ארגון פגישה עסקית הוא מכלול של פעילויות ושלבים לצורך ניהול מוצלח של פגישה עסקית, פגישה או משא ומתן בין נציגי ארגונים שונים או משתתפים בתהליכים עסקיים. להלן כמה צעדים מרכזיים לארגון פגישה עסקית:
-
הגדרת יעדים:
- הגדירו בבירור את מטרת הפגישה. מה אתה רוצה להשיג? זה יכול להיות החלפת מידע, קבלת החלטות, סיום עסקה וכו'.
-
ארגון פגישה עסקית. תבחר מיקום:
- בחירת מקום מפגש מתאים. זה יכול להיות משרד, חדר ישיבות, מסעדה או מיקום מיוחד אחר בהתאם לאופי הפגישה.
-
תכנון זמן:
- קביעת הזמן האופטימלי לפגישה תוך התחשבות בלוחות הזמנים של המשתתפים והבטחת זמן מספק לדיון בנושאים חשובים.
-
ארגון פגישה עסקית. הכנת התוכנית:
- פיתוח תוכנית פגישות מפורטת תוך התחשבות בנושאים הקרובים, סדר היום, זמן הדיבור והיבטים חשובים נוספים.
-
הפצת הזמנות:
- שליחת הזמנות למשתתפים עם ציון התאריך, השעה, המיקום והנושאים העיקריים של הפגישה.
-
ארגון פגישה עסקית. מתן אמצעים טכניים:
- הכנת האמצעים הטכניים הדרושים: ציוד אודיו ווידאו, חומרי מצגת, חיבור לאינטרנט וכו'.
-
הַסעָדָה:
- מתן אוכל למשתתפים אם הפגישה אורכת זמן רב. זה עשוי לכלול הפסקות קפה, ארוחות בוקר, צהריים וכו'.
-
ארגון פגישה עסקית. עבודה עם אורחים:
- קבלת פנים לאורחים, מתן מידע הכרחי, הבטחת נוחות המשתתפים במהלך הפגישה.
-
שמירה על הפרוטוקול:
- מינוי האחראים על ניהול פרוטוקול הישיבה, רישום נקודות מפתח והחלטות.
-
מָשׁוֹב:
- איסוף משוב תקשורת לאחר הפגישה כדי להעריך את האפקטיביות ולזהות שיפורים עתידיים אפשריים.
-
ארגון פגישה עסקית. מעקב אחר יישום הפתרונות:
- אם פגישה כרוכה בקבלת החלטות, חשוב לעקוב אחר יישומן ולספק את התמיכה הדרושה.
ארגון פגישה עסקית מצריך תכנון קפדני, תיאום וגישה מקצועית כדי להשיג את המטרות שלך ולהבטיח אינטראקציה מוצלחת בין המשתתפים.
10 דרכים. ארגון פגישה עסקית .
1) האם יש צורך בפגישה?
לפני קביעת תור, חשוב להחליט האם יש צורך לארגן אותו כרגע או שהוא יתברר כריק בזבוז זמן. עליך לארגן פגישה עסקית כדי להחליף רעיונות על הפרויקט, לפתור בעיות דוחקות ולשפר את היחסים המקצועיים.
האם יש צורך לקיים פגישה אישית בשלב זה או שאפשר לעשות כל מה שצריך בשליחות מיילים?
האם זה צריך להיות דיון יסודי הדורש זימון כל משאבי האנוש המעורבים בפרויקט לפגישה זו, או האם ניתן להשיג את הדרוש על ידי הזמנת רק כמה משתתפים חשובים לתקופה קצרה הם נושאים שיש להחליט לפני קביעת פגישה.
2) ארגנו פגישה עסקית הזמינו רק את מי שצריך להיות שם.
לעיתים פרויקט מבוצע על ידי אנשים רבים ממספר מחלקות במשרד. כאשר אתם מחליטים לארח פגישה עסקית, חשוב מאוד לדעת מראש האם עליכם להזמין את כל המשאבים המצורפים אליה והאם כדאי.
לרובם לא יהיה מה לתרום, אז למה לא להזמין אנשים הקשורים ישירות לפרויקט ולהשאיר את הכפופים להם בצד. אתה פשוט תבזבז את הזמן, המאמץ והאנרגיה של אנשים שיהיה להם טוב יותר בעבודתם בעבודה פרודוקטיבית במהלך הזמן הזה במקום להשתתף בפגישה חסרת תועלת.
אם אתה חושב שצריך ליידע את כל המחלקה לגבי החלטה, הזמינו את מנהל המחלקה ותנו לו את המידע הדרוש לו כדי שיוכל ללכת ולהעביר אותו לצוות שלו. זה יחסוך הרבה זמן ומשאבים לחברה.
