációs készség mellett.
Az írásbeli kommunikációs készség is nagy változást hozhat az állásra való jelentkezéskor. Egyesek számára ez lehet a munkájuk érvényesítésének utolsó lépése.
Üzleti íráskészség
Akár üzleti dokumentumot készít, akár egyszerű jegyzetet ír, jó képességek az üzleti levelek messzire eljuthatnak. Ez több, mint a jó mondatszerkezet, a professzionális hangnem és a megfelelő nyelvtan.
Az alábbiakban felsorolunk néhány fontos üzleti íráskészséget, amelyeken dolgoznia kell.
1. Egyszerű nyelv
A nagyszerű üzleti íróvá válás első szabálya, hogy tanulj meg mindig egyszerű nyelvezetet használni. A jó írás általában nem tartalmaz sok bonyolult szót.
A könnyen olvasható tartalom létrehozásának célja, hogy könnyen érthető legyen.
Ehhez használhatja az általánosan ismert rövid szavakat. Ha egy összetett szóhoz nincs rövidebb szó, használjon rövid kifejezést a leírására.
Ezenkívül összpontosíthat a melléknevek elkerülésére és az aktív hang használatára.
Hatékony írás az, amikor könnyen kommunikál, és gyorsan és hatékonyan fejezheti ki üzenetét. nézőpont.
Ezért a rejtett igéket is kerülni kell. Más szóval, ha e-mailjeit személyre szabottabbá teszi, az automatikusan megoldja ezt a problémát.
Például ahelyett, hogy azt mondaná: „Szeretnénk segítséget nyújtani”, inkább azt mondhatja: „Szeretnénk segíteni”.
Utóbbi nem csak rövidebb és közvetlenebb, de barátságosabbnak is tűnik.
Az ilyen közvetlen és világos nyelvhasználat hatékonyabb, gyorsabb és eredményesebb. Hogy az olvasója más-e alkalmazott vagy ügyfél, mindig jobb egyszerűsíteni a szöveget a közönség számára.
2. A vélemény és a tények megkülönböztetésének képessége
Az üzleti íróknak extra óvintézkedéseket kell tenniük az írási folyamat során, mivel a legtöbb üzleti írás kizárja a személyes véleményt.
Bár itt nem ír tudományos dolgozatot, mégis meg kell győződnie arról, hogy a tények világosak.
Eközben az üzleti dokumentumoknak mentesnek kell lenniük a személyes véleményektől. Az egyetlen ésszerű kiegészítés a személyes véleményhez, ha ajánlásokat tesz.
Minden más esetben jobb, ha nem teszünk hozzá véleményt. Néhány ritka esetben azonban előfordulhat, hogy hangot kell adnia véleményének.
Ilyen esetekben tudnia kell, mi a különbség az objektív vélemény és a személyes vélemény között.
Mindenesetre az üzleti íróknak meg kell tudniuk különböztetni a véleményeket a tényektől.
Rendkívül fontos ennek megőrzése a félreértések elkerülése érdekében. Függetlenül attól, hogy olvasói belső vagy külső érintettek, ügyeljen arra, hogy írása mentes legyen a kétértelműségtől.
Sőt, ha kifejti a véleményét valamiről, mindenképpen tegye egyértelművé, hogy ez az Ön véleménye.
3. Üzleti levél. Tömörség és rövidség
Írásstílusodtól függetlenül meg kell tanulnod tömörnek lenni. Minden üzleti levél legyen rövid és lényegre törő.
A tömör nyelvezet használata alapvetően a szükségtelen szavak és kifejezések eltávolítását jelenti, amelyek nem szolgálnak közvetlen célt.
Például írás közben email ezt írhatja: „Ezt az e-mailt azért küldöm, hogy tájékoztassam Önt arról, hogy hétfőig el kell küldenie munkáját.”
A mondat első részének nem kell itt lennie, mivel nyilvánvaló, hogy e-mailt küld.
Ehelyett azt kell írnia: „Hétfőig be kell adnia a munkáját.”
Ez azonban egy rendkívül egyszerű példa. A tömörség és a rövidség nagyon fontos dokumentumok, például üzleti jelentések írásakor.
Ennek az az oka, hogy a legtöbb olvasónak nem lesz ideje több oldalt vagy bekezdést átlapozni.
Jó ökölszabály, hogy az információkat könnyen hozzáférhetővé tegyük.
