Verslo rašymas yra efektyvus dalykinis bendravimas, kiekvienam darbuotojui svarbu turėti gerus verslo rašymo įgūdžius.

Kiekvienas darbuotojas kartkartėmis turi siųsti el. laiškus, rengti verslo pasiūlymus ir rašyti verslo ataskaitas. Todėl geri verslo rašymo įgūdžiai yra labai svarbūs kartu su gerais bendravimo įgūdžiais.

Rašytiniai bendravimo įgūdžiai taip pat gali turėti didelę įtaką kreipiantis dėl darbo. Kai kuriems tai gali būti paskutinis žingsnis patvirtinant savo darbą.

Verslo rašymo įgūdžiai

Nesvarbu, ar kuriate verslo dokumentą, ar rašote paprastą pastabą, geri įgūdžiai verslo laiškai gali nueiti ilgą kelią. Tai daugiau nei tik gera sakinio struktūra, profesionalus tonas ir tinkama gramatika.

Žemiau yra keletas svarbių verslo rašymo įgūdžių, kuriuos turėtumėte tobulinti.

1. Paprasta kalba

Pirmoji taisyklė norint tapti puikiu verslo rašytoju – išmokti visada vartoti paprastą kalbą. Geras rašymas paprastai neapima daug sudėtingų žodžių.

Lengvai skaitomo turinio kūrimas yra toks, kad jį būtų lengva suprasti.

Norėdami tai padaryti, galite naudoti plačiai žinomus trumpus žodžius. Jei sudėtingam žodžiui nėra trumpesnio žodžio, apibūdinkite jį trumpa fraze.

Be to, galite vengti būdvardžių ir bandyti naudoti aktyvų balsą.

Veiksmingas rašymas yra tada, kai galite lengvai bendrauti ir greitai bei efektyviai išreikšti savo pranešimą. požiūris.

Todėl taip pat turėtumėte stengtis vengti paslėptų veiksmažodžių. Kitaip tariant, suasmeninus el. paštą ši problema bus automatiškai išspręsta.

Pavyzdžiui, užuot sakę: „Norėtume ištiesti ranką“, galite pasakyti: „Norėtume jums padėti“.

Pastaroji ne tik trumpesnė ir tiesesnė, bet ir atrodo draugiškesnė.

Tokios tiesioginės ir aiškios kalbos vartojimas yra efektyvesnis, greitesnis ir efektyvesnis. Nesvarbu, ar jūsų skaitytojas yra kitoks darbuotojas ar klientas, visada geriau supaprastinti tekstą auditorijai.

2. Gebėjimas atskirti nuomonę nuo faktų

Verslo rašytojai turi imtis papildomų atsargumo priemonių rašymo procese, nes dauguma verslo rašymo neįtraukia asmeninės nuomonės.

Nors čia nerašote jokių akademinių darbų, vis tiek turite įsitikinti, kad faktai yra aiškūs.

Tuo tarpu verslo dokumentuose neturėtų būti asmeninės nuomonės. Vienintelis pagrįstas asmeninės nuomonės papildymas yra tada, kai pateikiate rekomendacijas.

Visais kitais atvejais nuomonių geriau nepridėti. Tačiau kai kuriais retais atvejais gali tekti išsakyti savo nuomonę.

Tokiais atvejais turėtumėte žinoti, kuo skiriasi objektyvios ir asmeninės nuomonės išreiškimas.

Bet kokiu atveju verslo rašytojai turi mokėti atskirti nuomones nuo faktų.

Labai svarbu tai išlaikyti, kad nekiltų nesusipratimų. Nesvarbu, ar jūsų skaitytojai yra vidiniai, ar išoriniai suinteresuotieji subjektai, įsitikinkite, kad jūsų rašymas nėra dviprasmiškas.

Be to, jei išsakote savo požiūrį į ką nors, būtinai aiškiai nurodykite, kad tai yra jūsų nuomonė.

3. Verslo laiškas. Glaustumas ir trumpumas

Nepriklausomai nuo jūsų rašymo stiliaus, turite išmokti būti glaustai. Bet koks verslo laiškas turi būti trumpas ir tikslus.

Naudodami glaustą kalbą iš esmės reikia pašalinti visus nereikalingus žodžius ir frazes, kurie neturi tiesioginio tikslo.

Pavyzdžiui, rašant paštu galite parašyti: „Siunčiu šį el. laišką, norėdamas pranešti, kad turite pateikti savo darbą iki pirmadienio“.

Pirmosios šio sakinio dalies čia nebūtina, nes akivaizdu, kad siunčiate el. laišką.

Vietoj to turėtumėte parašyti: „Iki pirmadienio turite pateikti savo darbą“.

Tačiau tai labai paprastas pavyzdys. Rašant dokumentus, pavyzdžiui, verslo ataskaitas, labai svarbu glaustumas ir trumpumas.

Taip yra todėl, kad dauguma skaitytojų neturės laiko perskaityti kelių puslapių ar pastraipų.

