Abilità di facilitazione necessarie per essere un buon facilitatore

Le abilità di facilitazione sono il processo di gestione delle dinamiche di gruppo per aiutare i membri del gruppo a raggiungere il consenso e a risolvere i problemi in modo efficace. Queste competenze possono essere utili per chiunque lavori con gruppi di persone, sia come project manager, formatore, insegnante, coach o consulente.

Secondo uno studio recente, ogni settimana vengono dedicate alle riunioni circa dalle sei alle venti ore. Tuttavia, una parte significativa forza lavoro, che hanno partecipato a questo studio, hanno sostenuto che tali riunioni sono generalmente improduttive. Le abilità di facilitazione sono coinvolte qui poiché consentono ai leader/manager di guidare le persone verso obiettivi concordati in modo che tutti i membri siano incoraggiati a possedere, offrire partecipazione e utilizzare le proprie capacità. Pertanto, quando le capacità di facilitazione vengono utilizzate correttamente, i proprietari Lavoro non sprecheranno tempo, denaro e altre risorse in riunioni improduttive.

In questo post, approfondiremo il mondo delle abilità di facilitazione e capiremo cosa sono e come puoi utilizzare queste abilità per rendere le tue riunioni stimolanti, orientate ai risultati e produttive. Quindi iniziamo subito-

Definizione delle capacità di semplificazione. Abilità di facilitazione

Come tutti sappiamo, gli strumenti sono mezzi che consentono di svolgere un determinato compito in modo vantaggioso per tutti. La facilitazione è la fornitura delle risorse necessarie per svolgere attività rilevanti. Sia nella vita personale che professionale, la comunicazione e l'interazione svolgono un ruolo vitale. Nel mondo degli affari, la forma, il formato e lo scopo di queste interazioni sono molto diversi da quelli che si verificano nella sfera personale di una persona. Abilità di facilitazione

Lì, le discussioni devono essere condotte in un modo più stabile e predeterminato che sia accettabile per tutte le parti coinvolte nel processo. Ciò richiede alcune risorse, come incoraggiamento, opportunità di parlare e dare voce alla tua punto di vista, avere un sano scambio di informazioni e continuare la discussione. In latino sollievo significa facilitare un compito.

Pertanto, è giusto che le capacità di facilitazione siano le competenze richieste da un individuo per rendere le discussioni di gruppo migliori e più facili. Questi навыки includono capacità di gestione, capacità decisionale e capacità di risoluzione dei problemi. Il successo o il fallimento di una discussione dipende in gran parte dal corretto utilizzo delle competenze del facilitatore.

Quali competenze di facilitazione?

Parlando dei modelli comportamentali umani, Aristotele una volta disse:

Ci sono persone con punti di vista e capacità diverse. Bisogna tenere presente che non esistono due persone uguali. Ognuno ha modi diversi di esprimersi e diversi livelli di comprensione. La comunicazione è un foglio che unisce due ideologie o due pensieri in uno solo. È estremamente importante sostenere buono relazioni tra le persone per garantire una comunicazione fluida. Ciò consente il libero flusso di pensieri, idee e strategie. Ma garantire una comunicazione fluida all’interno di un dato gruppo richiede anche enormi abilità. Le competenze del facilitatore sono fondamentali in tutte queste circostanze.

Nelle riunioni di lavoro, i facilitatori sono responsabili

• Obiettivi comuni e chiari
• Un processo adeguatamente e chiaramente definito per raggiungere questi obiettivi
• Canalizzare con la consapevolezza che i partecipanti dovrebbero arrivare alla riunione preparati o essere interessati all'argomento.
• Diffondere tra i partecipanti la sensazione che le loro opinioni e decisioni sono apprezzate

Vediamo ora la definizione corretta di tali competenze

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Perché i facilitatori sono importanti?