Ezenkívül itt van néhány dolog, amit megtehet:
- Mindig összpontosítson a tényekre és az információkra.
- Ragaszkodj a témához
- Minden bekezdésben legfeljebb három szót használjon, hacsak nem magyaráz valamit.
- Használjon rövid szavakat, és mindig ugyanazt a szóválasztást használja
- Kerülje a szükségtelen határozókat és mellékneveket
- Kerülj el minden kétértelműséget, és mindig törekedj az egyértelműségre.
Legyen rövid a mondata, és próbálja meg a legfontosabb információkat az elején vagy az első bekezdésben bemutatni.
Ha van egy kínos mondat, bontsa több részre, és mentse el a megfelelő részeket.
4. Üzleti levél. Fenntartani a célt
Nagyon fontos annak biztosítása, hogy az üzleti kommunikáció minden formája világos célt szolgáljon.
Arra kell összpontosítania, hogy az üzleti levele egyértelműen meghatározza a célját. Az is a legjobb, ha minden dokumentumnak egyetlen célt tart fenn.
Például, ha az egész vállalatra kiterjedő közleményt küld ki az alkalmazottaknak, ezt a kezdetektől világosan tedd egyértelművé.
Előfordulhat, hogy a legtöbb ember nem jut át minden üzleti kommunikációján, különösen, ha képletesnek és ismétlődőnek tűnik.
Ezért ezt elkerülheti, ha gondoskodik arról, hogy minden dokumentum azonnal közölje a célt.
Ez az oka annak, hogy a legtöbb cikk a megvitatásra kerülő magyarázattal kezdődik.
Ennél is fontosabb, hogy ne térjen el ettől a céltól, miközben dolgozik a dokumentumon. Ha van miről beszélni, használjon más dokumentumokat.
Üzenetének egyszerre csak egy fő gondolatot szabad megcéloznia. Kerülje tehát a zűrzavaros gondolkodást, és gyakorolja az egycélú üzenetküldést.
5. Tudd, ki a közönséged
Bár ez nyilvánvalónak tűnhet, még mindig fontos készség, különösen akkor, ha az üzleti írás inkább külső, mint belső jellegű.
Bár meg kell értened levele célját, fontos tudnia, ki az olvasója.
Ez segít megcélozni a célt egy adott személyre vagy közönségre. Ez ugyanaz az eset, ha e-mailt írsz valakinek, vagy üzenetet küldesz tömegeknek.
Sőt, a közönség ismerete azt is jelenti, hogy megérted, hogyan működik az elméjük.
Például, ha e-mailt ír a munkatársainak, legyen rövid és informális.
Hasonlóképpen, ha e-mailt küld egy ügyfélnek, formálisnak, világosnak és egyszerűnek kell lennie.
Ezért mindig jobb, ha ismeri a közönségét az üzleti világban, mert ez segít kielégíteni az ő igényeiket.
A közönség aktívan befolyásolhatja a következő dolgokat:
- az Ön által használt nyelv; minden szó eltérő lehet, ha különböző közönségeket veszünk figyelembe.
- Milyen eszközöket használ és milyen minőségben.
- A leírtak hatékonysága idővel.
- A beszélgetés hangneme valahol a szakmai és a teljesen hétköznapi között mozog.
- Melyek azok a fontos szempontok, amelyeket meg szeretne említeni?
Ezenkívül ez a levél hosszát is befolyásolhatja. Például, ha üzleti jelentést ír a felső vezetés számára, akkor az első oldalon le kell írni a főbb pontokat rövid bekezdések formájában.
6. Üzleti levél. Formázás
Gyorsan javítsa a képességeit üzleti írás – formázási készségek fejlesztése. A formázás során sok gyakori hiba előfordul, amelyek összetettségi problémákhoz vezethetnek.
A formázási erőfeszítéseknek mindig a maximális hatékonyságot kell biztosítaniuk. Ne kezdjen el írni, amíg nincs világos elképzelése arról, hogyan kell formázni a dokumentumot.
Az ötlet az, hogy az olvasók minden dokumentumot gyorsan, gond nélkül megtekinthessenek.
Ez azonban nem jelenti azt, hogy túl sok formázási elemet kell hozzáadnia; elterelheti az olvasók figyelmét.
Ez az írás minden formájára vonatkozik, akár jelentéseket, e-maileket ír, akár prezentációt készít.
Íme néhány dolog, ami a formázás alá tartozik:
- Használjon félkövért, dőlt betűt és aláhúzást.
