La scrittura aziendale è una comunicazione aziendale efficace, è importante che ogni dipendente abbia buone capacità di scrittura aziendale.
Ogni dipendente deve inviare di tanto in tanto e-mail, sviluppare proposte commerciali e scrivere rapporti aziendali. Pertanto, buone capacità di scrittura aziendale sono cruciali insieme a buone capacità di comunicazione.
Anche le capacità di comunicazione scritta possono fare una grande differenza quando si fa domanda per un lavoro. Per alcuni, questo potrebbe essere il passo finale nella convalida del proprio lavoro.
Abilità di scrittura aziendale
Che tu stia creando un documento aziendale o scrivendo una semplice nota, buone capacità le lettere commerciali possono fare molto. Non è solo una buona struttura della frase, un tono professionale e una grammatica corretta.
Di seguito sono riportate alcune importanti competenze di scrittura aziendale su cui dovresti lavorare.
1. Linguaggio semplice
La prima regola per diventare un grande business writer è imparare a usare sempre un linguaggio semplice. Una buona scrittura di solito non include un sacco di parole complicate.
Creare contenuti di facile lettura significa renderli facilmente comprensibili.
Per fare ciò, puoi usare parole brevi comunemente conosciute. Se non esiste una parola più breve per una parola complessa, usa una frase breve per descriverla.
Inoltre, puoi concentrarti sull'evitare gli aggettivi e provare a usare la voce attiva.
Una scrittura efficace è quando puoi comunicare facilmente ed esprimere il tuo messaggio in modo rapido ed efficace. punto di vista.
Pertanto, dovresti anche cercare di evitare i verbi nascosti. In altre parole, rendere la tua email più personalizzata risolverà automaticamente questo problema.
Ad esempio, invece di dire "Vorremmo darti una mano", potresti dire "Vorremmo aiutarti".
Quest'ultimo non solo è più breve e più diretto, ma sembra anche più amichevole.
Usare un linguaggio così diretto e chiaro è più efficiente, veloce ed efficace. Se il tuo lettore è diverso dipendente o cliente, è sempre meglio semplificare il testo per il tuo pubblico.
2. La capacità di distinguere le opinioni dai fatti
Gli scrittori aziendali devono prendere ulteriori precauzioni durante il processo di scrittura perché la maggior parte della scrittura aziendale esclude le opinioni personali.
Anche se non stai scrivendo alcun articolo accademico qui, devi comunque assicurarti che i fatti siano chiari.
Nel frattempo, i documenti aziendali dovrebbero essere liberi da opinioni personali. L'unica aggiunta ragionevole all'opinione personale è quando si forniscono raccomandazioni.
In tutti gli altri casi è meglio non aggiungere opinioni. Tuttavia, in alcuni rari casi potrebbe essere necessario esprimere la tua opinione.
In questi casi, dovresti conoscere la differenza tra esprimere un'opinione obiettiva e un'opinione personale.
In ogni caso, gli scrittori economici devono essere in grado di distinguere le opinioni dai fatti.
È estremamente importante mantenerlo per evitare malintesi. Che i tuoi lettori siano stakeholder interni o esterni, assicurati che la tua scrittura sia priva di ambiguità.
Inoltre, se esprimi il tuo punto di vista su qualcosa, assicurati di chiarire che questa è la tua opinione.
3. Lettera commerciale. Concisione e brevità
Indipendentemente dal tuo stile di scrittura, devi imparare a essere conciso. Qualsiasi lettera commerciale dovrebbe essere breve e pertinente.
Usare un linguaggio conciso significa fondamentalmente rimuovere parole e frasi non necessarie che non servono a uno scopo diretto.
Ad esempio, quando scrivi e-mail potresti scrivere: "Ti invio questa email per farti sapere che devi inviare il tuo lavoro entro lunedì".
Non è necessario che la prima parte di questa frase sia qui, poiché è ovvio che stai inviando un'e-mail.
Dovresti invece scrivere: “Devi consegnare il lavoro entro lunedì”.
Tuttavia, questo è un esempio estremamente semplice. La concisione e la brevità sono di grande importanza quando si scrivono documenti come i rapporti aziendali.
