מיומנויות הנחייה הן תהליך של ניהול דינמיקה קבוצתית כדי לעזור לחברי הקבוצה להגיע לקונצנזוס ולפתור בעיות ביעילות. מיומנויות אלו יכולות להיות שימושיות עבור כל מי שעובד עם קבוצות של אנשים, בין אם כמנהל פרויקט, מאמן, מורה, מאמן או יועץ.
על פי מחקר שנערך לאחרונה, כשש עד עשרים שעות כל שבוע מבלים בפגישות. עם זאת, חלק משמעותי כוח עבודה, שהשתתף במחקר זה, טען כי פגישות כאלה בדרך כלל אינן פרודוקטיביות. מיומנויות הנחייה מעורבות כאן מכיוון שהן מאפשרות למנהיגים/מנהלים להנחות אנשים לעבר יעדים מוסכמים באופן שכל החברים מעודדים להחזיק, להציע השתתפות ולהשתמש ביכולות שלהם. לכן, כאשר נעשה שימוש נכון במיומנויות ההנחיה, הבעלים עסק לא יבזבזו את זמנם, כספם ומשאבים אחרים על פגישות לא פרודוקטיביות.
בפוסט זה, נתעמק בעולם מיומנויות ההנחיה ונבין מה הן וכיצד תוכל להשתמש במיומנויות אלו כדי להפוך את הפגישות שלך למעוררות השראה, מוכוונות תוצאות ופרודוקטיביות. אז בואו נתחיל כבר עכשיו-
הגדרה של כישורי פישוט. כישורי הנחייה
כפי שכולנו יודעים, כלים הם אמצעים המאפשרים לבצע משימה מסוימת באופן שמועיל לכולם. הקלה היא מתן משאבים הדרושים לביצוע פעילויות רלוונטיות. בין אם בחיים האישיים או המקצועיים שלך, תקשורת ואינטראקציה ממלאות תפקידים חיוניים. בעולם העסקים, הצורה, הפורמט והמטרה של אינטראקציות אלו שונות מאוד מאלה שבספירה האישית של אדם. כישורי הנחייה
שם צריך לנהל את הדיונים בצורה יציבה וקבועה יותר שמקובלת על כל הצדדים המעורבים בתהליך. זה דורש כמה משאבים, כגון עידוד, הזדמנויות לדבר ולהשמיע את דעתך נקודת מבט, תחליפו בריאה של מידע והמשיכו בדיון. בלטינית, הקלה פירושה להקל על משימה.
לכן, זה רק נכון שמיומנויות הנחייה הן המיומנויות הנדרשות לאדם כדי להפוך את הדיונים הקבוצתיים לטובים וקלים יותר. אלה כישורים כוללים כישורי ניהול, יכולת קבלת החלטות ויכולת פתרון בעיות. הצלחתו או הכישלון של דיון תלויים במידה רבה בשימוש נכון בכישורי המנחה.
אילו כישורי הנחייה?
כשדיבר על דפוסי התנהגות אנושיים, אמר אריסטו פעם:
יש אנשים עם דעות ויכולות שונות. יש לזכור שאין שני אנשים זהים. לכל אחד יש דרכים שונות להביע ורמות שונות של הבנה. תקשורת היא יריעה המשלבת שתי אידיאולוגיות או שתי מחשבות לאחת. חשוב מאוד לתמוך טוב יחסים בין אנשים כדי להבטיח תקשורת חלקה. זה מאפשר זרימה חופשית של מחשבות, רעיונות ואסטרטגיות. אבל הבטחת תקשורת חלקה בתוך קבוצה נתונה דורשת גם מיומנות עצומה. כישורי המנחה הם קריטיים בכל נסיבות כאלה.
בפגישות עסקיות אחראים המנחים
- מטרות משותפות וברורות
- תהליך מוגדר בצורה נכונה וברורה להשגת מטרות אלו
- תקשור מתוך הבנה שעל המשתתפים להגיע למפגש מוכנים או בעלי עניין בנושא.
- מפזר את התחושה בקרב המשתתפים ש דעותיהם והחלטותיהם מוערכים
הבה נבחן כעת את ההגדרה הנכונה של מיומנויות כאלה
למה המנחים חשובים?