- Jelöljön ki konkrét szövegelemeket.
- Különböző színek használata a színezni kívánt szavakhoz.
- Bekezdések és számozás használata.
- Címsorok és alcímek használata.
- Fenntartja a mondatszerkezetet és a szövegigazítást.
A formázásnak minden dokumentumban azonosnak kell maradnia. Például, ha jelentést ír, ugyanazt a formázást kell alkalmazni a törzsre és a GYIK-re (ha van).
7. Üzleti levél. Lektorálás, szerkesztés és lektorálás
A legjobb eszköz nyelvtani ellenőrzések - te vagy. Ez a készség minden típusú írásban hasznos.
Ez a legjobb módja annak, hogy jobb íróvá válj, mert aktívan fejleszted magad és az írásodat.
A lektorálás során ellenőrizni kell, hogy az írása követi-e a stílusirányelveket, a formátumot és az egyéb kellemetlenségeket.
Ezenkívül ellenőrzi a tényeket, a hivatkozásokat és a tartalom pontosságát. Ezenkívül ez egy nagyszerű módja a szükségtelen passzív hangok kiszűrésének.
Ezután jelentős változtatásokat hajthat végre a tartalomban. Ellenkező esetben nincs értelme saját kezűleg szerkeszteni.
Jó gyakorlat, ha minden második nap visszatér az íráshoz. Ez azonban csak akkor működik, ha javaslaton vagy jelentésn dolgozik.
A szerkesztés magában foglalja a leírtak karbantartását vagy frissítését a befejezés után. Például előfordulhat, hogy felül kell vizsgálnia egy jelentést, miután bemutatta azt a vezetőjének.
E lépések során próbálja meg ellenőrizni az elírási, szintaktikai és nyelvtani hibákat. Összpontosítson a dokumentum általános olvashatóságára és áramlására.
Ezenkívül vásároljon egy helyesírás-ellenőrző eszközt is. Ez megkönnyítheti a lektorálási és szerkesztési folyamatot, de próbálja meg először a készségeit csiszolni, ahelyett, hogy eszközökre hagyatkozna.
8. Üzleti levél. Hozzáállás és nézőpont
A közönség ismerete egy dolog, de azt is fontos megérteni, hogy az írásod milyen hatással lehet rájuk.
Különböző jelentésszintek vannak az írásodban. Tisztában kell lennie mindegyikkel és a hatásukkal.
Az alábbiakban felsorolunk néhány dolgot, amelyek befolyásolják írásod hozzáállását és nézőpontját:
- Általános mondatszerkezet; például a hosszú mondatok azt a benyomást keltik, hogy az olvasó tájékozott.
- Szóválasztás az írás során.
- Az összes használt kifejezés, ha van ilyen, beleértve metaforák és példák.
- Az Ön által megosztott nézőpontok, legyenek azok vélemények vagy ajánlások.
Jó gyakorlat, ha mindig az olvasó nézőpontját veszi figyelembe, nem a sajátját.
A nagyszerű ötletek általában akkor jutnak eszünkbe, ha a közönség szemszögéből gondolkodunk. Ugyanez vonatkozik a közösségi média bejegyzéseire is; csak akkor működnek, ha rezonálnak a közönségeddel.
A legjobb út tehát az, ha az ő szemszögükből gondolkodik, és ennek megfelelően módosítja az írást.
Ez azt is valószínűsíti, hogy az olvasó egyetért veled, és azt teszi, amit szeretnél.
Ez teszi fontossá hangszer szervezetében való használatra, különösen, ha vezetői szinten van.
Összefoglalva:
A fent említett készségek elsősorban az Ön következetes üzleti írási gyakorlatától függenek. Minél többet gyakorolsz, annál jobban fejleszted automatikusan az egyes készségeket.
Emellett törekednie kell az olvasásra, hogy jobb emberré váljon. Tekintse meg, hogy mások mit csinálnak másképp üzleti írásaik során, és tanuljanak belőle.
Ezenkívül mindig frissítenie kell ismereteit az aktuális dolgokról. Legyen szó nyelvi vagy formátumfrissítésről, legyen naprakész.
Végül próbálja meg kitalálni az erősségeit és gyengeségeit az üzleti írás terén, és ennek megfelelően célozza meg erőfeszítéseit.
Monológ. Hogyan írjunk monológot?
Mit csinál egy forgatókönyvíró?
Szólj hozzá!