Gera nykščio taisyklė – padaryti informaciją lengvai prieinamą.

Be to, čia yra keletas dalykų, kuriuos galite padaryti:

  • Visada sutelkite dėmesį į faktus ir informaciją.
  • Laikykitės temos
  • Kiekvienoje pastraipoje naudokite tris ar mažiau žodžius, nebent ką nors paaiškinate.
  • Naudokite trumpus žodžius ir laikykitės to paties žodžio pasirinkimo
  • Venkite nereikalingų prieveiksmių ir būdvardžių
  • Venkite bet kokių dviprasmybių ir visada siekite aiškumo.

Sakinius būkite trumpi ir pasistenkite įvesti svarbiausią informaciją pradžioje arba pirmoje pastraipoje.

Jei yra nepatogus sakinys, suskaidykite jį į keletą ir išsaugokite atitinkamas dalis.

4. Verslo laiškas. Išlaikyti tikslą

Labai svarbu užtikrinti, kad kiekviena verslo komunikacijos forma tarnautų aiškam tikslui.

Turėtumėte sutelkti dėmesį į tai, kad jūsų verslo laiške būtų aiškiai apibrėžtas jo tikslas. Taip pat geriausia išlaikyti vieną kiekvieno dokumento paskirtį.

Pavyzdžiui, jei siunčiate visos įmonės pranešimą darbuotojams, įsitikinkite, kad tai aiškiai pasakėte nuo pat pradžių.

Daugelis žmonių gali neperžengti visų savo verslo ryšių, ypač jei jie atrodo formuliški ir pasikartojantys.

Todėl galite to išvengti užtikrindami, kad visuose dokumentuose būtų nedelsiant nurodytas tikslas.

Štai kodėl dauguma straipsnių prasideda paaiškinimu, kas bus aptariama.

Dar svarbiau, kad dirbdami su dokumentu neturėtumėte nukrypti nuo šio tikslo. Jei yra apie ką pasikalbėti, naudokite kitus dokumentus.

Jūsų pranešimas vienu metu turėtų būti skirtas tik vienai pagrindinei idėjai. Taigi venkite netvarkingo mąstymo ir praktikuokite vienpusį susirašinėjimą.

5. Žinokite, kas yra jūsų auditorija

Nors tai gali atrodyti akivaizdu, tai vis tiek yra svarbus įgūdis, ypač jei jūsų verslo rašymas yra labiau išorinis nei vidinis.

Nors jūs turite suprasti savo laiško tikslą, taip pat svarbu žinoti, kas yra jūsų skaitytojas.

Tai padeda nukreipti taikinį į konkretų asmenį ar auditoriją. Tas pats atvejis nesvarbu, ar rašote kam nors el. laišką, ar siunčiate žinutę masėms.

Be to, žinoti savo auditoriją taip pat reiškia suprasti, kaip veikia jų protas.

Pavyzdžiui, jei rašote el. laišką darbo kolegoms, turėtumėte jį trumpai ir neformaliai.

Taip pat, jei siunčiate el. laišką klientui, turėtumėte būti oficialūs, aiškūs ir paprasti.

Todėl visada geriau pažinti savo auditoriją verslo pasaulyje, nes tai padės patenkinti jų poreikius.

Jūsų auditorija gali aktyviai paveikti šiuos dalykus:

  • kalba, kurią vartojate; kiekvienas žodis gali skirtis atsižvelgiant į skirtingas auditorijas.
  • Kokius įrankius ir kokiais pajėgumais naudojate.
  • To, ką rašote, efektyvumas laikui bėgant.
  • Jūsų pokalbio tonas yra kažkur tarp profesionalaus ir visiškai atsitiktinio.
  • Kokius svarbius dalykus norite paminėti?

Be to, tai taip pat gali turėti įtakos jūsų laiško trukmei. Pavyzdžiui, jei rašote verslo ataskaitą vyresniajai vadovybei, jūs pirmame puslapyje turėtumėte užsirašyti pagrindinius dalykus trumpų pastraipų pavidalu.

6. Verslo laiškas. Formatavimas

Greitas būdas tobulinti savo įgūdžius verslo rašymas – ugdykite formatavimo įgūdžius. Yra daug įprastų formatavimo klaidų, dėl kurių gali kilti sudėtingų problemų.

Jūsų formatavimo pastangos visada turėtų užtikrinti maksimalų efektyvumą. Nepradėkite rašyti, kol aiškiai neįsivaizduojate, kaip dokumentas turi būti suformatuotas.

Idėja yra leisti skaitytojams greitai ir be vargo peržiūrėti bet kurį dokumentą.

Tačiau tai nereiškia, kad turėtumėte pridėti per daug formatavimo elementų; tai gali atitraukti jūsų skaitytojus.

Tai taikoma visoms rašymo formoms, nesvarbu, ar rašote ataskaitas, el. laiškus, ar kuriate pristatymą.