כפי שהוזכר לעיל, הקלה היא מתן משאבים. יש דיונים משמעותיים שמתקיימים בעולם העסקים. כישורי הנחייה
אם הדיונים הללו יהיו לשווא, החברה תספוג הפסדים עצומים. לכן, חייב להיות מי שיסדיר ולשלוט בדיונים הללו. מי שמבצע משימה זו נקרא מנחה. על המנחה להבין בבירור את מטרת הדיון. הוא/היא אחראי לשבור את הקרח בין הצדדים המעורבים, להתחיל את הדיון ולהעלות אותו בדיוק על המסלול הנכון. כל מי שיכול להשיג זאת יכול להיות עוזר נהדר.
לפני ובמהלך הפגישה הכנת המנחה
מנחה הוא אדם שמנהל את התהליך הקבוצתי, יוצר תנאים להשגת מטרות הקבוצה ומסייע למשתתפים להגיע להסכמה ולפתור בעיות בצורה יעילה. המנחה עשוי להיות איש מקצוע במשרה מלאה או לערב תפקיד של חבר קבוצה שפועל כמנחה המנחה את התהליך.
הוא יכול לארח סוגים שונים של אירועים ופגישות כגון פגישות, הדרכות, כנסים, סמינרים וכו'. המנחה אינו נותן את הפתרון, אלא מנהל תהליך המסייע לחברי הקבוצה למצוא פתרון ביחד.
המשימה העיקרית של המנחה היא ליצור תנאים לתקשורת פתוחה ופוריה בין חברי הקבוצה, שבה כל אחד יכול להביע את דעתו, והקבוצה יכולה לפעול להשגת מטרות משותפות. המנחה יכול להשתמש בשיטות וטכניקות שונות כדי לעזור לקבוצה להגיע לקונצנזוס ולפתור בעיות, כגון דיון קבוצתי, סיעור מוחות, עבודה בקבוצות קטנות, משחקים וכו'.
המנחה חייב לעשות
אך לפני תחילת הדיון, על המנחה לבצע כמה הכנות כמפורט להלן.
- ישנם בעלי עניין שונים וחברי צוות אחרים שישתתפו בדיון ויעירו הערות חשובות. על המנחה להיפגש עם חברים אלו ולהבין ולחקור נקודות אלו. כישורי הנחייה
- יש לתכנן את הדיון בצורה ברורה. לתכנון הדיון צריך להיות תוכנית ברורה. עליו להחזיק את כל הפרטים ולא לפספס אף נקודה שתעלה בסמינר או במפגש יאורגן.
- ההיבט האינסטרומנטלי הבא בארגון מפגש נעים ופורה הוא המקום בו הוא יתקיים. לפיכך, יש צורך לשמור את המיקום הנכון ולאחר מכן להתאים את התשתית למפגש שלך.
- חלק מהישיבות מתקיימות עם דיונים בעל פה בלבד. זה דורש כישורי שבירת קרח אדירים. אם יש דברים נוספים הדרושים לפגישה, כגון דפי עבודה ומצגות PowerPoint, הטכנולוגיה הדרושה חייבת להיות זמינה.
- אם הפגישה אמורה להימשך כל היום או לתקופה ארוכה יותר, יש לתאם משקאות ואוכל.
- לאחר תחילת הדיון או הפגישה, על המנחה לקחת אחריות על המעבר לכיוון הנכון. הוא/היא חייבים לשמור על האנרגיה הנכונה והמרחב הנכון עבור המשתתפים.
- הדיון צריך להיות מועיל ופורה. מוטלת על המגשר להימנע משיחות חסרות תועלת בפגישה מקצועית. חייב להיות חילוף בריא של רעיונות ומידע.
- כאשר הפגישה מגיעה לסיומה, המנחה צריך להיות מוכן עם משפט סיום לסיכום כל פרטי הדיון. יתרה מכך, עליו לוודא שההחלטות או תוצאת הפגישה מיושמים באופן מיידי. זה יעזור לפגישה להיות הצלחה מוחשית.
מיומנויות הנחייה נדרשות כדי להיות מנחה טוב
על כתפיו מוטלת על המנחה אחריות משמעותית. לפיכך, הוא/היא חייבים להיות מצוידים בכמה כישורים נחוצים. כישורים אלה הם כדלקמן.
1. הכירו את המשתתפים. כישורי הנחייה
בכל דיון או פגישה שצריך לקיים יש כמה משתתפים חשובים שההיררכיה ותפקידם חייבים להיות ידועים למגשר. לפעמים קורה שהצדדים המעורבים בתהליך זה אינם מכירים זה את זה. כאן על המנחה מוטלת המשימה להבטיח נוחות וידידות ביניהם. לשם כך, על המציג לדעת מי הם המשתתפים. עליו/היא חייבים לקבל את כל המידע הדרוש כדי לזהות אותם ולהציג אותם זה לזה.