Come accennato in precedenza, la facilitazione è la fornitura di risorse. Ci sono discussioni significative che si svolgono nel mondo degli affari. Abilità di facilitazione

Se queste discussioni fossero vane, l’azienda subirebbe enormi perdite. Pertanto, ci deve essere qualcuno che regoli e controlli queste discussioni. La persona che svolge questo compito è chiamata facilitatore. Il facilitatore deve comprendere chiaramente lo scopo della discussione. Lui/lei ha il compito di rompere il ghiaccio tra le parti coinvolte, avviare la discussione e portarla esattamente sulla strada giusta. Chiunque riesca a raggiungere questo obiettivo può essere di grande aiuto.

Prima e durante l'incontro Preparazione del facilitatore

Un facilitatore è una persona che gestisce il processo di gruppo, crea le condizioni per raggiungere gli obiettivi del gruppo e aiuta i partecipanti a raggiungere il consenso e a risolvere i problemi in modo efficace. Il facilitatore può essere un professionista a tempo pieno o può coinvolgere un ruolo svolto da un membro del gruppo che funge da facilitatore per guidare il processo.

Può ospitare vari tipi di eventi e riunioni come riunioni, corsi di formazione, conferenze, seminari, ecc. Il facilitatore non fornisce la soluzione, ma gestisce un processo che aiuta i membri del gruppo a trovare insieme una soluzione.

Il compito principale del facilitatore è creare le condizioni per una comunicazione aperta e produttiva tra i membri del gruppo, dove ognuno possa esprimere la propria opinione e il gruppo possa lavorare per raggiungere obiettivi comuni. Il facilitatore può utilizzare vari metodi e tecniche per aiutare il gruppo a raggiungere il consenso e risolvere i problemi, come discussioni di gruppo, brainstorming, lavoro in piccoli gruppi, giochi, ecc.

Il facilitatore deve fare

Ma prima di iniziare la discussione, il facilitatore deve fare alcuni preparativi come indicato di seguito.

1. Ci sono varie parti interessate e altri membri del team che parteciperanno alla discussione e faranno commenti importanti. Il facilitatore deve incontrare questi membri e comprendere ed esplorare questi punti. Abilità di facilitazione
2. La discussione deve essere pianificata in modo chiaro. Pianificare la discussione dovrebbe avere un piano chiaro. Deve avere tutti i dettagli e non perdere un solo punto che verrà trattato nel seminario o nell'incontro che verrà organizzato.
3. Il prossimo aspetto strumentale per organizzare un incontro piacevole e fruttuoso è il luogo in cui si terrà. È quindi necessario prenotare la giusta location e poi predisporre l'infrastruttura adatta alla propria sessione.
4. Alcuni incontri si svolgono con discussioni esclusivamente orali. Ciò richiede enormi capacità rompighiaccio. Se sono necessari elementi aggiuntivi per la riunione, come fogli di lavoro e presentazioni PowerPoint, deve essere disponibile la tecnologia necessaria.
5. Se l'incontro deve durare tutto il giorno o per un periodo più lungo, è necessario prendere accordi per bevande e cibo.
6. Una volta iniziata la discussione o l’incontro, il facilitatore deve assumersi la responsabilità di spostarlo nella giusta direzione. Deve mantenere la giusta energia e il giusto spazio per i partecipanti.
7. La discussione dovrebbe essere utile e fruttuosa. Spetta al mediatore evitare conversazioni inutili in un incontro professionale. Ci deve essere un sano scambio di idee e informazioni.
8. Al termine dell'incontro, il facilitatore dovrebbe essere pronto con una dichiarazione di chiusura per riassumere tutti i dettagli della discussione. Inoltre, deve garantire che le decisioni o i risultati della riunione siano attuati immediatamente. Ciò aiuterà l'incontro ad essere un successo tangibile.

Abilità di facilitazione necessarie per essere un buon facilitatore

Il facilitatore ha una responsabilità significativa sulle sue spalle. Quindi, lui/lei deve essere dotato di alcune competenze necessarie. Queste abilità sono le seguenti.

1. Conoscere i partecipanti. Abilità di facilitazione

Qualsiasi discussione o incontro da tenere prevede la presenza di alcuni partecipanti importanti la cui gerarchia e ruolo devono essere noti al mediatore. A volte capita che le parti coinvolte in questo processo non si conoscano. Qui il facilitatore ha il compito di garantire conforto e cordialità tra loro. Per fare ciò, il presentatore deve sapere chi sono i partecipanti. Dovrà avere tutte le informazioni necessarie per identificarli e presentarli tra loro.