3) תזכורות.
החיים המקצועיים הפכו לסדרה של רשתות, תמיד מסובכות עם הרבה שאלות ועניינים. הלחץ של השלמת פרויקט בזמן והבטחת שבינתיים לא יתעוררו בעיות עלול לגרום לרוב האנשים לשכוח מהדברים הפשוטים.
רוב העובדים פשוט לא מעוניינים להשתתף בפגישות כי הם מאמינים שזמנם יושקע טוב יותר לעשות משהו כדאי. לכן, הם נוטים לשכוח מתי מתוכננת פגישה חשובה, שההשתתפות בה היא חובה. עדיף לשלוח תזכורות לאחר תיאום פגישה עסקית לפחות יום-יומיים מראש כדי ליידע אותם ולבקש אישור על הגעתם כדי שידעו שקיבלו וקראו את המייל הנדרש.
4) ארגון פגישה עסקית. סֵדֶר הַיוֹם.
ערכו רשימה כדי לא לשכוח אותה. יצירת סדר יום לפגישה והפצתו למשתתפים אחרים יתגלה כברכה. זה ייתן להם זמן לאסוף את המידע הדרוש ולשתף אותו עם אחרים בנקודת המפגש.
עדיף להתכונן מבעוד מועד כדי שתוכל לתכנן מראש עם ההנחיות שעליך לבצע כדי להפוך את הפגישה לפרודוקטיבית יותר. אם אתם שומרים על תחומי האחריות שלכם על סדר היום, תוכלו בקלות להישאר מעודכנים בנושא ולחסוך זמן יקר.
5) ציפיות.
כאשר החלטתם לארגן פגישה עסקית, כנראה שהיו לכם ציפיות מסוימות לגביה. ודאו כי כאשר אתם שולחים הודעה על פגישה מתוכננת, אתם מתעדים גם את מטרת הפגישה והציפיות שלכם מהאירוע. הבהירו שלא מדובר בפגישה סתמית, אלא בפגישה חשובה עם הנחיות ספציפיות שיש לפעול לפיהן בקפדנות על מנת מצליח. ציינו את הציפיות שלכם באותיות מודגשות והעבירו זאת לאחרים מראש כדי שיוכלו להתכונן נפשית וגם לספק את העובדות והנתונים הדרושים.
6) ארגון פגישה עסקית. מועדים.
אתה צריך לכבד את הזמן כדי לקבל יותר יתרונות בחיים. דייקנות היא תכונה חשובה אצל אנשי מקצוע שכן היא מעידה על מסירותם לעבודה שלהם והקפדה על כללי התנהגות בסיסיים. זה מאוד מעצבן ומתסכל כשאנשים ממשיכים להיכנס לחדר הישיבות גם אחרי שהוא התחיל. זה מעיד על חוסר נימוסים וחוסר כבוד רָשׁוּיוֹת .
הקפידו לציין את שעת תחילת הפגישה במייל ששלחתם קודם לכן והבהירו שמאחרים לא יתקבלו לפגישה. לפני ארגון פגישה עסקית, חשוב מאוד לקבוע את העיתוי. נעל את הדלת בשעה מסוימת והתחל את הפגישה. בפעם הבאה לא תתמודד עם אותה בעיה שוב.
7) קצר ופשוט.
עדיף אם תארגן פגישה עסקית עם לוח זמנים ספציפי ותעקוב אחריה באדיקות. כולם עסוקים באחריות העבודה שלהם ובזבוז זמן מיותר הוא אף פעם לא פרודוקטיבי. אפשר רק את הזמן הדרוש לפגישה ושמור אותה קצרה ופשוטה.
שלח מועדים גם לאחרים, כך שכולם יגיעו מוכנים ויוכלו להעביר את דעותיו בצורה ברורה ומדויקת כדי להשלים את העבודה במסגרת הזמן הנתונה. אם דיון נמשך, יש לך את הזכות להחזיר את הדיון לנושא כדי לשמור על הפגישה קצרה ובזמן.
8) ארגון פגישה עסקית. התמקדו בנושא.
התמקדות בנושא חשובה הרבה יותר מהחלטה על סדר יום. היו ספציפיים וברורים בעת ארגון פגישה עסקית.
בשלב מוקדם, הודע לאחרים שלא תתייחס לנושאים מחוץ לנושא במהלך הפגישה. שמרו על נחישותכם והישארו על הנושא כדי להבטיח שהפגישות ימשיכו לפי לוח הזמנים. אל תתנו לדיונים לנדוד לנושאים אחרים כדי לחסוך זמן של כולם.
9) נקח גישה אחרת.
