כתיבה עסקית היא תקשורת עסקית אפקטיבית, חשוב שלכל עובד יהיו יכולות כתיבה עסקיות טובות.
כל עובד צריך לשלוח מיילים, לפתח הצעות עסקיות ולכתוב דוחות עסקיים מעת לעת. לכן, מיומנויות כתיבה עסקיות טובות הן חיוניות יחד עם כישורי תקשורת טובים.
כישורי תקשורת בכתב יכולים גם לעשות הבדל גדול בעת הגשת מועמדות לעבודה. עבור חלקם, זה עשוי להיות השלב האחרון באימות עבודתם.
כישורי כתיבה עסקית
בין אם אתה יוצר מסמך עסקי או כותב הערה פשוטה, יכולות טובות מכתבים עסקיים יכולים להגיע רחוק. זה יותר מסתם מבנה משפטים טוב, טון מקצועי ודקדוק נכון.
להלן כמה מיומנויות כתיבה עסקיות חשובות שכדאי לעבוד עליהן.
1. שפה פשוטה
הכלל הראשון להפוך לסופר עסקי גדול הוא ללמוד להשתמש תמיד בשפה פשוטה. כתיבה טובה בדרך כלל לא כוללת המון מילים מסובכות.
יצירת תוכן קל לקריאה עוסקת בהפיכתו לקל להבנה.
לשם כך, אתה יכול להשתמש במילים קצרות ידועות. אם אין מילה קצרה יותר למילה מורכבת, השתמש בביטוי קצר כדי לתאר אותה.
בנוסף, אתה יכול להתמקד בהימנעות מתואר ובניסיון להשתמש בקול הפעיל.
כתיבה אפקטיבית היא כאשר אתה יכול לתקשר בקלות ולהביע את המסר שלך במהירות וביעילות. נקודת מבט.
לכן, כדאי גם לנסות להימנע מפעלים נסתרים. במילים אחרות, הפיכת הדוא"ל שלך להתאמה אישית יותר תפתור את הבעיה הזו באופן אוטומטי.
לדוגמה, במקום לומר, "אנחנו רוצים להושיט יד", אתה יכול לומר, "אנחנו רוצים לעזור לך."
האחרון לא רק קצר וישיר יותר, אלא גם נראה ידידותי יותר.
שימוש בשפה ישירה וברורה כזו יעיל, מהיר ואפקטיבי יותר. אם הקורא שלך שונה עובד או לקוח, תמיד עדיף לפשט את הטקסט עבור הקהל שלך.
2. היכולת להבחין בין דעה לעובדות
כותבים עסקיים חייבים לנקוט באמצעי זהירות נוספים במהלך תהליך הכתיבה מכיוון שרוב הכתיבה העסקית שוללת דעות אישיות.
למרות שאתה לא כותב כאן עבודות אקדמיות, אתה עדיין צריך לוודא שהעובדות ברורות.
בינתיים, מסמכים עסקיים צריכים להיות נקיים מדעות אישיות. התוספת ההגיונית היחידה לדעה האישית היא כשאתה נותן המלצות.
בכל שאר המקרים עדיף לא להוסיף דעות. עם זאת, במקרים נדירים מסוימים ייתכן שיהיה עליך להביע את דעתך.
במקרים כאלה כדאי לדעת מה ההבדל בין הבעת דעה אובייקטיבית לדעה אישית.
בכל מקרה, כותבים עסקיים חייבים להיות מסוגלים להבחין בין דעות לעובדות.
חשוב מאוד לשמור על זה כדי למנוע אי הבנות. בין אם הקוראים שלך הם בעלי עניין פנימיים או חיצוניים, ודא שהכתיבה שלך נקייה מעמימות.
יתרה מכך, אם אתה מביע את עמדתך על משהו, הקפד להבהיר שזו דעתך.
3. מכתב עסקי. תמציתיות וקיצור
ללא קשר לסגנון הכתיבה שלך, אתה צריך ללמוד להיות תמציתי. כל מכתב עסקי צריך להיות קצר ולעניין.
שימוש בשפה תמציתית הוא בעצם הסרת מילים וביטויים מיותרים שאינם משרתים מטרה ישירה.
למשל, בעת כתיבה אימייל אתה יכול לכתוב, "אני שולח את האימייל הזה כדי ליידע אותך שאתה צריך להגיש את העבודה שלך עד יום שני."
החלק הראשון של המשפט הזה לא צריך להיות כאן, שכן ברור שאתה שולח מייל.
במקום זאת, עליך לכתוב: "עליך להגיש את עבודתך עד יום שני."
עם זאת, זוהי דוגמה פשוטה ביותר. לתמציתיות ולקיצור יש חשיבות רבה בעת כתיבת מסמכים כגון דוחות עסקיים.