2. Stabilire linee guida chiare

Ogni incontro segue un programma specifico. Deve essere seguito attentamente e correttamente. Ciò renderà l'incontro più produttivo. Inoltre, in alcune discussioni ci sono regole per negoziati e accordi. Anche essi dovranno essere comunicati a tutti i partecipanti dal relatore. Oltre a ciò, dovrebbero esserci linee guida riguardanti un comportamento educato e rispettoso. Nessun partecipante dovrebbe oltrepassare questi confini, non importa come va la discussione. Questa è una delle regole di base di ogni incontro.

3. Creare un ambiente inclusivo. Abilità di facilitazione

In ogni riunione, tutti dovrebbero avere la stessa voce per parlare. Ci deve essere un'equa distribuzione dei diritti per partecipare alla discussione e proporre un altro punto. Per raggiungere questo obiettivo è necessario un ambiente inclusivo. Ciò aiuterà tutti a parlare apertamente e a difendere ciò che sembra audace e senza paura. Menziona anche il conforto e la fiducia tra i partecipanti. Ciò rimuove qualsiasi accenno di timidezza o imbarazzo nel sottolineare qualsiasi punto della riunione.

4. Ascolto attivo

Pensiamo tutti che parlare sia un'attività vitale, far parte di una riunione o di una discussione. Ma anche l’ascolto è altrettanto importante. Solo chi sa ascoltare bene può parlare veramente bene. Pertanto, sottolinea l’importanza di essere un ascoltatore attivo. Il partecipante deve sempre sentire che ciò che dice viene ascoltato con piena concentrazione. Il facilitatore deve assicurarsi che tutti ascoltino attentamente tutti i punti. Inoltre, può prendere appunti su ciò che viene detto per riferimento futuro.

5. Gestione del tempo. Abilità di facilitazione

Si dice bene che il tempo è denaro nella sfera aziendale e professionale, ogni minuto e ogni secondo conta. Pertanto, è necessario un utilizzo ottimale e migliore del tempo a disposizione. È necessario prestare attenzione per garantire che tutte le questioni siano affrontate e discusse dai partecipanti in modo sufficientemente dettagliato. Inoltre, se il team si sofferma troppo a lungo su un punto particolare, con conseguente perdita di tempo, il facilitatore dovrebbe interrompere educatamente il lavoro e continuare la discussione. Inoltre, il programma della riunione dovrebbe essere seguito il più attentamente possibile. Il piano deve essere preparato con un certo margine di tempo per compensare alcune inevitabili perdite di tempo.

6. Mantenere un riepilogo di tutte le azioni. Abilità di facilitazione

Durante le riunioni vengono spesso scoperte azioni specifiche relative alle dichiarazioni dei problemi. Un facilitatore con eccellenti capacità di facilitazione dovrebbe essere consapevole di questi elementi dell'attività, inoltre dovrebbe anche assicurarsi che siano visibili a tutti i partecipanti. È inoltre necessario garantire che l'elemento azione indichi cosa deve essere fatto, chi dovrebbe farlo e quando dovrebbe essere completato. Inoltre, dovresti riassumere le azioni da intraprendere verso la fine della discussione per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda riguardo all'importanza, agli obiettivi e alla tempistica degli elementi.

7. Obiettivo rimanente

Essere obiettivi è una delle abilità fondamentali che un facilitatore dovrebbe includere. Il facilitatore dovrebbe essere visto come completamente obiettivo e non dovrebbe essere visto come se fosse nel “campo” di nessuno per l'incontro. Quando il facilitatore è visto come unilaterale, la fiducia degli altri partecipanti (specialmente quelli dalla parte opposta) viene persa rapidamente. Nel momento in cui perdi la fiducia, è difficile riconquistarla. Questo è il motivo per cui rimanere obiettivi piuttosto che rivelare i propri pregiudizi è una delle abilità di facilitazione più importanti su cui concentrarsi.