לפני שאתה מארגן פגישה עסקית, חשוב על אחרים שהתקיימו לאחרונה. אם אתה חושב שאולי הם לא השלימו את המשימה שלהם ב-100%, אז הגיע הזמן להפנות את תשומת לבך לחלופות. הזמנים משתנים ועדיף להשתמש בטכנולוגיה לטובתך.
חומרים אורקוליים וגרפיים יסייעו לשמור על עניין המשתתפים ולעודד שיתוף פעולה. תחזיות מחשב ומצגות יהוו שינוי מבורך שישמור על הכל בלוח הזמנים ויחסוך המון זמן.
10) פעולות המשך.
כאשר אתם מארגנים פגישה עסקית, יש צורך ללוות אותה. מארגן הפגישה אחראי לוודא שכל ההערות נרשמות כהלכה. למרות שהפגישה הסתיימה, העבודה עדיין לא הסתיימה.
מה נדון בפגישה צריך להעלות על הכתב כדי שכולם ידעו על כך? דיון חסר משמעות אם לא יסתיים. תן לכולם את הניירת הדרושה או, אם היא לא הושלמה, וודאו שהיא מגיעה אליהם בהקדם האפשרי.
אנו מודים לכל מי שלקח חלק במפגש ונוכחותו אפשרה להגיע לתוצאות של ממש. הערכת הזמן שלהם משמחת אותם והם יבואו מוכנים יותר בפעם הבאה.
שאלות נפוצות. ארגון פגישה עסקית.
-
מהם הצעדים העיקריים שיש לנקוט בעת ארגון פגישה עסקית?
- הגדרת מטרות, בחירת מקום וזמן, פיתוח תוכנית, שליחת הזמנות, הכנת אמצעים טכניים ומתן מזון.
-
איך בוחרים מקום מתאים לפגישה עסקית?
- קחו בחשבון את מספר המשתתפים, אופי המפגש, זמינות המקום, ציוד טכני והאווירה הכללית.
-
כיצד לתכנן ביעילות תוכנית פגישות עסקיות?
- קבע נושאים ומשימות מפתח, הקצו זמן לכל פריט בתוכנית, קחו בחשבון את מסגרת הזמן ודאגו להפסקות אפשריות.
-
איך לארגן קייטרינג בפגישה עסקית?
- קחו בחשבון את אורך הפגישה וצרכי המשתתפים. פיתחו תכנית להפסקות קפה, ארוחות בוקר, צהריים, מתן גיוון והתחשבות בהעדפות תזונתיות.
-
אילו כלים טכניים דרושים לפגישה עסקית מוצלחת?
- ודא שיש לך ציוד אודיו ווידאו, מקרנים, מסכים, חיבורי אינטרנט ויכולות מצגת.
-
אילו היבטים כדאי לקחת בחשבון בבחירת מועד לפגישה עסקית?
- שקול את לוחות הזמנים של העבודה של המשתתפים, העדפות השעה ביום ואזורי זמן אפשריים אם המשתתפים ממוקמים באזורים שונים.
-
איך לארגן ביעילות את קבלת האורחים בפגישה עסקית?
- מסרו מראש מידע על מקום, שעה ותוכנית המפגש. להבטיח את נוחות האורחים על ידי אספקת המידע והשירותים הדרושים.
-
מה כוללת עבודה עם אורחים בפגישה עסקית?
- ברכה, הרשמה, מתן מידע על האירוע, ארגון הפסקות קפה וארוחות, הקפדה על תנאי שהייה נוחים.
-
כיצד לעקוב אחר יישום החלטות שהתקבלו בפגישה עסקית?
- ארגן מערכת לרישום החלטות, הקצה את האחראים, צור מנגנוני משוב ובקרה למעקב אחר השלמת המשימות.
-
כיצד להעריך את האפקטיביות של פגישה עסקית?
- לאסוף משוב מהמשתתפים, לנתח את התוצאות שהושגו, לזהות את החוזקות והחולשות של הארגון על מנת לשפר את התהליך בעתיד.
-
כיצד להבטיח השתתפות של משתתפים מרוחקים בפגישה עסקית?
- השתמש בפלטפורמות וירטואליות, הבטח חיבור אינטרנט יציב וספק את האמצעים הטכניים הדרושים למשתתפים מרוחקים.
-
כיצד להתמודד עם מצבים בלתי צפויים אפשריים בפגישה עסקית?
- פתח תוכנית מגירה למקרה של בעיות, קבל גיבויים טכניים, והתכונן להגיב במהירות לשינויים בתוכניות.
ארגון פגישה עסקית דורש תכנון קפדני, תיאום ומוכשר הנהלה היבטים שונים של האירוע.
השאירו תגובה