Questo perché la maggior parte dei tuoi lettori non avrà il tempo di sfogliare più pagine o paragrafi.
Una buona regola pratica è rendere le informazioni facilmente accessibili.
Inoltre, ecco alcune cose che puoi fare:
- Concentratevi sempre su fatti e informazioni.
- Attieniti all'argomento
- Usa tre parole o meno in ogni paragrafo, a meno che tu non stia spiegando qualcosa.
- Usa parole brevi e mantieni sempre la stessa scelta di parole
- Evita avverbi e aggettivi inutili
- Evita ogni ambiguità e cerca sempre la chiarezza.
Mantieni le frasi brevi e cerca di introdurre le informazioni più importanti all'inizio o nel primo paragrafo.
Se c'è una frase imbarazzante, suddividila in più parti e salva le parti rilevanti.
4. Lettera commerciale. Mantieni l'obiettivo
È fondamentale garantire che ogni forma di comunicazione aziendale abbia uno scopo chiaro.
Dovresti concentrarti sull'assicurarti che la tua lettera commerciale definisca chiaramente il suo scopo. È anche meglio mantenere un unico scopo per ciascun documento.
Ad esempio, se stai inviando un annuncio a livello aziendale ai dipendenti, assicurati di renderlo chiaro fin dall'inizio.
La maggior parte delle persone potrebbe non riuscire a completare tutte le comunicazioni aziendali, soprattutto se sembrano stereotipate e ripetitive.
Pertanto, puoi evitarlo assicurandoti che tutti i documenti comunichino immediatamente lo scopo.
Questo è il motivo per cui la maggior parte degli articoli iniziano con una spiegazione di ciò che verrà discusso.
Ancora più importante, non dovresti discostarti da questo obiettivo mentre lavori sul documento. Usa altri documenti se c'è qualcosa di cui parlare.
Il tuo messaggio dovrebbe affrontare solo un'idea principale alla volta. Quindi evita pensieri disordinati e pratica la messaggistica con un unico scopo.
5. Scopri chi è il tuo pubblico
Anche se questo può sembrare ovvio, è comunque un'abilità importante, soprattutto se la scrittura aziendale è di natura più esterna che interna.
Anche se devi comprendere lo scopo della tua lettera, è anche importante sapere chi è il tuo lettore.
Questo aiuta a indirizzare il target a una persona o un pubblico specifico. Questo è lo stesso caso sia che tu stia scrivendo un'e-mail a qualcuno o inviando un messaggio alle masse.
Inoltre, conoscere il proprio pubblico significa anche capire come funziona la sua mente.
Ad esempio, se stai scrivendo un'e-mail a colleghi di lavoro, dovresti mantenerla breve e informale.
Allo stesso modo, se invii un'e-mail a un cliente, dovresti essere formale, chiaro e semplice.
Pertanto, è sempre meglio conoscere il tuo pubblico nel mondo degli affari perché ti aiuterà a soddisfare le loro esigenze.
Il tuo pubblico può influenzare attivamente le seguenti cose:
- la lingua che usi; ogni parola può essere diversa se si considera un pubblico diverso.
- Quali strumenti usi e in quale veste.
- L'efficacia di ciò che scrivi nel tempo.
- Il tuo tono di conversazione è a metà tra il professionale e il completamente informale.
- Quali sono i punti importanti che vuoi menzionare?
Inoltre, può anche influenzare la lunghezza della tua lettera. Ad esempio, se stai scrivendo un rapporto aziendale per l'alta dirigenza, tu dovresti scrivere i punti principali nella prima pagina sotto forma di brevi paragrafi.
6. Lettera commerciale. Formattazione
Modo veloce Migliora le tue abilità scrittura aziendale: sviluppare capacità di formattazione. Ci sono molti errori comuni commessi durante la formattazione che possono portare a problemi complessi.
I tuoi sforzi di formattazione dovrebbero sempre garantire la massima efficienza. Non iniziare a scrivere finché non hai un'idea chiara di come deve essere formattato il documento.
L'idea è quella di consentire ai lettori di visualizzare rapidamente qualsiasi documento senza problemi.
Ma ciò non significa che dovresti aggiungere troppi elementi di formattazione; potrebbe distrarre i tuoi lettori.