8. Trova attraverso domande, non conferenze o sermoni. Abilità di facilitazione

È importante che i facilitatori non diventino più predicatori rivelando la loro intelligenza su questo argomento. Invece, usare la tua intuizione per aiutare gli altri membri ad arrivare a una tipica soluzione basata sul problema è una delle capacità di facilitazione più importanti che dovresti avere. I facilitatori devono farlo ponendo domande attraverso domande che siano rilevanti per la dichiarazione del problema e progettate per rivelare nuove realtà. L'incontro dovrebbe riguardare la risoluzione del problema dei partecipanti e porre una domanda è uno dei modi migliori per farlo.

9. Tenere il supervisore/manager lontano da eventuali dirottamenti della riunione/discussione

In qualità di facilitatore, devi assicurarti che leader o manager non dirottino la riunione comunicando i loro sentimenti e impostando i progressi della riunione secondo il loro piano. L’incontro dovrebbe offrire pari opportunità a ogni membro e i facilitatori dovrebbero avere le capacità di facilitazione per garantire ciò.

10. Sii responsabile della conversazione. Abilità di facilitazione

I facilitatori devono far avanzare la riunione prendendosi carico della conversazione per mantenere la riunione sulla buona strada. Nel momento in cui le discussioni della riunione perdono slancio, i facilitatori dovrebbero riportare la discussione sulla formulazione del problema. Anche a volte dovrai cancellare qualcuno; tuttavia, è tua responsabilità e devi farlo senza perdere il controllo. Il controllo ti consentirà di rispettare tutti i partecipanti, motivo per cui la gestione della conversazione è considerata una delle potenti abilità di facilitazione per i facilitatori.

Come essere carismatico? 

Tecniche che devono essere utilizzate dal facilitatore per ottimizzare le capacità di facilitazione

Quando conduce una riunione o una discussione, il facilitatore deve possedere alcune delle competenze sopra elencate. Oltre a questo, dovrebbe anche essere preparato con questa serie di strumenti che torneranno utili quando necessario per una riunione di successo.

1. Tecnica per rompere il ghiaccio: Si dice bene che un buon inizio è metà dell'opera. Ciò vale anche durante riunioni o discussioni di lavoro. Ci sono momenti in cui le parti coinvolte potrebbero non conoscersi molto bene. In questo caso, il facilitatore deve utilizzare queste tecniche per rompere il ghiaccio.
2. Tecniche strategiche: ogni incontro ha una strategia specifica che deve essere seguita affinché abbia successo. Determinano lo svolgimento e l'ordine del giorno della riunione. Abilità di facilitazione
3. Tecnica creativa. Spesso le riunioni di lavoro possono essere molto banali o monotone. Tutti noi esseri umani abbiamo bisogno di una scintilla in queste situazioni. Il facilitatore può usare la propria creatività e inventare qualcosa di divertente che aggiungerà colore e fornirà anche soluzioni creative ad alcuni problemi.
4. Metodi di risoluzione dei problemi: problemi e conflitti sono possibili ovunque. Sono parte integrante di ogni percorso di vita e gli incontri e le discussioni professionali non fanno eccezione. Il facilitatore dovrebbe essere a conoscenza di alcune tecniche di problem solving e di risoluzione dei conflitti per affrontare tali situazioni.
5. Metodi decisionali. Ogni incontro si tiene per prendere una decisione o finalizzare una strategia. Il facilitatore deve possedere tecniche per guidare la discussione verso decisioni concrete in un periodo di tempo limitato con il minor numero di conflitti.

Considerazioni finali sulle capacità di facilitazione!

La semplificazione è un concetto importante quando si organizzano riunioni o discussioni di lavoro. Pertanto, diventare un facilitatore richiede un insieme specifico di competenze e una serie di strumenti che ti aiuteranno a facilitare un incontro utile, pacifico e di successo. Finché manager o facilitatori possiedono le necessarie capacità di facilitazione, le aziende possono ottimizzare i risultati delle loro riunioni, che alla fine ottimizzeranno le prestazioni complessive dell'organizzazione per raggiungere un obiettivo comune.

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