הסיבה לכך היא שרוב הקוראים שלך לא יספיקו לדפדף בכמה עמודים או פסקאות.
כלל אצבע טוב הוא להפוך את המידע לנגיש בקלות.
בנוסף, הנה כמה דברים שאתה יכול לעשות:
- התמקד תמיד בעובדות ובמידע.
- היצמד לנושא
- השתמש בשלוש מילים או פחות בכל פסקה, אלא אם כן אתה מסביר משהו.
- השתמש במילים קצרות ושמור על אותה בחירת מילים לאורך כל הדרך
- הימנע מתארים ותארים מיותרים
- הימנע מכל עמימות ותמיד שאף לבהירות.
הקפידו על משפטים קצרים ונסו להציג את המידע החשוב ביותר בהתחלה או בפסקה הראשונה.
אם יש משפט מביך, חלקו אותו לכמה ושמרו את החלקים הרלוונטיים.
4. מכתב עסקי. לשמור על המטרה
זה קריטי להבטיח שכל צורה של תקשורת עסקית משרתת מטרה ברורה.
עליך להתמקד בלהוודא שהמכתב העסקי שלך מגדיר בבירור את מטרתו. עדיף גם לשמור על מטרה אחת לכל מסמך.
לדוגמה, אם אתם שולחים הודעה לכל החברה לעובדים, הקפידו להבהיר זאת מההתחלה.
רוב האנשים עשויים שלא לעבור את כל התקשורת העסקית שלהם, במיוחד אם הם נראים נוסחתיים וחוזרים על עצמם.
לכן, אתה יכול להימנע מכך על ידי הקפדה על כך שכל המסמכים מעבירים מיד את המטרה.
זו הסיבה שרוב המאמרים מתחילים בהסבר על מה נדון.
חשוב מכך, אין לסטות מהמטרה הזו בזמן העבודה על המסמך. השתמש במסמכים אחרים אם יש על מה לדבר.
ההודעה שלך צריכה להתייחס רק לרעיון מרכזי אחד בכל פעם. אז הימנע מחשיבה עמוסה ותרגל הודעות חד-תכליתיות.
5. דע מי הקהל שלך
למרות שזה אולי נראה מובן מאליו, זו עדיין מיומנות חשובה, במיוחד אם הכתיבה העסקית שלך היא יותר חיצונית מאשר פנימית.
בעוד שאתה חייב להבין את מטרת המכתב שלך, חשוב גם לדעת מי הקורא שלך.
זה עוזר למקד את היעד לאדם או קהל ספציפי. זה אותו מקרה בין אם אתה כותב מייל למישהו או שולח הודעה להמונים.
יתרה מכך, להכיר את הקהל שלך משמעה גם להבין איך המוח שלהם עובד.
לדוגמה, אם אתה כותב מייל לעמיתים לעבודה, עליך לשמור אותו קצר ובלתי פורמלי.
כמו כן, אם אתה שולח מייל ללקוח, עליך להיות רשמי, ברור ופשוט.
לכן, תמיד עדיף להכיר את הקהל שלך בעולם העסקים כי זה יעזור לך לספק את הצרכים שלהם.
הקהל שלך יכול להשפיע באופן פעיל על הדברים הבאים:
- השפה שבה אתה משתמש; כל מילה עשויה להיות שונה כאשר בוחנים קהלים שונים.
- באילו כלים אתה משתמש ובאיזה יכולת.
- האפקטיביות של מה שאתה כותב לאורך זמן.
- טון השיחה שלך הוא איפשהו בין מקצועי לסתמי לחלוטין.
- מהן הנקודות החשובות שאתה רוצה להזכיר?
בנוסף, זה יכול גם להשפיע על אורך המכתב שלך. לדוגמה, אם אתה כותב דוח עסקי להנהלה הבכירה, אתה כדאי לרשום את הנקודות העיקריות בעמוד הראשון בצורה של פסקאות קצרות.
6. מכתב עסקי. עיצוב
דרך מהירה לשפר את כישוריך כתיבה עסקית - פיתוח מיומנויות עיצוב. ישנן טעויות נפוצות רבות שנעשות במהלך העיצוב שעלולות להוביל לבעיות מורכבות.
מאמצי העיצוב שלך צריכים תמיד להבטיח יעילות מרבית. אל תתחיל לכתוב עד שיהיה לך מושג ברור כיצד יש לעצב את המסמך.
הרעיון הוא לאפשר לקוראים לצפות במהירות בכל מסמך ללא כל טרחה.
אבל זה לא אומר שאתה צריך להוסיף יותר מדי רכיבי עיצוב; זה עלול להסיח את דעת הקוראים שלך.