2. הגדר קווים מנחים ברורים
כל פגישה פועלת לפי לוח זמנים ספציפי. יש לעקוב אחריו בקפידה ונכונה. זה יהפוך את הפגישה ליותר פרודוקטיבית. בנוסף, בחלק מהדיונים ישנם כללים למשא ומתן ולהסכמות. אפילו הם צריכים להיות מועברים לכל המשתתפים על ידי המציג. בנוסף לכך, צריכות להיות הנחיות לגבי התנהגות מנומסת ומכבדת. אף משתתף לא צריך לחצות את הגבולות האלה, לא משנה איך יתנהל הדיון. זהו אחד הגינונים הבסיסיים של כל פגישה.
3. צרו סביבה מכילה. כישורי הנחייה
בכל פגישה, לכולם צריך להיות קול שווה לדבר. חייבת להיות חלוקה הוגנת של זכויות להשתתף בדיון ולהציע נקודה נוספת. כדי להשיג זאת, חייבת להיות סביבה מכילה. זה יעזור לכולם לדבר ולעמוד על מה שמרגיש נועז וחסר פחד. הוא גם מזכיר נוחות ואמון בקרב המשתתפים. זה מסיר כל רמז לביישנות או סרבול מלהעלות נקודה כלשהי בפגישה.
4. הקשבה פעילה
כולנו חושבים שדיבור הוא פעילות חיונית, להיות חלק מפגישה או דיון כלשהו. אבל אפילו הקשבה חשובה לא פחות. רק מי שיודע להקשיב היטב יכול באמת לדבר טוב. לפיכך, הוא מדגיש את חשיבות היותו מאזין פעיל. המשתתף חייב תמיד להרגיש שמקשיבים למה שהוא אומר בריכוז מלא. על המנחה לוודא שכולם יקשיבו היטב לכל הנקודות. בנוסף, הוא/היא יכולים לרשום הערות על הנאמר לעיון עתידי.
5. ניהול זמן. כישורי הנחייה
אומרים היטב שזמן הוא כסף בתחום העסקי והמקצועי, כל דקה וכל שנייה חשובות. לכן, חייב להיות ניצול מיטבי ומיטבי של הזמן הפנוי. יש לדאוג לכך שכל הנושאים יטופלו וידונו על ידי המשתתפים בפירוט מספק. בנוסף, אם הצוות מתעכב זמן רב מדי על נקודה מסוימת, וכתוצאה מכך אובדן זמן, על המנחה להפריע בנימוס את העבודה ולהמשיך בדיון. בנוסף, יש לעקוב בקפידה ככל האפשר על לוח הזמנים של הפגישה. יש להכין את התוכנית עם זמן חיץ מסוים כדי לפצות על כמה הפסדי זמן בלתי נמנעים.
6. שמירה על סיכום של כל סעיפי הפעולה. כישורי הנחייה
במהלך פגישות, לעתים קרובות מתגלות פעולות ספציפיות הקשורות להצהרות בעייתיות. מנחה בעל כישורי הנחיה מצוינים צריך להיות מודע לפריטי פעילות אלו, בנוסף עליו לוודא שהם גלויים לכל המשתתפים. אתה גם צריך לוודא שאלמנט הפעולה נותן מה צריך לעשות, מי צריך לעשות את זה ומתי זה צריך להסתיים. בנוסף, כדאי לסכם את סעיפי הפעולה לקראת סוף הדיון כדי להבטיח שכולם יהיו באותו עמוד לגבי החשיבות, היעדים והתזמון של הפריטים.
7. המטרה שנותרה
להיות אובייקטיבי היא אחת מכישורי הליבה של המנחה שמנחה צריך לכלול. יש לראות את המנחה כאובייקטיבי לחלוטין ואין לראותו כמי שנמצא ב"מחנה" של אף אחד למפגש. כאשר המנחה נתפס כחד צדדי, אמון המשתתפים האחרים (במיוחד אלו בצד שכנגד) אובד במהירות. ברגע שאתה מאבד את האמון, קשה להחזיר אותו. זו הסיבה שהישארות אובייקטיבית במקום לחשוף את ההטיות שלך היא אחת מכישורי ההנחיה החשובים ביותר להתמקד בהם.