Questo vale per tutte le forme di scrittura, sia che tu stia scrivendo rapporti, e-mail o creando una presentazione.
Ecco alcune cose che rientrano nella formattazione:
- Usa grassetto, corsivo e sottolineato.
- Evidenzia elementi di testo specifici.
- Usa colori diversi per le diverse parole che vuoi colorare.
- Uso dei paragrafi e della numerazione.
- Uso di titoli e sottotitoli.
- Mantiene la struttura della frase e l'allineamento del testo.
La formattazione dovrebbe rimanere la stessa in tutti i documenti. Ad esempio, se stai scrivendo un report, la stessa formattazione dovrebbe essere applicata al corpo e alle FAQ (se applicabili).
7. Lettera commerciale. Correzione di bozze, editing e revisione
Il miglior strumento controlli grammaticali - sei tu. Questa abilità è utile in tutti i tipi di scrittura.
Questo è il modo migliore per diventare uno scrittore migliore perché stai migliorando attivamente te stesso e la tua scrittura.
La correzione di bozze implica verificare se la tua scrittura segue le linee guida di stile, il formato e altri fastidi.
Inoltre, controlla i fatti, i collegamenti e l'accuratezza dei tuoi contenuti. Inoltre, questo è anche un ottimo modo per eliminare la voce passiva non necessaria.
Potrai quindi apportare modifiche significative ai tuoi contenuti. Altrimenti non ha senso modificarlo da soli.
Una buona pratica è tornare a scrivere a giorni alterni. Tuttavia, funzionerà solo se stai lavorando su una proposta o un rapporto.
La modifica implica il mantenimento di ciò che è stato scritto o l'aggiornamento una volta terminato. Ad esempio, potresti dover rivedere un rapporto dopo averlo mostrato al tuo manager.
Durante questi passaggi, prova a verificare eventuali errori di battitura, sintassi ed errori grammaticali. Concentrarsi sulla leggibilità complessiva e sul flusso del documento.
Inoltre, dovresti anche acquistare uno strumento per il controllo ortografico. Ciò può rendere più semplice il processo di correzione di bozze e modifica, ma cerca prima di affinare le tue capacità piuttosto che fare affidamento sugli strumenti.
8. Lettera commerciale. Atteggiamento e punto di vista
Conoscere il tuo pubblico è una cosa, ma è anche importante capire come la tua scrittura può influenzarlo.
Ci sono diversi livelli di significato nella tua scrittura. Dovresti essere consapevole di tutti loro e dell’impatto che possono avere.
Di seguito sono elencate alcune cose che influenzano l’atteggiamento e la prospettiva della tua scrittura:
- Struttura generale della frase; ad esempio, le frasi lunghe danno l'impressione che il lettore sia informato.
- Scelta delle parole durante la tua scrittura.
- Tutte le espressioni, se presenti, che usi, incluso metafore ed esempi.
- Punti di vista che condividi, siano essi opinioni o consigli.
È buona norma considerare sempre il punto di vista del lettore, non il proprio.
Di solito ti vengono in mente grandi idee quando pensi dal punto di vista del tuo pubblico. Lo stesso vale per i post sui social media; funzionano solo se sono in risonanza con il tuo pubblico.
Quindi il modo migliore per procedere è pensare dal loro punto di vista e adattare la tua scrittura di conseguenza.
Rende anche più probabile che il tuo lettore sia d’accordo con te e faccia quello che vuoi che faccia.
Questo lo rende importante uno strumento da utilizzare nella tua organizzazione, soprattutto se sei a livello dirigenziale.
Riassumere
Le competenze sopra menzionate dipendono principalmente dalla tua pratica costante di scrittura aziendale. Più ti eserciti, più migliorerai automaticamente ogni abilità.
Inoltre, dovresti sforzarti di leggere per diventare una persona migliore. Scopri cosa stanno facendo gli altri in modo diverso nella scrittura della loro attività e impara da ciò.
Inoltre, dovresti sempre aggiornare le tue conoscenze sulle cose attuali. Che si tratti di aggiornamenti di lingua o formato, rimani aggiornato.
Infine, prova a capire i tuoi punti di forza e di debolezza nella scrittura aziendale e indirizza i tuoi sforzi di conseguenza.
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