זה חל על כל צורות הכתיבה, בין אם אתה כותב דוחות, מיילים או יצירת מצגת.
הנה כמה דברים שנכללים בפורמט:
- השתמש מודגש, נטוי וקו תחתון.
- הדגש רכיבי טקסט ספציפיים.
- שימוש בצבעים שונים עבור המילים השונות שברצונך לצבוע.
- שימוש בפסקאות ומספור.
- שימוש בכותרות ובכותרות משנה.
- שומר על מבנה המשפט ויישור הטקסט.
העיצוב צריך להישאר זהה בכל המסמכים. לדוגמה, אם אתה כותב דוח, יש להחיל את אותו עיצוב בגוף ובשאלות נפוצות (אם רלוונטי).
7. מכתב עסקי. הגהה, עריכה ותיקון
הכלי הטוב ביותר בדיקות דקדוק - זה אתה. מיומנות זו שימושית בכל סוגי הכתיבה.
זו הדרך הטובה ביותר להפוך לסופר טוב יותר מכיוון שאתה משפר את עצמך ואת הכתיבה שלך באופן פעיל.
הגהה כוללת בדיקה אם הכתיבה שלך עומדת בהנחיות הסגנון, הפורמט ושאר מטרדים.
בנוסף, הוא בודק את העובדות, הקישורים והדיוק של התוכן שלך. בנוסף, זו גם דרך מצוינת לנשל קול פסיבי מיותר.
לאחר מכן תוכל לבצע שינויים משמעותיים בתוכן שלך. אחרת, אין טעם לערוך אותו בעצמך.
תרגול טוב הוא לחזור לכתוב כל יומיים. עם זאת, זה יעבוד רק אם אתה עובד על הצעה או דוח.
עריכה כרוכה בשמירה על מה שנכתב או בעדכון לאחר סיומו. לדוגמה, ייתכן שיהיה עליך לשנות דוח לאחר שתראה אותו למנהל שלך.
במהלך השלבים האלה, נסה לבדוק אם יש שגיאות הקלדה, תחביר ושגיאות דקדוק. התמקד בקריאות ובזרימה הכוללת של המסמך.
בנוסף, כדאי גם לרכוש כלי בודק איות. זה יכול להקל על תהליך ההגהה והעריכה, אבל נסה קודם לחדד את הכישורים שלך במקום להסתמך על כלים.
8. מכתב עסקי. יחס ונקודת מבט
הכרת הקהל שלך היא דבר אחד, אבל חשוב גם להבין כיצד הכתיבה שלך יכולה להשפיע עליהם.
יש רמות שונות של משמעות בכתיבה שלך. אתה צריך להיות מודע לכולם ולהשפעה שיכולה להיות להם.
להלן כמה דברים שמשפיעים על הגישה והפרספקטיבה של הכתיבה שלך:
- מבנה משפטים כללי; לדוגמה, משפטים ארוכים נותנים את הרושם שהקורא בקיא.
- בחירת מילים לאורך כל הכתיבה שלך.
- כל הביטויים, אם בכלל, שבהם אתה משתמש, כולל מטאפורות ודוגמאות.
- נקודות מבט שאתה חולק, בין אם הן דעות או המלצות.
זה נוהג טוב לשקול תמיד את נקודת המבט של הקורא, לא את זו שלך.
רעיונות נהדרים בדרך כלל עולים בראש כשאתה חושב מנקודת המבט של הקהל שלך. כך גם לגבי פוסטים ברשתות החברתיות; הם עובדים רק אם הם מהדהדים עם הקהל שלך.
אז הדרך הטובה ביותר היא לחשוב מנקודת המבט שלהם ולהתאים את הכתיבה שלך בהתאם.
זה גם מגדיל את הסיכוי שהקורא שלך יסכים איתך ויעשה מה שאתה רוצה שהוא יעשה.
זה עושה את זה חשוב כלי לשימוש בארגון שלך, במיוחד אם אתה ברמת ניהול.
לסכם
הכישורים שהוזכרו לעיל תלויים בעיקר בתרגול הכתיבה העסקי העקבי שלך. ככל שתתרגל יותר, כך תשפר אוטומטית כל מיומנות.
כמו כן, עליך להתאמץ לקרוא כדי להפוך לאדם טוב יותר. ראה מה אחרים עושים אחרת בכתיבה העסקית שלהם ולמד מזה.
כמו כן, אתה תמיד צריך לעדכן את הידע שלך על דברים עדכניים. בין אם מדובר בעדכוני שפה או פורמטים, הישאר מעודכן.
לבסוף, נסה להבין את החוזקות והחולשות שלך בכתיבה עסקית וכוון את המאמצים שלך בהתאם.
מוֹנוֹלוֹג. איך כותבים מונולוג?
השאירו תגובה