8. מצא דרך שאלות, לא הרצאות או דרשות. כישורי הנחייה
חשוב שהמנחים לא יהפכו לדרשנים יותר על ידי חשיפת האינטליגנציה שלהם בנושא זה. במקום זאת, שימוש בתובנות שלך כדי לעזור לחברים אחרים להגיע לפתרון טיפוסי מבוסס-בעיות הוא אחת מכישורי ההנחיה החשובים ביותר שצריכים להיות לך. על המנחים לעשות זאת על ידי שאילת שאלות באמצעות פניות הרלוונטיות להצהרת הבעיה ונועדו לחשוף מציאויות חדשות. הפגישה צריכה לעסוק בפתרון בעיית המשתתפים, ושאילת שאלה היא אחת הדרכים הטובות ביותר לעשות זאת.
9. הרחק את המפקח/מנהל מחטיפת הפגישה/דיון
כמנחה, עליך לוודא שמנהיגים או מנהלים לא יחטפו את הפגישה על ידי העברת רגשותיהם וקביעת התקדמות הפגישה בהתאם לתוכניתם. הפגישה צריכה להציע הזדמנות שווה לכל חבר, והמנחים צריכים להיות בעלי כישורי הנחיה כדי להבטיח זאת.
10. להיות אחראי על השיחה. כישורי הנחייה
המנחים חייבים להמשיך את הפגישה קדימה על ידי לקיחת אחריות על השיחה כדי לשמור על מסלול הפגישה. ברגע שהדיונים במפגשים מאבדים מומנטום, על המנחים להעביר את הדיון בחזרה להצהרת הבעיה. אפילו לפעמים תצטרך למחוק מישהו; עם זאת, זו אחריותך ואתה חייב לעשות זאת מבלי לאבד שליטה. שליטה תאפשר לכם לכבד את כל המשתתפים, ולכן ניהול שיחות נחשב לאחת ממיומנויות ההנחיה החזקות למנחים.
טכניקות שישמשו את המנחה כדי לייעל את מיומנויות ההנחיה
כאשר מוביל פגישה או דיון, על המנחה להיות בעל כמה מהמיומנויות המפורטות לעיל. בנוסף לכך, הוא/היא צריכים להיות מוכנים גם עם סט כלים זה שיועיל בעת הצורך לפגישה מוצלחת.
- טכניקת שבירת קרח: אומרים היטב שהתחלה טובה היא חצי מהקרב. זה מתקיים אפילו בפגישות עסקיות או בדיונים. יש מקרים שבהם הצדדים המעורבים עשויים שלא להכיר זה את זה היטב. כאן, על המנחה להשתמש בטכניקות שבירת קרח אלו.
- טכניקות אסטרטגיה: לכל פגישה יש אסטרטגיה ספציפית שיש לפעול לפיה להצלחתה. הם קובעים את מהלך וסדר היום של הישיבה. כישורי הנחייה
- טכניקה יצירתית. לעתים קרובות פגישות עסקיות יכולות להיות מאוד ארציות או מונוטוניות. כולנו, בני האדם, זקוקים לניצוץ במצבים אלה. המנחה יכול להשתמש ביצירתיות שלו ולהמציא איזה כיף שיוסיף צבע וגם ייתן פתרונות יצירתיים לחלק מהבעיות.
- שיטות לפתרון בעיות: בעיות וסכסוכים אפשריים בכל מקום. הם חלק בלתי נפרד מכל מסע חיים, ופגישות ודיונים מקצועיים אינם יוצאי דופן. המנחה צריך להיות מודע לכמה טכניקות לפתרון בעיות ולפתרון קונפליקטים כדי להתמודד עם מצבים כאלה.
- שיטות קבלת החלטות. כל פגישה מתקיימת על מנת לקבל החלטה או לסיים אסטרטגיה. על המנחה להיות בעל טכניקות להנחות את הדיון להחלטות מוצקות בפרק זמן מוגבל עם כמות הקונפליקט המועטה ביותר.
מחשבות אחרונות על כישורי הנחייה!
פישוט הוא מושג חשוב בעת ארגון פגישות עסקיות או דיונים. לכן, להיות מנחה דורש מערך מיומנויות ספציפי ומערך כלים שיסייעו לך לאפשר פגישה מועילה, שלווה ומוצלחת. כל עוד למנהלים או למנחים יש את כישורי ההנחיה הדרושים, חברות יכולות לייעל את תוצאות הפגישות שלהן, מה שבסופו של דבר ייעל את הביצועים הכוללים של הארגון כדי להשיג מטרה משותפת.
השאירו תגובה