Štai keletas dalykų, kurie patenka į formatavimą:

  • Naudokite paryškintą šriftą, kursyvą ir pabraukimą.
  • Paryškinkite konkrečius teksto elementus.
  • Skirtingų spalvų naudojimas skirtingiems žodžiams, kuriuos norite nuspalvinti.
  • Pastraipų ir numeracijos naudojimas.
  • Antraštių ir paantraštių naudojimas.
  • Išlaiko sakinio struktūrą ir teksto lygiavimą.

Visų dokumentų formatas turi likti toks pat. Pavyzdžiui, jei rašote ataskaitą, tas pats formatavimas turėtų būti taikomas turiniui ir DUK (jei taikoma).

7. Verslo laiškas. Korektūra, redagavimas ir taisymas

Geriausia priemonė gramatikos patikrinimai - tai tu. Šis įgūdis yra naudingas visų tipų rašymui.

Tai geriausias būdas tapti geresniu rašytoju, nes aktyviai tobulinate save ir savo rašymą.

Korektūra apima tikrinimą, ar jūsų rašymas atitinka stiliaus gaires, formatą ir kitus nepatogumus.

Be to, ji tikrina faktus, nuorodas ir jūsų turinio tikslumą. Be to, tai taip pat puikus būdas atsikratyti nereikalingo pasyvaus balso.

Tada galėsite reikšmingai pakeisti savo turinį. Priešingu atveju nėra prasmės patiems redaguoti.

Gera praktika yra grįžti prie rašymo kas antrą dieną. Tačiau tai veiks tik tuo atveju, jei dirbate su pasiūlymu ar ataskaita.

Redagavimas apima tai, kas buvo parašyta, arba jos atnaujinimą baigus. Pavyzdžiui, jums gali tekti peržiūrėti ataskaitą po to, kai ją parodote savo vadovui.

Atlikdami šiuos veiksmus pabandykite patikrinti, ar nėra rašybos klaidų, sintaksės ir gramatikos klaidų. Sutelkite dėmesį į bendrą dokumento skaitomumą ir srautą.

Be to, taip pat turėtumėte įsigyti rašybos tikrinimo įrankį. Tai gali palengvinti korektūros ir redagavimo procesą, bet pirmiausia pabandykite patobulinti savo įgūdžius, o ne pasikliauti įrankiais.

8. Verslo laiškas. Požiūris ir požiūris

Pažinti savo auditoriją yra vienas dalykas, tačiau taip pat svarbu suprasti, kaip jūsų rašymas gali jai paveikti.

Jūsų rašymas turi skirtingus prasmės lygius. Turėtumėte žinoti apie juos visus ir jų galimą poveikį.

Toliau pateikiami keli dalykai, kurie turi įtakos jūsų rašymo požiūriui ir perspektyvai:

  • Bendroji sakinio sandara; pavyzdžiui, iš ilgų sakinių susidaro įspūdis, kad skaitytojas yra išmanantis.
  • Žodžių pasirinkimas rašant.
  • Visos jūsų naudojamos išraiškos, jei tokių yra, įskaitant metaforos ir pavyzdžiai.
  • Požiūriai, kuriais dalinatės, nesvarbu, ar tai būtų nuomonė, ar rekomendacijos.

Gera praktika visada atsižvelgti į skaitytojo, o ne savo požiūrį.

Geros idėjos paprastai ateina į galvą, kai galvojate iš savo auditorijos perspektyvos. Tas pats pasakytina ir apie socialinių tinklų įrašus; jie veikia tik tada, jei atliepia jūsų auditoriją.

Taigi geriausias būdas į priekį yra galvoti iš jų perspektyvos ir atitinkamai pakoreguoti savo rašymą.

Taip pat labiau tikėtina, kad skaitytojas sutiks su jumis ir darys tai, ko norite.

Dėl to tai svarbu instrumentas naudoti savo organizacijoje, ypač jei esate vadovo lygis.

Apibendrinant

Pirmiau minėti įgūdžiai daugiausia priklauso nuo jūsų nuoseklios verslo rašymo praktikos. Kuo daugiau treniruositės, tuo labiau automatiškai patobulinsite kiekvieną įgūdį.

Be to, norėdami tapti geresniu žmogumi, turėtumėte pasistengti skaityti. Pažiūrėkite, ką kiti daro kitaip, rašydami savo verslą, ir pasimokykite iš to.

Be to, visada turėtumėte atnaujinti savo žinias apie dabartinius dalykus. Nesvarbu, ar tai kalbos, ar formato atnaujinimai, visada atnaujinkite.

Galiausiai pabandykite išsiaiškinti savo stipriąsias ir silpnąsias verslo rašymo puses ir atitinkamai nukreipkite savo pastangas.

Monologas. Kaip parašyti monologą?

Ką veikia scenaristas?

Rašymo tempas: greitas ar lėtas, žanrų pavyzdžiai ir patarimai

ABC